KASSA S IN KAART Onderzoek onder leveranciers van POS-systemen ten behoeve van detaillisten in Nederland VERSLAG LEVERANCIERSBEZOEK Leverancier Telemos Software BV Gericht op Winparf pakket(configuratie) Datum bezoek 10-06-2009 Contactpersoon leverancier Onderzoeker Dialogic/GBNED Patrick van Gameren, Wilfred Jonk en Stephan Ros Marijn Plomp
2. Leverancier en pakket algemeen: - Opbouw doelgroep pakket - Onderverdeeld gebruikersbestand Totaal aantal klanten: 60 winkels Waarvan winkels in de branches: Parfumerie (drogisterij is in ontwikkeling) Waarvan in Nederland en/of het buitenland: Ongeveer 50% in Nederland en 50% in België. Winparf Europe levert ook aan Frankrijk, Italië, Duitsland en Engeland. - Meest onderscheidend pluspunt van dit pakket volgens klanten -Klantstatistieken: die klant(groep) koopt dit product -Overige functionaliteiten van de software zijn standaard: logistiek, inkoop en voorraad - Aanvullende wensen / belangrijkste beperkingen pakket volgens klanten. -Artikeldatabase is een issue: soms is deze niet bijgewerkt. De parfumeriebranche is echter vergevorderd met een elektronische catalogus. 2
3. Aanschaf van het pakket: NEE Kosten voorbeeldcase Vraag Apparatuur (voor 5 jaar) (PC, kassalade, bonprinter, barcodescanner, klantendisplay) Niet aanwezig Maar wel verwacht. 2000,00 Software (voor 5 jaar). 4800,00 Implementatie (voor 5 jaar). 680,00 Supportkosten per jaar. 495,00 Updatekosten per jaar. 1120,00 Datum kostenopgave 14 april 2009 Opgave door Telemos Software BV - Eventuele overige uitleg prijsopbouw pakket Natuurlijk zijn er in geval van grotere aantallen gestaffelde prijzen. Het gaat om Winparf én de backoffice; eigenlijk is de backoffice-applicatie het pakket en koop je er kassa s bij die daarop werken. 3
4. Demonstratie algemene POS-functionaliteiten manier van betalen Scannen van barcodes aan de kassa Aanwezig, scannen is keyboard input. opzoeken artikelen vanuit kassascherm Op artikelcode(ean, ISBN, Eigen) Gezien, op (volledige) EAN-nummer. Op model Gezien, bijvoorbeeld alleen geuren/make-up, alleen bepaalde productlijn. De indeling in Winparf is merk -> hoofdgroep -> lijn -> categorie. Op omschrijving Gezien, bijvoorbeeld Chanel. klanten Klant opzoeken op meerdere kenmerken Gezien, klantnummer (of scannen kaart), naam, postcode en huisnummer. Vastleggen klantgegevens tijdens verkoop(tijdens verkoop nieuwe klant kunnen opnemen) Gezien, via nieuwe klant. Deze krijgt automatisch een nieuw nummer en er is dan de mogelijkheid om allerlei gegevens te registreren (maar dit kan ook later). manier van betalen Betalen met creditcard Gezien, via betaalscherm betaalmethode kiezen (deze zijn vrij aan te maken). 4
Betalen met Pin Gezien, via betaalscherm betaalmethode kiezen (deze zijn vrij aan te maken). kassaverkopen Verkoop op rekening via kassa Alleen als er een klant geselecteerd is verschijnt de optie op rekening. loyaliteit Gesloten systemen(vanuit organisatie zelf) Zichtbaar, toegevoegd en afgetrokken aantal punten gaat op basis van vooropgestelde beslisregels in backoffice. klantenkaart Klantenpas vervaardigen Vooraf uitgifte Er kan gewerkt worden met voorbedrukte klantkaarten; Het nummer (of de barcode) op de klantkaart kan aan de klant worden gekoppeld. Vervolgens kan de klant met de klantpas (bijvoorbeeld door te scannen) worden geïdentificeerd bij verkoop. Identificatie o.b.v. barcode Aanwezig, mits juiste hardware plus barcode op kaart aanwezig. Identificatie o.b.v. magneetstrip Aanwezig, mits juiste hardware aanwezig is, en de kaarten zijn uitgerust met een magneetstrip (voorgeprogrammeerd). spaarpunten Spaarkaart(met spaarzegels) Aanwezig, op elke kassabon punten printen. Zegels worden eigenlijk niet meer gebruikt, maar als een klant het wil, kan dit. 5
