AWVN ARBEIDSTIJDMANAGEMENT WWW.AWVN.NL
Arbeidstijdmanagement WAT LEVERT HET OP? Voorspelbare werktijden Minimalisatie overwerk Kostenreductie Door de patronen in de klantvraag of het werkaanbod te onderzoeken, neemt de voorspelbaarheid van werk toe en dus de inzet van werknemers (voorspelbare werktijden). Er hoeft minder op voorraad te worden geproduceerd. Overwerk en leegloop zullen tegelijkertijd afnemen. Dat betekent: reductie van de kosten bij hogere opbrengsten. De werkelijke kosten van het rooster komen ook veel beter overeen met de geplande kosten hiervan; vaak is er zelfs sprake van een structurele besparing. Verhouding intern en extern personeel Minder uitzendkrachten Kwaliteitsimpuls Inzicht in de werkpatronen geeft doorgaans aanleiding de verhouding tussen het aantal flexibele en vaste medewerkers te herzien. Als de afstemming tussen vraag en aanbod van medewerkers slim is georganiseerd en het mogelijk blijkt om de gewenste flexibiliteit met het eigen personeelsbestand te realiseren, dan zal de behoefte aan uitzendkrachten en overwerk sterk afnemen. Dat betekent opnieuw reductie van de kosten. Bovendien brengt het werken met het eigen, vaste personeel in de regel een kwaliteitsimpuls met zich mee. Gezondere roosters Het optimaliseren van vraag naar en aanbod van personele inzet leiden tot gezondere roosters. Ook in drukke periodes is het dan mogelijk om anders dan wanneer overwerk de manier is om pieken op te vangen tot een verantwoorde verdeling tussen werktijd en vrije tijd te komen. Grotere betrokkenheid Door medewerkers bij de analyse en het formuleren van oplossingsrichtingen te betrekken, ontstaat enerzijds inzicht in de behoefte van de organisatie, anderzijds afstemming van die behoefte met de wensen en voorkeuren van de werknemers inzake de werktijden. Dat heeft positieve effecten op de arbeidsverhoudingen, de betrokkenheid en motivatie van werknemers nemen toe. Wendbaarheid Als werkgever en werknemers het proces rond de vraag naar en het aanbod van personele inzet samen doorlopen, zal niet alleen duidelijk worden dat de oplossingen uitkomst bieden, maar ook dat er sprake is van een dynamisch proces. Het evalueren en eventueel bijstellen van de gekozen oplossing zorgt dat de organisatie wendbaar is én blijft. 1
awvn UW PARTNER IN ATM-VRAAGSTUKKEN awvn heeft alle kennis en kunde in huis om vraagstukken op het gebied van arbeidstijdmanagement (atm) integraal aan te pakken. Van strategische lange-termijnvragen tot operationele korte-termijnkwesties. De relatie tussen werktijd, klantvraag, (fluctuerende) productievolumes, arbeidsvoorwaarden en de wensen van medewerkers vormt het uitgangspunt van de werkwijze van atm-adviseurs. Zij werken samen met alle betrokken partijen management, medewerkers, ondernemingsraden en/of vakbondsvertegenwoordigers om tot passende oplossingen van een vraagstuk te komen. Daardoor ontstaat er groot draagvlak binnen de organisatie. Daarnaast werken de atm-experts nauw samen met arbeidsvoorwaardenadviseurs, juristen en andere experts van awvn. Samenhang in de dienstverlening rond een atm-vraagstuk is dus ook gegarandeerd. atm-experts van awvn zijn betrokken bij tal van studies op het gebied van werktijden die sociale partners in de cao afspreken. Zij zijn op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op dit gebied. atm-adviseurs zijn ervaren roostermakers die dienstroosters op maat kunnen maken voor elke organisatie. Desgewenst voeren de atm-adviseurs quick scans uit met betrekking tot de productie/dienstverlening en bijbehorende bedrijfstijdbehoefte. De toegevoegde waarde van de atm-experts van awvn zit niet alleen in hun kennis van het onderwerp, maar ook in hun ervaring met veranderingstrajecten rond werk - tijden. Als geen ander zijn zij in staat zin en onzin van elkaar te scheiden en als bruggenbouwer tussen de verschillende partijen te staan. U komt in contact met de atm-experts van awvn via de awvn-werkgeverslijn, (070) 850 86 05, e-mail: werkgeverslijn@awvn.nl. atm-experts awvn Peter Vos Barbara Aalpol Peter Hagesteijn Fred van den Bosch Sako Hoekstra Annemieke Schaap 2
