Informatienota Aan: Commissie bestuur Van: college van B&W Onderwerp: onderwerp 213a onderzoek 2013 en 2014 Portefeuillehouder Laurens Verspuij Datum collegebesluit 5 november 2013 Geheimhouding: Nee Kennisnemen van: De onderwerpen voor de 213a onderzoeken in 2013 en 2014. 1. Inleiding Conform de verordening 213a voert het college van Tiel ieder jaar doelmatigheid en doeltreffendheid onderzoek uit. Voor 2013 en 2014 waren nog geen onderwerpen vastgesteld. 2. Kernboodschap 1. De keuze van het college voor het onderwerp besluitvormingsproces las 213a onderzoek in 2013 2. De keuze van het college voor het onderwerp informatiebeveiliging als 213a onderzoek in 2014 Het staat al lange tijd op de planning om het bestuurlijke besluitvormingsproces door te lichten. Het vermoeden bestaat dat dit veel efficiënter kan worden georganiseerd. Het betreft hier het gehele proces van de opdrachtverlening om een stuk voor het college te schrijven, de besluitvorming in het college tot de (eventuele) behandeling in commissie en raad. Vrijwel het gehele proces is nu nog analoog. Nadat het huidige proces in beeld is gebracht en LEAN is gemaakt, kan het volledige proces worden gedigitaliseerd. Het digitaliseren zelf valt buiten de scope van het 213a onderzoek. Het college heeft op dit moment onvoldoende zich op hoe de informatiebeveiliging is georganiseerd binnen de gemeente Tiel. Het gaat hierbij zowel om beleid als uitvoering. Informatiebeveiliging is een breed begrip. Er zal nog een nadere afbakening plaatsvinden ten behoeve van het onderzoek. 3. Gevolgen Zicht krijgen op de mogelijkheden het besluitvormingsproces LEAN te maken. Zicht krijgen op de huidige stand van zaken inzake informatiebeveiliging. Beide onderzoeken worden in eigen beheer uitgevoerd. De uitvoering van de twee 213a onderzoeken betreft voornamelijk interne uren. Eventueel zal het noodzakelijk zijn om voor het onderzoek naar de informatiebeveiliging externe expertise in te huren. In de begroting 2014 is hier geen budget voor geraamd. De kosten en de voorgestelde dekking zullen in het onderzoeksplan worden opgenomen. Pagina 1 van 5
4. Vervolg Er is reeds gestart met het in beeld brengen van de huidige (IST) situatie van het bersluitvormingsproces. Naar verwachting zal de doorlichting van het hele proces inclusief het bepalen van de SOLL situatie eind 2013 worden afgerond. De rapportage ontvangt u begin 2014. Eind 2013 vindt een verkenning plaats van de specifieke vraagstelling inzake informatiebeveiliging op grond waarvan door het college begin 2014 een onderzoekplan zal worden opgesteld. Het onderzoeksrapport zal ontvangt u uiterlijk eind 2014. Bijlagen 1. Plan van aanpak LEAN maken besluitvormingsproces van 15 augustus 2013 Meer informatie: Afdeling: CS Contactpersoon: Sandra Reijmer Telefoon: 0344-637 453 E-mail: sreijmer@tiel.nl Pagina 2 van 5
Plan van aanpak LEAN maken proces besluitvorming S.Reijmer, 15 augustus 2013 1. Inleiding In het MT van 10 april 2013 is afgesproken om het besluitvormingsproces richting college, commissie en raad 1) eerst LEAN te maken (herontwerpen) en 2) daarna te digitaliseren. De basis hiervoor was de memo van Koos (verkenning digitale besluitvorming) van 22 maart 2013. Doelstelling is het effectiever en efficiënter later verlopen van dit besluitvormingsproces. Alle overbodige tussenstappen worden overgeslagen (tijdwinst!), documenten raken niet zoek, etc. Dit plan van aanpak betreft de eerste fase van het totale project: het LEAN maken van het besluitvormingsproces. Daarna volgt de digitalisering en de implementatiefase. Opdrachtgevers zijn Miriam Oosterwijk (secretaris/ algemeen directeur), Hans Beenakker (burgemeester) en Wim Westerholt (griffier). Opdrachtnemer voor het onderdeel herontwerp is Sandra Reijmer. Het projectteam bestaat uit Sandra Reijmer (projectleider / procesbegeleider), Ayold van der Meulen (IM), Yvonne van Wettum (bestuurssecretariaat) en Wim Westerholt of Hanneke Pullen (griffie). 