Selectieprocedure voor het aanleggen van een wervingsreserve voor de graad van diensthoofd Publiekswerking Selectieprocedure De selectieprocedure bestaat uit een thuisopdracht, een assessment en een interview. Elk gedeelte is eliminerend. Een kandidaat dient eerst te slagen in het schriftelijk gedeelte vooraleer hij/zij toegelaten wordt tot het volgende gedeelte. De kandidaat wordt hiervan op de hoogte gesteld. Om geslaagd te zijn, moet de kandidaat 60% van de punten behalen op elk onderdeel, geschikt bevonden worden op het assessment en 60% op het geheel van de selectieproef. Thuisopdracht Inhoud Interview inhoud Opdracht(en) op basis van de functiebeschrijving Een evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie en van zijn/haar motivatie en interesse voor het werkterrein.
Kandidaatstelling Voorwaarden voor deelname aan de selectieprocedure 1. Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de functie. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan één maand; 2. De burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. Belg zijn of burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of van de Zwitserse Bondsstaat; 4. Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk; 5. Voldoen aan de vereiste over de talenkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; 6. In het bezit zijn van ofwel een masterdiploma, ofwel een diploma van het hoger onderwijs van 2 cycli dat gelijkgesteld is met universitair onderwijs én minimum 3 jaar relevante beroepservaring, waaronder wordt verstaan: ervaring in een hiërarchisch leidinggevende functie Kandidaatstelling: hoe Kandidaatstelling: - diploma - cv Kandidaatstelling: uiterste inschrijvingsdatum De kandidaturen worden bij voorkeur elektronisch ingediend via personeelsdienst.selecties@aalst.be of via het elektronisch sollicitatieformulier. De ontvangst van uw kandidatuur zal bevestigd worden. Bij de kandidatuurstelling dient een cv en een kopie van het gevraagde diploma gevoegd worden (op sanctie van nietigheid). De kandidaat bewijst aan de hand van documenten de 3 jaar beroepsrelevante ervaring. 1 september 2015 Inlichtingen Voor meer inlichtingen kan u contact opnemen met de dienst Personeel-Selecties, Keizersplein 21, 9300 Aalst. Telefoon: 053 72 34 69, e-mail: personeelsdienst.selecties@aalst.be Uw contactpersoon voor deze selectieprocedure is Vera Van den Abbeele. Algemene informatie
Functietitel Cluster Dienst Plaats in de organisatie Niveau Weddeschaal Statuut Diensthoofd publiekswerking Externe dienstverlening Loketbeheer Het diensthoofd Publiekswerking rapporteert aan de directeur Externe dienstverlening A A4a - A4b Contractueel/Statutair Informatie over de dienst Loketbeheer De dienst Loketbeheer omvat alle gecentraliseerde stadsloketten en bestaat uit vier teams: team onthaal (contact center, snelbalie en onthaal) team samenleven team vreemdelingenzaken en inburgering team ruimtelijke en stedelijke ontwikkeling VTE Strategische doelstellingen Doelstellingen op dienstniveau operationele doelstellingen Doel van de functie Persoonlijke doelstellingen Deze dienst is in volle uitbouw. De inschatting is ongeveer 40 VTE. Het stadsbestuur van Aalst garandeert haar inwoners dat zij kunnen leven in een kwalitatieve woonomgeving, die veilig en net is. In onze dienstverlening willen wij een modeldienstverlener zijn voor onze bevolking: efficiënt, bereikbaar en performant. We streven naar een optimaal gecentraliseerd aanbod van onze (administratieve) producten en diensten in het nieuw administratief centrum. We kiezen voor een kwaliteitsvol concept en plaatsen klantvriendelijkheid en klantgerichtheid voorop. De grootste prioriteit bij de operationele doelstellingen is het slim digitaliseren. Vanuit een leidinggevende en overkoepelende positie staat het diensthoofd Publiekswerking in voor de realisatie van de strategische en operationele doelstellingen van deze dienst. De strategische en operationele doelstellingen vormen samen met de resultaatsgebieden en het profiel de basis voor het formuleren van persoonlijke doelstellingen. Functie-inhoud
