18 Sociaal Jaarverslag 2012 Kleine Synode juni 2013 OZ 13-01
Colofon Het sociaal jaarverslag 2012 is een uitgave van de dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk in Nederland Redactie Stafafdeling Human Resource Management (HRM), Utrecht Dienstenorganisatie Protestantse Kerk in Nederland Stafafdeling Human Resource Management (HRM) Joseph Haydnlaan 2a 3533 AE Utrecht info@pkn.nl www.pkn.nl 3
Inhoud 1. Woord vooraf 5 2. Context en beleidsveranderingen 6 3. Organisatiestructuur en Cultuur 8 4. Motivatie en inspiratie 10 5. Medewerkers: meeleven en collegialiteit 12 6. Hulpmiddelen 15 7. Hoopvol vooruit 16 8. Bijlage Tabellen & grafieken 17 4
1. Woord vooraf Het jaar 2012 was een overgangsjaar voor de dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk in Nederland. Een overgangsjaar tussen het aflopen van het meerjarenbeleidsplan 2009-2012 en de ontwikkeling van een nieuw beleidsplan voor de komende jaren (2013-2016). De ontwikkeling van een nieuw plan bracht enthousiasme en energie met zich mee. Medewerkers werden uitgedaagd buiten de gebaande paden te denken en met innovatieve ideeën te komen. In de loop van 2012 werden de contouren van het plan steeds helderder, totdat het plan aan het einde van het jaar gereed was en door de synode werd goedgekeurd. De afdeling HRM heeft vooruitlopend op de gevolgen van het nieuwe beleidsplan nieuwe aandachtsvelden voor de dienstenorganisatie en haar medewerkers bepaald. Het HRM-beleid is daardoor op onderdelen aangepast en aangescherpt. De aandachtsvelden waar de dienstenorganisatie de komende jaren voor staat, kunnen we als volgt samenvatten: Samenwerken Kennis delen Resultaatgericht zijn Lef tonen en vernieuwend zijn Deze aandachtsvelden heeft de stafafdeling HRM vertaald in drie organisatiecompetenties die voor alle medewerkers van toepassing zijn: betrokken, resultaatgericht en vernieuwend. Met deze competenties en vanuit het nieuwe HRM-beleid willen we met alle medewerkers werken aan een krachtige, eigentijdse en gezonde organisatie waarin het voor medewerkers prettig werken is. In dit sociaal jaarverslag kijken we niet alleen terug op 2012, we kijken ook met enthousiasme vooruit naar het jaar 2013, en naar de vernieuwing en verandering waarop we ons in 2012 al hebben voorbereid. Paula van den Bosch Hoofd Stafafdeling HRM 5
2. Context en beleidsveranderingen We leven in crisistijd. Al een tijd voert de mineur de boventoon. Financiële crisis, economische crisis, gebrek aan consumentenvertrouwen, krimp. Ook de kerk ontkomt niet aan deze tendens. Leden haken af, leden die blijven hebben er soms een hard hoofd in. Het jaar 2012 was het jaar waarop voor het eerst een knik te zien was in de opbrengsten van de actie Kerkbalans. Er kwam minder geld binnen dan het jaar ervoor. De bijdrage aan de landelijke kerk werd daardoor ook minder, en met minder middelen kun je minder doen. Moeten we binnen de kerk en de dienstenorganisatie nu ook spreken van een crisis? Toch niet. Want hoe mooi en hoopgevend klonk in november 2011 de nieuwe visienota van de Protestantse Kerk, De hartslag van het leven: Het is een voorrecht om te geloven en bij de kerk te horen. Geloof opent de ogen voor wat we zelf niet bedenken en zelf niet maken. Het opent ons voor wat ons begrip te boven gaat en voor wat God ons in Zijn goedheid wil geven. God wil geven. Wij mogen ontvangen. In tijden van krimp en van moeten inleveren mogen wij, rekening houdend met de huidige tijd, nieuwe zin geven aan het kerkzijn en met onze volle motivatie en met lef werken aan een bloeiende kerk. Volgend op het aanvaarden van de nieuwe visienota gingen de medewerkers van de dienstenorganisatie in 2012 aan de slag met het bedenken van nieuw beleid. Er werd gevraagd om vindingrijkheid, om nieuwe wegen. En die zijn gevonden. Het belangrijkste thema van het beleidsplan is het ontzorgen van de plaatselijke gemeenten. Het