Notitie Burgerparticipatie en Wijkgericht werken Gemeente Middelburg Afdeling Stedelijk Sociaal Beleid in samenwerking met een afvaardiging van de wijkbeheergroepen 1 mei 2013
Hoofdstuk 1 Inleiding 1.1 Aanleiding Sinds 2003 is de gemeente Middelburg overgegaan van wijkbeheer naar wijkaanpak. Het doel van wijkaanpak was toen: Het verbeteren van de leefbaarheid in de wijken. de betrokkenheid en activering van wijkbewoners vergroten. De samenwerking tussen instellingen en wijkbewoners bevorderen. De afgelopen jaren is wijkaanpak regelmatig tegen het licht gehouden. In 2008 heeft er een onderzoek plaatsgevonden naar de organisatorische kant van wijkaanpak. Enkele aanbevelingen van dit onderzoek zijn doorgevoerd. Er is in 2009 een informatiemarkt rondom wijkaanpak/wijkplannen gehouden. In het coalitieakkoord is uitvoerig ingegaan op verbeteringen voor wijkaanpak. Ondanks dat we de afgelopen jaren vele successen hebben bereikt, blijven er verbeterpunten ten aanzien van wijkaanpak. De verantwoordelijke wethouder en de directie hebben de afdeling Stedelijk Sociaal Beleid de opdracht gegeven wijkaanpak te evalueren. In maart 2012 heeft het college een notitie vastgesteld waarin wijkaanpak is geëvalueerd en aanbevelingen voor de toekomst zijn neergelegd. De notitie is vervolgens voorgelegd aan de wijkbeheergroepen en hen is daarbij gevraagd een reactie te formuleren. De wijkbeheergroepen 1 hebben in september 2012 een gezamenlijke reactie aangeboden aan het college. Eind 2012 heeft de raad kennis genomen van deze stukken en hebben enkele leden van de wijkbeheergroepen ingesproken tijdens de commissievergadering. De raad heeft het college de opdracht gegeven om samen met de wijkbeheergroepen met een voorstel te komen voor een nieuwe aanpak van Wijkgericht werken. 1.2 Bevindingen De evaluaties van de gemeente en de wijkbeheergroepen zijn opgenomen in bijlagen 4 en 5. Uit de evaluaties bleek dat er een noodzaak is tot een cultuuromslag bij de gemeente. In grote lijnen zijn de problemen te herleiden naar drie centrale thema s: 1. Bewoners worden niet altijd of te laat betrokken bij beleid of projecten De gemeente wil graag betrokken inwoners. Nu worden bewoners te weinig betrokken bij nieuw beleid of projecten in een wijk. Vaak is de pap al gestort waarna inwoners geen inbreng meer hebben. Ook is het onduidelijk of inwoners slechts worden geïnformeerd of dat er nog sprake is van meedenken. 2. Bewoners krijgen niet altijd of erg laat een reactie van de gemeente op een vraag/opmerking/idee De meest gehoorde klacht vanuit bewoners is dat de gemeente niet of te laat reageert. Vooral vragen of verzoeken waarin het beleid niet voorziet, waar geen vastgesteld budget voor is of die een grotere tijdsinspanning van de ambtenaren vragen (en waarin de jaarplannen niet voorzien), blijven te lang liggen en worden niet adequaat aangepakt. Vaak is het afhankelijk van de situatie of ambtenaar. Niet iedereen is even klantgericht. 1 In iedere wijk of dorp is er een bewonersgroep actief. In enkele wijken en dorpen vormen zij een wijkbeheergroep, in Sint Laurens en Nieuw- en Sint Joosland zijn dit de dorpsverenigingen en in de Griffioen is een platform actief. Voor de leesbaarheid van het document is gekozen om dit samen te vatten als de wijkbeheergroepen. 2
3. Doel van wijkaanpak en de rollen van de wijkbeheergroepen en wijkmanagers zijn onduidelijk Het ontbreekt aan een goede definitie en duidelijke doelstellingen. Er bestaan verschillende bewonersgroepen die zich in het kader van wijkaanpak hebben georganiseerd. Denk aan wijkbeheergroepen, dorpsverenigingen en een platform waarin meerdere bewonersgroepen zijn vertegenwoordigd. Daarnaast zijn er ook andere bewoners en organisaties gesprekspartner van de gemeente over hun wijk. Het is nu onduidelijk wie over welk onderwerp gesprekspartner van de gemeente is en wat de wijkbeheergroepen en bewoners van de gemeente mogen verwachten. De wijkmanagers hebben een onmisbare rol in het slaan van bruggen tussen bewoners en de gemeente. Enerzijds zien zij toe op het tijdig informeren van bewoners, anderzijds vertalen zij signalen van bewoners naar de gemeentelijke afdelingen. Zo eensgezind als de wijkbeheergroepen zijn over de rol van de wijkmanager (vraagbaak en eerste ingang voor de gemeente), zo divers zijn echter de verwachtingen intern. Er ontbreekt een gedeeld beeld. In de kern is de vraag of de wijkmanager vooral een procesmanager is en/of ook inhoudelijk adviseur en/of ondersteuner van de wijkbeheergroepen. 1.3 Opbouw en doel van deze notitie De bovengenoemde thema s hebben we vertaald naar enerzijds het betrekken van inwoners bij plannen, beleidsontwikkeling en projecten (burgerparticipatie) en anderzijds wijkgericht werken (hoe gaat de gemeente om met initiatieven uit de samenleving). Deze notitie bestaat dan ook uit 2 afzonderlijke delen. Deel 1 gaat over burgerparticipatie. Zoals gezegd wil de gemeente samenwerken met inwoners. Daarvoor is gekeken bij andere gemeenten in Nederland. Samen met de wijkbeheergroepen zijn we tot de conclusie gekomen dat wij een visie op burgerparticipatie nodig hebben. Het doel van dit onderdeel is om uit te leggen wat we willen bereiken met burgerparticipatie, waarom het nodig is en hoe het de gemeente kan helpen haar doelstellingen te realiseren. Deel 2 van deze notitie gaat over wijkgericht werken. Hiervoor zijn, samen met de wijkbeheergroepen, kaders opgesteld. Hierin worden de rollen van wijkbeheergroepen en wijkmanagers beschreven en wordt het doel van wijkgericht werken weergegeven. De vraag hoe we als gemeente in de toekomst omgaan met initiatieven uit de samenleving kan nu nog niet beantwoord worden. De komende jaren gaat de overheid zich nog meer terugtrekken en verwacht van inwoners dat zij een grotere verantwoordelijkheid dragen voor zichzelf en hun omgeving. Op dit moment kunnen we daar nog niet op vooruitlopen. In die zin is deel 2 op te vatten als een dynamisch document. Afsluitend is een derde deel gemaakt. Daarin trekken we conclusies en staat de planning voor het vervolg van de notitie. 3
D E E L I B U R G E R P A R T I C I P A T I E 4