Resultaatsgebieden Kerntaken Leiding geven Opstellen van een eigen beleid/visie dat gebaseerd is op de missie en de doelstellingen van de stad en de dienst Budgetbeheer en Beleidsondersteuning Toewijzen van taken en/of projecten aan medewerkers met het oog op een evenwichtige verdeling en een efficiente inzet van de verschillende medewerkers Aansturen en motiveren van de medewerkers/teamverantwoordelijken teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling Voeren van plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken Organiseren en voorzitten van werkoverleg Leveren van input en beleidsadviezen vanuit de praktijk en het zicht op algemene en nieuwe tendensen teneinde een kwalitatieve en efficiënte dienstverlening te garanderen Rapporteren aan het beleid over voortgang en resultaten, signaleren van knelpunten en verbeteracties lanceren Opmaken, beheren, opvolgen en bijsturen van het budget van de dienst voor investeringen en exploitatie (binnen de beheers- en beleidscyclus) Kwaliteitszorg Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van het onthaal, de loketwerking en van de (tussentijdse) resultaten teneinde de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten Proces- en projectbeheer Dienstverlening Opstellen, communiceren en opvolgen van richtlijnen, procedures en kwaliteitsnormen Opvolgen van de regelgeving op vaktechnisch gebied en het waken over de correcte toepassing hiervan Voorstellen, begeleiden en evalueren van interne controleprocedures, kwaliteitsprojecten en verdere standaardisering van processen, zowel als projectleider als projectteamlid Instaan voor een permanente en up-to-date opvolging en rapportering van projecten. Creëren van betrokkenheid en engagement in optimalisatie- en veranderingsprojecten In kaart brengen van bestaande processen en nemen van initiatief voor een meer efficiënte en effectieve proceswerking Bewaken van uniforme, klantvriendelijke, kwalitatieve dienstverlening binnen vastgelegde termijnen en volgens intern opgestelde richtlijnen
Communicatie Snel en accuraat behandelen van (complexere) dossiers, klachten, vragen,.. met het oog op een efficiente en klantgerichte dienstverlening met een zo kort mogelijke doorlooptijd Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie zodat het beleid en de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn Opbouwen en onderhouden van een intern en extern netwerk en de nodige communicatie en/of correspondentie verzorgen teneinde de voortgang en de inhoudelijke stoffering van een dossier te bevorderen Interne contacten Externe contacten Alle stadsdiensten, verschillende korpsen binnen de Politie en Brandweer, OCMW-diensten, Burgers, andere stadsbesturen,.. Competentieprofiel Competentiecluster: vakkennis Verworven kennis Verworven kennis of bereid zijn op korte termijn te verwerven Veranderingsmanagement Projectmanagement Kennis m.b.t. het gemeentedecreet en de organen in een gemeente en de werking ervan Competentiecluster: omgaan met informatie CONCEPTUEEL DENKEN Op een abstracte en globale manier kunnen denken en concepten vertalen in werkbare en concrete oplossing. Gedragsindicatoren Denken in globale termen zonder zich te verliezen in details Competentiecluster: omgaan met taken Denkt kritisch en zelfstandig Vertalen van abstracte concepten naar concreet werkbare oplossingen Ontwikkelingen in de externe omgeving opvolgen en begrijpen teneinde een aangepaste dienstverlening te kunnen garanderen Kadert adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatieen beleidscontext PLANNEN EN ORGANISEREN Proactief stellen van doelstellingen, nauwgezet uittekenen van actieplannen. Beheren en opvolgen van tijd, kosten, activiteiten en middelen.