overnemen van rompslomp, van zorgen, van zaken die afleiden van de kerntaken van kerk zijn. Zo ontstond het idee van de honderd pioniersplekken, de ontwikkeling van een pool van waaruit werknemers met allerlei verschillende vormen van expertise kunnen worden ingezet in de plaatselijke gemeenten. Zo ontstond het plan van de stichting voor kerkgebouwen. En voor het zijn van een Protestantse Kerk in Actie, Kerk in Actie als bondgenoot. Al deze ideeën hebben consequenties voor de manier waarop het werk binnen de dienstenorganisatie moet worden georganiseerd. In plaats van in afzonderlijke afdelingen en programma s elk aan een eigen deelgebied te werken, vragen deze ideeën of speerpunten uit het nieuwe beleidsplan veel meer om het afdelingsoverstijgend samenwerken en kennis delen tussen collega s. Het vraagt ook om vernieuwing en het buiten de gebaande paden durven denken en doen. En het vraagt om focus in het werk. Prioriteiten stellen: wat doen we wel en wat doen we niet (meer)? Welke doelen hebben we voor ogen, en hoe gaan we die bereiken? Na akkoord van de directie, het managementteam en de ondernemingsraad heeft de afdeling HRM drie belangrijke organisatiecompetenties vastgesteld: betrokken, resultaatgericht en vernieuwend. Van alle medewerkers wordt gevraagd aan deze competenties te voldoen en als dat nog niet het geval is, deze te ontwikkelen. Op deze manier zal de cultuur in de organisatie zich nog meer ontwikkelen tot een dynamische, vernieuwende cultuur met oog voor resultaat. Door middel van deze organisatiecompetenties wil de dienstenorganisatie nog meer inzetten op de ondersteuning van plaatselijke gemeenten. Deze ondersteuning, ook wel ontzorgen genoemd, is een topprioriteit van de dienstenorganisatie in de komende jaren. In het nieuwe beleidsplan is ook gesproken over de krimp in het personeelsbestand. De dienstenorganisatie zal tussen nu en december 2016 50 fte 1 moeten verliezen. Dat is ingrijpend, maar met een goede personeelsplanning is het haalbaar. De afdeling HRM heeft in 2012 een strategisch beleidsplan ontwikkeld, gebaseerd op de in het beleidsplan van de dienstenorganisatie gemaakte keuzes. Strategische personeelsplanning is daar een onderdeel van. 1 Fulltime equivalent of voltijdse personeelsplaats 6
HRM-medewerkers registreren en monitoren daartoe de competenties van alle medewerkers, brengen in kaart over welke kennis en expertise de medewerkers beschikken en schatten in welke mensen de komende jaren de dienstenorganisatie zullen verlaten. Dit geeft waardevolle informatie en laat bijvoorbeeld zien welke afdelingen teveel medewerkers hebben, of welke afdelingen juist meer menskracht kunnen gebruiken. Waar medewerkers moeten worden bijgeschoold, wordt bekeken waar nieuwe mogelijkheden liggen. Voor de medewerkers biedt dat ook nieuwe kansen, die hen uitdagen om verder te kijken dan hun huidige taken en voorbij hun huidige afdeling of programma. Naast de strategische personeelsplanning zijn ook andere thema s onderdeel van het HRMbeleidsplan voor de komende jaren: - Ruimte voor talent: management- en talent-development - Werken aan gezondheid: vitale en goed inzetbare medewerkers - (Samen)werken met jong en oud(er): generatiemanagement - Digitalisering: personeelsinformatiesysteem InSite - Strategisch opleidingsbeleid: basispakket en leerpaden Als we ons bezinnen op deze thema s en de medewerkers van de dienstenorganisatie hierbij ondersteunen, kunnen we met elkaar op een positieve manier werken aan de doelstellingen van de dienstenorganisatie en de ondersteuning van de plaatselijke gemeenten. 7
