Onder Auditoren Zestien prktijksituties door de ogen vn milieuuditors Verslg SCCM-Auditordgen 2002 Stihting Coördintie Certifitie Milieuzorgsystemen
Inleiding Op 18 en 26 mrt 2002 heeft SCCM een tweetl uditordgen voor milieuuditoren vn de ngesloten ertifitie-instellingen georgniseerd. Het doel vn deze uditordgen is om door espreking vn prktijksituties ervringen uit te wisselen en tot hrmonistie te komen vn de werkwijze ij de uitvoering vn ertifitieudits op sis vn de ISO 14001-norm. An de uditordgen 2002 heen in totl ijn 60 uditors deelgenomen. Wrom uditordgen? Door het voeren vn disussies en het uitwisselen vn ervringen kunnen uditors vn elkr leren en tot hrmonistie komen ij de interprettie vn de norm en de werkwijze ij de uitvoering. Tevens wil SCCM de ekendheid met het ertifitiesysteem ISO 14001 vergroten en ndhtspunten inventriseren voor het Centrl College vn Deskundigen (CCvD). Het CCvD kn esluiten ndere rihtlijnen in het ISO 14001-ertifitiesysteem vst te leggen wnneer tijdens de disussies grote vershillen nr voren komen. Evlutie uditordgen 2001 Deelnemers n de uditordgen 2001 heen deze dg ls zeer positief ervren. De nwezige uditors heen de kwliteit vn de uditordgen 2001 met een hoog rpportijfer gewrdeerd, 50% vn de nwezige uditors gf een 8 of hoger. Volgens de meeste uditors is het goed uditordgen eens per jr te orgniseren. Als mogelijke veretering is voorgesteld om de disussiepunten meer inhoudelijk op de elementen vn ISO 14001 te rihten. Drnst ws er ehoefte om vn SCCM en/of de RvA een duidelijk stndpunt te krijgen over de edisussieerde onderwerpen. Angezien het CCvD de inhoud vn het ISO 14001-ertifitiesysteem eplt is dit niet ltijd mogelijk. Openstnde punten uditordgen 2001 Tijdens de uditordgen 2001 leek er ten nzien vn vier disussiepunten een nzienlijk vershil vn mening te estn tussen de nwezige uditors. Deze disussiepunten zijn voorgelegd n het CCvD vn SCCM. Onderstnd wordt de retie vn het CCvD ten nzien vn deze punten weergegeven. 1 Het eerste punt etrof een geertifieerd edrijf dt in de rohures milieu-informtie opneemt die niet volledig is en welliht een gekleurd eeld geeft. Het CCvD is vn mening dt dit een ongewenste situtie is. Het proleem is ehter dt de ISO 14001- norm geen duidelijk ngrijpingspunt heeft om een edrijf op dit punt n te spreken. Een mogelijke sis voor een fwijking kn worden gevonden in het door de inrihting geformuleerde milieueleid. Dit is ijvooreeld het gevl wnneer in het milieueleid een stelling over de ommunitie is opgenomen. Wnneer de wijze vn ommunieren 1 Verslg SCCM-Auditordgen 2002
in strijd is met het eigen milieueleid kn op dit punt een formele fwijking worden vstgesteld. Wnneer er geen fwijking ten opzihte vn het eigen milieueleid kn worden geonstteerd verwht het CCvD dt de CI in de rpportge de diretie nspreekt op het niet volledig vershffen vn informtie. Wnneer ij een volgend onderzoek vn de CI lijkt dt het geertifieerde edrijf geen mtregelen heeft genomen zl de CI moeten eplen of het hr nm willen lijven verinden n het ISO 14001-ertifit. 2 Het tweede disussiepunt etrof een edrijf dt omputers ontwerpt en dt ij het ontwerp vn omputers geen rekening houdt met de milieuspeten energieverruik en de verwerking vn de omputer in het fvlstdium. Overeenstemming estond over het feit dt dit een fwijking etrof. De uditors vershilden vn mening over de vrg of dit een fwijking op niveu of niveu etrof. Een fwijking op niveu moet op korte termijn worden opgelost en een fwijking op niveu moet ij de volgende ontrole zijn hersteld. Het CCvD ws vn mening dt in dit gevl wrij het ontwerpen vn een omputer tot de kern vn de tiviteiten ehoort de fwijking vn niveu is en een elemmering is voor het verstrekken vn een ertifit. 3 Bij het derde disussiepunt ging het om de wijze wrop een ISO 14001-geertifieerd edrijf invloed kn uitoefenen op de milieuspeten die optreden ij een levernier. De vrg ws of het vereisen vn een ISO 14001-ertifit voldoende is om dr invulling n te geven. Conlusie vn het CCvD is dt dit niet voldoende is. Het ISO 14001-ertifit wil nmelijk niet zeggen dt de levernier de milieuspeten die voor het etreffende edrijf vn elng zijn heeft geïnventriseerd ls een vn de elngrijke milieuspeten wrvoor ook doelstellingen tot veretering zijn geformuleerd. Het zegt ook niets over het niveu vn veretering. 4 Het ltste disussiepunt etrof de vrg in hoeverre uditors ekend moeten zijn met nvullende regelgeving zols de IPPC-rihtlijn. Het CCvD heeft gesteld dt in het udittem tenminste één uditor nwezig dient te zijn die ekend is met de htergrond vn de IPPC-rihtlijn en de uitwerking in BREF-doumenten voor edrijfstkken. Bij deze BREF s gt het erom dt men ekend is met het estn vn deze doumenten en de glole inhoud ervn. Op sis vn deze kennis moet kunnen worden eoordeeld of het edrijf deze rihtlijnen voldoende heeft etrokken ij de inventristie vn milieuspeten en het formuleren vn doelstellingen. Detilkennis wordt derhlve niet vereist. 2