Spaarsysteem (graag specificeren) Eigen keuze Zowel directe kortingen als spaarsysteem en zowel uitgesteld als direct. Spaarpunten bijwerken via kassa Toekennen op artikelniveau Gezien, twee, drie of vier maal zoveel punten als normaal. Kan ook voor bepaalde periode worden ingesteld (datum aangeven). Toekennen per artikelgroep Toekennen o.b.v. aankoopbedrag Anders toekennen(zo ja, Klanten merken specificeren) Ook op basis van aantal bezoeken, specifieke (combinatie van) artikelen. Korting op korting kan hierbij voorkomen worden. Verzilveren door verrekening nieuwe aankoop Gezien, via betaalmethode. Verzilveren door verstrekken tegoedbon Men kan een cheque aanmaken, maar ook een cadeaubon (als artikel) en dan betaalwijze punten. 6
Spaarsaldo/punten afdrukken op kassabon Vorige, verworven en beschikbare punten op de bon. cadeaubonnen Cadeaubonnen uitgeven Gezien, kan als artikel of cheque aanmaken. Cadeaubonnen volgen Kan op klantniveau, maar ook via voorraden en historie van het product (verkoop) en betaalwijze (inname) per periode. Validatie cadeaubonnen mogelijk(zo ja, Datum op welke wijze) Aanwezig, geldigheidsdatum opgeven bij het printen. tegoed-/waardebonnen Tegoed-/waardebonnen uitgeven Aanwezig, op dezelfde wijze als een cadeaubon. Tegoed-/waardebonnen volgen Aanwezig, op dezelfde wijze als een cadeaubon. Validatie tegoed-/waardebonnen mogelijk?(zo ja, op welke wijze) Aanwezig, op dezelfde wijze als een cadeaubon. Datum 7
cadeaukaarten (pas) Cadeaukaarten uitgeven Nee Cadeaukaarten volgen Nee Validatie cadeaukaarten mogelijk(zo ja, op welke wijze) Nee klantorders+orders Orders vastleggen Gezien, via reserveringen (klantnummer vereist!). Een voorschot is hierbij mogelijk maar kan ook verplicht gesteld worden. Klantorder direct naar inkoop besteladvies 8
ruilen en retourname Autorisatie retouren Aanwezig. Via uitgebreid rechtensysteem, waarin aangegeven kan worden voor welke functionaliteit beperkte (wachtwoord) of geen toegang is. Tegoedbon afdrukken bij retour Deels aanwezig: zelf retourbedrag opgeven, tegoedbon aanmaken en printen. Opgave reden van betalen bij retourname Gezien, er verschijnt automatische een scherm waar de reden opgegeven kan worden (breuk, allergie, etc.). Ruilen mogelijk via kassa Gezien, via tegenboeken (oude innemen, zelfde artikel nogmaals verkopen). De voorraad blijft dan gelijk. kassaverkopen Wachtstand kassa(andere klant eerst helpen) Kan alleen via andere medewerker (of met twee logins voor één medewerker, maar dat is weer niet wenselijk in verband met administratie). rapportages Effecten promotionele acties Gezien, via analyse verkoop promoperiode. 9
configuratie (rand)apparatuur Klantendisplay koppelen(zo ja, specificeren welke) Epson Aanwezig, wachtbericht en eindebericht kunnen worden opgegeven. Barcodescanner koppelen(zo ja, specificeren welke) Aanwezig, keyboard input (USB), COM-direct kan ook. alle Bonnenprinter koppelen(zo ja, specificeren welke) Aanwezig. Epson Star Barcode-/etikettenprinter Elke Windows printer koppelen(zo ja, specificeren welke) Aanwezig. Etiketten-printvel gezien. Het is mogelijk in te stellen dat de printer halverwege een (al eerder gebruikt) vel moet beginnen met afdrukken. portable data terminals (pdt) Koppeling portable data terminals Met een PDA met Windows Mobile kan via WiFi direct de database benaderd worden. Met een ( dommere ) PDT kan met de hand gescand worden en het resultaat hiervan kan vervolgens door plaatsing in een cradle worden ingeladen. configuratie (rand)apparatuur Touchscreen koppelen (zo ja, specificeren welke) Aanwezig, USB. Muis gestuurd 10