3. Organisatiestructuur en Cultuur De structuur van de afdelingen Finance & Control en Human Resource Management is eind 2012 licht gewijzigd, vooruitlopend op de invoering van de nieuwe organisatiecompetenties. Dit is besloten om een betere samenwerking en kennisdeling tussen collega s mogelijk te maken. In het jaar 2013 zullen nog meer structuurwijzigingen worden doorgevoerd. In 2011 sorteerde het programma Kerk in Ontwikkeling van de dienstenorganisatie al voor op meer kennisdeling en betrokkenheid op elkaar, weet Bart van Noord: Vakmanschap: kennis, ervaring en liefde voor het vak Geen groter genoegen dan een vakman aan het werk te zien. Of een vakvrouw natuurlijk. Mijn boekhandelaar is intermediair tussen goede boeken en goede lezers. Tot op Twitter blijft ze in gesprek met haar lezers. Of neem mijn loodgieter, die aan de cv-ketel hoort waar hij deze keer extra op moet letten. De stratenmaker die een egale straat met een perfecte bocht weet te leggen, waarbij het resultaat voor jaren voldoet. Bij goede vaklui ziet het werk er vaak zo eenvoudig uit. Totdat je het zelf ook eens doet: dan ontdek je dat eenvoud de vrucht is van kennis en ervaring. Als teamleider mag ik gemeenteadviseurs helpen om hun werk in de gemeenten van betekenis te laten zijn. Dat werk varieert van het geven van een eenmalig advies tot langdurige begeleiding. Op een of andere manier speelt kennis over de spelregels in de kerk daarbij altijd een rol. Kennis over het proces van veranderen, over groei en draagvlak. Maar minstens zo belangrijk is de ervaring: hoe ga je met een gemeente van A naar B? Deze kennis en ervaring staat natuurlijk wel in boeken, maar je haalt die er niet zomaar uit. Het gebeurt ín de gemeente, in de interactie. En je ziet de vrucht aan het resultaat, zo eenvoudig is het. Iedere vakman en vakvrouw moet bij blijven met kennis en ervaring. Gemeenteadviseurs helpen elkaar daarbij, als zij in hun team vertellen over hun werk en elkaar feed back geven. De teams voeren samen een klus uit, verdelen de taken en combineren vertrouwde en vernieuwende projecten. Overal in de kerk en in de dienstenorganisatie vind je vaklui, en ze kunnen elkaar wijzer maken. Sterker nog, dat gebeurt al. Van de gemeenteadviseurs onder de vaklui heb ik geleerd dat behalve kennis en ervaring nog een andere combinatie van eigenschappen belangrijk is voor vakmanschap: luisteren en liefde. Neem de tijd om heel goed te begrijpen wat hier en nu aan de hand is; vul niet in en luister aandachtig naar wat nodig is. Oefen je in liefde voor de mensen met wie je mag werken. Voor de kerk, voor het evangelie, voor morgen. En blijf dat doen. Bart van Noord, teamleider Kerk in Ontwikkeling Behalve de structuur- en cultuurverandering die nodig is voor het realiseren van de doelen uit het nieuwe beleidsplan, zorgt ook de nauwere samenwerking met ICCO voor organisatorische wijzigingen. Nadat de synode in 2012 besloot tot het oprichten van een coöperatie met onder meer ICCO en Kerk in Actie, besloten de Raad van Bestuur van ICCO en de directie van de dienstenorganisatie een Shared Service Center (SSC) te vormen. 8
Vanuit dit SSC zal de ondersteunende dienstverlening naar zowel ICCO als de dienstenorganisatie plaatsvinden. In het nieuwe SSC zullen de afdelingen ICT, F&C en HRM worden samengevoegd en ondergebracht. Eind 2012 is het plan voor dit SSC goedgekeurd door de Raad van Bestuur en de directie. In 2013 zal dit plan worden uitgewerkt en zal de implementatie hiervan plaatsvinden. Alles wat de organisatiestructuur en cultuur van de dienstenorganisatie raakt, wordt besproken met de ondernemingsraad van de dienstenorganisatie. 