Griffie werkplan 2012 De griffie is de directe ondersteuning en adviseur van de gemeenteraad: ze ondersteunt en adviseert de gemeenteraad en de raadscommissies bij de uitvoering in haar functie als volksvertegenwoordiger, als kaderstellend en controlerend bestuursorgaan en stimuleert de duale werkwijze van de gemeenteraad. De griffie vormt de schakel tussen de gemeenteraad enerzijds en het college, de gemeentesecretaris en de ambtenaren anderzijds. De griffie levert een bijdrage aan de transparantie van de gemeenteraad, het besluitvormingsproces en de betrokkenheid van burgers bij de politiek. De griffie werkt vanuit een onafhankelijke positie, met een proactieve en professionele houding. De raadsgriffie, 23 februari 2012 Afdeling: Griffie Registratienr.: 2011i01801 1
Inleiding De griffie van de Leiderdorpse gemeenteraad biedt u hierbij het Griffie werkplan 2012 aan. Het laatste kwartaal van het jaar 2011 was druk en bewogen: de behandeling van de begroting 2012-2015 en de bezuinigingen, het afscheid van burgemeester Zonnevylle, de procedure rondom de benoeming van een nieuwe burgemeester, de verhuizing naar het nieuwe gemeentehuis en de samenwerking binnen het Servicepunt71. Ook in 2012 staan weer veel belangrijke dingen te gebeuren en moet de raad keuzes maken en besluiten nemen. Wij ondersteunen u hierbij door het uitvoeren van de kerntaken van de griffie, maar ook aan de hand van specifieke vragen, wensen en ideeën. Kerntaken griffie: secretariaat van de gemeenteraad en de raadscommissies (logistiek en adviserend); informatievoorziening aan de gemeenteraad via het raadsinformatiesysteem; regisseren van informatie, advies en bijstand aan de gemeenteraad en raadscommissies; adviseren en ondersteunen bij initiatieven, interpellaties en onderzoek; fungeren als sparringpartner voorbereiden, bewaken en monitoren van besluitvorming; communicatie/contacten met de bevolking, werkbezoeken, hoorzittingen etc.; middelenbeheer gemeenteraad en griffie. In dit werkplan komen aan de orde: 1. Vergaderstelsel 2. Presentatieavonden 3. Werkgroepen 4. Presidium 5. Agendacommissie 6. Werkgeverscommissie 7. Procedures 8. Raadinformatiesysteem, Communicatie & ICT 9. Planning & Control 10. Training & opleiding (burger)raadsleden 11. Begroting griffie 2
1. Vergaderstelsel De werkgroep bestuurlijke vernieuwing heeft in 2011 een andere vergaderstructuur onderzocht. Een inventarisatie maakte duidelijk dat er in de raad onvoldoende draagvlak was om te experimenteren met een andere manier van vergaderen. De werkgroep heeft geconcludeerd dat Leiderdorp kennelijk nog niet toe is aan een andere manier van werken en vergaderen. Voor 2012 zijn er dan ook geen plannen om het vergaderstelsel te veranderen. Het vergaderschema voor 2012 is door het presidium vastgesteld. * Optimalisering van het huidige systeem 2. Presentatieavonden De presentatieavonden maken steeds meer onderdeel uit van de chronologische gang naar de uiteindelijke besluitvorming door de gemeenteraad. Deze avonden zijn in de regel openbaar en hebben tot doel (achtergrond)informatie te geven over een onderwerp dat de week erna in de raadscommissie aan de orde komt. Maar ook instellingen en verenigingen melden zich aan om een presentatie te verzorgen voor (burger)raadsleden over actuele ontwikkelingen. In 2011 hebben we twee keer een parallelle sessie georganiseerd i.v.m. het aantal aangemelde onderwerpen. Het aantal aanwezige (burger)raadsleden en overige belangstellenden vertoont een stijgende lijn. De griffie(r) levert het secretariaat en ondersteuning voor de presentatieavonden. * De presentatieavonden zo blijven inrichten dat deze tijdig extra informatie kunnen bieden voor elke commissieronde; * per presentatie 45 minuten reserveren (20 minuten presentatie, 20 minuten gelegenheid voor vragen en/of discussie); * Indien er voor een avond meer dan twee aanmeldingen zijn de mogelijkheid bekijken voor parallelle presentaties, rekening houdend met de onderwerpen (Bestuur & Maatschappij, Ruimte, Regio). 