Alfresco's Simple Records Management Het e erste open source dossie r beh eersysteem Ee nvoudig beheer van dossiers Nieuwe wetten, regelgeving en normen hebben voor veel verandering gezorgd in hoe verslagen en dossiers beheerd worden. Rechtbanken, advocaten en belangenbehartigers hebben ontdekt dat verslagen en dossiers accurater zijn dan getuigen. Dossiers kunnen ondersteunend zijn in het bewijzen van de onschuld van een verdachte. Om deze verslagen te kunnen benutten is het van belang dat het beheer, opslag en gebruik van dossiers op reguliere basis gebeurt en dat de inhoud de huidige situatie accuraat weergeeft. Dossiers kunnen ook een serieus risico opleveren wanneer deze slecht worden beheerd. Traditioneel beheer van dossiers Traditionele dossier beheersystemen zijn veelal losgekoppelde en inconsistente opslagplaatsen. Dit kunnen systemen voor documenten beheer, web content management, e-mail- en afbeeldingopslagplaatsen zijn. Informatie wordt verzonden naar het dossier management systeem om voor de lange termijn opgeslagen te worden en is daarmee uiteindelijk niet in lijn met de werkelijkheid. Het effect van deze benadering resulteert in: Weinig gebruik van het systeem Het is te complex in gebruik Inconsistentie tussen opgeslagen documenten, web content, e-mail, afbeeldingen en fax berichten. Waardeloze dossiers wanneer informatie inconsistent en incompleet wordt verzonden Inconsistente informatie zorgt voor verschillen tussen de verschillende opslagplaatsen en dossier beheer. Verouderde dossiers wanneer informatie niet regelmatig wordt verzonden door de beheerders Hogere kosten door onderhoud van meerdere opslagplaatsen Hogere risico's dankzij meer noodzakelijke controle, regelgeving en processen. 1/6
Alf re sco Dossie r Beheersysteem Alfresco biedt één geïntegreerde opslagplaats om zo alle bestanden en informatie te beheren die verdeeld zijn over document-, web content, e-mail en afbeelding opslagplaatsen. Deze opslagplaats is een modern platform met de volgende kenmerken: voldoet aan de eisen van DOD 5015.2; Drag-and-Drop Records management capture voor software zoals Microsoft Office, Microsoft Exchange en Open Office via een Windows Verkenner interface; Automatische uitlezing van metadata en categorisering; Controle en workflow integratie. Gebruikersvriendelijke controle van iedere oproep naar een database tabel die toegankelijk is vanuit het dashboard; Uitbreidbare geautomatiseerde regels voor dossier beheer; Automatische archivering voor de lange termijn dankzij automatische conversie van gesloten bestandsformaten naar neutrale formaten die geschikt zijn voor gebruik op de lange termijn zoals het Open Document Format (ODF) en Portable Document Format (PDF); Eenvoudige export functie voor archivering; Zero Footprint op de client in web en client server omgevingen; De meest schaalbare, op huidige normen gebaseerde JSR-170 content opslagplaats; High-Availibility, tolerant voor fouten en schaalbaar. Werkt op ieder aantal machines, auto failover en kan worden samengevoegd (clustering); Eenvoudig te installeren, gebruiken en te implementeren. 2/6
Gebruike rsfunctionalite it Gebruikers krijgen gebruikersvriendelijk functies aangeboden die men kan verwachten van high-end dossier beheersystemen. Deze functies zijn: Fileplans Automatische classificering en programmering van dossiers gebaseerd op bestaande plannen en gestandaardiseerde structuren; Type-Base Plans Automatische classificering en programmering van dossiers gebaseerd op bestaande type dossiers; Automated Lifecycle management Geautomatiseerde levenscyclus gebaseerd op eenvoudige regels; Geautomatiseerde nummering van documenten; Beleid en regelgeving rond archivering en behoud; Regulering gecontroleerde en geprogrammeerde archivering, wachttijden, verzendingen, toevoegingen en vernietiging door het gebruik van regels en geautomatiseerde processen; Automatische invoer van metadata Impact management en automatische updates; Dashboards Voorgedefinieerde rapportages en definities van metadata types om dossiers te vinden die binnenkort worden aangenomen en bijzondere gevallen te kunnen behandelen; DOD 5015.2 Administrator Templates Ter ondersteuning van het archiveringssysteem van het Ministerie van Defensie van de VS voor metadata definities, sjablonen voor dossiers en functionaliteit; Rapid ediscovery Eenvoudig zoeken binnen teksten, mappenstructuren, dossier management categorieën en types. 3/6
Voorde len Dit nieuwe en tevens eerste open source dossier management platform levert significante voordelen op: Toename van het aantal gebruikers over alle systemen; Afname in kosten, een opslagplaats, eenvoudig te installeren, in gebruik en uit te rollen; Verkorte tijd voor implementatie van het systeem Zero footprint client; Minder risico dankzij consistente dossier management voor alle informatie; Verminder vertragingen voor regelmatige toevoegingen die worden vertraagd door ineffectieve of gelimiteerde dossier management; Verminder de zoek en ontdekkingstijd en kosten voor ondersteuning tijdens processen. 4/6
Factsheet Alfresco Records Management Simple re cords management Bankieren FDCI, OCC; Telecommunicatie Titel 47, deel 42; Farmaceutisch FDA Titel 21, deel 11; Gezondheidszorg HIPPA; Defensie DOD 5015.2; Makelaars SEC Regel 17a-3 en 17a-4; Algemene zakelijke Sarbanes-Oxley wet; Wat wist de andere partij en wanneer. Traditionele beheer van dossiers Losgekoppeld, inconsistente beheer van dossiers; Meerdere opslagplaatsen documenten beheer, web content beheer, e-mail- en afbeeldingbeheer zijn allen aparte opslagplaatsen; Alleen opslaan voor de lange termijn. Gevolg van traditionele beheer van dossie rs Weinig gebruikers; Inconsistente werkwijze; Waardeloze dossiers; Inconsistente informatie; Verouderde dossiers; Hoger risico door grotere noodzakelijke verspreiding. 5/6
Alfresco Dossier Beheer Één geïntegreerde opslagplaats voor document beheer, web content beheer, e- mail- en afbeeldingbeheer; Ontworpen om te voldoen aan de eisen van DOD 5015.2; Drag and drop capture van desktop programmatuur; Automatische uitlezing van metadata; Service oriented auditing; Uitbreidbare geautomatiseerde regels voor het beheren van dossiers. 6/6