Handleiding voor CASH journalisering in Excel.xls CASH Memoriaal boekingen in Excel Auteur(s) G. Buurmans Date of creation 21-02-2011
Voorwoord Het Excel bestand CASH Journalisering in Excel.xls maakt het CASH inlees bestand aan in het formaat txt (tekst formaat). Er kan maar één journaalpost worden aangemaakt met CASH Journalisering in Excel.xls. Zorg ervoor dat u altijd één leeg (ongebruikt) bestand van CASH Journalisering in Excel.xls houdt in verband met beschadiging. Voordat u aan de slag gaat met Journalisering in Excel.xls, test het met de demo administratie. journalisering in Excel 2 van 14 25-2-2011
Inhoudsopgave 1 Inleiding... 4 2 Beveiligingen afzetten in Excel... 5 3 Beveiligingen afzetten vanaf Excel2007... 6 3 Exportbestand... 8 4 Importeren in CASH... 9 5 Import ASCII-bestand (CASH formaat)... 10 6 Extra werkbladen toevoegen... 14 journalisering in Excel 3 van 14 25-2-2011
1 Inleiding Met dit product kunt u uw financiële opstellingen die in Excel vaak gebeuren direct importeren in het administratieve pakket. Voordelen zijn: - Sneller opstellen van journaalposten mogelijk. - Betere documentatie (boekingsverslagen). - Niet meer overbodig overtypen van de journaalposten. - Fout verslagen bij verkeerde invoer. - Tijdswinst. - Het is mogelijk op een uitgebreid detailniveau boekingen te importeren. Deze voordelen kunnen leiden tot: - Betere administratie (detail). - Tijdsbesparing. Daarnaast bestaat de mogelijkheid tot maatwerk voor journaalposten. Mogelijkheden hiervoor zijn bijvoorbeeld: - Kasstaten. - Declaratie. - Eindafrekeningen, bijvoorbeeld jaarlijkse servicekosten. Daarnaast zijn wij gespecialiseerd in maatwerk voor, enkele voorbeelden van onze diensten en producten zijn: - Kasstaat. - Declaratie. - Conversies van andere administraties naar. - Importeren van relaties en orders vanuit Databecker Webwinkel. Kijk voor meer toepassingen op www.excelcontroller.nl journalisering in Excel 4 van 14 25-2-2011
2 Beveiligingen afzetten in Excel Voordat u begint met ons werkboek, dient u eerst het beveiligingsniveau van Excel voor VBA Macro s op een laag niveau te zetten. Gebeurt dit niet dan krijgt u foutmeldingen en waarschuwingen. De VBA Macro s zullen niet werken, echter zal dit niet leiden tot nadelige gevolgen. Virussen kunnen niet voorkomen worden ook al heeft u deze beveiliging op één hoog niveau staan. Stappen: 1- Open Excel. 2- Zorg ervoor dat er géén werkbladen openstaan. 3- Ga naar het menu EXTRA MACRO Beveiliging. 4- Vervolgens krijg je de keuze uit Hoog/Gemiddeld/Laag. Kies hier voor Laag. journalisering in Excel 5 van 14 25-2-2011
5- Sluit Excel helemaal af. Als Excel weer opnieuw wordt opgestart zult u vervolgens géén meldingen meer krijgen. 3 Beveiligingen afzetten vanaf Excel2007 Aanpassen beveiligingsniveau VBA Macro's in Excel 2007. Klik op de Microsoft Officeknop en vervolgens op Opties voor Excel. Stap 1. Start Excel op en ga naar de Office knop en kies opties voor Excel. journalisering in Excel 6 van 14 25-2-2011
Stap 2. Kies in Opties in Excel:"Vertrouwenscentrum" Kies: "Instellingen voor vertrouwenscentrum". Stap 3. Vervolgens: "Instellingen voor macro's: Alle macro's inschakelen. Toegang tot het objectmodel van het VBA-project vertrouwen. Kies hier voor Laag of Gemiddeld. Bij gemiddeld krijgt u telkens weer, als u een excelbestand opent, de vraag of u de macro's wilt activeren. journalisering in Excel 7 van 14 25-2-2011
3 Exportbestand De eerste keer dat u Journalisering in Excel.xls opstart krijgt u de melding dat er nog geen export bestand is aangewezen of is aangemaakt. U krijgt dan het onderstaande scherm met de mogelijkheid één vast bestand te maken waar uw exportbestand standaard komt te staan. Dit bestand (*.txt) wordt later ingelezen in CASH. Voortaan wordt het exportbestand voor CASH klaargezet in de folder E:\Desktop\ in het bestand exportmemo.txt. Actie Knoppen 1- Bestand U krijgt een formulier waar u het export bestand wilt opslaan. 2- Exporteren Exporteren en conversie van de journaalregels naar het -formaat. 3- Opmaak Over alle regels welke in de kolom [201_Grootboek] zijn ingevuld wordt standaard opmaak aangebracht. 4- Regel verwijderen De huidige regel wordt verwijderd in het gebied van journaalregels. journalisering in Excel 8 van 14 25-2-2011
