Coachview.net Eenmalige Imports

Coachview.net Eenmalige Imports Versie: Juli 2011, Revisie 2 Coachview.net: 2.1 Auteur(s): Remy Remery Dé nieuwe manier van samenwerken

Inhoudsopgave 1. INLEIDING...3 BELANGRIJKSTE TERMEN... 3 2. IMPORT OPLEIDINGSHISTORIE...4 INVULLEN SPREADSHEET... 4 RESULTAAT IN COACHVIEW.NET... 4 BELANGRIJKE VOORWAARDEN... 5 3. IMPORT OPLEIDINGSVRAGEN OP DE WACHTLIJST...6 INVULLEN SPREADSHEET... 6 RESULTAAT IN COACHVIEW.NET... 6 BELANGRIJKE VOORWAARDEN... 7 4. IMPORT BEDRIJVEN EN PERSONEN...8 INVULLEN SPREADSHEET... 8 BELANGRIJKE VOORWAARDEN... 10

1. Inleiding Dit document beschrijft in het kort de mogelijkheden en gebruik van de verschillende eenmalige imports in Coachview.net. Momenteel is het mogelijk om de volgende gegevens te importeren: 1. Bedrijf- en persoonsgegevens. 2. Opleidingsvragen op wachtlijst. 3. Import Opleidingshistorie. 4. Belangrijkste termen Opleidingssoort: Een blauwdruk van een opleiding. Met deze blauwdruk kan telkens een nieuwe aanvraag of opleiding gemaakt worden. Hoe nauwkeuriger de gegevens ingevuld worden hoe eenvoudiger en sneller het is om een aanvraag of opleiding aan te maken en te wijzigen. U moet dus goed nadenken welke soorten opleidingen u geeft of gaat geven. Bij het maken van een nieuwe opleiding of aanvraag worden automatisch de onderdelen, verkoopregels en acties van de opleidingssoort overgenomen. Onderdelen: Een opleidingssoort bestaat uit één of meerdere verschillende onderdelen. Dit kunnen dagen zijn maar ook losse dagdelen. Bij het creëren van een aanvraag of opleiding worden deze onderdelen meegenomen. U legt de duur, minimum en maximum aantal deelnemers vast. U bepaalt of de presentatie en slaging vereist is en registreert deze. Opleiding: De daadwerkelijke uitvoering van een opleidingssoort. U plant de onderdelen en schrijft de cursisten in. U regelt de presentatie en/of slaging. U bepaalt de docent en de locatie, en registreert resultaten. U maakt presentielijsten, nodigt cursisten en docenten uit, print diploma s en certificaten etc. Aanvraag: Registratie van de interesse in een opleidingssoort. Offerte kan aangemaakt worden en de aanvraag kan na opdracht ingepland worden via de opleiding. Vanuit de wachtlijst van een opleiding schrijft u de cursisten in. Na afloop maakt u de facturen. Opleidingsvraag: Wordt een opleidingsvraag van een persoon ingeschreven bij een opleiding dan wordt de persoon deelnemer aan de opleiding. Vrije Velden: Houdt extra informatie bij die standaard niet door Coachview.net wordt aangeboden. Het is mogelijk om voor allerlei functies (bijvoorbeeld bedrijf, persoon, opleiding, docent, aanvraag en locatie) vrije velden in te stellen. Deze icoontjes vertellen u het volgende: Een handig tip. Let op! Copyright 2011 Coachview.net is een product van InnoPhase B.V. 3

