Notulen Aanwezig De heer R. Bongers en/of Mevrouw S. van de Broek, De heer T.V. Bramer, De heer A. Broeren, Mevrouw N.J.A. Kalkhoven, De heer K.L. Lee, De heer M.J.M. Maas, De heer R. Monde, De heer M.A.J. van Overloop, De heer C.A.W. Passier, De heer P. van Rijbroek en/of Mevrouw van Rijbroek, De heer S. Taverne, Mevrouw M.G. Verstappen-Oerlemans, De heer C. Vervoort Volmacht afgegeven Mevrouw M.M.L. Emonds Afwezig Mevrouw A. van Beek, De heer T.H.M.W. Berkers, De heer M. Mulders - Built to Build Projectontwikkeling B.V., De heer A.N. Dixon, De heer K.J.N. Hopman, De heer J.F.M. van Oorschot, De heer J.M.S. van Oort, De heer J.H.J Opheij en Mevrouw M. van de Vorstenbosch, Mevrouw I.A.A. Reizevoort, De heer F.A.J. van Tartwijk, De heer E.J.A.M. van den Tillaart 1. Opening door de voorzitter van de vereniging van eigenaars De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. 1.1 Vaststellen aantal stemmen Er wordt vastgesteld dat 95 van de 175 stemmen aanwezig zijn, dan wel een machtiging hebben verstrekt. Derhalve kunnen er rechtsgeldige besluiten worden genomen. 1.2 Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. 1.3 Mededelingen Er zijn geen mededelingen. 2. Goedkeuring verslag algemene ledenvergadering 31-01-2012 De notulen worden zonder opmerkingen goedgekeurd. 3. Vaststellen balans en exploitatierekening 2012 3.1 De kascommissie, bestaande uit mevr. Van Rijbroek heeft de stukken gecontroleerd. Eén factuur is abusievelijk ten laste van de VVE gekomen. Deze zal in de cijfers van 2013 worden gecorrigeerd. 3.2 De kascommissie stelt voor FSG decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid van 2012. De vergadering gaat hiermee akkoord. De cijfers worden behandeld. Besloten wordt de exploitatie- resultaten toe te voegen of ten laste te brengen aan/van de reserves. 4. Vaststellen begroting 2013 en de daaraan verbonden voorschotbijdragen De begroting wordt doorgenomen. De vergadering gaat akkoord met de voorgestelde servicekosten. De nieuwe bedragen gaan in met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2013. De brief met de exacte berekening ontvangt u bij de notulen. Bij de vergaderstukken is tevens een geactualiseerde meerjarenonderhoudsplanning (MJOP) verstuurd. blz. 1
De MJOP wordt toegelicht. Dit plan geeft de verwachting van het uit te voeren groot onderhoud aan. Het plan is indicatief en een sturingsmiddel, zodat de VvE genoeg gereserveerd heeft op het moment dat dit nodig is. Indien niet direct noodzakelijk, worden investeringen uiteraard uitgesteld. In de begroting van 2013 is met de MJOP rekening gehouden. 5. Benoeming bestuur/ kascommissie Kascommissie De kascommissie voor 2013 gaat bestaan uit dhr. Maas en mevr. Van Rijbroek. Bestuur Marlies Emonds treedt wegens verhuizing terug als voorzitter. Zij wordt bedankt voor haar inspanningen. Dhr. Tom Bramer heeft zich gemeld als nieuw bestuurslid. Hij wordt met algemene stemmen benoemd tot nieuw bestuurslid. Het bestuur is nu als volgt samengesteld: Mark van Overloop: Voorzitter Tom Bramer: Vice - Voorzitter Ron Bongers: Bestuurslid technische zaken 6. Technische zaken en overige beheeraangelegenheden Deze worden puntsgewijs doorgenomen. 6.1 Hertaxatie gebouw Het pand dient éénmaal in de zes jaar te worden getaxeerd tegen herbouwwaarde. Dit ter voorkoming van onderverzekering. De kosten bedragen 675,- excl. BTW. De vergadering geeft toestemming om de hertaxatie uit te laten voeren. FSG zal hiervoor opdracht geven. 