Hoofdstuk 2 Visie 2.1 Inleiding In dit hoofdstuk leggen wij onze visie neer op burgerparticipatie. Daarnaast geven we aan welke resultaten het zal hebben, als we op deze manier gaan werken. 2.2 Zo zien wij burgerparticipatie Aan de toekomst van Middelburg werken, dat kunnen we als gemeente niet alleen. Daarvoor moeten we samenwerken met organisaties en instellingen in onze gemeente, maar vooral ook met onze inwoners. De afgelopen jaren werden onze inwoners op vele terreinen en op diverse manieren betrokken bij de ontwikkeling of uitvoering van beleid. Burgerparticipatie is dus geen nieuw onderwerp. Maar we zien wel de noodzaak om dit beter in te bedden in de organisatie. Omdat onze inwoners dat vragen, maar ook omdat niet altijd duidelijk is wat zij van de gemeente kunnen verwachten. Daarnaast willen we inwoners eerder betrekken bij onze beleidsvorming en projecten, als dat kan. De relatie tussen overheid en inwoners is eigenlijk heel eenvoudig: de overheid is van de inwoners. Elke 4 jaar is dit heel duidelijk: de inwoners van Middelburg kiezen hun vertegenwoordigers. In de tussenliggende periodes wordt het een stuk complexer: een inwoner die contact zoekt met de gemeente, doet dat in het algemeen vanuit (persoonlijke) betrokkenheid. De reactie van de gemeente is vaak een zakelijke, maar zou meer empathie kunnen tonen. Hoewel we die complexiteit niet altijd kunnen voorkomen, zijn we van mening dat dit waar mogelijk vermeden moet worden. Leidend daarbij is dat de gemeente en haar inwoners elkaar begrijpen. De kloof tussen inwoners en overheid moet zoveel mogelijk worden gedicht. We kunnen er voor zorgen dat mensen die iets ondernemen zich gesteund en niet tegengewerkt voelen. Wij zullen burgerparticipatie aanmoedigen en waar nodig inzetten en ook duidelijk zijn op het moment dat we inwoners alleen informeren. Burgerparticipatie ziet er in het meest ideale geval als volgt uit: Iedereen moet mee kunnen doen aan participatie. Burgerparticipatie is vooral een proces en een houding. Bewustzijn van de mogelijkheden van burgerparticipatie moet in de hoofden van alle medewerkers zitten en een plek krijgen in besluitvormingsprocedures. Burgerparticipatie hoeft dan geen aparte plek binnen de ambtelijke organisatie te krijgen. Bij iedere beleidsvraag dient de vraag gesteld te worden welke relevante netwerken betrokken zouden moeten worden. Communicatie en participatie moeten een plek krijgen in werkprocessen. Uitgangspunt daarbij is om (waar participatie gewenst is) dat in een vroeg stadium te doen. Inwoners hebben dan een relevante positie in het beleidsproces en bij de voorbereiding en uitvoering van projecten. We voorkomen daarmee dat burgerparticipatie vervalt in informeren. Burgerparticipatie is een onderwerp waar grote dynamiek op zit. Vooral de ontwikkeling van mobiel internet en social media maken dat veel mensen communiceren op een manier die enkele jaren geleden nog moeilijk voor te stellen was. We schetsen daarom geen eindbeeld van burgerparticipatie in de gemeente Middelburg, maar zullen periodiek vaststellen welke verbeteringen we kunnen doorvoeren. De raad stelt de uitgangspunten en randvoorwaarden voor participatie vast: hoeveel tijd en geld er in een begrotingsjaar beschikbaar is en wat de kwaliteit van de communicatie moet zijn. Daarnaast neemt de gemeenteraad tenslotte de eindbeslissing. 5
Dit alles leidt tot: Groei van de wederzijdse betrokkenheid: burgerparticipatie is ook belangrijk voor het versterken van de politieke en maatschappelijke betrokkenheid van mensen. Door inwoners meer te betrekken, groeit hun betrokkenheid bij hun omgeving. Dit werkt beide kanten op. Ook het begrip bij de gemeente voor overwegingen in de buurt groeit. Bij elkaar draagt dit uiteindelijk bij aan een gemeente Middelburg waarvan iedereen zich collectief belanghebbende voelt. Meerwaarde voor alle betrokkenen. Meer participatie is niet automatisch beter. Participatie is alleen duurzaam als er wederkerigheid is: je investeert en krijgt daar iets voor terug. Concreet: als een beleidsproject zich niet leent voor burgerparticipatie (bijvoorbeeld omdat wetgeving leidend is, of omdat veel specialistische kennis vereist is), leidt participatie tot teleurstelling. Op het moment dat bewoners toch om participatie vragen moet de gemeente (kunnen) uitleggen waarom zij dat middel niet inzet. Daarnaast moeten voldoende tijd en middelen beschikbaar zijn om de beoogde vorm van participatie uit te voeren. Nieuwe ideeën en oplossingen. Burgerparticipatie helpt om de verschillende invalshoeken naar boven te krijgen. Het is de uitdaging om het potentieel onder onze inwoners te benutten. Wanneer er ook bewoners worden betrokken komen er ideeën en oplossingen aan de orde die anders niet ter sprake zouden komen. Dit kan leiden tot een beter resultaat. Vertrouwen en open communicatie. Inwoners van Middelburg hebben vanuit verschillende rollen te maken met de gemeente. Bij participatie is het van groot belang dat mensen weten waar de gemeente mee bezig is. Verder moeten rollen en de wederzijdse verwachtingen die daaraan ontleend kunnen worden vanaf het begin duidelijk zijn. Wij zijn van mening dat een heldere boodschap, ook al is die soms negatief, bij zal dragen aan het vertrouwen in de overheid. We willen bewoners daarom eerder en gerichter informeren. 6
Hoofdstuk 3 Wat is burgerparticipatie 3.1 Inleiding In dit hoofdstuk geven we aan wat burgerparticipatie is: een vorm van interactieve beleidsvorming. Maar het gaat ook verder dan dat: het gaat niet alleen om het maken van beleid maar ook om het uitvoeren of evalueren van beleid of zelfs projecten die naast het beleid tot stand komen. In dit hoofdstuk geven we ook de redenen om wel of niet tot invoeren van burgerparticipatie over te gaan. Daarnaast geven we de doelen van burgerparticipatie. 