2. Aanpak herontwerp Het hele besluitvormingsproces is (vanwege de complexiteit) in drie stukken geknipt: 1) Ambtelijke voorbereiding Dit proces start bij de opdracht aan een medewerker om een voorstel te schrijven voor het college en eindigt bij het aanbieden van de stukken aan het bestuurssecretariaat. Ook de besluitvorming in het MT hoort bij dit proces. 2) Besluitvorming College Dit proces start bij het ontvangen van de stukken door het bestuurssecretariaat en eindigt bij een genomen collegebesluit en terugkoppeling hiervan naar de opsteller. Hierin nemen we expliciet mee: o vertrouwelijkheid (deelproces persagenda, etc) o het ondertekenen van brieven o proces secretarismap o kabinetzaken 3) Commissie en Raad Dit proces start bij een genomen collegebesluit en kan op twee manieren eindigen: o Behandeling in commissie o Behandeling in de raad Voor ieder deelproces wordt samen met betrokkenen aan de hand van de LEAN methode eerst een IST en dan een SOLL situatie (inclusief doorlooptijden) in beeld gebracht. Om bij het opstellen van de SOLL situatie alvast rekening te kunnen houden met de (on) mogelijkheden op IM/ICT gebied is bij elke sessie een IM adviseur aanwezig. De IST en SOLL situatie worden vastgelegd in Excel of BPM one (wat op korte termijn maar het meest praktisch is). Deelnemers: 1. Yvonne van Wettem Bestuurssecretariaat Pagina 3 van 5
2. Ayold van der Meulen IM adviseur 3. Hans Beenakker College / Burgemeester 4. Miriam Oosterwijk MT / gemeentesecretaris 5. Wim Westerholt of Hanneke Pullen Griffie / griffier 6. Ine van der Hurk beleid fysiek 7. Andries Faber beleid sociaal 8. Lia de Jonge directiesecretariaat 9. Nanny Roelen communicatie 10. Marina Rietberg griffie 11. Sandra Reijmer CS / procesbegeleider 3. Capaciteit en planning Activiteiten herontwerp: Een dagdeel per deelproces voor de IST situatie 3 x 11 x 4 = 132 uur Een dagdeel per proces voor de SOLL situatie 3 x 11 x 4 = 132 uur Afstemming met GLM en CLB 2 x 10 = 20 uur Voorbereiding en uitwerking projectteam / projectleider: 6 x 8 uur = 48 uur Onvoorzien van 10 % = 33 uur ------------------------------------------- + Totaal: 365 uur N.B. Het aantal uren is een inschatting. We zien in de praktijk wel hoe snel het proces verloopt. Daar houden we in de planning rekening mee. We starten met inplannen van de bijeenkomsten vanaf medio september. Medio november is het traject naar verwachting helemaal afgerond. Het resultaat (de SOLL situatie) wordt eind november / begin december aan het MT, college en Griffie ter besluitvorming voorgelegd. IM/ICT heeft aangegeven voor de digitalisering ongeveer vier maanden nodig te hebben (december t/m maart). Dat betekent dat de implementatie hiervan in april 2014 kan worden gestart. Als dit drie maanden in beslag neemt (april, mei en juni) kan het traject medio 2014 worden afgerond. Wellicht dat (grote) delen van de SOLL situatie ook al eerder op papier (analoog) kunnen worden doorgevoerd. Zo ja, dan wachten we niet op de digitalisering en starten we (op onderdelen) meteen met de invoering van de nieuwe SOLL situatie (per 1 januari 2014). We handelen naar bevind van zaken. De IST en SOLL situaties stemmen we af met die van GLM en CLB om zoveel mogelijk tot een gezamenlijk proces te komen (ze punt 7). 