Kennis van de Overheid Regie in de openbare ruimte Publieke organisaties op koers
Wat is regie? Ieder die googelt op regisseren bij de overheid vindt al snel dat er voor regisseren geen blauwdruk te vinden is. Iedere overheid en iedere regisseur heeft zo zijn eigen idee bij wat regisseren is en hoe dit eruit moet zien. Maar hóe regisseren er precies uit ziet, is afhankelijk van de organisatie en haar visie, de doelstellingen, de bestuurlijke visie, de grootte, de medewerkers, de samenwerkingspartner, etc. Afhankelijk van de context: maatwerk dus. Regie, daar gaat het over in dit white paper. Vaak denken we bij regie meteen aan het uitbesteden of outsourcen van activiteiten. Dat kan, maar hoeft zeker niet. Een overheidsorganisatie kan ook besluiten dat bepaalde taken juist niet uitbesteed worden, omdat het slimmer is om het zelf te doen. Regie gaat dus over het anders organiseren van werk. Het werk verandert in essentie niet. U past datgene aan wat past bij de couleur locale van uw omgeving en aansluit bij de doelen van uw organisatie. Hierbinnen hebben uw medewerkers ruimte om te excelleren en zoveel mogelijk waarde toe te voegen aan de producten die u als organisatie levert. Regie voeren is in ieder geval: slim organiseren Wat is de beste manier om het werk te doen? Op welke manier wordt een maatschappelijk verantwoord resultaat bereikt tegen zo laag mogelijke kosten? Dat kan zijn door medewerkers in uw organisatie meer verantwoordelijkheid te geven en het mandaat aan te passen. Of u richt u op een andere manier van sturen in de organisatie door het maken van resultaatafspraken. Ook zou gedacht kunnen worden aan het lean maken van uw processen. Regie draait om meerdere partijen Naast visie, mensen en uitvoering gaat het bij regie ook veel over samenwerken. Zowel intern als extern! Het gaat om het leren om belangen te verenigen en de ander plus zijn zorg te kennen. Een regisseur die niet weet wat de kennis en capaciteit van de ander is en wat hem beweegt, kan die ook niet op waarde schatten en inzetten. 2 Samenwerken is ook vertrouwen op de ander en wat hij kan en wil. Extern kunt u dat doen door verantwoordelijkheid te delen en inwoners en bedrijven als partners te zien.
Regie speelt op meerdere niveaus Regie vindt op meerdere niveaus en op meerdere momenten in het beleids- en uitvoeringsproces plaats. Wat verschilt is de samenstelling van de actoren; de stakeholders met wie u te maken heeft. Het is steeds weer opnieuw samenwerken in het krachtenveld; het netwerk van partners die samen aan de lat staan. Van wethouder tot inwoner, van aannemer tot technisch vakspecialist. Een medewerker in regie kijkt daarbij ook boven kolommen uit. Zo zijn de ontwikkelingen in het sociaal domein van grote invloed op de manier waarop we de komende jaren regie voeren in de openbare ruimte. Zowel waar het de organisatie van de activiteiten betreft, als het (her)inrichten van diezelfde openbare ruimte. Ook op het gebied van bedrijfsvoering heeft het voeren van regie invloed, denk aan planning & control en dataverwerking. Voorbeeld Een buurt waar een speelplaats gesaneerd dreigt te worden, komt in actie. Omdat door stormschade toestellen vernield zijn en er niet voldoende middelen zijn om alle beschadigde toestellen op te knappen, komt de buurt met het voorstel om zelf de handen uit de mouwen te steken. Buurtbewoners nemen contact op met de gemeente via hun aanspreekpunt in de wijk (de regisseur/kernbeheerder) en geven aan wat ze wensen. De regisseur vraagt wat ze daarvoor willen doen. De buurt vraagt van de gemeente een pannakooi omdat er voor jeugd in de leeftijd 12-16 weinig te doen is. Daarvoor willen zij wel een aantal toestellen opknappen die nu beschadigd zijn. De gemeente faciliteert de ruimte en wat middelen om de toestellen op te knappen en spaart daarmee veel geld uit. Er is daardoor budgettair ruimte voor een kleine pannakooi. Daarnaast wil de omgeving ook nog aantrekkelijker groen dan op het basisniveau geplant wordt. Ook dat is mogelijk, mits de buurt zelf het beheer op zich neemt. De buurt stemt in en is nu regelmatig samen aan de slag in de speeltuin. De gemeente bespaart daarmee op de reguliere beheerkosten in ruil voor een iets hogere investering voor de inrichting. Het grootste resultaat is echter de verbondenheid van de buurt met de directe woonomgeving. De gemeente heeft hier optimaal haar faciliterende en regisserende rol genomen. Dit door ruimte te bieden aan de buurt en haar wensen, rekening te houden met sociale aspecten en het beheer vervolgens over te dragen en daarmee los te laten. 3