3.2 Wat is burgerparticipatie? Burgerparticipatie is samen met belanghebbenden ontwikkelen van beleid of het gezamenlijk uitvoeren ervan. Het gaat dus om een vorm van interactieve beleidsvorming, waarbij we als gemeente het initiatief nemen om inwoners en organisaties te betrekken bij de voorbereiding van plannen, beleid of projecten en deze samen met hen te ontwikkelen. Interactieve beleidsvorming is een breder begrip dan burgerparticipatie. Het betekent dat de overheid het beleid ontwikkelt in dialoog met betrokkenen. Dat kunnen inwoners zijn, maar ook bedrijven, wetenschappers, allerhande experts en belanghebbenden. Tegelijkertijd is het ook een smaller begrip dan burgerparticipatie. Interactieve beleidsvorming gaat over het maken van beleid. Burgerparticipatie kan ook gaan over het uitvoeren of evalueren van beleid en zelfs over projecten die naast het beleid tot stand komen. Er zijn ook (informele) burgerinitiatieven: dit zijn initiatieven van inwoners, bijvoorbeeld om de leefbaarheid in de wijken te verbeteren. De inwoners komen zelf met deze plannen en voeren ze (meestal) ook zelf uit. Deze initiatieven zijn belangrijk voor onze inwoners en onze gemeente. Er ontstaat een win-win-situatie, omdat inwoners kennis hebben van hun omgeving en ervaringsdeskundigen zijn. Hierdoor komen bewoners vaak met kwalitatief goede oplossingen. Bovendien levert het vaak geld op van fondsen waardoor mooie dingen in de omgeving worden gerealiseerd. In veel gevallen is de gemeente niet of nauwelijks betrokken bij deze initiatieven. En vaak is dat ook helemaal niet nodig. Deze initiatieven vallen niet onder deze notitie, uiteraard willen we deze wel waar mogelijk ondersteunen. Dit vraagt om een interactieve houding van ambtenaren en bestuurders: de gemeentelijke organisatie moet open staan voor burgerinitiatief, ook al past het niet helemaal binnen de gemeentelijke kaders. Essentieel is dat de keus voor (burger)participatie al vroeg gemaakt wordt. Door al in het beginstadium van een proces of project na te denken over communicatie en participatie, is het mogelijk inwoners mee te nemen in dat proces. Belangrijk daarbij is, dat alle betrokkenen weten welke ruimte er is om invloed uit te oefenen, wat de randvoorwaarden zijn en wat het uiteindelijke doel of het gezamenlijke product is. We sluiten aan bij de definitie die de Nationale Ombudsman hanteert voor burgerparticipatie en die algemeen gangbaar is: Participatie betreft het geheel aan methoden om burgers bij het gemeentelijk beleid te betrekken. Het gaat daarbij zowel om de consultatie op het moment dat er nog beleidsruimte is, als om het formele traject binnen de Algemene Wet Bestuursrecht (Awb). Participatie kan dus plaatsvinden door individuele inwoners of organisaties van inwoners of voor de gelegenheid georganiseerde inwoners (bijvoorbeeld in de vorm van een werkgroep). 7
Niet alle projecten en onderwerpen lenen zich voor burgerparticipatie. Een interactief proces is niet zinvol als er geen ruimte is voor alternatieven of als er sprake is van uitvoering van eerder overeengekomen beleid. Ook moet de gemeente soms kiezen voor algemeen belang boven individueel of groepsbelang. Bovendien vraagt participatie tijd, capaciteit en middelen. Het is geen wondermiddel, waarbij de neuzen na verloop van tijd vanzelf wel dezelfde kant op staan. Ongeacht of wel of niet voor participatie gekozen wordt, blijft het van groot belang om betrokkenen tijdig en open te informeren: wat gaat er gebeuren, waarom en wanneer? 3.3 Onderscheid tussen participatie en inspraak Er is onderscheid te maken tussen participatieprocessen en inspraakprocedures: Inspraak is afdwingbaar recht, neergelegd in wet- en regelgeving, en vaak verplicht. Het biedt inwoners wel de mogelijkheid tot het uiten van opvattingen over een plan, maar geeft vaak weinig mogelijkheden voor wezenlijke beïnvloeding. Als dat wel de verwachtingen zijn, kan dit bij inwoners leiden tot teleurstelling en frustratie. Bij burgerparticipatie en interactief beleid nodigt de gemeente belanghebbenden al in een vroeg stadium uit om mee te denken en mee te praten over een bepaald onderwerp. Ook worden belanghebbenden in sommige gevallen in de gelegenheid gesteld om mee te beslissen en samen met de gemeente te werken aan de uitvoering van de plannen. 3.4 Waarom burgerparticipatie? Er zijn meerdere redenen voor participatie: Inwoners worden serieus genomen. Inwoners/wijkbeheergroepen kennen de randvoorwaarden en het doel en daarmee wordt voorkomen dat achteraf teleurstelling ontstaat over de rol/inbreng. De gemeente maakt gebruik van de aanwezige kennis en kunde. Verbeteren relatie tussen inwoners en bestuur. Gezamenlijk product: het draagvlak bij, en de betrokkenheid van inwoners/deelnemers neemt toe. Het beleid wordt daardoor meer gezien als een gezamenlijk product. Verbeteren van de kwaliteit van beleid en plannen: het benutten van beschikbare kennis, ervaring en creativiteit van belanghebbenden. Twee weten meer dan één. Dit kan leiden tot het genereren van extra kwaliteit/meerwaarde en soms zelfs tot het genereren van (extra) financiële middelen. Betere communicatie en wederzijds begrip tussen betrokken partijen waarbij de tevredenheid over het proces en het resultaat toe kan nemen. Soepelere uitvoering/verkorten van de tijdsduur van het proces: hoewel de voorbereiding van interactief beleid meer tijd kan kosten, wordt dat ruimschoots goedgemaakt door een soepeler verloop van vervolgfases en de uitvoering. Er zijn ook redenen om niet tot burgerparticipatie over te gaan: We kunnen de vraag stellen of de inwoners die meedoen wel representatief zijn voor de doelgroep voor wie het plan c.q. beleid bestemd is. Onzekere uitkomsten/niet aan de wensen kunnen voldoen. Politieke partijen moeten zich bewust zijn dat de uitkomsten van burgerparticipatie niet binnen hun programma s kunnen passen. Burgerparticipatie vraagt vooral een andere manier van werken binnen de gemeente, maar ook andere inzet van het ambtenarenapparaat. 8
Burgerparticipatie kan kosten met zich meebrengen. Participatie face-to-face leidt tot kosten voor informatieavonden, zoals catering, zaalhuur en gespreksleiders, workshops, de inzet van ambtenaren en de aanschaf of drukken van materiaal. 3.5 Doelen van burgerparticipatie Door meer samenhang te brengen in alle initiatieven, processen en producten waarbij sprake is van participatie ( meedenken, meepraten en meedoen ), willen wij er voor zorgen dat inwoners: Beter geïnformeerd zijn en zich meer betrokken voelen. Weten welke invloed en zeggenschap ze hebben. Zelf actief zijn en zich inzetten. Samenwerken met de gemeente. Daarnaast is er meer draagvlak voor besluiten en uitvoering van plannen. Maar ook zal de kwaliteit van de besluiten/uitvoering beter zijn. 9
Hoofdstuk 4 Participatieladder 4.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt de participatieladder besproken: een beproefd hulpmiddel voor burgerparticipatie. Ook de rollen van alle partners (raad, college, inwoners en ambtelijke organisatie) worden besproken. 4.2 Participatieladder Een bekend en beproefd hulpmiddel voor participatie van bewoners is de participatieladder. Het toepassen van dit instrument vraagt om een weloverwogen voorbereiding van het participatieproces. Met de participatieladder geven wij meer duidelijkheid in welke mate inwoners betrokken worden bij beleid en beheer en hebben bewoners meer inzicht in hun invloed daarop. Ook geeft het inwoners meer ruimte om zelf met initiatieven te komen. 10