2012: een verslag uit de Ondernemingsraad In 2012 adviseerde de ondernemingsraad positief over de toetreding van Kerk in Actie tot de ICCOcoöperatie. Afgesproken werd dat de ondernemingsraad in 2013 zou adviseren over de uitvoeringsafspraken tussen Kerk in Actie en de ICCO Coöperatie. Andere organisatieontwikkelingen die de revue zijn gepasseerd waren de nieuwbouwplannen voor Hydepark, de aanpassingen binnen de stafafdeling Finance & Control en de evaluatie van de organisatieveranderingen bij JOP. De bespreking van dit laatste thema werd ingehaald door nieuwe ontwikkelingen binnen dit onderdeel van het Jeugdwerk van de Protestantse Kerk. Op HRM-gebied was het een druk jaar: de ondernemingsraad boog zich over de functioneringsgesprekken nieuwe stijl, inclusief het competentieboek, het vrijwilligersbeleid, het nieuwe HRM-visiedocument en de mobiliteitspool voor beginnende predikanten en medewerkers met een bijzondere aanstelling. Ook discussieerde de ondernemingsraad met de bestuurder over het nut en de noodzaak van verplichte verlofdagen. Een met HRM-beleid verwant thema is ieder jaar het arbobeleid. De ondernemingsraad stemde in met de keuze van de arbodienst voor de uitvoering van een risico-inventarisatie en evaluatie en besprak de procesbeschrijving voor het arbobeleid voor de komende vijf jaar. Een ander jaarlijks terugkerend onderwerp was de jaarrekening en de begrotingen. De OR-commissie Financiën bereidde de vragen aan de bestuurder voor. In de herfst sprak de ondernemingsraad met het bestuur van de dienstenorganisatie, waarbij de actuele ontwikkelingen binnen de dienstenorganisatie aan de orde kwamen. De ondernemingsraad sprak met de bestuurder ook over de langetermijnvisie. Dit gebeurde tijdens een ORtraining, waarbij de raad uitvoering inging op het meerjarenbeleidsplan voor de dienstenorganisatie voor de periode 2013-2016. De raad adviseerde om de organisatiestructuur voor de komende vier jaar te handhaven, maar om wel in de aanloop naar 2017 na te denken over mogelijke wijzigingen. De bestuurder nam het advies van de raad voor een deel over. Evert Oudenes, ambtelijk secretaris Ondernemingsraad Deze praktijkberichten van Bart van Noord en Evert Oudenes illustreren hoezeer de dienstenorganisatie belang hecht aan vakmanschap en het vinden van een organisatievorm die past bij de nieuwe ontwikkelingen. Ruimte creëren voor talent en het zorgen voor een goede inzetbaarheid van de medewerkers zullen in de komende jaren dan ook volop aandacht krijgen. 9
4. Motivatie en inspiratie De medewerkers van de dienstenorganisatie zijn zeer gemotiveerd om voor de kerk te werken. De visienota Met hart en ziel geeft hernieuwde inspiratie om een bijdrage te leveren aan het groeien en bloeien van de kerk. Ook de keuzes die gemaakt zijn in het beleidsplan bevorderen het ontzorgen van plaatselijke gemeenten. Op die manier komen gemeenten weer toe aan hun roeping: evangelieverkondiging, pastoraat, jeugdwerk en diaconaat. Dat geeft hoop en inspireert. Inspiratie en motivatie van de medewerkers is belangrijk en daarom wordt hierin fors geïnvesteerd. In het begin van het jaar wordt conform de performance management cyclus aan alle medewerkers gevraagd wat hen motiveert, wat zij het komende jaar willen bereiken en hoe zij zich in het komende jaar willen ontwikkelen. Samen met de leidinggevende wordt per medewerker een plan hiervoor opgesteld. Daarnaast biedt de dienstenorganisatie aan haar medewerkers een intern scholingsaanbod. In 2012 is begonnen met het aanpassen van dit scholingsaanbod en de scholingsmethoden aan de nieuwe beleidsplanperiode en de speerpunten van het nieuwe beleidsplan. De structuur van het nieuwe interne opleidingsprogramma zal een verplicht basispakket aan cursussen inhouden, gevolgd door niet-verplichte leerpaden. Al naar gelang de functie die iemand heeft en de afdeling of het programma waartoe de medewerker behoort, kan één van de leerpaden een logische keuze zijn. De leerpaden bestaan uit cursussen die met elkaar samenhangen. De cursussen brengen een voortgaand niveau (verdieping en/of verbreding) met zich mee en kunnen dus in een vaste volgorde na elkaar worden gevolgd. De organisatie van deze nieuwe structuur en het nieuwe aanbod is nog in ontwikkeling. Ook in 2013 zal nog hard gewerkt worden aan de realisatie hiervan. Het huidige aanbod is daarom nog deels geldend. Het aanbod dat niet in lijn is met de speerpunten uit het nieuwe