Opvragen Debiteuren Op deze pagina: Hier kunnen gegevens van de debiteuren worden opgevraagd. Wijzigen van gegevens is hier niet mogelijk. Doordat het MINOX-programma de ingebrachte boekingen direct verwerkt, is het altijd mogelijk om openstaande posten en boekingen direct op te vragen. Lijst Aan de linkerkant van het scherm, wordt de lijst van de debiteurennummers getoond met (standaard) de volgende informatie: Debiteurennummer Naam Cumulatief saldo Zoeken Zoeken In de zoekregel voor deze icoon kan worden gezocht naar een debiteur door het intoetsen van: Debiteurennummer: Door het intoetsen van een nummer, verplaatst de cursor naar het betreffende nummer of het nummer dat het dichtst in de buurt ligt. (een gedeelte van de) Naam: Door het intoetsen van een naam (of een gedeelte daarvan), worden alleen de records getoond waar de betreffende omschrijving in voorkomt. Verwijderen zoekopdracht Het opheffen van een zoekselectie, kan door het verwijderen van het ingetoetste zoekargument en opnieuw op de zoekicoon te klikken. Instellingen Met behulp van deze icoon is het mogelijk om voor de lijst van debiteuren de weer te geven informatie aan te passen. Nadat op Instellingen is geklikt, wordt een venster getoond met daarin de velden die kunnen worden toegevoegd aan de lijst. Zo kan men bijvoorbeeld voor alle debiteuren de woonplaats tonen. Kaart Navigatie en Knoppen Navigatie U kunt naar het eerste record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het eerste record staat. U kunt naar het vorige record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het eerste record staat. Het huidige record (in dit geval 83) en het totaal aantal records (186) worden automatisch weergegeven.
U kunt naar het volgende record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor op het laatste record staat. U kunt naar het laatste record door middel van deze knop. Deze functie wordt lichtgrijs weergegeven indien de cursor reeds op het laatste record staat. Knoppen Knop Korte omschrijving Direct naar Afdrukken Debiteuren Aanmaningen. Direct naar Afdrukken Grootboek Dagboeken. Direct naar Afdrukken Debiteuren Openstaande posten. Automatisch is de opgevraagde debiteur voor het afdrukken opgenomen in de selectie. Direct naar Afdrukken Debiteuren Rekeningkaarten. Document inzien Instellen Filter. Tonen van meerdere boekjaren. Naar de Memo in de tab Stamgegevens van de debiteur. Berekenen van de gemiddelde betalingstermijn van de debiteur. Door te kiezen voor Mandaten worden de Mandaten van de debiteur geopend. Het is mogelijk om een nieuw mandaat aan te maken. Indien in de geopende tab een knop niet beschikbaar is, wordt deze grijs weergegeven. Algemeen In de tab Algemeen worden enkele basisgegevens van de debiteur weergegeven waaronder naam, adres, postcode, woonplaats, e-mail en IBAN. Saldi Debiteurennr., Naam en Plaats Bovenin het scherm worden het debiteurennummer, de naam en de plaats van de opgevraagde debiteur weergegeven. Periode
Alle perioden en de omschrijvingen hiervan worden automatisch weergegeven. Het aantal perioden wordt opgegeven bij het aanmaken van een administratie. Verkopen huidig boekjaar & vorig boekjaar Alle bruto bedragen uit het verkoopboek (inclusief BTW) worden bij elkaar opgeteld en in deze kolommen getoond. Het eindsaldo wordt onderaan vermeld. Betalingen huidig boekjaar & vorig boekjaar Alle betalingen uit de kas- en bankboeken worden bij elkaar opgeteld en in deze kolommen getoond. Het eindsaldo wordt onderaan vermeld. Saldo huidig boekjaar & vorig boekjaar Per periode wordt in deze kolommen het saldo (= Verkopen - Betalingen) getoond. Het eindsaldo wordt onderaan vermeld. Cumulatief huidig boekjaar & vorig boekjaar Per periode wordt in de kolommen Saldo het saldo (= Verkopen - Betalingen) getoond. In deze kolommen wordt per boekjaar het cumulatieve saldo getoond. Totalen Van alle kolommen worden de bedragen opgeteld. Automatisch worden deze totalen hier vermeld. Openstaande posten Het volgende venster verschijnt op het beeldscherm: Voor de getoonde rubrieken kan worden aangegeven of die moeten worden getoond op het scherm. Klik op Standaard om alle wijzigingen in de te tonen kolommen op te heffen en terug te keren naar de standaard instellingen van MINOX. In deze kolom wordt weergegeven of een openstaande post geblokkeerd is. In de regel van de betreffende geblokkeerde openstaande post, staat deze icoon: Bewerken