5- Regel toevoegen In het gebied journaalregels wordt op de actieve regel één regel toegevoegd. Kopregels 301 Boekperiode Periode waarin wordt geïmporteerd. 302 Boekdatum Boekstukdatum, opmaak JJMMDD 31-12-03 = 031231. 901 Dagboekcode 6 karakters dagboekcode. 303 Boekstuknr Unieke boekstuknummer. Kopregels 201 Grootboek Mutatie rekening. 911 Kostenplts Mutatie kostenplaats. 101 Relatienr Mutatie relatie. 309 Factuurnr Mutatie bedrag, Debet = positief en Credit = negatief. 306 Omschrijving Vrije toelichting 307 Bedrag Mutatie bedrag, Debet = positief en Credit = negatief. 305 Aantal Mutatie aantal, Debet = positief en Credit = negatief. 701 Subadm. Subadministratie groep 711 Kenmerk Kenmerk van de subadministratie 310 Boekperiode Afwijkende periode waarin wordt geïmporteerd 4 Importeren in CASH Als de boeking gereed is, dient deze door de knop Exporteren, geëxporteerd te worden naar de aangegeven locatie die met de knop Bestand ingesteld kan worden. Als het bestand succesvol geëxporteerd is, verschijnt de volgende melding, met daarin de naam en het totaal aantal regels waar het bestand is opgeslagen. journalisering in Excel 9 van 14 25-2-2011
5 Import ASCII-bestand (CASH formaat) Deze handleiding is overgenomen uit de CASH helphandleiding DOEL Deze functie laat een bestand met externe gegevens in het CASH formaat inlezen en verwerken. ACHTERGROND CASH kan op een flexibele wijze allerlei door andere pakketten vervaardigde gegevens lezen en verwerken. Gekozen is voor een systeem waarbij elk CASH-bestand kan worden onderhouden door middel van het lezen en verwerken van een extern bestand. Dat houdt in dat de gebruiker in principe op twee manieren de gegevens kan verzorgen: handmatig invoeren via CASH of aanbieden in de vorm van een extern bestand. De structuur van het externe bestand moet aan bepaalde definities voldoen. In hoofdstuk Import uit deel Overig (E) wordt aangegeven hoe dit bestand eruit moet zien. ATTENTIEPUNT 1 Worden fouten geconstateerd, dan wordt een bestand geproduceerd waarvan de naam gelijk is aan de naam van het te importeren bestand met als extensie 'err'. 2 In het bestand zijn de regels aanwezig die niet zijn verwerkt. Tevens wordt aangegeven welke fouten zijn geconstateerd. 3 Indien een boekregel geen boekdatum bevat, wordt de systeemdatum ingevuld. 4 Indien een boekregel geen boekperiode bevat, wordt deze berekend uit de boekdatum. 5 Alle boekregels binnen hetzelfde stuknummer krijgen altijd de boekperiode en boekdatum van de eerste regel. 6 Een niet sluitend boekstuk wordt automatisch tegengeboekt op de tegenrekening van het dagboek of indien deze niet aanwezig is, op de grootboekrekening Uitzoeken. 7 Het is niet toegestaan om boekregels aan een bestaand boekstuk toe te voegen. Deze boekingen worden geweigerd en vermeld in het bestand met extensie 'err'. 8 In een dagboek met een vaste valutacode worden alleen boekregels ingelezen die dezelfde valutacode hebben. Andere valutacodes worden geweigerd. 9 In een dagboek zonder vaste valutacode mogen boekstukken worden ingelezen die een afwijkende valutacode hebben, behalve als het een dagboek van het soort Kas, Bank en Giro betreft. 10 In een dagboek zonder vaste valutacode worden alle boekregels geacht dezelfde valutacode te hebben. Boekregels met afwijkende valutacodes krijgen de waarde van de eerste boekregel. 11 De koers van het boekstuk wordt bepaald op basis van de bij de valutacode gedefinieerde koers. 12 LET OP: Indien een vreemde-valuta boekstuk wordt ingelezen dienen de bedragen in deze valuta te zijn gesteld! journalisering in Excel 10 van 14 25-2-2011