beleidsplan, wordt momenteel al niet meer aangeboden. In 2012 is naast het vaste aanbod ook meerdere malen een beroep gedaan op advies en ondersteuning vanuit HRM bij gerichte teamscholing en individuele scholingsvragen. In totaal werden 17 cursussen aangeboden, waaraan 195 collega s deelnamen. Daarnaast was er in september weer een succesvolle editie van de jaarlijkse zomerschool, waaraan 174 collega s deelnamen. Verslag van de zomerschool Maandag 10 september stond de Zomerschool in het teken van Het beste idee voor de Protestantse Kerk. De Zomerschool 2012 wilde een krachtige impuls geven aan de ontwikkeling en realisatie van nieuwe ideeën die de Protestantse Kerk helpen om haar missie waar te maken. Medewerkers van de dienstenorganisatie en de MUO s werden dan ook uitgedaagd om daaraan hun bijdrage te leveren. Er werden vier voorwaarden gesteld: het idee moet aansluiten bij de visienota van de Protestantse Kerk, het idee ontzorgt de gemeenten van de Protestantse Kerk, het idee bevordert samenwerking binnen en tussen de dienstenorganisatie en de MUO s en het idee getuigt van ondernemerschap. In totaal werden 21 ideeën ingeleverd, waarvan er zeven geselecteerd werden. Deze zeven werden tijdens de Zomerschool gepresenteerd. Een jury bestaande uit Haaije Feenstra, Peter Verhoeff, gemeentepredikant Mirjam Kollenstaart, psychologe Janneke de Leede en ondernemer Erik-Jan Visser reageerde kort na de presentaties op de voorstellen. De jury keek kritisch naar de inhoud. Volgens voormalig preses Peter Verhoeff moet de kerk zich vaker de vraag stellen: Waar doen we het ook alweer voor? En: zijn de vormen die we gebruiken nog geschikt voor deze tijd? 10
Aan het eind van de middag maakte Haaije Feenstra als voorzitter van de jury het winnende idee bekend: de Potluck-kerk, Volgens de jury sluit dit voorstel aan bij de visienota, is het eenvoudig in gang te zetten en is het belangrijk voor de toekomst van de kerk. Pieter Versloot van de afdeling Missionair Werk en Kerkgroei mocht een flinke gloeilamp in ontvangst nemen en kreeg een bedrag van twintigduizend euro om het idee te realiseren. Een aanmoedigingsprijs van vijfduizend euro ging naar het idee Leren van en tussen generaties. Bron: intranet.pkn.nl Naast het interne scholingsaanbod biedt de dienstenorganisatie jonge, veelbelovende HBO- en WO-afgestudeerden een trainee-programma aan. Trainees: vernieuwing en een frisse blik Binnen de dienstenorganisatie is de gemiddelde leeftijd vrij hoog. Gezien de uitstroom die er de komende jaren zal zijn van oudere medewerkers en de kwaliteiten en de vernieuwing die jonge medewerkers meebrengen, vinden we het belangrijk om jonge mensen aan onze organisatie te binden. Een van de manieren is het traineeship. In 2011 is een traineeship ontwikkeld, gericht op het binnenhalen van jonge, veelbelovende medewerkers binnen de organisatie. Binnen de dienstenorganisatie is het traineeship gericht op kennismaking met de vijf programmalijnen en de stafafdelingen, waardoor de trainee aan het eind van een succesvol traineeship voor een aantal programma s en afdelingen projecten heeft uitgevoerd en waardoor hij deze organisatieonderdelen van binnenuit heeft leren kennen. Naast de projectresultaten is de opgedane organisatiekennis een meerwaarde die de trainee meeneemt in een reguliere functie. In 2012 is een tweede trainee gestart. In 2013 zal er een derde trainee worden aangenomen. Lydia Bikker, HRM-adviseur 11
