KEOPS.Verpak&Verzend desktop Handleiding April 14th 2008 June 2008. Gerard
Inhoudsopgave Introductie...P.3 1. De Keops set Keops. Localiseer&Selecteer Keops Verpak &Verzend Keops.Track &Trace 1.2 Systeem Eisen 2. Installatie...P.5 3. Gebruik Keops.Verpak&Verzend...P.6 Instellingen...P.6 Mappen Update KP list Printer Diversen importeer pakketten van eigen bestanden...p.7 Pakket beheer en handmatig printen...p.8 Scan & Print.P.11 Dag rapportage.p.12 Sneltoetsen..P.13 4. Mogelijkheden van Keops. Verpak&Verzend...P14 2.
1. Introductie De Keops set Keops.verpak&verzend is een lichte software oplossing die gemakkelijk geintegreerd kan worden in je WMS (Warehouse Management Systeem) voor het beheer van het aanmaken van verzendlabels en vrachtbrieven, en om voormeldingen via EDI naar te verzenden. Het is onderdeel van de Kiale Easy Operations set (KEOPS) wat een set hulpmiddelen is die je helpen om het pakketbeheer makkelijk te maken en die het mogelijk maken om alle pakketten te volgen via een unieke track en trace mogelijkheid. 1.1.1. Keops.Localiseer&Selecteer Deze functie maakt het mogelijk om iedere klant individueel te linken aan het dichtsbijzijnde Punt. U kunt de mogelijkheid bieden om binnen drie klikken een punt te kiezen. Dit kan makkelijk geintegreerd worden met het Order Management Systeem en met de Keops. Verpak&Verzend software. 1.1.2. Keops.Verpak&Verzend Desktop De Keops.Verpak&Verzend software zal integreren met je WMS en maakt het mogelijk om labels te creeeren en voormeldingsbestanden te creëren voor. U kunt dit installeren op uw eigen systeem of op een computer in het warehouse. Indien u het gebruikt dient u de volgende stappen te nemen: 1. Importeer files met pakketten en klantinformatie 2. Ontvang een geupdate lijst met punten 3. Pas pakketten eventueel handmatig aan indien nodig 4. Scan en Print de labels en vrachtbrieven 5. Verzend de voormelding naar Business Customer Order Management Orders Database KEOPS.locate& select Del.Sheet Warehouse Management IT KEOPS.pack&ship Desktop 1 3 KPlist 2 4 5 ShipInst Kplist ZIPKPlist Barcode Range Barcode Ranges Customer Management KEOPS.track&trace Shipinst Processor Reporting Feedback 3.
1.1.3 Keops. Track&Trace Deze functie is handig voor de opvolging van uw pakketten, het verfiëren van digitale bewijzen van levering en het verbeteren van de klantenservice door klanten de mogelijkheid te geven om de status van hun zending te controleren. Deze functie kan eenvoudig gebruikt worden samen met Keops.Verpak&Verzend software om de functionaliteit te completeren en het serviceniveau te verhogen. 1.2. Systeem eisen De installatie van de Keops.Verpak&Verzend Desktop toepassing en database kunnen zeer snel geïnstalleerd worden door op jullie hardware. Maar om de Keops.Verpak&Verzend toepassing te gebruiken zijn er enkele basis benodigheden vereist: Het moet mogelijk zijn om een text file te genereren met basis klant en pakketinformatie uit jullie database. Er dient een internet aansluiting te zijn om data en voormeldingsdocumenten te synchroniseren Er dient een computer met Windiws XP, een USB scanner en een Zebraprinter met parallel port LPT! te zijn. Om de Keops.Verpak&Verzend.desktop goed te laten draaien raden we een computer met Windows XP, met tenminste een 1.5 GHz processoren 1 GB RAM en een Zebra LP2844Z printer met parallel port (Geen USB port wordt op dit moment ondersteund) 4.
2. Installatie Op dit moment wordt Keops.Verpak&Verzend Desktop geïnstalleerd Automatische installatie en updates zijn gepland voor latere versies. door. 5.