Stihting Coördintie Certifitie Milieuzorgsystemen (SCCM) Doelstelling vn SCCM is om de toepssing vn milieuzorgsystemen te stimuleren en het geruik ervn ij vergunningverlening en hndhving. Certifitie vn milieuzorgsystemen is drvoor een elngrijk middel. SCCM wil rndvoorwrden sheppen voor ertifitie zodt de ertifiten een zodnig kwliteitsniveu heen dt deze met nme in de reltie edrijf overheid een etekenis heen. SCCM treedt op ls Centrl College vn Deskundigen voor ertifitie-instellingen die werken op het terrein vn milieuzorgsystemenertifitie. SCCM stelt de spelregels op wrn de ertifitie-instellingen zih ij het ertifieren dienen te houden. Deze spelregels liggen vst in het zogenmde ISO 14001-ertifitiesysteem en het EMAS-verifitiesysteem. Certifitie-instellingen kunnen door een overeenkomst te sluiten met SCCM deze systemen geruiken. SCCM ertifieert dus zelf niet. SCCM is door het Ministerie vn VROM ngewezen ls uitvoerder vn de EMAS-verordening in Nederlnd en registreert de deelnemers n de EMASverordening. Verslg vn de SCCM - Auditordgen 2002 Gehouden op 18 en 26 mrt 2002 in onferentieentrum De Bergse Bossen te Drieergen. 3 Verslg SCCM-Auditordgen 2002
4
Disussie over zestien prktijksituties De SCCM-uditordgen zijn opgeouwd rond een zestientl ses. De deelnemers heen een ntl vrgen voorgelegd gekregen, wrover zij in een kleiner groepsvernd uitgereid heen gedisussieerd. N floop vn deze disussies zijn de vrgen in een plenire sessie esproken. Dit verslg geeft per vrg een smenvtting vn de disussies. De vrgen zijn ingedeeld in een ntl onderwerpen. In het volgende overziht is te zien welke onderwerpen n de orde komen Onderwerp Vrgnummers Continue veretering/doelstellingen 1-4 Inkoop/levernierseoordeling 5 Vooronderzoek 6 Tken en verntwoordelijkheden 7-9 Milieuspetenregister 10-11 Wet- en regelgeving 12-14 Tijdsesteding 15-16 De smenvtting vn de disussies is een weergve vn de disussies die door de uditors tijdens de uditordgen zijn gevoerd. De inhoud vn dit verslg is niet door het Centrl College vn Deskundigen vn SCCM geordeerd. Belngrijke disussiepunten worden nog wel door het CCvD esproken. Indien noodzkelijk wordt het ertifitieshem ngepst of worden ndere ties door het CCvD genomen. 5 Verslg SCCM-Auditordgen 2002
Continue veretering / doelstellingen 1 Vrg Voor de ontinue veretering hnteert een edrijf het prinipe: "die doelen uitvoeren die geld opleveren", hierij wordt uitgegn vn een terugverdientijd vn 3 jr of minder. Alleen deze doelen worden in het milieuprogrmm opgenomen. Hierij is voor het edrijf uitgngspunt dt het edrijf voldoet n de wet- en regelgeving. Investeringen nodig voor het nleven vn wetgeving zijn inmiddels door het edrijf gedn. Is dit voldoende qu ontinue veretering? Wrom wel/niet? Op het moment vn de udit zijn er, met uitzondering vn mrginle vereteringen, geen vereteringen met een terugverdientijd vn minder dn 6 jr. Er worden dus geen doelstellingen geformuleerd. G je hiermee kkoord? Wrom wel/niet? Op een zeker moment zijn er veretermtregelen met een terugverdientijd vn minder dn 3 jr. Gezien de eonomishe reessie esluit het moederedrijf geen investeringen te doen, dus worden er geen doelstellingen geformuleerd en uitgevoerd. Aeptel? Wrom wel/niet? Smenvtting disussie: Bij het toetsen vn doelstellingen wordt ltijd gekeken of deze fgeleid zijn vn de signifinte speten. Drnst moet het totle pkket vn doelstellingen een ontinue veretering reliseren. Zolng het edrijf voldoende ontinue veretering kn reliseren en de signifinte milieuspeten ls uitgngspunt hnteert, is het uitgngspunt vn een terugverdientijd vn 3 jr of minder voldoende. Het is niet eptel dt het edrijf geen doelstellingen formuleert. Het edrijf moet proeren doelstellingen te formuleren. De inhoud vn de doelstellingen is fhnkelijk vn de milieuspeten vn het edrijf. Indien een edrijf doelstellingen niet formuleert vnwege hoge investeringskosten wordt door de uditor vergeleken hoe ndere edrijven in de rnhe hiermee omgn. In de prktijk lijkt dt er ltijd mogelijkheden tot veretering zijn, deze hoeven ook niet ltijd investeringen met zih mee te rengen. Het edrijf moet lijven streven nr ontinue veretering, drom is het eigenlijk niet eptel dt een edrijf geen doelstellingen reliseert, ook niet vnwege het kostenspet. Er kunnen ijn ltijd veretervoorstellen gemkt worden die weinig tot geen investeringen vergen. 6
2 Vrg Bedrijf G is l 5 jr geertifieerd. Het voldoen n ontinue veretering wordt steeds moeilijker. Tijdens de ontroleonderzoeken lijkt steeds vker dt het edrijf geen nieuwe doelstellingen heeft kunnen formuleren en dus geen mogelijkheden ziet om te vereteren. Ook ij ndere edrijven in de rnhe lijkt dt een veretering steeds moeizmer wordt en niet meer hlr is zonder grote investeringen. Het is onduidelijk of de investeringen voor eventuele vereteringen eonomish hlr zijn. Hoe g je hiermee om? Als je hiermee kkoord gt, wr hl je informtie vndn om het rgument vn het edrijf te kunnen toetsen? Smenvtting disussie: De uditors zijn vn mening dt er ltijd vereteringen mogelijk zijn ij een edrijf. Indien vereteringen niet op tehnish geied hlr zijn, zl gezoht moeten worden nr veretermogelijkheden om op een hoger eheersniveu te komen, ook preventieve eheersing kn een doelstelling