Door te kiezen voor Bewerken, is het mogelijk om gegevens voor de openstaande post te wijzigen. Debiteuren- en factuurnummer Automatisch worden van de geselecteerde regel het debiteurennummer en het factuurnummer getoond. Aantal aanmaningen Het aantal verzonden aanmaningen wordt hier weergegeven. Het aantal kan worden gewijzigd. Hierdoor wordt automatisch bepaald dat er een andere tekst wordt verzonden. Tijdens het produceren van aanmaningen middels Aanmaningen Pro kan men dit alsnog wijzigen. Datum laatste aanmaning Hier wordt de datum van de laatste aanmaning getoond. Deze datum kan worden gewijzigd, ook als er bijvoorbeeld via een extern programma een aanmaning is verzonden. Blokkeren Door Blokkeren aan te vinken, geeft u aan dat een openstaande post niet zal worden geïncasseerd en niet (meer) zal worden aangemaand. Op een Openstaande postenlijst ziet u dat een post geblokkeerd is, doordat er "99" staat in de kolom Aanmaning. U dient dan bij het afdrukken te kiezen voor de optie "Geblokkeerde posten afdrukken" en "Uitgebreid overzicht". Door een post te blokkeren, zal voor de regel deze icoon verschijnen: Memo In het veld Memo kunt u een extra tekst invoeren over (de aanmaningen en/of het blokkeren van) een openstaande post. Betalingsconditienr. De gebruikte betalingsconditie wordt weergegeven en kan desgewenst worden aangepast. Openstaande post Van iedere openstaande post worden de volgende gegevens getoond: Factuurnr. Het factuurnummer waarmee de openstaande post van de debiteur is ingeboekt. Factuurdatum De datum waarmee de openstaande post van de debiteur is ingeboekt. Vervaldatum De vervaldatum wordt automatisch berekend door middel van de betalingsconditie die is ingegeven bij de basisgegevens van de debiteur. Indien de vervaldatum is verstreken, kan de openstaande post in aanmerking komen voor een aanmaning. Een en ander hangt af van de instellingen in de basisgegevens van een debiteur. TIP: Als een Openstaande post wordt geselecteerd kan de mutatie van deze openstaande post - desgewenst - gemakkelijk worden opgevraagd en/of gewijzigd. Na selectie van de openstaande post, klikt u op de tab Mutaties. De bijbehorende mutatie is dan automatisch geselecteerd. Hierdoor gaat het eventueel aanpassen van een mutatie veel sneller! Factuurbedrag Hier staat het saldo van de openstaande post in de vreemde valuta (indien van toepassing). In de kolom Saldo staat het bedrag in de boekhoudvaluta. Betaald bedrag Het bedrag dat reeds betaald is van de openstaande post van de debiteur. Deze kolom wordt gebruikt om het openstaande bedrag (saldo) te kunnen berekenen: Factuurbedrag - Betaald bedrag = Saldo. Saldo Hier staat het saldo van de openstaande post in de boekhoudvaluta. De volgende berekening wordt gemaakt: Factuurbedrag - Betaald bedrag = Saldo. Het veld is leeg (0.00) indien de post in zijn geheel is betaald. Indien u deze zogenaamde nulposten niet wilt zien, kunt u de optie Nulposten onderdrukken aanklikken. Het saldo dat hier vermeld staat, komt ook weer terug in een van de kolommen OP1, OP2, OP3 of OP3+. In welke kolom het saldo terugkomt, is afhankelijk van de het aantal dagen dat is ingegeven bij OPtermijn 1, OP-termijn 2 en OP-termijn 3 van het bijbehorende verkoopboek (zie Onderhoud Algemeen Dagboeken).