5. Medewerkers: meeleven en collegialiteit Helaas was er ook in 2012 sprake van ziekte bij collega s. Het ziekteverzuim steeg licht en is uitgekomen op 4,4 procent (in 2011 was het 4,1 procent en in 2010 5,67 procent). In februari 2012 was het verzuim maar liefst 7,4 procent door een groot aantal langdurig zieken. Een van hen was zo ernstig ziek dat hij overleed. Voor collega s maar meer nog voor de familie van deze collega intens verdrietig. Als organisatie hebben wij met hen meegeleefd. Gelukkig zijn er ook veel zieken hersteld en het verzuim daalde naar 2,7 procent in augustus. In het najaar steeg het verzuim weer licht doordat een aantal medewerkers een operatie moest ondergaan. In november en december was het verzuim 4,5 procent. Gemiddeld kwam het verzuim over heel 2012 uit op 4,4 procent. In de ruime meerderheid van de gevallen is sprake van duidelijk medisch aanwijsbare lichamelijk klachten, zoals ernstige ziektes, hartproblemen, operaties e.d. Het verzuim is niet te splitsen in wel en niet werkgerelateerd, maar er zijn geen aanwijzingen dat werkgerelateerd verzuim stijgende is. Er is in 2012 niemand de WIA ingestroomd. Eind 2012 liepen er wel twee aanvragen. Ter voorkoming van ziekte, werkgerelateerd verzuim en ongevallen heeft de dienstenorganisatie een arbo-commissie. Deze commissie coördineert ook de bedrijfshulpverlening (BHV) Binnen de organisatie en op Hydepark is een team van bedrijfshulpverleners aanwezig, dat dagelijks klaar staat om op te treden in noodsituaties. Om de paraatheid en kennis van de bedrijfshulpverleners actueel te houden, bieden we de noodzakelijke opleidingen aan met betrekking tot ontruiming, EHBO, reanimatie en brandpreventie. De bedrijfshulpverlening heeft in 2012 één ontruimingsoefening uitgevoerd op de locatie van de dienstenorganisatie in Utrecht en één ontruimingsoefening op de locatie van Hydepark in Doorn. De BHV-ers zijn vooraf niet geïnformeerd over deze oefeningen. Beide gebouwen waren binnen 10 minuten ontruimd. De ontruimingen zijn geëvalueerd en er is actie ondernomen op de aandachtspunten. In company zijn er in 2012 herhalingstrainingen geweest voor de BHV en AED. De herhalingstraining EHBO is op locatie gevolgd. Ook zijn er nieuwe BHV ers en EHBO ers getraind op locatie. De personeelsvereniging De Personeelsvereniging Harten Drie organiseerde ook in 2012 weer allerlei activiteiten. Het doel daarvan is dat medewerkers elkaar ook informeel ontmoeten en elkaar beter leren kennen. Dat lukte in elk geval heel goed bij het dagje uit naar Deventer. De deelnemers hadden vooraf zelf gekozen wat ze wilden doen. Dat viel nog niet mee met al die opties: een rondvaart langs de prachtige slingerende oevers van de IJssel, een bezoek aan het historisch museum van Deventer of het speelgoedmuseum, een wandeling met collega Nelleke Boonstra. Aan de hand van het thema Geert Groote werden de Athenaeumbibliotheek en enkele andere belangrijke plekken van de Moderne Devotie bezichtigd. Tot slot voeren we met het pontje over de IJssel naar de Bolwerksmolen. Naast het dagje uit organiseerde de personeelsvereniging ook een aantal Happy Hours: borreluurtjes in het guesthouse. Ook werd er een barbecue georganiseerd door de personeelsvereniging van ICCO. 12
Natuurlijk kwam Sinterklaas langs voor de kinderen van de collega s en was er met Kerst een leuk ontbijtpakketje samengesteld voor de leden van de personeelsvereniging. Met Pasen en Kerst werden in de kapel bijzondere vieringen georganiseerd, naast de reguliere dagopeningen die meerdere keren per week plaatsvinden. Ook ontbrak de goed georganiseerde kerstlunch door het team Verzorging niet. De Veranderdag Ruim veertig collega's deden op donderdag 22 maart 2012 mee aan de Veranderdag. Kerk in Actie organiseerde de Veranderdag voor de dienstenorganisatie in samenwerking met stichting Present. Met de Veranderdag sloot de dienstenorganisatie aan bij de Veranderdagen die Kerk in Actie door het hele land organiseert. Tijdens de Veranderdagen gaat het erom dat mensen zich inzetten voor anderen in hun omgeving en op die manier betrokken raken bij elkaar. Sommige collega's trokken erop uit om te wandelen met ouderen van woonzorgcentrum Albert van Koningsbrugge, knapten twee achtertuintjes op, maakten een woning van een alleenstaande oudere man schoon en sprongen bij met de verhuizing van een buurthuis. Collega Egbert van der Stouw schreef na afloop van de Veranderdag het volgende gedicht over de bewoners van Albert van Koningsbrugge: Asla In de asla van het leven liggen kooltjes her en der, flakkert hier en daar het vuur nog even op en dooft dan weer of smeult tot traag uiteenvallend stof. Ik weet hier de weg niet. Mijn ouders zijn gestorven. Mijn man vertelt me nooit wat. Ik ga naar huis De tijd rollatort achterwaarts naar wat en wie voorbij voorgoed, cirkelt rond de rolstoel hier, verdwaalt in lege blik, het klein gebaar, oneindig nu, zichzelf. 13