3. Werkgroepen Algemeen: het presidium stelt een werkgroep in, keurt het plan van aanpak goed en ontvangt informatie over de voortgang. Een werkgroep dient ter voorbereiding van een onderwerp voor de commissie. Een werkgroep komt in beslotenheid bij elkaar. Het is niet de bedoeling de discussie in de werkgroep in zijn geheel over te doen in de commissie. Het is daarom van groot belang dat werkgroepleden in hun fractie goed communiceren over wat er besproken is. Het is aan de voorzitter van een werkgroep om bij het begin van de behandeling van een punt in de commissie aan te geven waar de werkgroepleden het over eens zijn en waarover niet. Over dat laatste kan dan de discussie gaan. De werkgroep dient zelf af te spreken hoe en wat er in de commissie komt. Het aantal actieve werkgroepen is in 2011 afgenomen. Hierbij spelen transparantie, en het voorkomen van het overdoen van discussies een belangrijke rol. De griffie(r) levert het secretariaat en ondersteuning voor de werkgroepen. * Het aantal actieve werkgroepen indien mogelijk verder terugbrengen; 3
* Verbeteren terugkoppeling/communicatie van werkgroepleden in hun fractie over wat er besproken is. 4. Presidium Het presidium komt in de regel een week voor de raadsvergadering bijeen en indien gewenst vaker. Het presidium is het dagelijks bestuur van de raad. Tot haar taken behoren de financiën van de raad, de raadsplanning (lange termijn planning), contacten met de rekenkamer, huishoudelijke en procedurele zaken. De griffie(r) levert het secretariaat en ondersteuning voor het presidium. * optimaliseren raadsplanning; * Optimalisering van het huidige vergadersysteem. 5. Agendacommissie De agendacommissie stelt de agenda s van de raad, raadcommissies en presentatieavonden op. De griffie(r) levert het secretariaat en ondersteuning voor de agendacommissie. *Optimalisering van het huidige vergadersysteem door het vaststellen van evenwichtige agenda s; * Met ingang van januari 2012 is de gemeentesecretaris aanwezig bij de bijeenkomsten van de agendacommissie. Hij kan dan direct toelichting geven op de stukken en wensen van de agendacommissie onmiddellijk in de organisatie uitzetten. 6. Werkgeverscommissie Omdat het voor de raad als geheel niet mogelijk is de dagelijkse werkgeverstaken uit te voeren heeft de raad op 14 maart 2011 en werkgeverscommissie ingesteld die deze taken uitvoert. Het vaststellen van de samenstelling, taken en bevoegdheden van de werkgeverscommissie is vastgelegd in de Verordening Werkgeverscommissie ex artikel 83 Gemeentewet. Deze verordening is gebaseerd op de modelverordening zoals opgesteld door de landelijke werkgroep rechtspositionering. De griffie(r) levert het secretariaat en ondersteuning voor de werkgeverscommissie. *De werkgeverscommissie komt conform de Verordening twee keer per jaar bijeen en zoveel vaker als een van de leden of de griffier daaraan behoefte heeft. De commissie vervult de werkgeversrol namens de raad en heeft in die zin contact met de griffier over de hoofdlijnen van het personeelsbeleid op de griffie. Ook dient de commissie als sparringpartner voor de griffier in haar contacten met raad/college/burgemeester/secretaris. Als dat nodig is kan de griffier een beroep doen op de werkgeverscommissie om hier te interveniëren of contacten te verbeteren. 4
7. Procedures Vacaturevervulling burgemeester De werving en selectie van de nieuwe burgemeester was, in de tweede helft van 2011, de taak van de Vertrouwenscommissie, met de griffier als secretaris. De selectieprocedure heeft een behoorlijk beslag gelegd op de tijdsbesteding van de griffier in 2011. * installatieraad 14 januari; * Inwerken nieuwe burgemeester op gebied van voorzitterschap raad. Reglementen & Verordeningen De reglementen van orde en verordeningen die betrekking hebben op de (burger)raadsleden zijn in de afgelopen jaren deels geactualiseerd. Ontwikkelingen en nieuwe inzichten vragen eigenlijk een jaarlijkse doorlichting van deze reglementen en verordeningen. * In het eerste kwartaal van 2012 actualiseert de griffie de reglementen van orde van de raad en de raadscommissie en de instructie van de griffier. Voorzien van een oplegnotitie gaan ze dan naar het presidium en vervolgens voor besluitvorming naar de raad; *In het tweede en derde kwartaal bekijkt de griffie overige reglementen en verordeningen van de raad op nut en noodzaak van actualisatie. 