Betalingsconditienr. De gebruikte betalingsconditie wordt weergegeven. Aantal aanmaningen Indien een of meerdere aanmaningen zijn verzonden middels het programma Aanmaningen Pro, wordt dat hier weergegeven. Laatste aanmaning De datum dat de laatste aanmaning is verzonden (alleen indien bij Aanmaningen Pro). Incassodatum De datum waarop de incasso is uitgevoerd, wordt in deze kolom vermeld (alleen van toepassing bij MINOX-Incasso). Memo In het veld Memo staat een eventueel door de gebruiker ingevoerde extra tekst over (de aanmaningen en /of het blokkeren van) een openstaande post. Opties en Totalen Knoppen Totalen Onderaan het scherm worden automatisch de totalen berekend van de kolommen Factuurbedrag, Betaald bedrag en Saldo. Nulposten onderdrukken Door deze optie aan te vinken worden de zogenaamde nulposten (posten die in zijn geheel zijn voldaan) niet getoond op het scherm. Vreemde valuta Er kan worden gekozen voor het tonen van openstaande posten in EUR (de boekhoudvaluta) of openstaande posten in Vreemde valuta. Naast de kolommen die altijd worden getoond, worden standaard in het scherm van EUR (de boekhoudvaluta) andere kolommen getoond dan in het scherm van de Vreemde valuta. Aanmaningen Door te kiezen voor Afdrukken Aanmaningen wordt direct het onderdeel Afdrukken Debiteuren Aanmaningen opgestart. Het debiteurennummer wordt automatisch ingevuld bij de selectie "Van - t/m". Dagboekbladen Door te kiezen voor Afdrukken dagboekbladen wordt het dagboekblad waarin zich de betreffende mutatie bevindt, naar het beeldscherm geprint. Het is mogelijk het dagboekblad alsnog naar de printer te sturen. Openstaande posten Door te kiezen voor Afdrukken Openstaande posten wordt direct het onderdeel Afdrukken Debiteuren Openstaande posten opgestart. Het debiteurennummer wordt automatisch ingevuld bij de selectie "Van - t/m". Rekeningkaarten Door te kiezen voor Afdrukken rekeningkaarten wordt direct het onderdeel Afdrukken Debiteuren Rekeningkaarten opgestart. Het debiteurennummer wordt automatisch ingevuld bij de selectie "Van - t/m". Document inzien Deze knop is zichtbaar indien er een koppeling van de huidige boekingsregel met een document aanwezig is. Een document dat reeds is aangemaakt met een bepaalde applicatie (bijvoorbeeld Excel), kan door middel van deze knop opnieuw worden opgevraagd in die applicatie. Desgewenst kunnen er wijzigingen worden aangebracht.
Filter Door het instellen van een Filter kan men bepalen welke mutaties worden getoond, bijvoorbeeld alleen de mutaties van het eerste kwartaal. Er kan een selectie worden opgegeven voor één of meerdere velden. De laatst ingegeven selecties blijven bewaard totdat Minox wordt afgesloten. De titels van de kolommen waarvoor een filter is ingesteld worden in het oranje weegegeven. Door te klikken op Nulstellen kan men alle selecties ongedaan maken. Door te kiezen voor Gemiddelde betalingstermijn is het mogelijk om informatie op te vragen over het betalingsgedrag van de debiteur. Van de actuele debiteur wordt de onderstaande informatie berekend en weergegeven: Debiteurennummer Totaal aantal verstreken dagen Totaal aantal posten Gemiddelde betalingstermijn in dagen Mutaties De regels tonen de in het boekingsprogramma ingegeven informatie. Voor de kolommen Debet, Credit en BTW-bedrag worden onderaan automatisch de totalen berekend.