zijn. Dn kn het gn om ijvooreeld orgnistorishe mtregelen, vereteren vn ontwerpen of fsprken die in de keten worden gemkt. Als het edrijf op een epld moment eht niet verder kn is deze situtie eptel, mits er voor de toekomst wel plnnen zijn gemkt: het edrijf dient ereid te zijn hr horizon te verreden. De informtie om te toetsen of de rgumenttie vn het edrijf kloppend is kn verkregen worden uit gesprekken met onder ndere de diretie, de finnieel verntwoordelijke en de milieuoördintor. Het udittem kn hr eigen kennis over de stnd in de rnhe verkrijgen door ijvooreeld het ijhouden vn vklitertuur vn een rnhe, informtie uit rnhewerkoeken die in het kder vn onvennten worden opgesteld of zogenmde BREF s die in het kder vn de IPPC-rihtlijn worden opgesteld. Indien de kennis vn het udittem niet ver genoeg reikt, kn de CI esluiten een deskundige voor het uitvoeren vn deze toets n het udittem toe te voegen. 7 Verslg SCCM-Auditordgen 2002
3 Vrg Uit je ervringen met ndere edrijven uit de setor weet je dt er wel mogelijkheden zijn om de milieuspeten te vereteren. Bij ir 50% vn de edrijven worden deze mtregelen l toegepst. Je onstteert dt het edrijf de mtregelen niet heeft overwogen. Vind je dit eptel? Zo nee, op welk normpunt shrijf je een tekortkoming? Het edrijf heeft de mtregelen wel overwogen, mr esluit om eonomishe overwegingen om de mtregelen niet in te voeren. Bij vergelijkre edrijven lijkt de terugverdientijd 2 jr te zijn. Aepteer je dt het edrijf de mtregelen niet invoert? Smenvtting disussie: Het is niet eptel dt het edrijf deze mtregelen niet heeft overwogen. Het edrijf voldoet niet n de stnd der tehniek vn de rnhe. Het lijkt erop lsof het milieuzorgsysteem vn het edrijf onvoldoende in stt is om tehnologishe mtregelen ij te houden. Er wordt een tekortkoming geshreven op normpunt 4.3.3. Het is moeilijk om ls uditor te eoordelen of het edrijf vnuit edrijfseonomishe redenen geen mtregelen kn nemen. Een uditor moet toetsen of de rgumenttie klopt. Dit is ehter moeilijk omdt de uditor het edrijf mr eperkt kent. Drom is het verstndig om een vergelijking te mken met de riteri die voor ndere investeringen worden geruikt. Indien deze vergelijkr zijn met de riteri die voor de seletie vn milieu-vereteropties worden geruikt, dn zou het eptel kunnen zijn dt het edrijf de mtregelen niet invoert. 4 Vrg Filitir edrijf X verhuurt een edrijfspnd inlusief filiteiten n diverse huurders. Het filitir edrijf is vergunninghouder voor de gehele lotie. In het milieuspetenregister vn filitir edrijf X worden lleen de milieuspeten opgenomen die voortkomen uit de eigen edrijfstiviteiten nmelijk het verhuren vn geouwen en filiteiten. Het gt dn voornmelijk om fvl dt ij onderhoud ontstt. Verder kijkt het edrijf nr milieuspeten ij investering in nieuwe instllties en geouwen. De milieuspeten vn de tiviteiten vn de huurders zijn vele mlen groter, mr worden niet meegenomen, ngezien deze niet tot het milieuzorgsysteem ehoren vn edrijf X. Wel worden de milieuspeten ij noodsituties vn de huurders in het milieuspetenregister opgenomen. 8
Vind je dit voldoende ls je weet dt de verhuurder vergunninghouder is? Zo j, welke tie verwht je vn filitir edrijf X nr de huurder toe? Zo nee, in hoeverre moeten milieuspeten vn de huurders worden meegenomen? Smenvtting disussie: + De verhuurder, filitir edrijf X, heeft geen invloed op de milieuspeten vn de edrijfstiviteiten vn huurders. In dit opziht is het tereht dt deze milieuspeten door de het filitir edrijf niet worden meegenomen. Het filitir edrijf is ehter wel vergunninghouder. Hierdoor dient in het milieuzorgsysteem vn het filitir edrijf, het voldoen n de vergunning opgenomen te worden. Hierij moet het filitir edrijf ook ndht esteden n het voldoen n de vergunning door de huurders. Ook de omgng met noodsituties moeten voor zowel verhuurders ls huurder vstgelegd worden. De verhuurder is nsprkelijk en dient drom op te treden ls toezihthouder. Voor huurders die zih niet n de gemkte fsprken houden zouden snties vstgelegd moeten zijn. Bij nieuwe huurders moet voorf worden eoordeeld of zij pssen innen de vergunning. Inkoop/levernierseoordeling ISO 14001 evt onder normpunt 4.4.6 Beheersing vn werkzmheden: het vststellen en ijhouden vn proedures die smenhngen met identifieerre signifinte milieuspeten vn de door de orgnistie geruikte goederen en diensten en het ekend mken vn relevnte proedures en eisen n leverniers en nnemers vn werk. 5 Vrg Bedrijf F is een produtieedrijf vn omputers en eeldshermen. Bedrijf F voert lleen een eoordeling uit vn milieurelevnte goederen en diensten. Kntoorenodigdheden en kntoorpprtuur worden niet gezien ls milieurelevnt, dus worden niet eoordeeld. Milieurelevnte goederen en diensten zijn voornmelijk nwezig op de produtiefdelingen. Wt verwht je vn dit edrijf met etrekking tot het eplen vn milieuspeten ij inkoop vn goederen en diensten: moet vn lle (groepen) goederen en diensten worden ngegeven of er wel/niet elngrijke milieuspeten zijn? 9 Verslg SCCM-Auditordgen 2002
