de overgang van traditionele naar digitale verwerking van post en documenten Marc Charlier manager corporate communications
BCT Partners for Value Introductie BCT ECM (Enterprise Content Management) Het hoe en waarom van digitaal werken Vragen
BCT Partners for Value gevestigd in Amstenrade (Limburg); meerdere locaties; > 200 medewerkers; 25 jaar ervaring; marktleider op gebied van ECM; organisatie ISO 9001 gecertificeerd; software NEN2082 gecertificeerd; oplossingsgerichte aanpak (o.a. solutions); winnaar twee VIP/Doc Awards Amstenrade (Waterschap Brabantse Delta)
Referenties Meer dan 700 organisaties in Nederland, maar ook actief in België, Luxemburg, Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland, Zweden, UK en Italië: overheid (> 180 gemeenten, 100% politie organisatie, ); waterschappen energie sector / nutsbedrijven zorg onderwijs woningcoöperaties financiële sector media bouw retail industrie
Wat is het? En waarom? Wat is ECM ECM AIIM: Enterprise Content Management ECM gaat over de strategieën, methodes en instrumenten om informatie en documenten gerelateerd aan organisatorische processen te genereren, te beheren, uit te wisselen en te archiveren of te verwijderen. Wikipedia (NL): ECM betreft het beheer van ongestructureerde informatie binnen een onderneming. Samengevat: ECM gaat over het beheren en beheersen van informatie binnen de organisatie. Structuur in informatie aanbrengen. Wie heeft toegang tot welke informatie, hoe verloopt het proces en wanneer moet bepaalde informatie worden verwijderd.
Wat is ECM? RMA Record Management Application beleid DMS Document Management System samenwerking WFM WorkFlow Management processen Integratie Informatiedeling optimalisatie ECM Enterprise Content Management CORSA
Complianceis de functie die in de meest algemene zin toeziet op naleving van regels die te maken hebben met de bevordering en handhaving van de integriteit en professionaliteit van een financiële instelling alsmede haar bestuurders en medewerkers met als doel compliancerisico's te beheersen en eventueel daaruit voortvloeiende schade te voorkomen dan wel te beperken Redenen voor ECM
Redenen voor ECM
ECM in de praktijk - groeipad Level 5 Electronische dienstverlening Level 1 géén digitaal archief Level 2 digitaal archief achteraf scannen Level 3 digitaal archief vooraf scannen Level 4 digitaal archief volledige workflow Integratie & Optimalisatie Strategische waarde
Managen inkomende documenten Data Overdracht Cyclus Inkomende gestructureerde en ongestructureerde documenten Registreren van documenten Medewerkers Kopieëren Managen papieren documenten Manueel distribueren van documenten
Automatische Document Registratie Inkomende gestructureerde en ongestructureerde documenten Scan documenten De gedigitaliseerde documenten worden automatisch gedistribueerd naar de medewerker(s) of afdelingen Documenten worden automatisch geregistreerd
Automatische Document Registratie gestructureerde informatie formulier herkenning business case Donorregister
Automatische Document Registratie semi-gestructureerde informatie factuur herkenning inmiddels > 150 gebruikersorganisaties business case
Automatische Document Registratie ongestructureerde informatie digital mailroom meerdere business cases Essent gemeente Heemstede gemeente Overbetuwe
Business case Essent Per 1-1-2005 post centraal in Den Bosch Dagelijks 4000 6000 poststukken Handmatige klassering 65 oproepkrachten 1-1-2006 start pilot Digital Mailroom 1-6-2006 Herkenning 25% 1-1-2007 herkenning 65% 1-1-2008 herkenning 87%
Business case Essent Nul-meting Herkenning 25% Herkenning 75% Handeling Aant.sec in Aant.sec in Aant.sec in Openen/scannen 55 0,65 55 0,65 55 0,65 Registreren 77 0,92 13 0,15 7 0,08 Controle 1 0,01 8 0,10 2 0,01 Archiveren 5 0,06 5 0,06 5 0,06 Distributie 192 0,50 - - - - Software kosten - - 0,10 0,10 Implementatie - - 0,05 0,05 Totaal per doc. 330 2,14 81 1,11 69 0,95 Besparing per document 1,03 1,19
Digital mailroom Adres wijzigingen Opzeggingen Klachten Aanvragen Facturen Papier- brieven e-mail Fax 1. Stel categorieën vast 2. Verzamel voorbeelden 3. Train de kennisbank 4. Classificeer documenten
Digital mailroom Klasseren Registraties in MyCORSA In werkvoorraad
Belangrijke voordelen Tijdwinst Reactiesnelheid verhoogd Minder tot geen fouten meer in registraties Mogelijkheid om workflow(behandeling) automatisch te starten
Belangrijke voordelen Tijdwinst Reactiesnelheid verhoogd Minder tot geen fouten meer in registraties Mogelijkheid om workflow(behandeling) automatisch te starten
Vragen