3. Gebruik Keops.Verpak&Verzend 3.1. Instellingen (menu F5) Het instellingen menu is alleen beschikbaar met een adminstrator login. In dit menu is het mogelijk om bestanden te administreren, om je database op te slaan, om data te synchroniseren met en om instellingen te configureren. Als je instellingen zijn aangepast, vergeet dan niet om op de knop Pas wijziging toe te drukken onderaan de pagina. Het menu bestaat uit vijf submenu s: 3.1.1. Mappen Dit menu maakt het mogelijk om geimporteerde en geexporteerde bestanden in het systeem te structureren en te clasifiseren: Importeer bestanden van DSP: Selecteer de map importeer en print handmatig het voormeldingsbestand met klant,pakket, rembours informatie etc. Deze bestanden bestaan uit verschillende lijnen waarbij elke lijn een pakket vertegenwoordigd. Automatisch Importeren: Selecteer de map importeer en print automatisch voormeldingsbestanden. Download van : Selecteer de map waar updates van s kplist.xml bestanden worden gedownload. ( Zie 3.2.Importeer data bestanden) Upload naar : Selecteer de folder waar de voormeldingsbestanden voor bewaard worden. Feedback naar DSP: Selecteer de folder waar feedback rapporten worden bewaard. Vrachtbrieven: Selecteer de folder waar leveringoverzcihten bewaard worden. (PDF bestanden) beveelt aan om deze bestanden te bewaren in C:\\Keops\data 3.1.2. Synchroniseren met Het instellingen menu maakt het mogelijk om de Punten versie die aanwezig is op het systeem te controleren en om alle gerelateerde informatie die nodig is te updaten om pakketten te printen. Deze informatie komt van het bestand kplist.xml dat alle informatie over Punten (adressen en openingsuren) en transporteurs (depot, route, beheerde KP s) bevat. De Advanced knop geeft een overzicht van elk Punt en gerelateerde informatie. De Controleer nu knop geeft de mogelijkheid om nieuwe updates te installeren en te downloaden. De Synchroniseer knop maakt een update in Keops door het importeren van de new kplist. Xml bestanden. Het is ook mogelijk om de Keops synchroniseer server te veranderen, je gebruikersnaam en wachtwoord en te testen met de synchronize knop. 6.
3.1.3. Back Up Maak een Back Up van je database met de Creëer een backup knop. Als de toepassing op een gegeven moment crashed en informatie is verloren gegaan dan is het altijd mogelijk om deze terug te krijgen door op de herstel van backup knop te drukken. Wees voorzichtig deze knop zal alle actuele data wissen en vervangen met de informatie uit het back up bestand. 3.1.4. Printer Met het printer sub menu kun je de printer controleren. De Initialiseer knop maakt het mogelijk om de printer te herkennen bij het eerste gebruik of als er problemen ontsaan. De Configuratie knop print een label met alle printer instellingen De Test label knop print een test label 3.1.5. Diversen Cuttoff to shipment day: Stel de verwachte tijd vast tussen het printen van de labels en het aanleveren van pakketten op de Hub van. Page Size: Specifieer het maximaal aantal pakketten dat zichtbaar dient te zijn op een pagina van het pakket beheer menu. Language: kies de taal van de toepassing 3.2. Importeer pakketten van bestanden Dit menu maakt het mogelijk om data bestanden* die gerelateerd zijn aan klanten, Remboursementen en pakketten te importeren door op de importeer bestand knop te drukken.als de bestanden geimporteerd worden dan kunnen er syntax fouten in zitten, of het kan voorkomen dat een voorgesteld Punt gesloten is. In zulke gevallen zal een boodschap op het scherm verschijnen met het aantal pakketten dat geen beschikbaar Punt heeft en het aantal pakketten dat niet geimporteerd is vanwege een syntax fouten. Hier een voorbeeld waar 4 pakketten geimporteerd zijn en twee pakketten met fouten. Die 2 pakketten zullen afgewezen worden. De 4 geimporteerde pakketten hebben geen beschikbaar punt toegewezen gerkegen. Elk bestand zal verschijnen als een lijn in het Keops.Verpak&Verzend importeer menu. Het is mogelijk om alle geimporteerde bestanden in te zien en te vragen naar de fouten analyse door op de knop Bekijk fouten te drukken. Het importeer fouten scherm geeft aan en laat zien wat de fouten zijn voor de betreffende pakketten. Indien nu gekozen wordt om op de opslaan fout records knop te drukken dan wordt een bestand aangemaakt met alle pakketten die verkeerde informatie bevatten. Op basis van dit bestand kunnen fouten gecorrigeerd worden en opnieuw worden geimporteerd. 7.