Gedragsindicatoren Strategische doelstellingen vertalen in concreet meetbare doelstellingen en acties Efficiënte actieplannen in logische stappen, binnen de beschikbare tijd en in functie van de prioriteiten uitwerken; daarbij de vereiste middelen (mensen, budget, logistiek) juist inzetten. Mogelijke toekomstige obstakels correct inschatten en in functie daarvan de juiste acties ondernemen. Bereikt een balans tussen de geïnvesteerde tijd, de geleverde prestatie en de behaalde kwaliteit Blijft in situaties van grote druk en weerstand zoeken naar een efficiënte, doelmatige stijl en aanpak om toch de doelstellingen te bereiken Blijft in alle werkomstandigheden hoofd- en bijzaak in het eigen werk onderscheiden OPVOLGING EN RAPPORTERING De voortgang van de resultaten met regelmaat opvolgen en indien nodig consequent en adequaat bijsturen in functie van de te bereiken doelstellingen. Gedragsindicatoren Formuleert meetindicatoren voor de primaire processen van de dienst. Controleert op regelmatige basis de voortgang en resultaten van een werkproces Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang Formuleert gerichte voorstellen om bestaande problemen / processen / procedures te verbeteren om efficiënter en effectiever de doelstellingen te bereiken en/of de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in BESLUITVAARDIGHEID & OVERTUIGINGSKRACHT Nemen van beslissingen op basis van (on)volledige informatie en doelgericht acties ondernemen om de beslissingen uit te voeren Gedragsindicatoren Neemt de juiste beslissing op basis van (on)volledige informatie, rekening houdend met de voor- en nadelen ervan en met de diverse opties die er zijn Kan standpunten op een beargumenteerde en overtuigende manier overbrengen Behoudt bij confrontaties een correcte en tactvolle houding Competentiecluster: omgaan met medewerkers ONTWIKKELING VAN MEDEWERKERS (RESULTAATGERICHT COACHEN) Begeleiden van medewerkers in hun groei en gericht feedback geven aan medewerkers over hun functioneren (prestaties en ontwikkeling) Gedragsindicatoren Richt zich niet alleen op de taak of het objectief dat gerealiseerd moet worden, maar ook op de persoon die de taak moet uitvoeren Heeft een actieve rol en brengt een positieve inbreng in het kader van de
persoonlijke ontwikkeling en loopbaanontwikkeling van medewerkers Stimuleert medewerkers om zelf oplossingen te vinden Neemt acties om het inzicht van de medewerker in diens eigen functioneren te versterken Heeft vertrouwen in het potentieel en de zelfsturing van de andere(n) en stimuleert dat ook Is in staat om zijn/haar advies en coachingstijl aan te passen aan het ontwikkelingsniveau en de eigenheid van zijn/haar medewerkers Geeft feedback op een gepaste manier en via correcte gesprekstechnieken Competentiecluster: omgaan met relaties KLANT- EN KWALITEITSGERICHTHEID Verzekert een kwaliteitsvolle dienstverlening en anticipeert op noden van interne en externe klanten. Gedragsindicatoren Stelt de klanten op de eerste plaats en komt tegemoet aan hun noden door een snelle en persoonlijke service te leveren en hun klachten ernstig te nemen. Geeft richting aan het beleid van de dienst opdat het zou voldoen aan de huidige en toekomstige noden van de klanten Zet systemen op om een kwaliteitsvolle aanpak te garanderen Ontwikkelt procedures om het werk efficiënter te laten verlopen. Stimuleert medewerkers om de klantgerichtheid van hun aanpak voortdurend in vraag te stellen. SAMENWERKEN Onderhoudt en bevordert de samenwerking binnen de eigen dienst evenals binnen de cluster en clusteroverschrijdend Gedragsindicatoren Komt met ideeën om het gezamenlijk resultaat te verbeteren Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen en te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor verscheidenheid in mensen Werkt in een open dialoog en een opbouwende communicatieve sfeer, zowel binnen de eigen dienst als naar andere diensten toe Competentiecluster: omgaan met het eigen functioneren ORGANISATIEBETROKKENHEID Houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de organisatie Gedragsindicatoren Draagt verantwoordelijkheid voor het behalen van de beoogde resultaten, tegenover de organisatie en klanten Zet zich in om de doelstellingen van de cluster en de dienst te realiseren.
ZELFONTWIKKELING Neemt actie om zich te ontwikkelen in een richting die zowel nuttig is voor de organisatie als voor de eigen professionele groei Gedragsindicatoren Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen m.b.t. de eigen functie en/of het eigen vakgebied Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies en methodes die relevant zijn voor de eigen taak en/of het eigen vakdomein Onderneemt acties tot persoonlijke en professionele ontwikkeling