Arbeidstijdmanagement WAT IS HET? WAT KAN HET VOOR UW ORGANISATIE BETEKENEN? De term arbeidsmanagement (atm) is in gebruik voor heel verschillende organisatorische en arbeidsvoorwaar delijke zaken. Het kan gaan om het introduceren van deeltijdwerk in ploegendienst, het ontwerpen van een nieuw belonings - systeem voor het werken buiten kantoortijden, het optimaliseren van de personele contractenmix, het moderniseren van de cao op het gebied van de arbeidsduur en tijdgerelateerde toeslagen of om het flexibiliseren van de organisatie. Werk, tijd en mensen Optimale afstemming vraag en aanbod Effectieve regelingen Hoe dan ook: in alle gevallen gaat het om werk, tijd en mensen want de samenhang daartussen bepaalt de effectiviteit en flexibiliteit van de organisatie. Vanuit organisatorisch oogpunt is het optimaal afstemmen van werk en mensen in de tijd het belangrijkste doel van atm; vanuit arbeidsvoorwaardelijk perspectief het effectief ondersteunen van flexibele werktijdregelingen. Flexibiliteit Aanpassingsvermogen Levensfasebeleid Werk en privé Individualisering Belangen van werkgever en werknemer Arbeidstijdmanagement definieert flexibiliteit als het vermogen van een organisatie om zich snel aan te passen aan wisselende en veranderende eisen die de omgeving stelt. Organisaties worden in toenemende mate geacht flexibel op de klantvraag in te springen, pieken en dalen in de productie of de dienstverlening op te kunnen vangen. Het personeelsbeleid moet inspelen op de verschillende levensfasen waarin mede - werkers verkeren. En medewerkers willen meer mogelijkheden om werk en privé te kunnen combineren vrije tijd is door de jaren heen belangrijker geworden. Deeltijdwerk rukt gestaag op en medewerkers hebben, meer dan vroeger, behoefte aan het individueel kunnen indelen van hun werktijden. Mede door dit soort ontwikkelingen, en onder invloed van de voortschrijdende technologisering en individualisering, volstaan vaste werkdagen en werkweken (en daarbij behorende standaardwerktijd regelingen) vaak niet meer. Flexibilisering van de arbeidstijden waarbij niet de beschikbaarheid van de medewerker centraal staat, maar de behoefte aan diens aanwezigheid is daarom veelal noodzakelijk. atm brengt de belangen van werkgever en werknemer in beeld om tot verantwoorde oplossingen te komen waar beide partijen baat bij hebben. In alle sectoren Arbeidstijdmanagement komt in alle sectoren van de industrie en de dienstverlening voor. Of het nu gaat om horeca, gezondheidszorg, productie, farmacie, retail of culturele organisaties: in elke organisatie waarin het nodig is om de vraag naar en het aanbod van personeel optimaal op elkaar af te stemmen, is atm een geschikt instrument. Halfjaarrooster op creditcard formaat, in gebruik in Zweden 3
Invalshoeken Hoe kunnen we met behulp van roosters productie en voorraadvorming beter op elkaar afstemmen? In ons bedrijf is het hollen of stilstaan. We willen minder gebruikmaken van uitzendkrachten. We zitten met een stuwmeer aan verlofdagen. Wat is een gangbare ploegendiensttoeslag? Onze medewerkers willen zelfroosteren. Kan dat binnen ons bedrijf? Als medewerkers niet meer volgens hetzelfde rooster werken, hoe bereken je dan een roostertoeslag? De bedrijfstijdbehoefte neemt af. Hoe moeten we daarop de personele capaciteit afstemmen? Hoe komen we tot een goede vakantieplanning? Is het mogelijk in ploegendiensten in deeltijd te werken? Wat betekent levensfasebeleid voor onze dienstroosters? De feitelijke kosten van het gelopen rooster overschrijden de gebudgetteerde kosten. Hoe kunnen we de kosten in de hand houden? Verscheidenheid aan onderwerpen Beloning Bezettingseisen Integrale aanpak Een willekeurige opsomming uit de vragen en opmerkingen die in het kader van arbeidstijdmanagement voorbijkomen. De diversiteit geeft de breedte van atm aan. Maar juist vanwege die verscheidenheid is het raadzaam de onderwerpen in onderlinge samenhang op te pakken. Zo komen beloningsgerelateerde vraagstukken met de introductie van atm vaak anders te liggen; een vaste toeslag voor alleen standaardroosters werkt niet meer. En het zelf indelen van werktijden door medewerkers hangt nauw samen met de behoefte van de organisatie rond de bezetting niet alleen in kwantitatieve maar ook in kwalitatieve zin. Een fluctuerende klantvraag maakt de bezettingsbehoefte ook nog eens variabel. Een integrale aanpak ligt dus voor de hand. Dat maakt het mogelijk strategische en operationele aspecten in balans te brengen. 4