Vrijwilligers Als elke vrijwilliger een ster zou krijgen werd het nooit meer donker! is een spreuk van Loesje. Hoe waar is dat! Vrijwilligers zijn enorm belangrijk voor onze samenleving en ook voor de dienstenorganisatie. We zijn blij dat ook in 2012 weer veel vrijwilligers actief waren op diverse fronten. Er zijn vrijwilligers gestopt, maar we hebben ook nieuwe vrijwilligers mogen verwelkomen. Deze vrijwilligers hebben zitting in een aantal werkgroepen die taken uitvoeren ten behoeve voor afdelingen en programmalijnen. Er zijn redacties, klankbordgroepen, begeleidingsgroepen, enzovoorts. Daarnaast zijn er tijdelijke groepen waarin ook tientallen mensen werkzaam zijn en worden er vrijwilligers op ad hoc-basis ingezet, bijvoorbeeld bij evenementen of voor vertaalwerk. In totaal gaat het om ongeveer driehonderd personen. Verder zijn er mensen die in de dienstenorganisatie zelf als vrijwilliger werkzaam zijn. Ze werken op basis van een overeenkomst van maximaal één jaar, maar velen zijn al meerdere jaren actief als vrijwilliger. De meesten zijn wekelijks een afgesproken aantal uren aan het werk. Daarbij is heel wat variatie te zien. De werktijden variëren van twee tot twintig uur per week, en het soort werk varieert van het verrichten van hand- en spandiensten tot en met het zelfstandig uitvoeren van projecten. Op alle afdelingen zijn vrijwilligers te vinden, waarbij er natuurlijk grote onderlinge verschillen zijn. De afdeling Facilitaire Zaken spant de kroon, met ruim twintig vrijwilligers (vooral werkzaam bij de archieven en op Hydepark) maar er zijn ook afdelingen die het met minder vrijwilligers doen. Aan het eind van 2012 waren er 91 vrijwilligers werkzaam binnen de dienstenorganisatie. 14
6. Hulpmiddelen Om onze medewerkers te ondersteunen, te begeleiden en om hen een veilige werkomgeving te bieden, wordt gebruik gemaakt van verschillende hulpmiddelen. Al eerder is in dit verband het personeelsinformatiesysteem InSite genoemd. In 2012 is begonnen met de implementatie en inrichting van InSite. Dit systeem heeft ProfitWeb (de vorige versie) vervangen. InSite is een modern en gebruiksvriendelijk systeem. Een aantal functionaliteiten (zoals verlofaanvragen, opvragen loonstrookjes, jaaropgaves, etc.) zijn verbeterd en makkelijker te gebruiken. Ook is het nu eenvoudiger voor een medewerker om een adres of rekeningnummer te wijzigen. Tevens kunnen medewerkers met behulp van InSite hun eigen digitale dossier inzien en zichzelf beter melden als ze ziek zijn geweest. Leidinggevenden kunnen met InSite zelf hun medewerkers ziekmelden en kunnen eenvoudig personeelsoverzichten (FTE, verzuimpercentages, etc.) uitdraaien en dossiers inzien. InSite ondersteunt diverse HRM-processen, waardoor er efficiënter gewerkt kan worden. In 2013 zal de Performance Management cyclus worden ondersteund vanuit InSite. Dit betekent dat de plannings- en beoordelingscyclus (en de bijbehorende formulierenstromen en processen) via dit personeelsinformatiesysteem zullen verlopen. In het komende verslagjaar wordt verder gewerkt aan de optimalisatie van InSite. De afdeling HRM zal de digitale personeelsdossiers verder gaan uitbouwen. Risico-inventarisatie en -evaluatie Om medewerkers een veilige werkomgeving te kunnen garanderen, is het noodzakelijk eens in de zoveel tijd een Risico-inventarisatie