De regisseur is de spin in het web 2
Regie is samenwerken Regisseren gaat dus vooral over samenwerken en een relatie met anderen onderhouden. Deze relatie is primair gebaseerd op vertrouwen. Samen gaat u voor het bereiken van de doelen die gesteld zijn. Hoe uw partner daar komt, is van ondergeschikt belang. Dat is zijn expertise, daarop laat u los. U voert regie op kwaliteit, tevreden inwoners (klanten/gebruikers), kosten, planning, communicatie, etc. Relaties van de regisseur Sportverenigingen B&W Inwoners Gebruikers Bestuur en Politiek Raad Bedrijven Andere overheden Regisseur Opdrachtnemers Beleidsafdelingen Projectontwikkelaars Partners Extern Partners Intern Ingenieursbureau Bedrijven Collega s Woningbouw verenigingen De regisseur en (persoonlijk) leiderschap De regisseur is de verbindende schakel, de spin in het web. Hij moet de ruimte krijgen om de verantwoordelijheid te nemen, gestelde doelen te behalen en resultaat te leveren. Ook moet hij/zij een zekere mate van zelforganiserend vermogen hebben en de ruimte krijgen om dit te laten zien. Dat vraagt om vertrouwen van leidinggevenden en bestuur. Zij stellen kaders en faciliteren, maar laten vooral los. Daarvoor is het van belang dat er een cultuur ontstaat waarin u elkaar aanspreekt, verantwoordelijkheden genomen worden, fouten gemaakt mogen worden en er ruimte is om te leren. 5
Regisseren is loslaten 2
Van een regisseur vragen we persoonlijk leiderschap. Wat verstaan we daar precies onder en welk gedrag hoort daarbij? Het gaat om: Je eigen broek ophouden. Dat wil zeggen: verantwoordelijkheid nemen voor doelen en resultaten, de weg ernaartoe en de keuzes die u daarbij maakt. Veel aandacht voor de relatie. Een goed zicht op het netwerk waarmee u te maken hebt en de rollen van de stakeholders. Wie zijn uw ambassadeurs? Wie heeft welke beslissingsbevoegdheid? Wie kan u helpen uw resultaat te bereiken? Dit geldt zowel buiten als binnen uw organisatie. Een goede regisseur lost bij voorkeur problemen op of neemt een oplossing mee als hij een probleem ervaart. Hij denkt daarbij ook flink buiten de kaders. Dat laatste is ook afhankelijk van de voorkeur van uw organisatie en de fase waarin die zich bevindt. Een politieke antenne. Hiermee worden risico s onderkend en wordt er tijdig geschakeld met opdrachtgever, bestuur of inwoners. Wanneer bovenstaande ruimte voor persoonlijk leiderschap in regie wordt gegeven, benut u de volledige potentie van een medewerker. Voorbeeld Een medewerker van het meldingenteam openbare ruimte ziet een flink gat in de berm van de provinciale weg. Dat is een gevaarlijke situatie op een smalle 80-km weg. De weg in kwestie is echter niet van de gemeente. De medewerker besluit echter toch om het gat in de berm af te zetten en te markeren. Vervolgens neemt hij contact op met zijn contactpersoon van de provincie in dat gebied om aan te geven wat er aan de hand is en wat hij gedaan heeft om de situatie tijdelijk veilig te maken. Hij vraagt ook om geïnformeerd te worden wanneer een en ander in orde is gemaakt, zodat hij zijn materiaal weer kan ophalen als het probleem is opgelost. De medewerker pakt hier zijn verantwoordelijkheid op, maakt zelf keuzes en koppelt terug aan zijn relatie. Ook bouwt hij controle in door te vragen om geïnformeerd te worden. Onze bevindingen Waar is regie (in de openbare ruimte) het antwoord op? Er zijn vele redenen om over te schakelen naar regie. De volgende redenen worden vaak genoemd: De inzet van de overheid naar meer participatie vanuit de samenleving. Dat vraagt om een andere houding van diezelfde overheid naar de inwoner, oftewel de gebruiker van de openbare ruimte. Als u inzet gaat vragen, moet u daar ook iets voor terug geven. Althans, dat verwacht men onder de uitspraak what s in for me? - wel steeds vaker. Een slimme regieorganisatie die gedeelde verantwoordelijkheid verwacht, geeft daarom ruimte en deelt beslissingsbevoegdheid. 7