Er wordt ook een mogelijkheid gegeven om geimporteerde bestanden te zoeken op naam, geimporteerde datum en scanmoment van een pakket. Indien er syntax fouten zijn, dan kan het specifieke bestand geopend worden om te zien wat de details zijn van elk pakket, gegevens en eventuele fouten. 3.3 Pakketbeheer en handmatig printen (F2) Dit menu maakt het mogelijk om alle geimporteerde bestanden en handmatig gecreeerde pakketten te beheren en om handmatig labels en vrachtbrieven te printen. Elke lijn vertegenwoordigt en pakket met gerelateerde gegevens. De ieuw Pakket knop maakt het mogelijk om handmatig een nieuw pakket toe te voegen aan deze lijst. Dit in plaats van het importeren van een bestand waarbij zelf alle benodigde velden moeten worden aangemaakt om een pakket te creeeren. Met het zoek menu is het mogelijk om specifieke pakketten te zoeken op DSP, Barcode, Parcel ID, ordernummer, orderdatum, wijzingen datum, bestandsnaam, status (gecreeerd, gelabeled, verzonden en of gewist) of op scan moment. Wanneer een pakket geselecteerd wordt dan is het mogelijk om: door te dubbel klikken het pakket te zien. aanpassen (Edit)het pakket en handmatig gegevens te veranderen, bijv. Een omschrijving toe te voegen of een specifiek klanten adres. Een kopie (copy)maken (indien een pakket twee labels nodig heeft bijvoorbeeld) verwijderen (delete) een of enkele pakketten controleer kp (check) maakt het mogelijk om geselecteerde pakketten te controleren op punt en te updaten over deze informatie.deze knop is heel belangrijk als een nieuw KP list bestand geupload is in de toepassing nadat de pakketbestanden geupload zijn. Op het zelfde moment, door op de knop te drukken wordt een rapport opgeslagen met alle pakketten zonder Punt in C:\\Keops\data\feedback folder Alle pakketten die recent gewijzigd zijn worden in het blauw gemarkeerd. De laatst gewijzigd knop maakt het mogelijk om deze allemaal te selecteren. adat op de start van de dag knop gedrukt is (zie menu 3.5. Dag rapportage) kan je op de knop print barcodes drukken van de geslecteerde pakketten. In het geval dat 8.
een pakket niet alle verplichte voorwaarden voldoet om een label te creeren, zal er een foutmedling verschijnen die uitlegt welke pakketten het betreft en waarom. Voor het printen is het verplicht om de start van de dag knop te activeren. Tenslotte is het van belang om te weten dat niet alle acties uit te voeren zijn wanneer je maar wilt. Er zijn enkele veiligheidsmaatregelen die beheerd worden door Keops om eventuele problemen te voorkomen; Het inzien(view) van pakket details is altijd mogelijk Een pakket aanpassen(editen) is alleen mogelijk indien het pakket nog niet verstuurd is. Een pakket kopiëren (copy) is alleen mogelijk als een pakket nog niet verwijderd is. Het verwijderen (deleten)van een of meerdere pakketten kan alleen indien ze nog niet verzonden zijn Het printen of herprinten van een of meerdere barcodes is alleen mogelijk indien ze nog niet verzonden zijn Het punt controleren(checken) van een of meerder pakketten is alleen mogelijk als pakketten nog niet geprint zijn. Weet dat de commando s, inzien,aanpassen en kopiëren alleen beschikbaar zijn voor één geselecteerd pakket. Parcel status Imported Created Copied Labeled Shipped Deleted View Edit Copy3 Delete Print Barcodes Check KP 1 2 4 9.
1.Wanneer je een pakket dat al geprint is aanpast, dan wordt er automatische een nieuw label geprint. Dit label moet over het oude geplakt worden, of het oude label dient vernietigd te worden. 2.Wanneer een pakket verwijderd wordt, dat al geprint is, dan zal het label verwijderd moeten worden van het pakket en vernietigd worden. 3. Het kopieren van een pakket is bijna het zelfde als het aanmaken van een pakket. 4. Dit is het herprinten van het label 10.
Scan & Print 3.4. Het scan & print menu maakt het mogelijk om labels te printen zonder handmatige handelingen maar alleen door pakketten te scannen. De scan genereert automatisch een label en update het Keops Verpak&Verzend systeem. Wanneer een pakket gescand wordt zal het scherm aangeven welke gegevens op het label geprint wordt, met klanten en pakketinformatie en het gekozen Punt. Wanneer een pakket gescand (of handmatig is ingevoerd) dan kan: Een kopie (Copy) van het pakket gemaakt worden Het label herprint (reprint) In dit menu kan ik ook een navraag modus gestart worden door te drukken op Start Automatische Mode. Als deze knop geactiveerd is, is het mogelijk om direct een bestand met pakket gegevens te importeren naar de folder C:\\Keops\data\poll directory. Het volgende scherm geeft de mogelijkheid om bestanden te importeren en automatisch labels te printen in de volgorde waarin ze verschijnen of alleen het automatische importeren van bestanden. Dit kan gedaan worden voor een specifieke DSP Om de navraag modus efficient te laten verlopen, zijn er drie voorwaarden waaraan voldaan dient te zijn; Alle syntax gegevens moet correct zijn (geen fouten) Alle pakketten dienen gelinked te zijn aan een open Punt De start van de dag knop moet geactiveerd zijn 11.