4. Relatie met andere projecten Het LEAN maken en digitaliseren van het besluitvormingsproces beoogt bij te dragen aan het verbeteren van het bestuurlijk ambtelijk samenspel (BAS). Er liggen dan ook relaties met: het traject rake witjes / schrijfcoaches (het inhoudelijk verbeteren van de besluitvormingsdocumenten), het verbeteren van het proces rond de termijnkalender (planning van commissie en raadstukken) Het kan bijvoorbeeld zijn dat de uitkomsten van de SOLL situatie ertoe leiden dat de formats van de documenten moeten worden aangepast of dat deze ook op een andere manier kunnen worden gebruikt (bijvoorbeeld informatienota s aan het college en afschaffen interne memo s). Pagina 4 van 5
5. Afbakening In dit plan van aanpak zijn de besluitvormingsprocessen van het AO niet meegenomen. Dat van het MT wel (aanbieden stukken, etc) voor zover het betrekking heeft op stukken die ter besluitvorming aan het college worden aangeboden. Het inventariseren van documenten / formats en het mogelijk aanpassen hiervan hoort wel bij het project (zie ook punt 4). 6. Communicatie Alle betrokkenen moeten op de hoogte zijn van het feit dat we hier mee bezig zijn. Aan hen zal via intranet / RIS / kwartier van de week (!) / afdelingsoverleg worden gevraagd input te leveren voor de SOLL situatie d.m.v. een virtuele ideeënbus. Het gaat om alle (beleids)medewerkers, afdelingshoofden, coördinatoren, MT leden, collegeleden, schrijfcoaches, bestuurssecretariaat, communicatie, IM/ICT, griffie en presidium / raadsleden. Aan de deelnemers van de sessie zal worden gevraagd om tussentijds te klankborden met hun achterban. Nadat de SOLL situatie is vastgesteld door MT, college en griffie kan worden begonnen met de digitalisering. Tijdens deze implementatiefase zal uitgebreid worden gecommuniceerd, omdat dan de gehele werkwijze anders zal worden (werken via CORSA, etc). Een opleidingstraject (werken met CORSA) zal hier onderdeel van uitmaken. Indien voorafgaand aan de digitalisering al Quick wins kunnen worden behaald, zullen we deze meteen invoeren. Deze zullen uiteraard met alle relevante betrokkenen worden gedeeld. 7. Kansen en risico s: afstemmen met CGT Er ligt een kans om het herontwerpen van het besluitvormingsproces af te stemmen met dat van Geldermalsen en Culemborg. Op dit moment volgen Teun en ik een cursus LEAN samen met collega s uit CLB en GLM. De contacten zijn er. Voorgesteld wordt om een bijeenkomst te beleggen met GLM en CLB om de IST en daarna de SOLL situaties met elkaar te vergelijken. Laten we van elkaars goede ideeën gebruik maken. Het streven is om (op termijn) zoveel mogelijk tot een gezamenlijk proces te komen. Het herontwerp (de SOLL situatie) is de blauwdruk voor de digitalisering. De opdracht voor IM/ICT in CGT verband is maximale standaardisatie. Waarom zouden we niet zowel op het proces als de digitalisering zoveel mogelijk dezelfde keuzes maken? Dat voorkomt veel narigheid en kosten achteraf. Afstemmen van het herontwerp kan echter vertragend gaan werken. Bij CLB en GLM is er op dit moment geen aanleiding om het proces te herontwerpen. Er moet immers ook ruimte blijven voor maatwerk per gemeente. Sandra Reijmer,15 augustus 2013, CS Pagina 5 van 5