Moet voor elke nkoop een esluit terug te vinden zijn wruit lijkt dt ij de inkoop vn dt etreffende produt wel/geen rekening moet worden gehouden met de milieuspeten? Het edrijf esteedt geen ndht n de milieuspeten vn de kntoorenodigdheden en kntoorpprtuur omdt de milieueffeten hiervn in verhouding tot de inkoop vn de onderdelen vn produten mr mrginl zijn. G je hiermee kkoord? Wrom wel/niet? Smenvtting disussie: Bedrijf F dient miniml inziht te heen in de milieuspeten vn de (groepen) goederen en diensten die worden ingekoht. Het edrijf kn vervolgens ondersheid mken tussen de (m..t. de milieuelsting) elngrijkste groepen. Het edrijf eplt zelf de riteri voor deze indeling in groepen. Afhnkelijk vn de milieuelsting kn vervolgens epld worden hoe diepgnd de eoordeling vn goederen, diensten en leverniers wordt uitgevoerd. Niet voor elke nkoop hoeft een eslissing vstgelegd te worden wrom tot de nshf is esloten. Dit is fhnkelijk vn de milieuelsting vn het produt/de dienst. In het systeem moet wel vstliggen voor welke groepen produten wel ltijd een fzonderlijke eslissing wordt genomen. De onlusie dt de milieuspeten vn de kntoorenodigdheden en de kntoorpprtuur mrginl zijn, mg niet zonder meer getrokken worden. An deze onlusie moet een signifintieepling (of iets vergelijkrs) ten grondslg liggen. Vooronderzoek In het ertifitiesysteem ( 4.2) ISO 14001 stt het volgende over het vooronderzoek opgenomen: Het doel vn het vooronderzoek is om ten ehoeve vn de plnning vn het toetsingsonderzoek inziht te krijgen in het milieuzorgsysteem in reltie tot de milieuspeten, milieueffeten, milieueleid en doelstellingen. Beoordeeld wordt of de orgnistie voldoende is voorereid om te worden geertifieerd. Onderzoht wordt de mte wrin: in het milieuzorgsysteem een dequte identifitie en seletie vn milieuspeten zijn opgenomen. voor de relevnte tiviteiten milieuvergunningen nwezig zijn. het milieuzorgsysteem is opgezet om het milieueleid vn de orgnistie te reliseren. de implementtie vn het milieuzorgsysteem uitvoering vn het toetsingsonderzoek rehtvrdigt. 10
de interne udit onform de ISO 14001-norm is. de eoordelingen door de diretie heen pltsgevonden en etrekking heen op onder ndere de effetiviteit vn het milieuzorgsysteem. in het milieuzorgsysteem geregeerd wordt op relevnte ommunitie vn externe prtijen en deze worden gedoumenteerd. extr doumenttie moet worden opgenomen en/of voorf kennis moet worden verkregen. 6 Vrg Je moet voor een edrijf een vooronderzoek uitvoeren. Wt doe je in een idele situtie voor dt je het edrijf ezoekt en wt doe je tijdens het edrijfsezoek? Denk hierij onder ndere n: tijdsesteding; voorereiding (o.. enodigde informtie); eoordeling doumenttie (welke?); rondgng door edrijf. Hoe wordt tijdens het vooronderzoek nr de implementtie vn het systeem in de orgnistie gekeken? Met welke funtionrissen vn het edrijf wordt meestl gesproken tijdens het vooronderzoek? Smenvtting disussie: Voorf dient een uditor miniml de wet- en regelgeving vn de rnhe te kennen, zodt tijdens het vooronderzoek ook eoordeeld kn worden of het edrijf hiern voldoet en de eisen ook heeft meegenomen in het milieuzorgsysteem. In de meeste gevllen wordt voorf geen tijd esteed n de eoordeling vn doumenten vn het edrijf. Hierdoor ziet het progrmm voor een vooronderzoek vn één dg er glol ls volgt uit: ir nderhlf uur voor een rondleiding; tijdsesteding voor de doumenteoordeling ir 5 tot 6 uur; gesprekken met tenminste de diretie, de milieuoördintor en eventuele ndere sleutelfuntionrissen. De implementtie op de werkvloer wordt n het vooronderzoek eoordeeld. Tijdens het vooronderzoek proeert de uditor een indruk te krijgen vn de implementtie m..t. de interne udits, orrespondentie met het evoegd gezg, uitvoering milieudoelstellingen e.d. Met ehulp vn deze indruk eplt de uditor of het edrijf volgens plnning geertifieerd kn worden. Tijdens het ertifitieonderzoek wordt de implementtie getoetst. 11 Verslg SCCM-Auditordgen 2002
Zie vrg : er wordt ij het vooronderzoek tenminste gesproken met de milieuoördintor en de diretie, eventueel ook met ndere sleutelfuntionrissen. Tken en verntwoordelijkheden ISO 14001 evt onder normpunt 4.4.1; strutuur en verntwoordelijkheid: De tkverdeling, verntwoordelijkheden en evoegdheden moeten worden gedefinieerd, (shriftelijk) vstgelegd en ekendgemkt ter evordering vn een doeltreffende milieuzorg. En onder normpunt 4.4.6 ; eheersing vn de werkzmheden: Het vststellen en ijhouden vn proedures voor die situties wrin het ontreken vn deze proedures tot fwijken vn het milieueleid en de doelstellingen en tkstellingen zou kunnen leiden. Een opertor in een voedingsmiddelenfriek heeft vershillende tken met etrekking tot het milieu. Er moet ijvooreeld zorg gedrgen worden voor eplde registrties en eenml per mnd dient men monsters te nemen vn het fvlwter volgens de fsprken uit de Wvo-vergunning. 7 Vrg Bij het vstleggen vn tken, verntwoordelijkheden en evoegdheden kn een edrijf kiezen tussen het vstleggen in funtieomshrijvingen of het vstleggen in proedures. In het gevl vn de opertor: zou je liever proedures of een funtieomshrijving zien? Zijn er nog ndere mogelijkheden? Smenvtting disussie: De uditors zijn voorstnder vn zowel funtieomshrijvingen ls proedures. Eén en nder hngt f vn de edrijfsultuur. Het elngrijkste is dt er inzge is in tken en verntwoordelijkheden en dt vervnging vn funtionrissen mogelijk is. In de funtieomshrijving kunnen de grote lijnen worden vstgelegd, in de proedure worden meer detils geregeld. Zeker ij proessen met een groot freukrisio is de vstlegging erg elngrijk, een funtieomshrijving is dn vk onvoldoende. Een ndere mogelijkheid is een tken, verntwoordelijkheden en evoegdheden mtrix, mr dit is in feite een funtieomshrijving in ndere vorm. 12