2. Import Opleidingshistorie Doel: het bij een persoon vastleggen van de opleidingen die deze in het verleden heeft gevolgd. Invullen Spreadsheet De spreadsheet heeft de volgende kolommen: PersoonExternID (verplicht): deze moet overeenkomen met het externe id dat gebruikt is in de import van de bedrijven en personen. Verwijst dus naar een in Coachview.net geïmporteerde persoon. Dit betekent dat het importeren van de bedrijven en personen al is afgerond. PersoonExternSource (verplicht): moet overeenkomen met de externe source naam zoals deze gebruikt is in de import van de bedrijven en personen. OpleidingsSoortCode (verplicht): verwijst naar een bestaande opleidingssoort waarvan de status Definitief is. De code moet overeenkomen met de code in Coachview.net. OpleidingsSoortNaam (verplicht): verwijst naar een bestaande opleidingssoort waarvan de status Definitief is. De naam moet overeenkomen met de naam in Coachview.net. OpleidingsVraagCode (verplicht): de code van de opleidingsvraag. OpleidingsVraagNaam (verplicht): kan hetzelfde zijn als opleidingssoortnaam, maar mag ook bv. de code of codes van het onderdeel of de onderdelen zijn die de persoon heeft gevolgd. StartDatum (optioneel): startdatum van de opleiding (formaat = yyyy-mm-dd). EindDatum (optioneel): einddatum van de opleiding (formaat = yyyy-mm-dd). DatumAkkoort (verplicht): datum waarop de opleiding akkoord is bevonden (formaat = yyyy-mmdd). Akkoord (verplicht): de opleiding is wel of niet met goed gevolg afgerond (False = niet akkoord, True = akkoord, opleiding is afgerond). Opmerking (optioneel): eventuele belangrijke opmerkingen. Bestaat de opleidingssoort nog niet dan wordt deze aangemaakt in Coachview.net en vervolgens op inactief gezet. De opleidingsvraag krijgt in Coachview.net de status Afgerond. Bestaat het te importeren opleidingssoort in Coachview.net dan worden alle onderdelen van deze opleidingssoort meegenomen naar de opleidingsvraag van de persoon. Per onderdeel wordt manueel akkoord gegeven met als reden de import. Als voorbeeld is het volgende ingevuld in het voorbeeld spreadsheet: Resultaat in Coachview.net Het uiteindelijke resultaat is dat er één opleidingssoort (Historie) wordt aangemaakt omdat deze nog niet bestaat en 4 opleidingsvragen. De opleidingsvragen van een persoon kunnen bekeken worden via de functie Persoon, selecteer de persoon in de zoeklijst en ga naar de tab OpleidingsVragen. De status staat op afgerond, in de kolom Code staat de code van de opleidingssoort en in de kolom Naam de codes van de onderdelen die zijn gevolgd. Klik op de hyperlink in de kolom OpleidingsVraagTitel om naar het detailscherm van de opleidingsvraag te gaan. 4

In het detailscherm is dan zichtbaar: Opleidingssoort ingevuld in de kolommen OpleidingsSoortCode en OpleidingsSoortNaam van de spreadsheet. Opleidingsvraagnaam Kolom StartDatum en Einddatum en Opmerking van de spreadsheet. Kolom DatumAkkoord en Akkoord in dit geval dus True. Ga naar de tab Vraagonderdelen en alle onderdelen zijn zichtbaar die horen bij de opleidingssoort. Belangrijke voorwaarden 1. Voor deze import is het verplicht eerst de personen te importeren. De personen moeten namelijk een ExternId hebben. 2. Dit is een eenmalige import. Twee keer importeren betekent dat alles er twee keer instaat. 3. Per opleidingssoort wordt één aanvraag gemaakt, waarbij het eigen bedrijf asl bedrijf wordt gebruikt. Deze aanvraag krijgt de opmerking Historie. Dit, omdat er anders veel aanvragen en dus debiteuren worden aangemaakt. Alle personen worden als deelnemer op deze aanvraag ingeschreven. Verkoop/Financiële status. De verkoopstatus van de aanvraag wordt op Order gezet, omdat anders de aanvraag op Initieel blijft staan. Daarom mogen er nog geen verkoopregels aan de opleidingssoort zijn gekoppeld. Anders krijgt de aanvraag de financiële status te factureren. Voor de import moeten dus de verkoopregels op inactief gezet worden. Na de import weer terug op actief. 5

3. Import Opleidingsvragen op de wachtlijst Doel: het bij een persoon vastleggen van de opleidingen die nog moet volgen (wachtlijst). Invullen Spreadsheet De spreadsheet heeft de volgende kolommen: PersoonExternID (verplicht): deze moet overeenkomen met het externe id dat gebruikt is in de import van de bedrijven en personen. Verwijst dus naar een in Coachview.net geïmporteerde persoon. Dit betekent dat het importeren van de bedrijven en personen al is afgerond. PersoonExternSource (verplicht): moet overeenkomen met de externe source naam zoals deze gebruikt is in de import van de bedrijven en personen. OpleidingsSoortCode (verplicht): verwijst naar een bestaande opleidingssoort waarvan de status Definitief is. De code moet overeenkomen met de code in Coachview.net. OpleidingsSoortNaam (verplicht): verwijst naar een bestaande opleidingssoort waarvan de status Definitief is. De naam moet overeenkomen met de naam in Coachview.net. OpleidingsVraagCode (optioneel): de code van de opleidingsvraag. OpleidingsVraagNaam (optioneel): kan hetzelfde zijn als opleidingssoortnaam, maar mag ook bv. de code of codes van het onderdeel of de onderdelen zijn die de persoon heeft gevolgd. StartDatum (optioneel): startdatum van de opleiding (formaat = yyyy-mm-dd). EindDatum (optioneel): einddatum van de opleiding (formaat = yyyy-mm-dd). Opmerking (optioneel): eventuele belangrijke opmerkingen. De opleidingssoort moet goed ingericht zijn (onderdelen, verkoopregels en resultaten). Dit omdat tijdens de import klakkeloos een nieuwe opleidingssoort wordt aangemaakt indien deze niet wordt gevonden, met één onderdeel. Zou vervolgens blijken dat die opleidingssoort meer onderdelen zou moeten hebben of dat bij de opleidingsvragen resultaten geregistreerd moeten worden dan moeten dus alle opleidingsvragen handmatig bijgewerkt worden. De opleidingsvraag krijgt in Coachview.net de status Wachtlijst. Als voorbeeld is het volgende ingevuld in het voorbeeld spreadsheet: Resultaat in Coachview.net Het uiteindelijke resultaat is dat er drie opleidingsvragen gemaakt worden. 6