Hoe hoger op de ladder, hoe meer invloed inwoners kunnen uitoefenen. De bovenste treden van de participatieladder (met de hoogste inzet van participatie) zijn niet altijd de beste. Het gaat om de reële ruimte voor invloed van bewoners op plannen. En die kan beperkt zijn door allerlei randvoorwaarden of omstandigheden (tijd, wetgeving, etc.). Dan kan alleen adviseren of raadplegen een betere keuze zijn dan bijvoorbeeld (mee)beslissen. Het gaat om duidelijkheid vooraf en een afgewogen aanpak. In bijlage 1 is de beslisboom opgenomen: daaruit volgt de trede in de participatieladder. 4.3 Participatieniveaus 4.3.1 Informeren De gemeente bepaalt zelf en informeert betrokkenen. Er wordt geen gebruik gemaakt van de lokale expertise. De bewoners zijn dus consumenten van informatie. Voorbeeld: bekendmaken van vastgesteld beleid. 4.3.2. Raadplegen De gemeente bepaalt de agenda en vraagt betrokkenen om een reactie. De inwoners zijn gesprekspartners die ideeën, ervaringen en meningen meegeven. De gemeente is niet gebonden aan de uitkomst. Voorbeeld: klankbordgroepen bij woonzorgcomplexen. 4.3.3. Adviseren De gemeente bepaalt de agenda, maar de adviezen van de inwoners spelen een volwaardige rol. De gemeente kan gemotiveerd van adviezen afwijken. Participanten dragen problemen aan en reiken oplossingen aan. Voorbeeld: Wmo-adviesraad en seniorenraad bij totstandkoming Wmo-beleidsnota. 4.3.4. Coproduceren Gemeente en betrokkenen komen samen een agenda overeen, waarna gezamenlijk naar oplossingen wordt gezocht. De partners zijn samen verantwoordelijk voor de invulling van de plannen. De politiek verbindt zich aan de oplossingen, na toetsing aan de randvoorwaarden. Voorbeelden: Sint Jansgebied in Binnenstad en valorisatie Arnemuiden. 4.3.5. Meebeslissen Zelf beslissen op onderdelen binnen de kaders van de gemeente. De ambtelijke organisatie vervult een adviserende rol. De participanten zijn initiatiefnemer en maken uiteindelijke keuzes. De ontwikkeling en besluitvorming wordt dus helemaal overgelaten aan betrokkenen. Voorbeelden: wijkbudgetten en groenbeheer in de bomenbuurt. 4.4 Rollen van actoren Het proces van burgerparticipatie is gebaseerd op wederzijds vertrouwen tussen inwoner en overheid. Beiden hebben een groot belang om zorgvuldig om te gaan met burgerparticipatie. Het WRR 2 -rapport Vertrouwen in burgers zegt dat burgers vertrouwen moeten hebben in hun democratische instituties en dat beleidsmakers burgers moeten vertrouwen door hen de ruimte te bieden voor betrokkenheid. 2 Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid 11
4.4.1. Rol van het college van B&W De formele rol van het college van B&W is dat zij voor interactief werken en burgerparticipatie opdrachtgever is en dat gedurende het hele proces ook blijft. Het is van belang dat deze rol vanaf het begin zuiver wordt opgepakt. Onderscheid wordt gemaakt tussen de portefeuillehouder die verantwoordelijk is voor burgerparticipatie als middel voor wijkaanpak (de portefeuillehouder wijkaanpak) en de portefeuillehouder die een participatief proces inhoudelijk begeleidt. Uitgangspunten voor het college van B&W: Het college van B&W is verantwoordelijk voor de keuze of interactief werken wordt ingezet en zo ja, welke participatiestijlen gebruikt worden. De gemaakte keuzes zijn gebaseerd op ambtelijk advies, verwoord in een participatieadvies. Afhankelijk van het onderwerp kan dit een bevoegdheid van de gemeenteraad zijn in plaats van het college van B&W. Het college van B&W is gedurende het proces bestuurlijk verantwoordelijk voor de gemaakte afspraken en de hieruit voortvloeiende resultaten van het interactieve proces. Het college van B&W legt aan de gemeenteraad en de deelnemers verantwoording af over het interactieve proces. B&W verplicht zich om besluiten transparant te maken, zodat de gemaakte keuzes voor alle betrokken partijen helder zijn. Naast de formele rol van opdrachtgever vervult het college de representatieve rol. In het interactieproces met allerlei belanghebbenden is het college het gezicht van de gemeente. In deze rol is het van belang dat het college of de portefeuillehouder publiekelijk laat zien in het interactieve proces te geloven en externe partijen stimuleert eraan deel te nemen. 4.4.2. Rol van de gemeenteraad De gemeenteraad stelt kaders voor de wijze waarop het college het gewenste beleid interactief ontwikkelt en de gemeenteraad controleert achteraf. Zo heeft de raad, om te voldoen aan zijn wettelijke verplichting, in de Inspraakverordening (vastgesteld op 21 november 2005) vastgelegd in welke gevallen en wanneer in elk geval, interactieve beleidsontwikkeling of inspraak wordt toegepast. Bij besluitvorming laat de raad het resultaat van interactief werken expliciet meewegen. De controlerende rol van de raad maakt het ook mogelijk dat de raad toetst of interactieve beleidsprocessen zorgvuldig zijn voorbereid en uitgevoerd. Van inwoners, bedrijven, maatschappelijke instellingen en organisaties wordt verwacht, dat zij beseffen dat de gemeente degene is die het algemeen belang afweegt tegenover het individueel belang. Dit betekent dat de kaders die tijdens een interactief proces zijn gesteld door alle betrokken partijen worden geaccepteerd en dat het uiteindelijke besluit aan B&W of aan de gemeenteraad is. 4.4.3. Rol van de ambtelijke organisatie Bewonersparticipatie is iets van alle ambtenaren. De clusters Wijkaanpak en Communicatie ondersteunen en kunnen adviseren in dit proces. Participatie vraagt specifieke vaardigheden: een open houding, afspraken nakomen, goed kunnen luisteren, meedenken en zoeken naar gezamenlijke oplossingen, duidelijk zijn in je antwoorden, bewoners en organisaties (op tijd) betrekken bij wat je wilt gaan doen, de stedelijke schaal los durven laten om in te zoomen op een gebied. Ook het loslaten van je eigen expertise, deze niet op de eerste plaats te stellen maar soms volgend te laten zijn, is voor sommigen een nieuwe vaardigheid. 12
