Infosessie Externe audit voor de lokale besturen Vrijdag 13/12/2013 samen groeien samen oogsten samen proeven
Inhoud 1. Historiek 2. Ratio 3. Interne controle 4. Types van audit 5. Drieledig doel 6. Organisatie van de audit 7. Leidraad voor organisatiebeheersing 8. Hoe hierop voorbereiden 9. Hoe kan CIPAL u hierin ondersteunen
1. Historiek Voorbereidingen Gemeentedecreet (2000): interne audit Gemeente- en Provinciedecreet (2005), OCMW- Decreet (2008): nog op te richten externe auditcommissie Auditdecreet: 26/06/2013: evaluatie van het systeem van interne controle
2. Ratio Streven naar effectief en efficiënt bestuur Van detailsturing en controles naar sturing en controle op hoofdlijnen: Invoering beleids- en beheerscyclus met uniform kader voor: Planning (budget) Registratie (boekhouding) Rapportering (jaarrekening) Planlastvermindering en vermindering van sectorale controles Invoering externe audit
3. Interne controle Definitie interne controle De gemeenten staan in voor de interne controle van hun activiteiten. Interne controle is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over: 1 het bereiken van de doelstellingen; 2 het naleven van wetgeving en procedures; 3 de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie; 4 het efficiënt en economisch gebruik van middelen; 5 de bescherming van activa; 6 het voorkomen van fraude (art. 99 GD, art. 95 PD, art. 98 OD) Verantwoordelijke De secretaris is in overleg met het managementteam - belast met de werking en de organisatie van het interne controlesysteem. Hij rapporteert daarover jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen en de raad. De raad keurt het algemene kader van het systeem van interne controle goed. (art 100-101 GD, art. 96-97 PD, art. 99-100 OD)
3. Interne controle Afleiding van to control Niet controleren/inspecteren maar beheersen van de organisatie Beheersen: de nodige sturing geven en in de hand hebben van de organisatie Focus externe audit ligt op evaluatie interne controlesysteem Evaluatie op proces- en managementniveau Geen controle op functioneren van politiek of evaluatie van het gevoerde beleid Geen financiële kwestie maar audit over diverse organisatie-aspecten Doel is versterking van de eigen interne organisatie van de lokale besturen
4. Types van audit Twee types van audit: Globale organisatie-audits Thema-audits: Audit van management- en ondersteunende processen van de organisatie Zeer brede audit over verschillende aspecten: processen, monitoring, HR, ICT, financieel, facilitair, organisatiecultuur, Graven minder diep Gaan dieper in op één thema B.v. de organisatie van de dienstverlening binnen de sportsector B.v. audit rondom informatieveiligheid Doel is beide soorten audits bij enkele pilootbesturen uit te testen. Evaluatie voorzien eind 2014 Na deze evaluatie zal de toekomstige strategie en de frequentie van de audits worden vastgelegd Speciale categorie: forensische audits Onderzoek van fraudeaangelegenheden in een bepaalde organisatie Aanzet: melding of aanwijzing bij audit of toezicht Hiervoor zal nog een taakafbakening gebeuren met andere actoren (b.v. toezicht)
5. Drieledig doel van de audit 1. Ondersteunende functie Opmaak van rapport per audit Sterke punten Aanbevelingen om de werking van de organisatie te verbeteren Bijkomend: benchmarkoefeningen, studiedagen met goede praktijken, publicaties, enz. 2. Zekerheidsverstrekkende functie Rapportering aan Raad, uitvoerend orgaan en management Sterkere opvolging van het ICS binnen de interne organisatie Versterking van de lokale democratie Meer zekerheid over de rapporten die de lokale besturen opmaken binnen de BBC 3. Signaalfunctie Signaal rond problemen van structurele aard bij diverse besturen Instrument in de verdere professionalisering van de lokale besturen
6. Organisatie Audituniversum Lokaal niveau: gemeenten, OCMW s, Provincies, AGB s, APB s, OCMW-verenigingen (externe audit) Vlaams niveau: departementen, IVA s en EVA s Vlaamse overheid, (interne audit) Uitvoering door Audit Vlaanderen Nieuwe IVA (beleidsdomein Diensten Algemeen Regeringsbeleid) Opgericht op 18/10/2013 Integratie van Interne Audit Vlaamse Administratie (IAVA) Twee onafhankelijke auditcomités: Auditcomité van de lokale besturen Auditcomité van de Vlaamse Administratie Financiering 50% door lokale besturen door afhouding van Gemeente- en Provinciefonds 50% door de Vlaamse overheid Opstart Einde 2013 bij enkele pilootbesturen (proefproject) Uitbouw van de volledige organisatie tegen 2016
7. Leidraad interne organisatiebeheersing Audit o.b.v. een gedragen standaard Bestaat reeds op Vlaams niveau Op lokaal niveau wordt gewerkt aan een leidraad voor interne controle of organisatiebeheersing Doel Ondersteuning voor lokale besturen bij uitwerken ICS Zelfevaluatie-instrument Basis voor het uitvoeren van de externe audit Tot stand gekomen via participatief traject Tot stand gekomen o.b.v. gesprekken met secretarissen, stafmedewerkers, financieel beheerders, Consultatietraject tussen 15/07/2013 en 30/10/2013 met federaties Momenteel verwerking tot definitieve leidraad Ontwerp reeds te vinden op website ABB
7. Leidraad interne organisatiebeheersing
7. Leidraad interne organisatiebeheersing
7. Leidraad interne organisatiebeheersing
8. Hoe kan een bestuur zich voorbereiden Opvolgen van de verdere uitwerking Ontwerp-leidraad doornemen met MAT Nulmeting: waar staan we vandaag met het ICS? Actieplan opmaken en uitzetten in de tijd Verbeteringen initiëren
9. Hoe bereidt CIPAL zich voor? CIPAL volgt de evoluties op de voet Begeleiding van besturen bij zelfevaluaties mogelijk (afdeling proces- en business consultancy CIPAL) Samenwerking met VVSG Organisatie van studiedagen
Meer info? katlijn.perneel@cipal.be Program Manager CIPAL dienstverlenende vereniging 0476 28 96 84
Wat we samen doen, doen we beter samen groeien samen oogsten samen proeven CIPAL SAMEN GROEIEN dienstverlenende SAMEN OOGSTEN SAMEN PROEVEN vereniging Cipalstraat 1 B-2440 GEEL 014 576 211 info@cipal.be www.cipal.be