8 Vrg De voedingsmiddelenfriek heeft ervoor gekozen om tken, verntwoordelijkheden en evoegdheden vn de opertor in een funtieomshrijving vst te leggen en geen proedures te mken. Gt u hiermee kkoord? Welke eisen stel je n deze funtieomshrijving? (hoe gedetilleerd) Moeten de funtieomshrijvingen door de funtionris ondertekend zijn? d Moeten de funtieomshrijvingen jrlijks eoordeeld worden? Zo j, moet dit in het systeem vstgelegd zijn? Smenvtting disussie: Hoe de tken en verntwoordelijkheden zijn vstgelegd mkt niet uit, zolng niet lleen de uitvoering mr ook de vervnging goed is geregeld. Als de uditor in de prktijk ziet dt de vstlegging werkt, zl hij/zij ermee kkoord gn. De uditors willen in dit gevl een erg gedetilleerde funtieomshrijving zien, zodt duidelijk is dt lle tken en verntwoordelijkheden geregeld zijn. In de norm is geen verplihting opgenomen om funtieomshrijvingen te ondertekenen. De funtionrissen moeten ekend zijn met de inhoud vn hun funtieomshrijving. Het wordt wel gedviseerd n het edrijf om de funtieomshrijvingen te ondertekenen. Hiermee wordt een zekere sttus/wrde n de funtieomshrijving gegeven. d De funtieomshrijvingen hoeven niet jrlijks getoetst te worden. Vnuit de norm kun je geen jrlijkse toetsing eisen. Wel moeten de funtieomshrijvingen tueel zijn. Het edrijf kn tijdens de interne udit toetsen of de funtieomshrijvingen nog tueel zijn of npssing ehoeven. 9 Vrg Voedingsmiddelenfriek B heeft gekozen voor het vstleggen vn tken, verntwoordelijkheden en evoegdheden vn opertors in proedures. Hoe verifieert u of de opertor(s) de proedures ook kennen? Moet in dit gevl in het systeem vstliggen voor welke funtionrissen de proedures gelden? 13 Verslg SCCM-Auditordgen 2002
Smenvtting disussie: Men kn de kennis vn de opertors met etrekking tot de proedures toetsen door: opertors een toelihting te lten geven; de registrties te ontroleren. Het is vn elng dt in het systeem vstligt voor welke funtionrissen de etreffende proedures gelden. Het is ook vn elng om n te gn of de opertor kennis heeft vn wt hij wel of niet mg doen en of hij weet wr hij de eshrijvingen vn de proedures kn vinden. Milieuspetenregister ISO 14001 evt onder normpunt 4.3.1 Milieuspeten: De orgnistie moet (een) proedure (s) vststellen en ijhouden om de milieuspeten vn de tiviteiten, produten of diensten, die zij kn eheersen en wrvn mg worden verwht dt zij er invloed op kn uitoefenen, te identifieren om speten te eplen die elngrijke effeten (kunnen) heen op het milieu. De orgnistie moet ewerkstelligen dt ij het vststellen vn hr milieudoelstellingen rekening wordt gehouden met de speten die met deze elngrijke effeten smenhngen. 10 Vrg Drukkerij C met ir 50 werknemers heeft ls proedure om eenml per jr een rinstorm te orgniseren vn diretie, milieuoördintor en fdelingshefs om de milieuspeten te inventriseren. De uitkomst vn de rinstorm is een lijstje met de elngrijke milieuspeten. Op het lijstje stn drie punten: inkt / oplosmiddelen geruik; energieverruik mhines en verwrming; ppierfvl. Is deze proedure eptel? Is het resultt voor u genoeg, zo nee wt moet er miniml in het register voor informtie stn. In de nlyse vn de milieuspeten vn drukkerij C wordt geen reltie gelegd met de effeten vn deze milieuspeten op het milieu ijvooreeld op de kwliteit vn luht, wter, odem et. Is dt eptel? Alleen die milieuspeten zijn in het register opgenomen die volgens het edrijf te eïnvloeden zijn. Dt wt niet te eïnvloeden is, is niet vstgelegd. Het gt om ijvooreeld het soort ppier dt wordt geruikt (de klnt shrijft dit nmelijk voor), de verpkking en trnsport (is uitesteed). Wt verwht je vn het edrijf voor wt 14
etreft de onderouwing m..t. de niet genoemde milieuspeten? d Is het nodig de milieuspeten te kwntifieren? e Uiteindelijk lijkt dt de drukkerij lleen energie ls elngrijk spet heeft geseleteerd om hier doelstellingen voor te formuleren. Het edrijf vindt dit vnwege de CO2 prolemtiek een elngrijk milieuspet. Verder is energie elngrijk omdt energiemtregelen geld opleveren. Aepteer je deze onderouwing? Wrom wel / niet? f Op welk niveu moet volgens jou het edrijf inziht heen in het energieverruik om goede doelstellingen te kunnen formuleren? Energieverruik n..v. de jrrekening, een energielns, nders Smenvtting disussie: De rinstormproedure vn de drukkerij is niet eptel. Deze mnier vn milieuspeten inventriseren is niet volledig ngezien de reltie met de proesstppen ontreekt en een ntl effeten vn de milieuspeten niet worden meegenomen. De prioriteiten worden niet voldoende onderouwd en de