6.2 Werkzaamheden bij het afdichten buitenzijde van achtergevel bergingen Sluisstraat 60 De bergingen aan de korte zijde van het complex dienen vanaf de onderzijde tot 75 cm onder het maaiveld niveau te worden gecoat. De grond ligt nu hoger aan de buitenkant dan de fundering aan de binnenkant van de bergingen. De kosten bedragen 2.600,- excl. BTW. De kosten kunnen iets hoger uitvallen als er meerdere bergingen worden meegenomen. Het bestuur zal hierover contact opnemen met de betrokken eigenaars. De uitwerking zal plaatsvinden in overleg tussen FSG en het bestuur. 6.3 Schilderwerk Er zijn 2 offertes aangevraagd. De uit te voeren werkzaamheden en de verfbehandeling zijn identiek geoffreerd. Er is sprake van een groot prijsverschil. Van den Boom schilderwerken offreert voor het werk 14.835,-, terwijl schilderbedrijf Jan van 't Hof voor exact hetzelfde werk 7.480,- vraagt. (prijzen excl. BTW) Dit verschil is niet te verklaren. Men vermoedt dat Van den Boom werk te veel heeft en daarom zo hoog offreert. Er wordt besloten om het werk door Van 't Hof te laten uitvoeren. Wel zal het bestuur in overleg met FSG navraag doen of alle werkzaamheden wel in de offerte zitten. blz. 2
6.4 Verwijderen boom op parkeerplaats Er wordt gevraagd of het appelboompje tussen nummer 60 en 62 verwijderd kan worden. De vergadering stemt hier mee in. Er wordt voorgesteld dit op burendag uit te voeren. 7. Rondvraag De huurders van Sluisstraat 72 zetten hun frituurpan buiten. Dit is niet toegestaan. De huurders zullen door het bestuur verzocht worden dit niet meer te doen. De burendag is gepland op 27 april. Een aantal mensen kunnen dan niet. Er wordt gevraagd een andere dag te kiezen. Het bestuur komt mogelijk met een andere datum. De sloopslib bij sluisstraat 84 is vervangen. Er wordt verzocht om de parkeerplaatsen buiten de het terrein zo min mogelijk te benutten als men beschikt over een parkeerplaats op het terrein. Dit voorkomt inbraken en vandalisme aan de auto's welke buiten het terrein staan geparkeerd en de mensen welke meerdere auto's hebben kunnen hun tweede auto dan makkelijker kwijt buiten het terrein. Er worden regelmatig sigarettenpeuken gedeponeerd in de doorgang. Gevraagd wordt om deze direct op te ruimen. 8. Sluiting Niet meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter om 21.00 uur de vergadering en dankt iedereen voor zijn of haar komst. blz. 3
Besluitenlijst 1 De notulen van 2012 worden goedgekeurd. 2 De administrateur wordt decharge verleend voor het beleid in 2012. 3 Besloten wordt de exploitatie- resultaten toe te voegen of ten laste te brengen aan/van de reserves. 4 De vergadering keurt de begroting 2013 goed en gaat akkoord met de wijziging servicekosten per 1 januari 2013. 5 Mevr. Maas en mevr. Van Rijbroek vormen in 2013 de kascommissie. 6 De vergadering benoemt dhr. Bramer tot nieuw bestuurslid. 7 De vergadering geeft toestemming voor hertaxatie van het pand à 675,- excl. BTW. 8 De vergadering geeft mandaat voor het coaten van de bergingmuren voor een nog overeen te komen opdracht. 9 De vergadering besluit het schilderwerk uit te laten voeren door schildersbedrijf Jan Van 't Hof. 10 De vergadering geeft toestemming voor het verwijderen van de boom tussen nr. 60 en 62. blz. 4
Actiepuntenlijst Bericht frituurpan naar huurders door bestuur. Boom verwijderen op de burendag. Factuur corrigeren in jaarverslag 2013 door FSG. Gebruik parkeerplaatsen op het terrein door allen. Geen sigarettenpeuken deponeren in de doorgang door allen. Opdracht aanpak bergingen door FSG en bestuur. Opdracht hertaxatie pand door FSG. Opdracht schilderwerk Van 't Hof door FSG en bestuur. Planning datum burendag door bestuur. blz. 5