In participatietrajecten zijn verschillende medewerkers betrokken. Ieder heeft daarbij zijn eigen rol met bijbehorende taken. Het is belangrijk dat dat medewerkers hierop aanspreekbaar zijn. De verschillende rollen en taken zijn: Projectleider/beleidsadviseur: de projectleider/beleidsadviseur is verantwoordelijk voor het opstellen van het participatieadvies. Tijdens het interactieve proces is de projectleider/beleidsadviseur het ambtelijk gezicht van de gemeente en is hij verantwoordelijk voor terugkoppeling aan betrokken in- en externe partijen. Vakinhoudelijke medewerkers: zij leggen verantwoording af aan de projectleider over de inhoud en over hun bijdrage in het interactieve proces. Ondersteunende functies: medewerkers die in het interactieve proces een ondersteunende en adviserende rol hebben of een control-functie vervullen. Hun taak is er op gericht om het proces in goede banen te leiden; met de inhoud dienen zij zich zo min mogelijk te bemoeien. Management: de afdelingen zijn zelf verantwoordelijk voor de communicatie van projecten, de inspraak en participatie. Afdelingshoofden hebben een stimulerende rol. Zij stimuleren en controleren het hanteren van het plan van aanpak (bijlage 2) om (vroegtijdige) inbreng van bewoners en/of andere belanghebbenden te bevorderen. Zij promoten interactief werken door het binnen het werkoverleg te bespreken en zorg te dragen voor goede interne communicatie. Het management beoordeelt onder andere of bij interactieve trajecten voldoende capaciteit en middelen beschikbaar zijn. 4.4.4. Rol van bewoners(organisaties) Onze inwoners zijn adviseur: ze dragen problemen en oplossingen aan. Maar inwoners kunnen ook een samenwerkingspartner zijn: ze werken mee aan plannen en aan oplossingen op basis van gelijkwaardigheid. In de meest vergaande vorm is de bewoner een medebeslisser: dan hebben ze de bevoegdheid om binnen de randvoorwaarden zelf beslissingen te nemen. De gemeente Middelburg vindt het belangrijk dat alle inwoners hun eigen kracht aanboren. Dit geldt ook voor de burgerparticipatie. Als het nodig is zal de gemeente inwoners (laten) helpen om die eigen kracht aan te boren. 13
Hoofdstuk 5 Praktische inrichting (hoe gaan we er mee werken) 5.1 Inleiding In dit hoofdstuk worden het afsprakenkader en de beslisboom besproken. Beiden zijn middelen die we kunnen gebruiken om te werken met burgerparticipatie. 5.2 Afsprakenkader Bij behoorlijke participatie gaat het volgens de Nationale Ombudsman 3 om drie elementen: Maak heldere keuzen vooraf over de vorm van participatie. Zorg voor een constructieve houding: de gemeente moet ook echt geïnteresseerd zijn in en waarde hechten aan de inbreng van bewoners. Zorg voor actieve en adequate informatie tijdens het hele proces, want die is cruciaal. Participatie verloopt soepeler wanneer de uitgangspunten uitgewerkt worden in een afsprakenkader over communicatie en participatie waarop de deelnemers elkaar kunnen aanspreken. Wij stellen de volgende afspraken voor: 1. Initiatieven van inwoners worden serieus genomen. 2. Participatie betekent voor alle partijen: een open en attente houding, serieus luisteren naar wat elke partij te zeggen heeft en zoeken naar oplossingen. 3. De gemeente 4 gebruikt begrijpelijke taal. 4. Bij stukken van het ambtelijk apparaat beoordeelt het college de mogelijkheden voor participatie. Bij elk voorstel voor het college komt een advies over participatie (zie ook beslisboom 5.3 en bijlage 1). Het eerste jaar worden deze adviezen voorzien van een akkoord door ambtenaren belast met burgerparticipatie. Hiervan vindt terugkoppeling plaats aan de wijkbeheergroepen. De formats van de B&W-nota en het Raadsbesluit worden uitgebreid met een nieuw kopje te weten: Welke participatiegraad passen we toe? 5. Het college legt vooraf de voorwaarden vast voor participatie in een voor inwoners begrijpelijke startnotitie (met bijvoorbeeld de rolverdeling en de tijdsplanning). 6. De gemeente zorgt dat inwoners tijdig kunnen beschikken over alle informatie die zij in het proces nodig hebben en biedt deze op verschillende manieren aan (website, Faam, ter inzageleggen, opsturen). 7. Van de deelnemers wordt verwacht dat zij bereid zijn om aan het proces deel te nemen, erin te investeren en daarbij ook een open opstelling tonen. 8. Bij tussentijdse wijzigingen laat de gemeente dit vroegtijdig aan inwoners weten. 9. Het college informeert betrokkenen en de raad over de uitkomst van het participatietraject, de besluitvorming en het vervolg. Hierin wordt verslag gedaan van wie er betrokken zijn geweest en wat het resultaat is. 5.3 Beslisboom Voor de afweging of er sprake is van burgerparticipatie en op welk niveau, wordt gebruik gemaakt van een beslisboom: leent het proces zich ervoor en welke trede is dan van toepassing? Bij het afwegingskader moet een aantal vragen doorlopen worden. In de Inspraakverordening is vastgelegd, 3 In de Participatiewijzer. 4 Met gemeente wordt in het afsprakenkader bedoeld: iedereen die (vanuit de gemeente) over een bepaald onderwerp communiceert met de inwoners. 14
in welke gevallen en wanneer in elk geval, interactieve beleidsontwikkeling of inspraak wordt toegepast. De beslisboom vindt u in bijlage 1. 5.4 Plan van aanpak als het onderwerp geschikt is voor burgerparticipatie Als de trede uit de beslisboom bekend is, wordt een plan van aanpak gemaakt voor het project of proces. Dit plan van aanpak is onderdeel van het collegeadvies of projectplan. Hoe het plan van aanpak eruit ziet vindt u in bijlage 2. De aanpak van burgerparticipatie moet worden geborgd in het besluitvormingsproces en bestuurlijk worden ingebed. Basis voor dit besluit is het projectplan of plan van aanpak. Het college krijgt hiervoor een beargumenteerd advies, gebaseerd op de afwegingsinstrumenten en de toepassing van de treden. Op basis van het gekozen interactieniveau wordt de participatie- en communicatiestrategie bepaald. Het eerste jaar worden deze adviezen beoordeeld door daarvoor verantwoordelijke ambtenaren. Hiervan vindt terugkoppeling plaats aan de wijkbeheergroepen. 5.5 Pilotprojecten Wij stellen voor om niet meteen gemeentebreed te beginnen, maar te starten met minimaal twee proefprojecten. We kunnen dan leren hoe de burgerparticipatie in de praktijk werkt en deze verbeteren. Na een evaluatie van beide proefprojecten kan de opzet worden aangepast als dat nodig is. Daarna kan het gemeentebreed worden ingevoerd. 15
D E E L I I W I J K G E R I C H T W E R K E N 16