volgen artikelen op voorraad Naar artikelgroep Gezien, bijvoorbeeld alle artikelen, of alleen die waarvan de voorraad ongelijk aan nul is. Naar artikel Gezien, door het specifieke artikel te zoeken. Op de artikelkaart is de voorraad vervolgens inzichtelijk. artikelbeheer Verplichte artikelcombinatie Komt niet voor, maar wordt ontwikkeld voor de drogisterij. Verwacht voorraadgegevens Instellen van minimale/maimale bestelniveau's(instelbaar per maand i.v.m. seizoensinvloeden) Gezien, via seizoens-ijzeren voorraad (één afwijkende voorraad). Minimum voorraad Gezien, via ijzeren voorraad (inclusief besteleenheid, bijvoorbeeld als het per zes gaat worden er meteen zes besteld). Maimum voorraad Verwacht rapportages Omloopsnelheden(ABC analyses, hardlopers, langzaamlopers) Hitparade, bijvoorbeeld op basis van gemiddelde gewogen inkoopprijs alle verkopen gerangschikt naar percentage. 11
inkoop+functies Inkoopplanning/budgetten Gezien, via een te stellen jaardoel is dit per leverancier op te geven. verwerken inkooporders Orders elektronisch aanleveren aan leverancier of inkooporganisatie(aanleveren via EDI, internet of webservices) Kosten aansluiting\verwerking Gezien, via EDI, waarmee het bestand naar Telemos wordt gemaild, vanwaar het bestand wordt doorgestuurd naar de leverancier, die daarvoor per orderregel betaalt. 12
5. Demonstratie branchespecifieke POS-functionaliteiten drogisterijen Koppeling met groothandels Aanwezig, Holland Pharma artikeldatabase kan ingelezen en verwerkt worden. 13
6. Demonstratie POS-functionaliteiten m.b.t. ketendigitalisering elektronisch uitwisselen inkoopgegevens Elektronisch bestellen(inkooporders doorzetten naar systeem van leverancier, zo ja, specificeren volgens welke standaards) EAN 97 goederenontvangst Ontvangst automatisch binnenboeken(op basis van inkooporder) Gezien, kan via het systeem op basis van eerdere bestelling of met de handscanner. elektronisch uitwisselen inkoopgegevens Elektronisch artikelbestanden ontvangen(zo ja, specificeren) Parkod Parkod(.com) is een Franse firma die artikelbestanden beheert. Daar zijn (update)bestanden op te halen en vervolgens in Winparf in te lezen. elektronische uitwisseling artikelgegevens Import elektronische artikelmutaties leveranciers(zo ja, Alle artikelen via abonnement artikeldatabase specificeren welke) Gezien, via Parkod en dan datum opgeven. elektronische uitwisseling artikelgegevens Eport artikelgegevens(zo ja, specificeren) Tekst dbase Ecel - html 14
elektronische uitwisseling (kassa)verkoopgegevens Overige import/eport (Specificeren) Standaar csv, dbase, tet, overig maatwerk voorraad filialen Voorraad filialen onderling raadplegen voorraadgegevens Raadplegen voorraad centraal magazijn Gezien, als een van de filialen ( filiaal 00 ). interfiliaalverkeer Centraal artikelen/prijzen filialen onderhouden(vanuit hoofdkantoor) Gezien, via de backoffice-module zijn alle filialen te beïnvloeden. Uitwisseling gegevens via internet(zo ja, FTP - email specificeren) Gezien, alles valt te eporteren en te mailen. Er is ook een via e-mailclient optie. Uitwisseling gegevens via directe verbinding(wan) Aanwezig, communicatie tussen filialen gaat ook via internet (FTP). 15