8. Raadinformatiesysteem, communicatie & ICT De Leiderdorpse raad is volledig digitaal! Via de website www.raadleiderdorp.nl (raadsinformatiesysteem) ontvangen de (burger)raadsleden de agenda s en vergaderstukken voor alle vergaderingen en bijeenkomsten. De inkomende post, uitnodigingen, nieuwsbrieven etc. verwerkt de griffie ook via het raadsinformatiesysteem. En tot slot loopt ook het e-mailverkeer met de (burger)raadsleden via deze website door middel van de webmail. Het beheer van de website ligt bij de griffie Voor minder digitaal ingestelde raadsleden blijven alle stukken voor de commissie- en raadsvergaderingen op papier beschikbaar in de leeskamer. Verslaglegging in beeld en geluid van de commissie- en raadsvergaderingen vindt sinds 1 januari 2012 ook plaats via deze website. De camerabeelden en het geluid worden live gestreamd en tijdens de vergadering per agendapunt geknipt door de griffie. Door de archieffunctie zijn de vergaderingen terug te kijken en luisteren. Het raadsinformatiesysteem is in het gemeentehuis overal te benaderen via het wifi-netwerk. In 2012 gaat de griffie verder met het ontwikkelen en uitbreiden van de nieuwe verslaglegging tijdens de commissie- en raadsvergaderingen. Ook de functionaliteit digitaal stemmen komt aan de orde. * De griffie beheert het raadsinformatiesysteem en is verantwoordelijk voor het vullen van het systeem, hierbij zijn actualiteit en toegankelijkheid de voornaamste trefwoorden; * Implementatie van nieuwe versie van het raadsinformatiesysteem, waardoor de zoekfunctie aanzienlijk zal verbeteren; * Optimaliseren van de beeld- en geluidsregistratie van de commissie- en raadsvergaderingen; 5
* In beeld brengen van moties en amendementen tijdens de raadsvergaderingen; * Digitaal stemmen en in beeld brengen uitslag. 9. Planning & Control Raadsplanning Op de agenda van het presidium is de raadsplanning een vast agendapunt. De raadsplanning geeft inzage in de planning, afwijkingen, toevoegingen en realisatie van onderwerpen die voor besluitvorming naar de raad komen. De ambtelijke organisatie stelt de raadsplanning op en levert deze via de gemeentesecretaris aan. (burger)raadsleden hebben de mogelijkheid zelf onderwerpen te agenderen. Daartoe dienen zij een verzoek voorzien van motivering voor te leggen aan de agendacommissie of het presidium. Verbeteren van de actualiteit van de raadsplanning door frequent overleg hierover tussen griffier en gemeentesecretaris. Bestuursrapportage De Bestuursrapportage heeft als doel de raad te informeren over de voortgang van de in de begroting genoemde doelen, activiteiten en middelen. In 2011 is de ze rapportage in een nieuwe vorm aangeboden, waarmee een slag gemaakt is in de vorm, insteek en presentatie. * Bestuursrapportage(s) standaard agenderen voor bespreking in de commissie Bestuur & Maatschappij. Jaarrekening, Kadernota, Zomernota en Begroting Aan de hand van bovengenoemde documenten geeft de raad invulling aan zijn kaderstellende en controlerende rol. In het vergaderschema van de raad is opgenomen wanneer deze onderwerpen aan de orde komen in commissie en raad, rekening houdend met wettelijke termijnen (begroting en jaarrekening). Jaarrekening De jaarrekening is een verplicht onderdeel van het Besluit Begroting & Verantwoording. De vastgestelde jaarrekening moet uiterlijk 15 juli bij de Provincie zijn. Kadernota Bij de behandeling van de financiële kadernota vraagt het college aan de gemeenteraad om kaders aan te geven de komende begroting. De Kadernota is in 2011als volgt behandeld: schriftelijk indienen technische vragen, inspraak en aansluitend besloten behandeling technische vragen, behandeling raad. Zomernota In de planning en controlcyclus is opgenomen dat na 6 maanden wordt gerapporteerd over de voortgang van de begroting in de zgn. zomernota. De zomernota gaat in op de voortgang van de realisatie van de beleidsprogramma s, rapporteert met name over afwijkingen en geeft inzicht in de financiële stand van zaken. Begroting Ten aanzien van de begroting is in 2011een nieuwe begrotingsopzet gerealiseerd. Doelen, activiteiten en middelen zijn gekoppeld met als doel een transparante en goed leesbare 6