reltie tot de proestppen ontreekt. Nee, dit is niet eptel, zols ij ook l is ngegeven moet er een reltie gelegd worden met de effeten op het milieu vn de milieuspeten vn de edrijfsvoering ijvooreeld op de kwliteit vn luht, wter, odem et. De drukkerij moet de niet genoemde milieuspeten wel kennen. Ze moeten n kunnen geven wrom deze speten niet te eïnvloeden zijn. Ook moeten deze milieuspeten in de gten gehouden worden, ngezien ze in de toekomst welliht wel eïnvloedr zijn. d In de norm wordt niet gevrgd om de milieuspeten te kwntifieren. Het edrijf moet wel voldoende inziht heen in de milieuspeten om een goede signifintieepling uit te kunnen voeren. e De drukkerij dient hr riteri goed te wegen. Voor hr doelstellingen is het nodig om inziht te heen in de reltie tussen spet en effet. Op sis hiervn kn energie een elngrijk spet zijn. Nst de reltie tussen spet en effet, kn de CO2 prolemtiek en het finniële spet ook een onderouwing zijn. f Zie vrg 10e. Verder moet het edrijf inziht heen in het energieverruik in reltie tot het produtieproes, om op de juiste punten energie te espren. 15 Verslg SCCM-Auditordgen 2002
11 Vrg Een gemeente heeft een ntl setoren: stf/filitire dienst; urgerzken; soile zken; onderwijs; sport en ultuur; milieu; reiniging; ruimtelijke ordening en openre werken. De gemeente wil de gehele orgnistie lten ertifieren volgens ISO 14001. De stf komt met het voorstel om entrl vst te stellen wt de milieuspeten zijn zodt niet lle setoren worden lstig gevllen met de inventristie. Centrl worden de volgende them s geseleteerd: energie; inkoop; ouwen; wter; voldoen n wet- en regelgeving. Voor elk vn de them s worden gerihte vrgen gesteld n de setoren wrij lleen wordt gekeken nr de elngrijkste energieronnen, ingekohte goederen, fvlstromen et. Er wordt geen ndht esteed n de niet elngrijke energieronnen, fvlstromen et. Op sis hiervn worden voor elk them de elngrijkste milieuspeten geseleteerd. Is dit een eptele npk? Wrom wel/niet? De setor milieu ereidt het milieueleid vn de gemeente voor en zorgt voor de uitvoering. Hieronder vllen ook de vergunningverlening en hndhving. De setor milieu komt tot de onlusie dt er geen elngrijke milieuspeten zijn innen de setor omdt het vereteren vn het milieu inherent is n de tiviteiten vn de setor. Kn dit worden geepteerd? Smenvtting disussie: Nee, dit is geen eptele npk. De signifintie wordt l epld voordt de inventristie heeft plts gevonden. Er wordt ij het eplen vn de signifintie geen rekening gehouden met de milieueffeten die eïnvloed kunnen worden. Nee, dit is niet eptel. Bij deze redenering wordt geen rekening gehouden met de milieuspeten vn de tiviteiten vn de fdeling of met de milieuspeten vn het produt. Het verlenen en hndhven vn milieuvergunningen heeft signifinte milieuspeten die op deze wijze niet worden meegenomen. Ook de milieuspeten vn de kntoortiviteiten worden niet eoordeeld. 16
Wet- en regelgeving 12 Vrg Bedrijf Z heeft het gevoel dt zij hun vergunningeheer goed heen geregeld. Het edrijf krijgt ijn nooit hndhvingezoeken vn het evoegd gezg. Bij de enkele ezoeken die wel zijn geweest, heeft de hndhver geen opmerkingen. Tijdens de initiële udit onstteer je ls uditor grote vershillen tussen de eisen uit de vergunning en de ddwerkelijke uitvoering vn tiviteiten. Het gt hierij zowel om lnglopende struturele prolemen ls kleine snel oplosre knelpunten. Wt moet het edrijf hiermee doen? Kn hierij ondersheid gemkt worden tussen struturele prolemen en kleine knelpunten? Moet het edrijf hierij het evoegd gezg etrekken? d Is ertifiering mogelijk? Zijn er extr voorwrden voor ertifiering? Smenvtting disussie: Het edrijf voldoet niet n de eisen uit de milieuvergunning. Het feit dt de hndhver dit niet heeft geonstteerd doet in dit gevl niet ter zke. Als het edrijf niet n de vergunning voldoet, zullen de prolemen opgelost moeten worden voor ertifitie. Alleen indien de hndhver ewust gedoogd, en dit op ppier evestigd, mg het edrijf vn de vergunning fwijken. J, er kn ondersheid gemkt worden tussen struturele prolemen en oplosre knelpunten. De knelpunten moeten worden opgelost. Voor de struturele prolemen kn het edrijf een pln vn npk mken hoe deze op te lossen. Dit pln vn npk wordt met het evoegd gezg esproken. Het evoegd gezg geeft goedkeuring n het pln. J, het evoegd gezg moet hiervn op de hoogte gesteld worden, het voldoen n de vergunning is een eis uit ISO 14001. Indien hiervn fgeweken wordt, moet hiervoor een onderouwing vn het evoegd gezg nwezig zijn. d J, ertifiering is mogelijk mits het evoegd gezg kkoord gt met het pln vn npk om de struturele prolemen op te lossen. 17 Verslg SCCM-Auditordgen 2002