De opleidingsvragen van een persoon kunnen bekeken worden via de functie Persoon, selecteer de persoon in de zoeklijst en ga naar de tab OpleidingsVragen. De status staat op wachtlijst en Akkoord = Nee. Bestaat er een opleiding Bloemschikken dan kunnen de personen via de wachtlijst worden ingeschreven. Belangrijke voorwaarden 1. Voor deze import is het verplicht eerst de personen te importeren. De personen moeten namelijk een ExternId hebben. 2. Ingeplande opleidingingsvragen bij een opleiding zijn hiermee niet te importeren. 3. Opleidingssoort moet op een juiste manier ingericht zijn. 4. Dit is een eenmalige import. Twee keer importeren betekent dat alles er twee keer instaat. 5. Er kunnen geen opleidingsvragen geïmporteerd worden waarvan de herhaling in de opleidingssoort in Coachview.net ingesteld staat. Als dit wel het geval is moet per opleidingssoort eerste handmatig de ingestelde herhaling verwijderd worden. Het is aan te raden eerste een lijstje te maken van opleidingssoorten met een ingestelde herhaling. Noteer daarbij de opleidingssoort, herhaling opleidingssoort en de twee termijnen (start herhaling en einde herhaling). Als de import succesvol is verlopen moet per opleidingssoort de herhaling weer handmatig ingesteld worden. 6. De opleidingsvragen worden gebundeld op een aanvraag per opleidingssoort, per bedrijf van de persoon. Voor personen zonder bedrijf wordt altijd een nieuwe aanvraag aangemaakt, dus deze worden wel gewoon geïmporteerd als ze twee keer voorkomen met dezelfde opleidingssoort. Verkoop/Financiële status. De verkoopstatus van de aanvraag wordt op Order gezet, omdat anders de aanvraag op Initieel blijft staan. Daarom mogen er nog geen verkoopregels aan de opleidingssoort zijn gekoppeld. Anders krijgt de aanvraag de financiële status te factureren. Voor de import moeten dus de verkoopregels op inactief gezet worden. Na de import weer terug op actief. 7

4. Import Bedrijven en Personen Doel: Eenmalig importeren van bedrijf en/of persoonsgegevens. Invullen Spreadsheet De spreadsheet heeft de volgende kolommen (de belangrijkste worden behandeld): Op iedere regel kan één bedrijf en/of persoon worden ingevuld. Wordt op een regel zowel een bedrijf en een persoon ingevuld dan wordt deze persoon bij het bedrijf gekoppeld. Voor elke persoon die bij een bedrijf hoort moeten dus alle bedrijfsvelden ook worden ingevuld. De kolommen ExternId en ExternSource voor zowel bedrijf als persoon worden gebruikt om het bedrijf/persoon uniek te identificeren, en zijn dus leidend. Dit is van belang bij het nieuw aanmaken of wijzigen van het bedrijf/persoon. Wordt er namelijk een bedrijf/persoon gevonden via de ExternId en de Externsource in de database dan wordt dit bedrijf/persoon gewijzigd in plaats van opnieuw aangemaakt. Om dubbele bedrijven/personen te voorkomen is het dus van belang dat dit veld altijd goed wordt gevuld. Beschrijving speciale Persoon in te vullen velden Veld Achternaam (verplicht) DoNotUpdate DoNotInsert EmailType1TypeId, EmailType2TypeId, EmailType3TypeId, ExternId (verplicht) ExternSource (verplicht) Geboortedatum Geslacht GeboorteGebruikStandaard Opmerking Dit is een verplicht veld. Boolean veld dat aangeeft of de persoon gewijzigd mag worden in de database. False: persoon mag gewijzigd worden. True: persoon mag NIET gewijzigd worden. Standaard: False Boolean veld dat aangeeft of de persoon aangemaakt mag worden in de database. False: persoon mag aangemaakt worden. True: persoon mag NIET aangemaakt worden. Standaard: False Dit veld beschrijft het type emailadres bij bijbehorend Email veld. Standaard wordt zakelijk gebruikt. Opties zijn: 1: Zakelijk 2: Privé 3: Mobiel 5: Voorkeur Uniek alfanumeriek nummer voor iedere persoon. Met dit veld worden alle relaties gelegd. Bestaat de ExternId van een persoon al in de database dan wordt deze persoon gewijzigd, zoniet wordt de persoon aangemaakt. Alfanumeriek veld voor aangeven uit welk systeem de Personen komen. Dit om het mogelijk te maken om uit meerdere systemen personen te importeren die dan dezelfde externid zouden kunnen hebben. Een persoon is dus uniek door een combinatie van het veld ExternId en ExternSource. Geboortedatum in formaat yyyymmdd. Jaar vier cijfers,maand twee cijfers en dag twee cijfers. vb: 19780610 Bij een ongeldig formaat wordt dit veld leeg gelaten. 1 karakter met m als man en v als vrouw, leeg voor onbekend Standaard True. Boolean veld met de opties False of True. De geboortenaam wordt samengesteld uit de tussenvoegsels en 8