De verschuiving van taken van hogere overheden naar gemeenten. De gemeente als eerste overheid moet hetzelfde doen met minder middelen in de verwachting dat die gemeente de samenleving beter kent en daarom beter kan inzetten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de decentralisaties en verruiming van de bouwregelgeving. Een intern gerichte reden is onder meer de wens om te komen tot een slankere organisatie met korte lijnen en minder management: een organisatie die flexibel is en snel kan inspelen op maatschappelijke veranderingen en bijbehorende wensen. Ook willen veel organisaties slimmer werken. Dit door veel ruimte te bieden voor zelforganisatie, wat goed aansluit bij het gedrag wat u van uw inwoners vraagt. Het gaat ook om vergaande inzet van ICT als hulpmiddel bij dienstverlening extern en faciliteren van medewerkers intern en een goede aansluiting bij de jongere generatie die nu en in de toekomst de arbeidsmarkt op komt. Andere argumenten om regie te introduceren in uw organisatie hebben te maken met bezuinigingsdruk en krimpende budgetten voor werkzaamheden in de openbare ruimte. Ook de netwerksamenleving en een steeds verdergaande regionale samenwerking zijn redenen om met regie aan de slag te gaan. Verder worden steeds vaker (delen van) beheerwerkzaamheden buiten de afdeling en zelfs buiten de organisatie ondergebracht. Het motto schoon, heel en veilig blijft hierbij wel leidend. Vanwege deze ontwikkelingen verdwijnen rollen of worden beperkt en er komen rollen en een andere manier van werken bij, die vallen onder regievoeren. Succesvol regie implementeren Gemeenten, provincies en waterschappen bepalen allemaal zelf in welke mate zij regie voeren. Dit is mede afhankelijk van de manier waarop zij georganiseerd zijn, de grootte van de organisatie en de cultuur. Uitgangspunt is: wat wilt u met regie bereiken? Dit hangt meestal (en bij voorkeur) samen met de organisatiedoelstellingen en is afhankelijk van de politiek-bestuurlijke koers. 8 Regie start bij voorkeur vanuit een strategische visie, die bestuurlijk wordt ondersteund. Maar dat gebeurt lang niet altijd. Vaak begint regie - binnen de openbare ruimte - in de uitvoering (operationeel).
Taken die voorheen binnen de organisatie opgepakt werden, worden anders georganiseerd. Denk aan het uitbesteden van bulkwerkzaamheden als schoffelen, onkruidbeheersing, straatkolken zuigen, maaien van bermen, gazons en sportvelden of het schouwen van watergangen. Het gevolg hiervan is dat er afspraken gemaakt moeten worden over onder meer communicatie, kwaliteit en financiën. Ook veranderen de processen. Hiermee wordt de regierol van belang. Regie in uw organisatie introduceren kan echter alleen als u ook de voorwaarden voor regie schept. Wat goed werkt bij regie, is een organisatie die output- en resultaatgericht is en waar de omgeving mede het resultaat bepaalt. Een organisatie die doet, ervaart en lerend vermogen laat zien en waar medewerkers verantwoordelijk zijn voor het resultaat en daar ook naar handelen. Een organisatie die wil vernieuwen in plaats van verbeteren en helder is over de verwachtingen en die duidelijk en doelgericht communiceert. Wat daarbij helpt is aan de ene een betrokken bestuur dat stuurt op hoofdlijnen en qua bedrijfsvoering op afstand staat. Aan de andere kant vraagt het om een organisatie die sterk gericht is op ruimte voor medewerkers om hun expertise volledig in te zetten en te ontwikkelen. Dan leidt de inzet van regie tot een optimaal resultaat. JS Consultancy laat regie werken Wij leveren op de volgende vlakken een bijdrage: Het ondersteunen bij het bepalen van een visie op regie in de brede zin van het woord (strategisch, tactisch en operationeel). Projectleiders / regisseurs (vast of tijdelijk) die gewend zijn de regierol te pakken of de organisatie te begeleiden naar werken vanuit regie. Opleidingen en trainingen, zoals Regie Openbare Ruimte en de korte leergang Regisseren kun je leren, maar ook trainingen rond opdrachtgever/ondernemerschap. Young professionals voor uw afdeling, die vanuit hun opleiding al veel meer gewend zijn vanuit de verbinding met partners te werken. Wij leiden deze mensen op binnen onze Public Academy. Coaching en begeleiding voor uw medewerkers rondom regie en regievraagstukken. Regelmatig publiceren wij artikelen rond regie in de openbare ruimte en organiseren wij expertisetafels waarvan uw overheidsorganisatie ook gastheer kan zijn. Deze bijeenkomsten staan garant voor inspiratie en uitwisseling. 9
JS Consultancy laat regie werken Wilt u weten waar u staat met regie? Neem contact op met Directeur Ruimte en Infra, Guido Termont: guidotermont@jsconsultancy.nl, 06-33 32 1961. Kennis Kennis van de Overheid van de Overheid Diensten Diensten Advies Interim Advies Werving & Selectie Interim Loopbaancoaching Werving & Selectie Opleidingen Loopbaancoaching Opleidingen Domeinen Domeinen Sociaal Juridisch Sociaal Ruimte & Infra Juridisch HRM Ruimte & Infra Financiën HRM Financiën INTERIM OPLEIDINGEN WERVING & SELECTIE LOOPBAANCOACHING Beste Dienstverlener voor de Overheid AMSTERDAM DEN HAAG DEN BOSCH ZWOLLE