en -evaluatie te laten plaatsvinden. In 2012 heeft er in samenwerking met arbodienst 365/Keurcompany zo n controle plaatsgevonden. Deze bestond uit de volgende onderdelen: - Groepsinterviews met medewerkers van de diverse afdelingen en porgramma s - Interview met HRM - bedrijfsbezoeken bij Hydepark, steunpunt Angerlo en het hoofdgebouw in Utrecht In november 2012 hebben wij de rapportage van de arbodienst ontvangen. Deze bevat een aantal technische aandachtspunten die in veel gevallen door de afdeling Facilitaire Zaken verder zijn opgepakt. Denk hierbij aan het markeren van bepaalde afstapjes en glazen wanden, het ter beschikking stellen van bepaalde hulpmiddelen en het plaatsen van extra verlichting op bepaalde plekken. Naast deze technische punten waren er ook aandachtspunten die van belang zijn in het contact tussen leidinggevende en medewerkers, zoals binding met de thuiswerkers en lokale werkers, afspraken over een opgeruimde werkplek en het bespreekbaar maken en houden van de werkdruk. Dit is bij het management onder de aandacht gebracht. Het plan van aanpak is door de arbo-commissie vastgesteld en de Ondernemingsraad heeft hiermee ingestemd. De medewerkers zijn via intranet geïnformeerd. Monitoring van de opvolging van de acties vindt plaats door de arbo-commissie. 15
7. Hoopvol vooruit De dienstenorganisatie heeft zich in 2012 voorbereid op een nieuwe beleidsperiode. Nieuwe ideeën, frisse energie en voorbereidende veranderingen in de organisatiestructuur kwamen voorbij. Zoals in het voorwoord gezegd, heeft de generale synode aan het einde van 2012 de nieuwe plannen goedgekeurd. Daarmee werd het startschot gegeven voor de verdere uitwerking en implementatie van de plannen in 2013. Medewerkers van de dienstenorganisatie kunnen in 2013 aan de slag met de honderd pioniersplekken en zullen gemeenten adviseren en ondersteunen bij het vinden van nieuwe vormen van kerkzijn. Er zal worden gewerkt aan mooie diaconale projecten, aan het opzetten van de Mobiliteitspool en de Stichting voor kerkgebouwen. Dit alles zal beweging in de organisatie brengen. Functies zullen verplaatst worden van de ene naar de andere afdeling. Nieuwe expertise wordt binnengehaald en er zullen andere samenwerkingsverbanden worden aangegaan. De dienstenorganisatie staat voor een nieuwe beleidsplanperiode. Die biedt volop opdrachten en kansen voor de medewerkers van de dienstenorganisatie. Opdrachten en kansen voor kennisdeling, functieveranderingen en ontwikkelmogelijkheden. Deze veranderingen zijn een kans voor vernieuwing. We kijken uit naar een prachtig jaar! 16
8. Bijlage Tabellen & grafieken Tabel 1: Leeftijdsopbouw per 31/12/12 Man Vrouw Medewerkers 20-24 2 3 5 25-29 11,5 17 28,5 30-34 12 34,5 46,5 35-39 13 14 27 40-44 13 21 34 45-49 26 31 57 50-54 35 35 70 55-59 39 40,5 79,5 60+ 44 25 69 Totaal 195,5 221 416,5 Tabel 2: Medewerkers per afdeling/programma per 31/12/12 Stafafdeling en programma Aantal medewerkers FTE bezetting Directie 2,0 2,0 Expertisecentrum 5,0 4,0 Institutionele Ondersteuning (incl. RACV) 31,5 25,9 Financiën en Control 24,0 21,9 HRM (incl. PCTE) 31,5 28,6 Facilitaire Zaken 52,5 44,9 Communicatie en Fondsenwerving 40,5 31,9 Kerk in Actie 45,5 38,6 Kerk in Ontwikkeling 70,5 60,9 MW&K 12,5 8,1 JOP + JOP lokaal + GVO 83,5 49,2 LRP 17,5 14,1 Totaal 416,5 330,1 Tabel 3: Verloop 2009-2012 2009 2010 2011 2012 In dienst 58 60 89 42 Uit dienst 44 63 58 52 Tabel 4: Ziekteverzuim 2009-2012 2009 2010 2011 2012 Ziekteverzuim 4,44 5,67 4,1 4,4 17
Grafiek 5: Bezetting in FTE's Bezetting in FTE per 31/12/2012 355 350 345 340 335 330 325 320 315 2008 dec 2009 dec 2010 dec 2011 dec 2012 dec Totaal 334 338 328,5 352,7 330,1 Totaal Grafiek 6: Duur dienstverband per 31/12/2012 250 Duur dienstverband per 31/12/2012 200 150 100 50 0 <5 5-9 10-14 15-19 20-24 25-29 30-34 35+ Vrouw 109 27 33 14 21 10 2 5 Man 82,5 18 22 12 17 15 19 10 18