Beginnen met Basecone Koppeling met het boekhoudsysteem, voor VERO-gebruikers www.wolterskluwer.be/business-software
Koppeling met het boekhoudsysteem Deel1: de sleutel plakken in VERO Nut van deze actie: De sleutel is de unieke identifier tussen Basecone en uw boekhoudomgeving (server of cloud) waarmee Basecone weet welke uw dossiers zijn en waarmee uw boekhoudomgeving weet welke gegevens moeten worden ontvangen. De complexiteit van de sleutel geeft de zekerheid dat nooit dossiers zullen getoond worden in Basecone die niet de uwe zijn, of dat u nooit gegevens zult ontvangen uit Basecone voor dossiers die bij u niet gekend zijn. Voorafgaande acties: U heeft de Aanmelding al doorlopen en bent in het bezit van de sleutel die in Basecone werd gegenereerd. Heeft u nog geen sleutel, lees dan eerst het voorgaande document. U heeft VERO VNP versie 95 geïnstalleerd en de nodige licentiecodes ingevuld. Bij elke oudere versie van VERO zult u niet de nodige menu s vinden om de procedure verder te zetten. Contacteer in dat geval de VERO-Helpdesk. De sleutel terugvinden: Idealiter voert u deze stappen uit meteen na het verkrijgen van de sleutel in Basecone. Mocht dat niet zo zijn, en u heeft evenmin de sleutel tijdelijk bewaard in een mailbericht, tekstbericht of andere, dan kunt u de sleutel nog terugvinden in Basecone zelf. Ga hiervoor via Instellingen naar Kantoor, tabblad Boekhoudsysteem en klik rechts op Actions. U heeft 48 uur de tijd om deze sleutel te activeren ; daarna kan hij niet meer gebruikt worden. Voor alle latere handelingen in Basecone heeft u deze sleutel niet meer nodig ; deze actie is éénmalig. Beginnen met Basecone: Koppeling met het boekhoudsysteem, voor VERO-gebruikers 1
Start nu VERO-Count op met de gewenste gebruiker, bij voorkeur in een dossier waarvoor u de koppeling wilt maken. Kies in VERO-Count voor achtereenvolgens Utilities, Basecone en Registratie. Plak de sleutel in het lege vak (door gebruik te maken van de toetsen Ctrl + V) of door een rechtermuisknop klik in het vak en te kiezen voor Plakken (of Paste) en bewaar. Beginnen met Basecone: Koppeling met het boekhoudsysteem, voor VERO-gebruikers 2
Deel 2: een dossier toevoegen aan uw Basecone kantoorcode. Nut van deze actie: Het toevoegen van een dossier aan uw Basecone kantoorcode is een betalende actie (raadpleeg uw Account Manager). Om u niet nodeloos op kosten te jagen en om u een hoop configuratie met betrekking tot beveiliging van dossiers te besparen, herhaalt u onderstaande stap per dossier dat u wenst toe te voegen aan uw Basecone kantoorcode. Als u de vorige actie heeft gedaan in een dossier dat u niet meteen wenst te gaan gebruiken, wisselt u eerst van dossier. Basecone gaat verder dan zomaar het scannen van een document ; u kunt ook documenten vanuit Basecone boeken (dus overbrengen naar de boekhouding) waardoor er voorafgaand enkele gegevens herkend moeten worden: klanten of leveranciers, boekhoud- en btw-periodes, btw-regimes en grootboekrekeningen. Opdat deze gekend zouden zijn in Basecone, wordt een synchronisatie gestart en wel per dossier dat u wenst toe te voegen aan uw Basecone kantoorcode. Voorwaarden voor de koppeling: Voorgaande acties: U heeft al een kantoorcode aangemaakt in Basecone (zie Aanmelding) U heeft de sleutel uit Basecone al succesvol geplakt in VERO- Count (zie Registratie) Synchronisatie: Kies in VERO- Count voor achtereenvolgen s Utilities, Basecone en Synchronisatie. Vul de code in van uw Aankoopen Verkoopdagboek en plaats een vinkje voor Akkoord. Beginnen met Basecone: Koppeling met het boekhoudsysteem, voor VERO-gebruikers 3
Bevestig de synchronisatie. Afhankelijk van de grootte van het dossier zal dit snel of minder snel gebeuren. Als u de code van uw dagboek niet kent, klikt u in het bewuste vak en gebruikt u de toets F3 op uw toetsenbord. Van zodra de synchronisatie is beëindigd, is de koppeling klaar en kan het dossier in Basecone in gebruik genomen worden. Aangezien alles in een cloudomgeving gebeurt, moet er niets afgesloten en opnieuw opgestart worden. Voer deel 2 van dit document opnieuw uit vanuit elk dossier dat u wilt gaan gebruiken in Basecone. Hiervoor moeten in Basecone geen voorafgaande handelingen meer gesteld worden. Alle op deze manier toegevoegde dossiers (of administraties) zijn meteen terug te vinden zowel op de Basecone homepage als in de workloadmatrix en de instellingen. Beginnen met Basecone: Koppeling met het boekhoudsysteem, voor VERO-gebruikers 4