Onderwerpen atm Arbeidstijdmanagement kent vele invalshoeken. Een aantal onder werpen en een toelichting daarop is hieronder opgenomen. Flexibiliteitsvraagstuk Planningsproces Flexibiliteitsvraagstukken liggen zowel in de personele als organisatorische sfeer. Arbeidstijdmanagement helpt organisaties om een optimale balans tussen in- en externe flexibiliteit te bereiken, met een scherp oog voor de inzetbaarheid en de functionaliteit van medewerkers. Arbeidstijdmanagement structureert het planningsproces en weet onvoorspelbare zaken in voorspelbare systemen om te zetten. Roosters Goede roosters maak je samen Dienstroosters zijn er in alle soorten en maten. Van collectieve ploegendiensten tot individueel zelfroosteren en alles wat daar tussenin zit. De kunst is die roostermethodiek te vinden (en toe te passen) die het best aansluit bij de behoefte van de organisatie en de wensen van de medewerkers. Hierbij zijn combinaties van methodieken niet uitgesloten. Er bestaat niet zoiets als het beste rooster. Goede roosters ontstaan in samenspraak met werkgever en werknemer. Roosters zijn er ook niet voor altijd door de voortdurend veranderende samenleving en nieuwe wensen van klanten is er sprake van een dynamische toestand. Roosters zullen in ieder geval een relatie moeten hebben met het (fluctuerende) werkaanbod, de voorkeuren van medewerkers, wet- en regelgeving, bedrijfsmatige aspecten en de ergonomie van werktijden. Het juiste rooster is de uitkomst van een proces waarin werk en mensen op effectieve en efficiënte wijze op elkaar inspelen. Arbeidstijdenwet Werktijden zijn aan regels gebonden. Nederland kent hiervoor onder meer de Arbeids tijdenwet. Deze wet geeft aan hoe arbeidstijd en rusttijd georganiseerd dienen te zijn. Verbijzondering van die regelgeving is terug te vinden in vele cao s. De arbeidstijdenwet is een complex geheel van normen waaraan in beginsel iedereen zich moet houden. Kennis van die regelgeving vergroot het inzicht in de mogelijk - heden van het rooster. 5
Jaarurennorm Een jaarurennorm draagt bij tot het effectiever benutten van de arbeidscapaciteit. Een systeem van plus- en minuren kan flexibiliteit voor zowel werknemer als werk - gever bewerkstelligen en onnodig overwerk voorkomen. Seizoensinvloeden in het werk zijn beter te pareren door in drukke periodes meer uren te werken dan in rustige periodes. De voorspelbaarheid met betrekking tot zowel de werktijd als de vrije tijd neemt hierdoor toe. Klokurenmatrix Bezwaarlijke werktijden Een klokurenmatrix is een instrument om de toeslag voor het werken op onregel - matige tijden te berekenen. Die toeslag is in geld en tijd uit te drukken. De klokurenmatrix zegt niets over de kwaliteit van een rooster, maar bevat slechts een overzicht van afspraken over de mate waarin bepaalde werktijden als bezwaarlijk worden ervaren. Het is een prima handvat om op uniforme wijze roosters met afwijkende werktijden te belonen. De transparantie is hoog en het instrument is voor alle medewerkers gelijk. Bij het opzetten van een klokurenmatrix speelt de discussie over werktijden die vanuit sociaal en gezondheidskundig oogpunt bezwaarlijk zijn, een rol. 6
awvn-hoofdkantoor Bezuidenhoutseweg 12 Postbus 93050 2509 ab Den Haag awvn-werkgeverslijn (070) 850 86 05 E-mail werkgeverslijn@awvn.nl Telefoon (070) 850 86 00 Fax (070) 850 86 01 Internet www.awvn.nl Werkgeversvereniging awvn: voorsprong door goed werkgeverschap. Toonaangevend op het gebied van arbeidsvoorwaardenvorming, functieonderzoek en beloningsmanagement. awvn heeft regiokantoren in Haarlem, Rotterdam, Apeldoorn en Groningen.