Hoofdstuk 6 Kadermodel Wijkgericht werken: hoe gaan we het doen? Het eerste deel van deze notitie ging over burgerparticipatie en geeft weer hoe vanuit de gemeente omgegaan moet worden met zaken waarvoor de input van inwoners wenselijk is. Hierbij gaat het initiatief uit van de gemeente (het gaat dan om beleid dat de gemeente en de bewoners samen toetsen en maken). Dit deel van de notitie gaat over de manier waarop wijkaanpak vanaf nu georganiseerd wordt en hoe initiatieven vanuit de bewoners door de gemeente opgepakt worden. Het gaat dus om initiatieven vanuit de wijk die niet perse binnen het gemeentelijk beleid passen. Vooraf Elk(e) wijk/dorp/kern heeft een eigen identiteit. Dit kader moet gezien worden als een leidraad. Per wijk/dorp/kern kan hier de best passende invulling aan worden gegeven. De wijkbeheergroepen heten vanaf nu meestal wijkteams. Soms is het wijkteam een breder wijkplatform. Wijkaanpak heet vanaf nu wijkgericht werken. Belangrijk is de toekomstige beleidsontwikkeling bij de gemeente, die wordt vervat in de term Civil Society. Op steeds meer terreinen is sprake van een terugtrekkende overheid: de inwoners gaan een grotere verantwoordelijkheid dragen voor zichzelf en hun omgeving. Er zit een enorme kracht in de samenleving. Daarnaast staat de gemeente qua mankracht en financiën onder druk en dat is van invloed op de mogelijkheden die er zijn. Hoe gaan gemeenten om met initiatieven uit de samenleving? Hoe zorgen we dat kwetsbare bewoners worden ontzien? Kan de overheid initiatieven stimuleren of moet zij dit juist laten gebeuren? Hierover zal nog heel wat discussie en overleg moeten plaatsvinden. Op dit moment kunnen we daar nog niet op vooruitlopen. Dit kadermodel voor wijkgericht werken moet dan ook in het licht van deze ontwikkelingen worden gelezen. Het is een foto van de gewenste situatie op dit moment, maar zal de komende jaren verder ontwikkeld worden. In die zin is deel 2 op te vatten als een dynamisch document. 6.1 Het Kader In dit deel wordt het kader beschreven waarbinnen wijkgericht werken plaatsvindt. Onder wijkgericht werken is verstaan we: Samenwerking van gemeente met bewoners en professionele instanties om de leefomgeving op het fysieke en sociale gebied te verbeteren en de betrokkenheid van inwoners bij de leefomgeving te vergroten. Doelstellingen van wijkgericht werken: Betere afstemming gemeentelijke uitvoering op behoeften vanuit de wijken. Met wijkgericht werken beogen we een responsievere dienstverlening. Dit wil zeggen dat de dienstverlening van de gemeente en partners, die is gericht op de directe leefomgeving is afgestemd op de behoeften van bewoners en andere direct betrokkenen. Naast objectieve kwaliteitsnormen, speelt de subjectieve beleving van kwaliteit volgens wijkbewoners een rol. Bewoners meer betrekken bij hun directe leefomgeving (de buurt, straat etc.). Met wijkgericht werken beogen we een hogere participatie van wijkbewoners. Het gaat hierbij zowel om het actief melden van knelpunten in de buurt, als om participatie bij het maken van uitvoeringsplannen voor speelplekken of om het zelf nemen van verantwoordelijkheid bij het oplossen van ervaren problemen, bijvoorbeeld door zogenaamde bewonersinitiatieven te starten. 17
Het volgende kader is onderverdeeld in 7 onderdelen. Zoals gezegd kan de invulling per wijk verschillen. 6.1.1. Centraal aanspreekpunt Er is een centraal aanspreekpunt nodig binnen de gemeente: een plek waar iedereen terecht kan met vragen, opmerkingen, meldingen en suggesties over de buurt/wijk. Recent is binnen de gemeente de verwerking van meldingen aangepast en verbeterd. Dit zou een prachtig centraal aanspreekpunt zijn, als het goed zou werken. Helaas werkt het in de praktijk nog niet optimaal. Gevolg is dat de wijkmanagers nu veel vaker worden lastiggevallen met allerlei klachten die (nog) niet naar voldoening zijn afgehandeld. Ook de wijkondersteuningspunten en wijkteams worden hier meer mee geconfronteerd dan voorheen. De wijkteams geven aan dat die klachtenverwerking eerst goed geregeld moet worden. Zolang dat niet zo is, moet de wijkmanager het centrale aanspreekpunt worden. Voor de duidelijkheid: deze eis vervalt als de gemeente regelt dat de klachtenverwerking optimaal werkt. Uiteraard moeten de wijkmanagers over belangrijke zaken ook dan goed geïnformeerd worden. Overigens betekent een goede klachtenafhandeling dat de wijkmanagers zich kunnen bezig houden met hun eigenlijke werk. Gemeente zorgt voor een efficiënte en effectieve behandeling van vragen, opmerkingen, klachten en suggesties over buurt en wijk. Wijkmanagers zijn het aanspreekpunt voor de wijkteams. 6.1.2. Wijktafel De wijktafel is nu een instrument voor informatie-uitwisseling over (voor de wijk) relevante zaken tussen bewoners, gemeente, politie, Woongoed Middelburg en Stichting Welzijn Middelburg (SWM). De wijktafels bereiken nu een beperkte groep inwoners. We gaan op zoek naar andere methoden om bewoners te bereiken: website, facebook, twitter etc. In enkele wijken, dorpen of kernen gaan we het komende jaar experimenteren met deze vormen. Het wijkteam kiest de voorzitter van de wijktafel en levert zelf de secretaris en een notulist. De gemeente kan instructie/ondersteuning (laten) leveren als er geen personen zijn die dat kunnen. De wijktafel vindt twee maal per jaar plaats. Het wijkteam maakt de agenda in overleg met de wijkmanager. Op de wijktafel wordt besloten over verzoeken om bijdragen uit het wijktafelbudget en de groencheque. Iedereen kan voor het wijktafelbudget via het standaardformulier een voorstel indienen. De gemeente en de wijkteams publiceren datum, agenda en andere relevante zaken via De Faam, wijkblad, wijkwebsite en social media. 6.1.3. Wijkteam Elk(e) wijk/dorp/kern heeft een wijkteam. Dit is het gespreks- en discussieforum voor de wijk, het dorp of de kern. Er is regelmatig overleg met de gemeente. Deelname is zonder last of ruggespraak; anders kan er niet effectief en efficiënt gewerkt worden. Het wijkteam vergadert minimaal 4 keer per jaar en de deelnemers kiezen de voorzitter uit hun midden. Het wijkteam geeft signalen uit de wijk door aan de gemeente of andere instanties. 18