3.5. Dagrapportage (Day events) F4 Het dagrapportage menu maakt het mogelijk om de dag te verdelen in verschillende batches. Dit kan interessant zijn voor rapportage bestanden en facturering bijvoorbeeld. Met deze optie kan je veel beter de activiteiten volgen en structureren. Geen pakket wordt gelabeled als er geen start van de dag is vastgelegd. Elke gebeurtenis tussen start van dag en eind van dag wordt gemerkt met een tijdwaarneming. Op deze pagina is een samenvatting van alle gebeurtenissen terug te vinden, en je kunt ze zoeken met de zoekfunctie in de taakbalk. Als een gebeurtenis is geselecteerd dan kun je alle gerelateerde pakketten die daar betrekking op hebben terugvinden in het onderliggende scherm. Wanneer er op de start van dag gedrukt is, worden automatische de volgende zaken gestart: 1. Synchroniseren 2. Installatie van updates van 3. De mogelijkheid om labels te printen wordt geactiveerd Wanneer op de eind van dag gedrukt is, worden automatisch de volgende zaken geactiveerd: 1. De mogelijk om labels te printen wordt gedeactiveerd 2. Er wordt een voormeldingsdocument voor gegenereerd, dat wordt opgeslagen in C: \Keops\data\out folder en klaar is voor verzending. 3. Synchroniseren van gegevens met 4. Er wordt een ASCII rapport gegenereerd met alle informatie van gelabelde pakketten. Dit zal bewaard worden C: \Keops\data\feedback folder 5. Er wordt een no KP rapport gegenereerd dat pakketten weergeeft die niet geprint konden worden omdat er geen open Punt geselecteerd is in die periode. Dit zal bewaard worden op C: \Keops\data\feedback folder. 6. Een vrachtbrief zal gemaakt worden met een samenvatting van alle gelabelde pakketten. Dit zal bewaard worden in C: \Keops\data\report map als een PDF bestand. Indien nodig is het ook mogelijk om elke stap apart te achterhalen door op de volgende knoppen te drukken.: De synchroniseer knop maakt het mogelijk om met te synchroniseren. Alle informatie wordt verzonden uit de folder C: \Keops\data\out bestand shipinst bestand naar en update zullen verzonden worden in de map C: \Keops\data\in De genereer ship. inst knop om de voormeldinginstructies voor te regenereren De rapporten voor partner knop om het feedback bestand en het o Kp rapport te regeneren De vrachtbrief knop om een voorbeeld van de vrachtbrief te zien en de mogelijkheid geven om deze nogmaals te bewaren of te printen. 12.
Sneltoetsen Met de Keops toepassing kan gebruik gemaakt worden van sneltoetsen om het snel en eenvoudig te houden. F1 = show menu importeren F2 = show menu pakket F3 = show menu scanner F4 = show dag rapportage menu F5 = importeer een bestand F6 = show menu instellingen F7 = open copy parcel veld voor het pakket dat zichtbaar is in het scanner menu F8 = herprint het label voor het pakket zichtbaar in het scanner menu F9 = open de start van de dag veld F10 = open het eind van de dag veld F11 = put input focus on the scan key (in de rechterbovenhoek van de toepassing) F12 = open import file errors veld voor het huidig geselecteerde bestand in het import menu 13.
4. Mogelijkheden van Keops Verpak&Verzend: Printen van vrachtbrieven en labels Importeren van meerdere bestanden (apart of als een bestand) met klant en pakket informatie Automatische opsporing van fouten in geïmporteerde bestanden Zoek menu via bestand of pakket Handmatig pakket beheer (creëren, aanpassen, en printen) Scan en Printmogelijkheid Automatische modus (automatische importen van bestanden en printen van pakketten of automatisch importeren alleen) Dag rapportage beheer ( de mogelijkheid om de dag te verdelen in meerdere periodes) Backup systeem In de nabije toekomst; automatische installatie en update mogelijkheden voor meerdere DSP s. In Spaans, Duits en Russische versies. 14.