13 Voor het inlezen van ASCII-bestanden via de commando-regel geldt: -y2 geeft datumconversie '2' aan en -neur geeft aan dat valutaconversie naar 'EUR' dient plaats te vinden. Voorbeelden met import.asc: cash -fdemocash -y2 -aimport.asc cash -fdemocash -neur -aimport.asc cash -fdemocash -y2 -EUR -aimport.asc UITVOERING Op de normale wijze is de hier genoemde rubriek in te voeren en te wijzigen. Daarna worden één voor één de regels uit het externe bestand verwerkt. Worden geen fouten geconstateerd, dan kan aan het einde van de sessie worden aangegeven of het bestand door CASH kan worden verwijderd. Worden wel fouten geconstateerd, dan worden de foutieve regels samen met een foutaanduiding in een apart bestand opgeslagen. Bestandsnaam (naam aanwezig bestand) De naam van het externe bestand. Desgewenst zijn de aanduiding van de disk en de directory op te geven. Datumconversie (1,2) Bij de import van gegevens wordt standaard de datumnotatie 'JJMMDD' gehanteerd, bijvoorbeeld 981231 voor 31 december 1998. Vanwege het feit dat een datum in omgekeerde volgorde: 311298, op basis van het jaartal op eenvoudige wijze is te herkennen, worden datumvelden die in dit formaat worden aangeboden automatisch geconverteerd. Na het jaar 2000 was deze conversie niet meer mogelijk, immers 010203 kan 1 februari 2003 betekenen of 3 februari 2001. Daarom werd het na het jaar 2000 noodzakelijk aan te geven welke datumnotatie in de importbestanden wordt gehanteerd. Geldige waarden zijn: 1 JJMMDD (dus geen conversie) 2 DDMMJJ (bijvoorbeeld 311203) Altijd instelling 1 nemen! Valutacode (geldige waarde) Bij de import van financiële mutaties kan de valutasoort van de mutaties afwijken van de valutasoort waarin de administratie wordt gevoerd. In dit geval is het dan noodzakelijk dat de valutacode van de valutasoort wordt aangegeven. Op basis van de bijbehorende koers worden de bedragen automatisch omgerekend. journalisering in Excel 11 van 14 25-2-2011
Het inlezen van de journaalposten.txt gaat als volgt: 1. Start CASH op. 2. Kies de menu-optie Diverse - Import/exporteren van gegevens - Import ASCII-Bestand. 3. Geef aan op welk station, in welke map en onder welke naam het import-bestand is opgeslagen. 4. Datumconversie altijd 1 (JJMMDD) Géén conversie 5. Indien nodig aanpassen Valutacode 6. Klik op OK. Belangrijk: o Nadat de regels geïmporteerd zijn kunt u ook deze nog aanpassen of zelfs verwijderen. o Het is mogelijk via het importbestand boekingen te doen die niet overeenstemmen met de inrichting in cash. Bijvoorbeeld: Boekingen op kostenplaatsniveau zonder dat de grootboekrekening met kostenplaatsen is ingericht. Boekingen met aantallen importeren zonder dat de grootboekrekeningen met aantallen zijn aangemaakt. o Tevens is het mogelijk om op geblokkeerde rekeningen te boeken. journalisering in Excel 12 van 14 25-2-2011
Eigenschappen (C,A,D,T,U,V,X,Z,N) Met deze parameters kan de werking van CASH worden beïnvloed. De ingave van één of meer letters stuurt bepaalde eigenschappen van CASH aan, of schakelt juist bepaalde kenmerkende eigenschappen uit. Geldige waarden zijn: Hou met van D T U Met deze code wordt aangegeven dat het is toegestaan om met de importfunctie van CASH boekregels te importeren in reeds bestaande boekstukken. LET OP dat de boekdatum en de valutacode overeenkomen met die van de reeds aanwezige boekregels binnen het boekstuk. Er vindt GEEN controle plaats op gelijkheid van deze gegevens. Het transitorisch boeken binnen de boekregel is niet toegestaan. De periode van de boekregel is altijd gelijk aan de periode van het boekstuk. Het transitorisch boeken binnen de boekregel is alleen toegestaan als het een VOORUIT boeking betreft. administratiegegevens punt J Belangrijk: ook rekening de instellingen uw journalisering in Excel 13 van 14 25-2-2011
6 Extra werkbladen toevoegen Door het afzetten van de beveiligingen kunt u nieuwe werkbladen toevoegen voor vrij invoer (berekeningen en opstellingen). Daarnaast kunt u ook de opmaak van de cellen aanpassen indien u dit wenst. Belangrijk Verander nooit iets aan de regels 1 t/m 8. Voorbeeld 1: Afzetten van de beveiligingen Voorbeeld 2: Aanpassen instellingen cellen journalisering in Excel 14 van 14 25-2-2011