Het wijkteam streeft er naar om een reële afspiegeling van wijk/dorp/kern te zijn met deelnemers uit alle buurten en alle lagen van de bevolking. Het wijkteam selecteert de onderwerpen voor de wijktafel. Afhankelijk van de agenda kunnen indien nodig ook de wijkwethouder en raadsleden worden uitgenodigd. Bewoners kunnen agendapunten inbrengen en toelichten en stemmen. Het is mogelijk dat er na de tweede wijktafel in een jaar nog budget over is. Het wijkteam kan dan mandaat vragen aan de wijktafel om dit resterende wijktafelbudget en het restant voor de groencheque naar eigen inzicht te verdelen. Het wijkteam ondersteunt en voert overleg met project/taak/klankbordgroepen, die een bepaald probleem of idee nader moeten uitzoeken. De afstemming met de verkeersgroepen valt hier ook onder. Het wijkteam probeert door acties bewoners actief bij hun woonomgeving te betrekken en maakt daartoe ook een inventarisatie van in de wijk aanwezige deskundigen, waarop in voorkomende gevallen een beroep kan worden gedaan. Het wijkteam werkt aan de opbouw van netwerken en maakt optimaal gebruik van de mogelijkheden die de social media bieden. 6.1.4. Wijkschouw Met een wijkschouw worden de aandachtspunten (fysiek, sociaal, veiligheid en wonen) van een dorp/wijk/kern in beeld gebracht. Daarbij worden alle belangrijke punten die spelen ter plaatse bekeken en besproken. Het wijkteam organiseert jaarlijks of naar behoefte een wijkschouw. Zij nodigen hiervoor ambtenaren, bewoners, raadsleden, wijkwethouder, ondernemers en andere organisaties uit, afhankelijk van wat er speelt. De gemeente faciliteert dit één keer per jaar per wijk. 6.1.5. Wijkvisie en uitvoeringsprogramma Periodiek wordt door het wijkteam een lange termijnvisie op de wijk gemaakt en/of geactualiseerd. Dat gebeurt in overleg met de gemeente. Uiteraard worden andere bewoners en organisaties daarbij betrokken. Om misverstanden te voorkomen: we hebben het hier niet over een kostbare en veel tijd vergende wijkvisie zoals pas gemaakt voor Dauwendaele. Hier gaat het meer om een praktische en onderbouwde schets voor de ontwikkeling van de wijk op langere termijn. Deze wordt gemaakt op basis van bestaande kennis, gewenste ontwikkelingen en aandachtspunten voor de wijk. Daarmee ligt er een goede basis om allerlei tussentijdse ontwikkelingen verantwoord in de wijkstructuur in te passen. Hiermee wordt ad-hoc bestuur voorkomen. Op basis van de visie en actuele ontwikkelingen wordt een digitaal uitvoeringsprogramma gemaakt en bijgehouden. Daarin staan alle projecten en plannen voor de komende twee jaar met uitvoeringsschema en prioriteiten. Dat wordt, gerelateerd aan de kadernota van de gemeente, jaarlijks bijgesteld. De oude wijkplannen komen hiermee te vervallen. Filosofie hierbij: samen op onderzoek, samen kiezen en vervolgens samen aan de slag. 6.1.6. Wijkwethouder De wijkwethouder is bestuurlijk verantwoordelijk voor een deel van het grondgebied van de gemeente. Hij/zij zorgt voor een goede voortgang van de met de gemeente gemaakte afspraken. Hij/zij zorgt voor afstemming binnen het college, als het onderwerpen betreft die binnen de portefeuille van een andere wethouder vallen. 19
6.1.7. Wijkmanager De wijkmanager is het vaste aanspreekpunt voor het wijkteam en is verantwoordelijk voor de coördinatie van wijkzaken binnen de gemeente en tussen de gemeente en de wijk; hij/zij staat met één been binnen de gemeentelijke organisatie en met het andere in de wijk. De wijkmanager onderneemt zelf actie of verwijst naar de juiste gemeentelijke afdeling of een andere instantie, zoals politie, Woongoed en SWM. Hij/zij is binnen de gemeente mede verantwoordelijk voor het bewaken of de afgesproken werkwijze voor wijkgericht werken en burgerinitiatieven wordt gevolgd en heeft daardoor een kwetsbare tussenpositie. Daaraan moet binnen de gemeentelijke organisatie recht worden gedaan door functiebeschrijving en bevoegdheden. Hij/zij is procesbewaker en daardoor bevoegd om collega s, afdelingshoofden, directie, gemeentesecretaris, verantwoordelijke wethouder en wijkwethouder aan te spreken over gevolgde (of nog te volgen) procedures en werkwijzen bij burgerparticipatie en wijkgericht werken. Hij/zij stimuleert en ondersteunt burgerinitiatieven en geleidt die, waar nodig, verder binnen het gemeentelijke apparaat. Hij/zij houdt zich samen met de wijkteams bezig met de opbouw van netwerken binnen de wijken. Hij/zij stemt de inzet van buitengewone opsporingsambtenaren (BOA s) en wijkagenten in de wijk af met de betreffende afdeling en bewoners. Hij/zij wordt bijgestaan door een administratieve ondersteuner voor ongeveer 500 uur per jaar. Deze organiseert wijktafels, regelt alle voorkomende kleine klussen en kan zo nodig ook een afsprakenlijstje maken bij vergaderingen van de wijktafels. 20
D E E L I I I C O N C L U S I E S EN V E R V O L G 21
Hoofdstuk 7 Conclusies en vervolg 7.1 Conclusie De aanleiding voor deze notitie was de evaluatie wijkaanpak van medio 2012. Daaruit bleek dat er, ondanks diverse verbeteringen in de afgelopen jaren, nog steeds sprake is van de volgende feiten: Bewoners worden niet altijd of te laat betrokken bij beleid of projecten. Bewoners krijgen niet altijd of erg laat een reactie van de gemeente op een vraag/opmerking/idee. Het doel van wijkaanpak en de rollen van de wijkbeheergroepen en wijkmanagers zijn onduidelijk. In de afgelopen maanden is met een afvaardiging van de wijkbeheergroepen uitgebreid gekeken naar oplossingen om deze problemen aan te pakken. We hebben samen geconcludeerd dat er twee ingangen zijn: 1. Initiatief vanuit de gemeente: de gemeente vraagt inwoners om mee te denken met beleid of een project. De methode om dit proces te stroomlijnen is Burgerparticipatie. Dat onderdeel is uitgewerkt in deel 1 van deze notitie. 2. Initiatief vanuit de inwoners: de inwoners hebben ideeën en vragen medewerking van de gemeente. We kunnen er voor zorgen dat mensen die iets ondernemen zich gesteund en niet tegengewerkt voelen. Dat onderdeel is uitgewerkt in deel 2 van deze notitie. In beide situaties gaat het om een cultuuromslag binnen het gemeentelijke apparaat. Naast deze notitie zijn we binnen de organisatie aan het onderzoeken wat er verder moet gebeuren om een cultuuromslag te realiseren. Er wordt vaak op een goede manier omgegaan met vragen of ideeën van inwoners, maar dit is ook situationeel bepaald. Het gaat dus ook wel eens niet goed en dat willen we zo veel mogelijk voorkomen. Ook de mate waarin medewerkers van de gemeente bewoners betrekken bij beleid en projecten is verschillend, we zijn ten slotte allemaal mensen. Het vaststellen van een leidraad hoe om te gaan met burgerparticipatie is een aanzet om de gemeente nog klantgerichter te maken. Essentieel is dat de keus voor (burger)participatie al vroeg gemaakt wordt. Door al in het beginstadium van een proces of project na te denken over communicatie en participatie, is het mogelijk inwoners mee te nemen in dat proces. Belangrijk daarbij is, dat alle betrokkenen weten welke ruimte er is om invloed uit te oefenen, wat de randvoorwaarden zijn en wat het uiteindelijke doel of het gezamenlijke product is. Het is goed om ons te realiseren dat het werk pas begint na vaststelling van deze notitie. We moeten er daadwerkelijk mee aan de slag. Door te starten met voorbeeldprojecten (pilots) kunnen we ervaring opdoen en vervolgstappen zetten. Het gaat nog enige tijd duren voordat we als gemeente echt burgerparticipatie en wijkgericht werken optimaal inzetten. Gewoon omdat we tijd nodig hebben om te oefenen en nieuwe competenties aan te leveren. Maar ook omdat we te maken hebben met een terugtredende overheid en hierdoor niet alleen de rol van de gemeente, maar ook van bewoners veranderd. 22