Het volgende venster verschijnt op het beeldscherm: Voor de getoonde rubrieken kan worden aangegeven of die moeten worden getoond op het scherm. Klik op Standaard om alle wijzigingen in de te tonen kolommen op te heffen en terug te keren naar de standaard instellingen van MINOX. Door te kiezen voor Bewerken, is het mogelijk om de geselecteerde mutatie te bewerken. Automatisch wordt het programma Taken -> Boeken gestart. Indien het boekingsprogramma reeds geopend is, wordt het actieve dagboekblad gesloten. Het dagboekblad waarin zich de betreffende mutatie bevindt, wordt geopend en de cursor gaat naar de betreffende mutatie.
Er kan meer informatie van een regel worden opgevraagd door te klikken op deze icoon. Daardoor wordt er detailinformatie van de boeking getoond. Het venster Detailinformatie van een boekingsregel in Opvragen Debiteuren ziet er als volgt uit: Behalve de gegevens uit het boekingsprogramma, worden ook de volgende gegevens getoond: Systeemdatum - De datum waarmee de computer is opgestart. Systeemtijd - De tijd van de computer op het moment dat de boekingsregel is gemaakt. Gebruiker - De naam van de gebruiker die de boeking heeft gemaakt. Dit is met name van belang in een netwerksituatie. In een stand-alone situatie staan hier altijd dezelfde initialen, namelijk die van de MINOX. Door te kiezen voor Afdrukken dagboekbladen wordt het dagboekblad waarin zich de betreffende mutatie bevindt, naar het beeldscherm geprint. Het is mogelijk het dagboekblad alsnog naar de printer te sturen. Door te kiezen voor Afdrukken rekeningkaarten wordt direct het onderdeel Afdrukken Debiteuren Rekeningkaarten opgestart. Het debiteurennummer wordt automatisch ingevuld bij de selectie "Van - t/m".
Door het instellen van een Filter kan men bepalen welke mutaties worden getoond, bijvoorbeeld alleen de mutaties van het eerste kwartaal. Er kan een selectie worden opgegeven voor één of meerdere velden. De laatst ingegeven selecties blijven bewaard totdat MINOX wordt afgesloten. De titels van de kolommen waarvoor een filter is ingesteld worden in het oranje weegegeven. Door te klikken op Nulstellen kan men alle selecties ongedaan maken. In de tab Mutaties kan men de mutaties van meerdere boekjaren opvragen door middel van deze knop. In het venster worden de beschikbare jaren getoond: Achter de boekjaren die daadwerkelijk aanwezig zijn, wordt "Beschikbaar" vermeld. Stamgegevens De relevante stamgegevens van de debiteur worden hier getoond. Een verdere beschrijving van de getoonde velden vindt u in Onderhoud Debiteuren. Verkoophistorie De regels tonen de informatie dit voortkomt uit de facturering.
Het volgende venster verschijnt op het beeldscherm: Voor de getoonde rubrieken kan worden aangegeven of die moeten worden getoond op het scherm. Klik op Standaard om alle wijzigingen in de te tonen kolommen op te heffen en terug te keren naar de standaard instellingen van MINOX. Door het instellen van een Filter kan men bepalen welke verkochte artikelen in de Verkoophistorie worden getoond, bijvoorbeeld alleen die van het eerste kwartaal. Er kan een selectie worden opgegeven voor één of meerdere velden. De laatst ingegeven selecties blijven bewaard totdat Minox wordt afgesloten. Door te klikken op Nulstellen kan men alle selecties ongedaan maken.
In de tab Verkoophistorie kan men de mutaties van meerdere boekjaren opvragen door middel van deze knop. In het venster worden de beschikbare jaren getoond: Achter de boekjaren die daadwerkelijk aanwezig zijn, wordt "Beschikbaar" vermeld. Opties: Vreemde valuta Door het aanvinken van deze optie, worden de facturen in de originele valuta getoond.