13 Vrg Filitir edrijf X uit vrg 10 eheert de prpluvergunning voor de gehele lotie. De diverse huurders moeten n de eisen uit de vergunning voldoen. Tijdens een ontroleonderzoek lijkt dt op een groot ntl punten door de huurders niet n de vergunning wordt voldn. Bedrijf X zegt dt ze lles heeft gedn om de huurders n de vergunning te lten voldoen, mr dt het niet wil lukken. Welke ties verwht je miniml vn edrijf X rihting de huurders voordt je deze uitsprk epteert? Moet het edrijf ontt opnemen met het evoegd gezg? Mk je ij je eoordeling ondersheid tussen struturele prolemen en kleine knelpunten? Smenvtting disussie: Het edrijf zl, om in nmerking te lijven komen voor ertifiering, n moeten tonen wt zij rihting de huurders heeft ondernomen. Hierij kn men denken n: orrespondentie; opzetten vn proedures; tiviteiten om huurders lsnog n de vergunning te lten voldoen; snties indien een huurder weigert te voldoen n de vergunningvoorshriften. Indien de verhuurder prolemen heeft met een huurder die de voorshriften niet nleeft, kn het edrijf ook het evoegd gezg op de hoogte te stellen. Dt kn een risio zijn voor het edrijf, ngezien zij ls vergunninghouder verntwoordelijk is. Bij de eoordeling vn de prolemen, mg je ls uditor ondersheid mken tussen struturele prolemen en kleine knelpunten. 14 Vrg Bedrijf S huurt voor het uitvoeren vn diverse diensten gespeiliseerde edrijven in. Zo ook voor het onderhouden vn koelinstllties. Dit onderhoudsedrijf en ook ndere leverniers vn diensten voeren zelf de fvlstoffen f die tijdens het werk ontstn. Moet het edrijf dit soort fsprken met leverniers vstleggen? Zo j, hoe ijvooreeld? Moet het edrijf de leverniers ontroleren op nleving vn deze fsprken? 18
Hoe ver g je tijdens een udit met het ontroleren of dit volgens de geldende wet- en regelgeving geeurt? d Mk je een vershil ij de ontrole ls de levernier wel of niet ISO 14001 geertifieerd is? Smenvtting disussie: Het edrijf dient de fsprken met hr leverniers vst te leggen, ijvooreeld in een ontrt. Het edrijf moet zijn leverniers ook ontroleren op nleving vn deze fsprken. Speifiek voor onderhoud n koelinstllties worden logoeken ijgehouden wrdoor ontrole vn leverniers op nleven vn fsprken eenvoudiger wordt. Indien een edrijf ISO 14001 geertifieerd is, hoeven ontroles minder diepgnd en minder frequent uitgevoerd te worden dn ij een niet geertifieerd edrijf. Tijdsesteding 15 Vrg Een l ISO 14001 geertifieerd edrijf komt ij uw CI. Men wil overstppen en vrgt een offerte. Het ISO 14001-ertifit is reent verlengd voor drie jr. Het edrijf heeft wt ongelukkige ervringen met de vorige CI en hoopt ook wt goedkoper uit te zijn. Formeel dient de CI het ertifit vn een ndere door de RvA gerediteerde CI over te nemen. Welke informtie vrg je voor het mken vn een offerte? G je het edrijf ook ezoeken? Worden eplde voorwrden gesteld? Wnneer is het eerste ontroleonderzoek? Op welke punten ziet dit progrmm er nders uit dn ij een norml ontroleezoek vn een geertifieerd edrijf wrvn je zelf het initieel onderzoek het uitgevoerd? Smenvtting disussie: + In prinipe ehoeft dit edrijf niet ezoht te worden, het ertifit is tenslotte reent verlengd. In de prktijk wordt door de nieuwe CI toh een onderzoek uitgevoerd voordt het ertifit overgenomen wordt. Hierij wordt het edrijf eoordeeld lsof het een niet geertifieerd edrijf is. Er wordt geen ondersheid gemkt tussen een ontrole ezoek en de overnme vn een ertifit. 19 Verslg SCCM-Auditordgen 2002
16 Vrg Ndt de overeenkomst is ngegn wordt ij deze nieuwe klnt het ontroleonderzoek uitgevoerd. Tijdens het onderzoek kom je erhter dt het milieuspetenregister vn het edrijf niet voldoet n de eisen uit de ISO 14001-norm. De milieuspeten zijn ijn niet geïdentifieerd en er is ook geen signifintieepling uitgevoerd. Wt eis je vn het edrijf op welke termijn? Doe je ook iets met deze onsttering rihting olleg CI en/of RvA? Smenvtting disussie: In prinipe worden er weinig ertifiten vn ndere CI s overgenomen. Volgens de uditoren is dit een theoretishe vrg. An het edrijf zl ttish ngegeven worden dt er een ntl zken niet geregeld zijn volgens de norm. De te volgen proedure is om het edrijf te vrgen innen 3 mnden een stppenpln te mken om n de norm te gn voldoen. Er wordt geen klht ingediend ij de CI of de Rd voor Aredittie (RvA). Men zou n de etreffende CI kunnen melden dt één en nder niet volgens de norm geregeld ws, mr in de prktijk geeurt dit niet. 20
Presenttie herziening ISO-14001 door Dik Hortensius & John Stns De heren D. Hortensius (NEN) en J. Stns (URS) vertegenwoordigen Nederlnd in de ISO ommissie die verntwoordelijk is voor de herziening vn ISO 14001 en ISO 14004. Zij heen tijdens de uditordgen een presenttie gegeven over de herziening vn de ISO 14001-norm. Opouw ISO 14000-serie De ISO 14001-norm voor het milieumngementsysteem is de kern vn de ISO 14000-serie. Alleen ISO 14001 heeft de sttus vn eisenstellend doument en kn ls sis voor ertifitie worden geruikt. De rihtlijnen innen de ISO 14000-serie kunnen worden ingedeeld in hulpmiddelen voor de veretering vn het mngementsysteem vn een orgnistie en hulpmiddelen geriht op het mngen vn de milieuspeten vn de produten en diensten vn een orgnistie. In het onderstnde shem worden een ntl vooreelden vn ekende rihtlijnen gegeven. Systeem gerihte hulpmiddelen Produtgerihte hulpmiddelen ISO 14010/11/12 m..t. uditing ISO 14015 m..t. due dilligene ISO 14031 m..t. eoordelen milieuprestties ISO 14040/41/42/43 m..t. LCA s ISO 14020/21/24 m..t. milieu lelling Als meer lgemene hulpmiddelen moeten nog ISO 14004 (toelihting m..t. ISO 14001) en de in ontwikkeling zijnde ISO 14063-norm over milieuommunitie worden genoemd. ISO 14010/11/12 met etrekking tot uditing zullen worden vervngen door ISO 19011 wrin de uditrihtlijnen met etrekking tot milieu- en kwliteitmngementsystemen worden geomineerd. Door de uditors werd ngegeven dt de vershillende hulpmiddelen door ISO 14001-geertifieerde orgnisties slehts spordish worden toegepst. De uditing rihtlijnen worden nog wel eens geruikt. 21 Verslg SCCM-Auditordgen 2002