7.2 Vervolg In mei/juni 2014 zal dit beleid worden geëvalueerd, worden bijgesteld en een plan gemaakt om dit verder uit te rollen over de organisatie. 23 april 2013 Collegevergadering 15 mei 2013 Commissie MAZA 27 mei 2013 Gemeenteraad Mei-augustus 2013 September 2013 Januari 2014 Mei 2014 Juni 2014 September 2014 Voorbereiden proefprojecten Start proefprojecten Tussentijdse evaluatie proefprojecten Evaluatie proefprojecten Eventuele aanpassing opzet Invoering gemeentebreed 23
B I J L A G E N 24
Bijlage 1 Beslisboom proces burgerparticipatie A. Bepalen of het onderwerp, project zich leent voor burgerparticipatie. Loop de vragen door voor het beoordelen of het project wel of niet in aanmerking komt voor deelname van inwoners aan een participatietraject. 25
B. Bepalen van het niveau van participatie We onderscheiden vijf niveaus van participatie. 1. Informeren Willen we alleen informeren of ook met inwoners/betrokkenen in gesprek gaan? 2. Raadplegen Willen we inbreng verwerken in verdere voorstellen en besluiten of willen we verdere interactie? 3. Adviseren Willen we inbreng verwerken in verdere voorstellen en besluiten of willen we verdere interactie? 4. Coproduceren Willen we verdere samenwerking en samen iets van de grond krijgen? Speelt gelijkwaardigheid daarbij een belangrijke rol? Maken we vooraf afspraken over inhoud, proces en verwerking van de uitkomst? 5. Meebeslissen Willen we verdere samenwerking en samen iets van de grond krijgen? Speelt gelijkwaardigheid daarbij een belangrijke rol? Maken we vooraf afspraken over inhoud, proces en verwerking van de uitkomst? 26
Bijlage 2 Stappenplan Plan van aanpak burgerparticipatie 1. Omschrijving Onderwerp, beleidsproces of project. Welke trede wordt toegepast, omschrijving en argumentatie/toelichting. 2. Wie zijn er bij betrokken? Actoren/omgevingsanalyse. Betrokkenen hoeven niet alleen individuele inwoners te zijn; het kan ook gaan om organisaties: verenigingen, instellingen, adviesraden, bewonersgroepen in de wijken. Soms zijn deze al opgenomen in een wettelijk verplichte adviesprocedure. Daarbij kan aan deze organisaties ook gevraagd worden mee te denken over het proces: de gemeente bijvoorbeeld adviseren wie stakeholders /belanghebbenden zijn en hoe het vraagstuk leeft onder groepen inwoners. Gevraagd kan ook worden hoe de participatie in specifieke gevallen het beste aangepakt kan worden, wat de kwaliteit van het proces ten goede komt. Rollen van college, raad, medewerkers, instellingen, inwoners. 3. Welke algemene voorwaarden, kaders en spelregels gelden? Wettelijk/financieel Organisatorisch/capaciteit Bereidheid en mogelijkheid om mee te doen. Toepassing beslisboom (zie bijlage 1) 27
Bijlage 3 Lijst van afkortingen Awb B&W BOA SWM WOP Algemene wet bestuursrecht College van Burgemeester en Wethouders Buitengewoon opsporingsambtenaar Stichting Welzijn Middelburg Wijkondersteuningspunt 28
Bijlage 4 Evaluatie wijkaanpak opgesteld door gemeente (14 maart 2012) Inleiding Sinds 2003 is de gemeente Middelburg overgegaan van wijkbeheer naar wijkaanpak. Het doel van wijkaanpak was - het verbeteren van de leefbaarheid in de wijken; - de betrokkenheid en activering van wijkbewoners vergroten; - de samenwerking tussen instellingen en wijkbewoners bevorderen. De afgelopen jaren is wijkaanpak regelmatig tegen het licht gehouden. In 2008 heeft er een onderzoek plaatsgevonden naar de organisatorische kant van wijkaanpak. Enkele aanbevelingen van dit onderzoek zijn doorgevoerd. Er is in 2009 een informatiemarkt rondom wijkaanpak/ wijkplannen gehouden. In het coalitieakkoord is uitvoering ingegaan op verbeteringen voor wijkaanpak. In het coalitieakkoord is expliciet opgenomen dat we streven naar doorgroei van wijkaanpak, waarbij gekeken moet worden naar goede voorbeelden van andere gemeenten. In de bijlage zijn de verbeterpunten uit het coalitieakkoord opgenomen, samen met de uitgevoerde acties. Begin van 2011 heeft er een overleg plaatsgevonden tussen wijkmanagers, directie, wethouder en afdelingshoofden. Naar aanleiding van dit overleg zijn er maatregelen genomen om de afstemming en interne communicatie te verbeteren. Ondanks dat we de afgelopen jaren vele successen hebben bereikt blijven er verbeterpunten ten aanzien van wijkaanpak. De verantwoordelijke wethouder en de directie hebben de afdeling Stedelijk Sociaal Beleid de opdracht gegeven wijkaanpak te evalueren en waar nodig voorstellen voor verbeteringen te doen. Ter voorbereiding op deze notitie heeft op 21 september 2011 een strategisch beraad plaatsgevonden met als onderwerp wijkaanpak. Stand van zaken wijkaanpak Financieel Wijkaanpak wordt bekostigd vanuit de reguliere budgetten. Incidenteel worden aanvullende middelen beschikbaar gesteld voor wijkwensen die de bestedingsdoeleinden van de reguliere budgetten te boven gaan. Organisatorisch Er vindt nu tweemaal per jaar een afstemmingsoverleg plaats tussen de afdelingshoofden en de directie. Afstemming vindt plaats met Woongoed en SWM. Verder hebben de wijkmanagers structureel overleg met REA en werkt een van de wijkmanagers een dagdeel per week op de Waldammeweg. Er wordt steeds vaker gebruik gemaakt van internet. Bewonerswensen voor de wijkplannen kunnen digitaal worden aangeleverd en er kan ook digitaal gestemd worden. Verder wordt verkend wat de mogelijkheden zijn om bewoners digitaal meldingen openbare ruimte door te geven. Burgers kunnen hiermee makkelijk en snel hun problemen en ideeën over de wijk plaatsen. Successen Er zijn inmiddels ook een heleboel voorbeelden van projecten waarbij bewoners een grote rol hebben gespeeld, zoals Dorp van de Toekomst, opnieuw inrichten van de Hoven, Speelhof Hoogerzael en de 29