Veld Inactief Land Tel1TypeId, Tel2TypeId, Tel3TypeId, Opmerking achternaam. Bij False : wordt de geboortenaam samengesteld uit de GeboorteAchternaam en GeboorteTussenvoegsels Standaard False. Boolean veld met de opties False of True. Land als tekst. Ondersteund wordt de volledige naam Nederlands of Engels en de ISO-code(2 en 3 letters) vb: Nederland, The Netherlands, NL, NLD Dit veld beschrijft het type telefoonnummer bij bijbehorend Tel veld. Standaard wordt Direct gebruikt. Opties zijn: 1: Direct 2: Mobiel 3: Privé Beschrijving speciale Bedrijf velden Veld DoNotUpdate DoNotInsert ExternId (verplicht) ExternSource (verplicht) Inactief GebruikPostadresAlsBezoekadres GebruikPostadresAlsFactuuradres Land, Bezoekland, FactuurLand, OverigLand Opmerking Boolean veld dat aangeeft of het bedrijf gewijzigd mag worden in de database. False: bedrijf mag gewijzigd worden. True: bedrijf mag NIET gewijzigd worden. Standaard: False Boolean veld dat aangeeft of het bedrijf aangemaakt mag worden in de database. False: bedrijf mag aangemaakt worden. True: bedrijf mag NIET aangemaakt worden. Standaard: False Uniek alfanumeriek nummer voor ieder bedrijf. Met dit veld worden alle relaties gelegd. Bestaat de ExternId van een bedrijf al in de database dan wordt dit bedrijf gewijzigd, zoniet wordt het bedrijf aangemaakt. Alfanumeriek veld voor aangeven uit welk systeem de Personen komen. Dit om het mogelijk te maken om uit meerdere systemen personen te importeren die dan dezelfde externid zouden kunnen hebben. Een persoon is dus uniek door een combinatie van het veld ExternId en ExternSource. Standaard False. Boolean veld met de opties False of True. Standaard False. Boolean veld met de opties False of True. Bij True wordt het postadres ook voor het bezoekadres gebruikt. Standaard True. Boolean veld met de opties False of True. Bij True wordt het postadres ook voor het factuuradres gebruikt. Land als tekst. Ondersteund wordt de volledige naam Nederlands of Engels en de ISO-code(2 en 3 letters) vb: Nederland, The Netherlands, NL, NLD Beschrijving speciale vrije velden Veld VrijveldDefinitie Opmerking - Dit veld wordt als code gebruikt in de applicatie voor bijvoorbeeld templates. Dit veld is readonly in de applicatie. Een andere VrijveldDefinitie betekent dus een nieuw vrijveld in de applicatie. - altijd beginnen met de tekst Vrijveld, bijvoorbeeld VrijveldBankrekening - Maximaal 25 karaketers en alleen letters en cijfers toegestaan. Dus bijvoorbeeld geen spaties of dubbele punten. Reguliere expressie: ^([0-9] [a-za-z])*$ 9

Belangrijke voorwaarden 1. Geen wijzigingen in kolommen aanbrengen. 2. Zie de opmerkingen/voorwaarden die aan de kolommen in het Excel-bestand zijn aangegeven met een rood hoekje. Met de muis er overheen bewegen toont deze. 3. Velden met een * zijn verplicht. 4. Velden met twee ** moeten samen met de andere het ** veld gevuld worden of alle twee leeg gelaten worden. 5. Bedrijf en Persoon veld zijn ter indicatie waar de bedrijf en persoon velden beginnen. 6. Scheidingsteken velden: semicolon/puntkomma (;). 7. Teksten tussen. 8. Aantal regels zijn gelimiteerd tot 10.000 records. 10