Herziening ISO 14001 en ISO 14004: reikwijdte en plnning Doel vn de herziening is de fstemming met ISO 9001 te vereteren en het wegnemen vn eventuele onduidelijkheden in de estnde eisen. Het is uitdrukkelijk niet de edoeling om nieuwe eisen toe te voegen. Bij de herziening vn ISO 14004 is het drnst de doelstelling dt de toepsrheid ervn voor het midden- en kleinedrijf wordt vergroot. Door de keuze vn ISO om geen nieuwe eisen toe te voegen is er sprke vn een eperkte herziening. Binnen ISO is over deze keuze gestemd. Nederlnd hd voorkeur voor een ndere npk wrij de normle herzieningstermijn zou worden ngehouden en het ook mogelijk is om de eisen in de norm te vernderen. Door de keuze voor een eperkte herziening zl ook de meer wezenlijke herziening worden uitgesteld en nog wel 10 jr op zih lten whten. Het voordeel vn de gekozen npk is dt de ISO 14001- geertifieerde orgnisties voor lnge tijd weten wr ze n toe zijn. De eerste onepten voor de npssing zijn gereed. De plnning is dt egin 2004 de nieuwe ISO 14001-norm vn krht wordt. Begin 2003 wordt l wel duidelijk hoe de definitieve tekst eruit komt te zien. N die tijd zijn er stemmingsrondes die lleen nog mrginle wijzigingen tot gevolg zullen heen. Herziening ISO 14001: inhoudelijke disussiepunten Bij de herziening zijn onder meer de volgende onderwerpen n de orde: Continue veretering Het lijkt dt er vershillende interpretties zijn vn het egrip ontinue veretering. Gt het om het systeem of om de milieuprestties? Om drin meer duidelijkheid te rengen ligt er het voorstel om de definities vn milieupresttie en milieumngementsysteem n te pssen. De inzet is drij dt duidelijk wordt dt het uiteindelijk gt om veretering vn de milieuprestties. Reikwijdte milieumngementsysteem Er estt onduidelijkheid over de vrg of het milieumngementsysteem zih moet rihten op zowel de tiviteiten, de produten ls de diensten vn een orgnistie of dt er een keuze kn worden gemkt. Het voorstel is dt een orgnistie innen de vstgestelde sope vn het milieumngementsysteem (orgnistorishe fkening) ndht geeft n lle relevnte milieuspeten. In ISO 14004 zl meer duidelijkheid worden gegeven over de wijze wrop de elngrijke milieuspeten worden epld. In de disussie drover speelt de vrg wt voor riteri voor signifintie een orgnistie zou moeten hnteren en of in lle gevllen expliiet de signifintie vn de milieueffeten moet worden epld ls sis voor de signifintie vn de milieuspeten. 22
Produtgerihte milieuzorg Nederlnd heeft voorgesteld om in de ijlge vn ISO 14001 een ntl vooreelden toe te voegen wruit lijkt dt ij de inventristie vn milieuspeten vn produten en diensten ook de reltie met de keten nr voren komt. Doumenttie Nu moeten de kernelementen vn het systeem worden vstgelegd en zijn er voor drie onderwerpen verpliht gedoumenteerde proedures voorgeshreven. Nederlnd heeft voorgesteld om vn lle door ISO 14001 gevrgde systeemproedures te eisen dt die worden gedoumenteerd. Het lijkt erop dt het tegendeel wordt ereikt en dt vn geen enkele systeemproedure wordt vereist dt die ook wordt gedoumenteerd. Alleen de zogenoemde proedures voor opertionele eheersing (ingevolge prgrf 4.4.6 vn de norm) moeten nog steeds worden gedoumenteerd. De uditors eshouwen dit ls een slehte ontwikkeling die lleen leidt tot meer disussie. Communitie Het voorstel is om in prgrf 4.4.3 over ommunitie het erden op proessen voor externe ommunitie te lten vervllen. Dn lijft lleen het esluit over externe ommunitie over. Dit wordt door de uditors ls een verzwkking vn de norm eshouwd. Competentie en trining In de prgrf over vkekwmheid, trining en ewustzijn (4.4.2) is nog onduidelijkheid over de reltie tussen de eis tot vkekwmheid en de eis tot het identifieren vn en voorzien in enodigde trining. De prktishe vershillen met de huidige versie vn de norm lijken eperkt. In de prktijk heen uditors wel vk disussie over de invulling vn dit onderdeel vn de norm. Deze stn ehter los vn de wijzigingen in de norm. Conlusie is dt de herziening vn de ISO 14001-norm nuwelijks gevolgen heen voor het ertifitieproes. Bij een ntl orgnisties zl lleen de wijziging vn de doumenttie-eisen tot extr disussies leiden. (toelihting: dt er weinig onsequenties zijn voor de prktijk volgt l uit de vorige zin; de herziening is verder m.i. geen theoretishe exeritie wnt er komen juist vershillen in inziht over de prktijktoepssing vn de norm in diverse lnden nr oven.) 23 Verslg SCCM-Auditordgen 2002
Meer informtie Vrgen? Heeft u nr nleiding vn dit verslg nog vrgen? Neem dn ontt op met: SCCM Postus 18505 2502 EM Den Hg Telefoon: 070-362 39 81 Fx: 070-363 50 84 mil@sm.nl www.sm.nl 24