begroting. Voorafgaand aan de begrotingsbehandeling zijn technische vragen gesteld (schriftelijk) en is een begrotingsmarkt georganiseerd waarbij beleidsambtenaren aanwezig zijn om vragen van (burger)raadsleden te beantwoorden. De begroting moet voor 15 november bij de Provincie zijn. * via werkgroep Financiën en presidium de bespreking van de documenten uit de p&ccyclus zodanig inrichten dat de raad maximaal invulling geeft aan zijn kaderstellende en controlerende rol. In 2012 wordt een begin gemaakt met interactief begroten. 10. Training & opleiding (burger)raadsleden In 2011 was er vanuit de raad geen behoefte aan gezamenlijke training & opleiding. * Mogelijk quick scan lokaal bestuur om van daaruit verdere opleidingsbehoefte te peilen (bijlage); * Training kaderstelling; * Informele raadsactiviteiten (zomer- en eindejaarsbijeenkomst). 11. Begroting griffie De griffie bestaat uit drie personen, te weten: Tineke Zantingh, griffier (36 uur), Esther Abma-Mom plv. griffier (28 uur) en Lilian van der Meer,managementassistente (16 uur). De werkzaamheden binnen de griffie zijn onderling op hoofdlijnen verdeeld, maar afhankelijk van prioriteiten, pieken, dalen, afwezigheid en vakanties kunnen de griffier en plv. griffier elkaars taken overnemen. Ook kan het nodig zijn dat de (plv) griffier uitvoerend werk doet dat niet kan blijven liggen totdat de managementassistente weer aanwezig is. Verdeling werkzaamheden in grote lijnen: Griffier: Raad, Raadscommissie Ruimte, Presidium, Agendacommissie, Werkgroepen, Driehoeksoverleg burgemeester-griffier-secretaris, Regionaal griffiersoverleg (griffierskring), Lid van de Vereniging van griffiers en overige externe contacten op vakgebied. Plv. griffie: Raadscommissie Bestuur en Maatschappij, Raadscommissie Regio, Agendacommissie, Werkgroepen, Administratie en logistiek raad, Raadsinformatiesysteem ontwikkeling. Managementassistente: Administratie en logistiek raad en commissies, Raadsinformatiesysteem beheer, Rekenkamer. Sinds 1 juli 2011 is het aantal uren van de managementassistente verminderd van 20 naar 16 uur. Het lukt tot nu toe die uren op te vangen binnen de griffie, maar de vermindering is wel voelbaar. Zeker nu de nieuwe apparatuur in de raadzaal (tijdelijk?) extra inzet van de griffie verlangt. Begroting Begroting De totale uitgaven van de griffie bedroegen in 2011 624.765,11. Een bedrag van 329.976,00 komt ten laste van de raad. Dit bedrag bestaat voor het grootste deel uit posten die betrekking hebben op vergoedingen van de raadsleden en burgerraadsleden. De griffie-, accountant-, kantoor-, notuleer- en licentiekosten bedroegen 251.532,00. De uitgaven ten behoeve van de rekenkamer bedroegen 43.256,11. 7
Voor 2012 beslaat de totale begroting van de griffie 677.474,00. Het verschil tussen werkelijk 2011 en begroot 2012 vloeit voort uit de laatste begrotingswijziging 2011, waardoor geld is vrijgevallen. Voor 2012 is de afgesproken bezuiniging (met name personele kosten) doorgevoerd. De fracties ontvangen jaarlijks een fractievergoeding. De verantwoording over het voorgaande jaar leveren ze uiterlijk 31 januari aan bij de griffie. De kascommissie bekijkt de verantwoordingen en stelt een verslag op. Na agendering in het presidium neemt de raad een besluit. Meer specifieke doelen griffie 2012 * klanttevredenheidsonderzoek onder (burger)raadsleden, college en organisatie; * Bereikbaarheid c.q. vindbaarheid waarborgen in relatie tot het nieuwe werken; * informele activiteit griffie voor zomer 2012. 8