Handleiding Klant Portal Copyright Copyright 2012 Milgro Versie 3.0 - juli 2013 Alle rechten voorbehouden. De in dit document vervatte informatie is eigendom van Milgro. Het wordt verstrekt overeenkomstig de door partijen overeengekomen bepalingen omtrent gebruik en verstrekking en is tevens beschermd door de relevante wet- en regelgeving betreffende intellectuele. In verband met doorlopende productontwikkeling kan de informatie zoals in dit document vervat zonder verdere aankondiging gewijzigd worden. Geen onderdeel van deze publicatie mag op welke wijze dan ook worden vermenigvuldigd of overgebracht, zij het elektronisch, mechanisch, per fotokopie, middels opname of enigszins anders zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Milgro. Alle producten, namen en diensten in dit document zijn merkenrechtelijk beschermd door hun respectievelijke eigenaren. Als u fouten in onze documentatie vindt, meldt u deze dan alstublieft schriftelijk of per mail aan info@milgro.nl.
Inhoud 1. Inleiding... 3 2. Inloggen Milgro Klantportaal... 4 2.1. Inloggen... 4 2.2. Wachtwoord vergeten?... 4 2.3. Het startscherm... 5 2.4. Vestiging... 5 2.5. Uitloggen... 6 3. Een order plaatsen... 7 4. Een incidentele order plaatsen... 9 5. Orders overzicht bekijken... 10 6. Rapportage... 11 6.1. Afvalbalans... 12 6.2. Afvalbalans Verwacht... 12 7. Schadeformulier... 13 8. Contact opnemen... 14 9. Vestiging selecteren... 15 10. Uw gegevens aanpassen... 16 10.1. Gegevens gebruiker aanpassen... 17 10.2. Wachtwoord wijzigen... 17 pagina 2
1. Inleiding Een belangrijk element in onze dienstverlening is het klantenportaal van Milgro. Hierin heeft u 24 uur per dag, 7 dagen per week de mogelijkheid om orders op te geven, rapportages op te vragen of vragen te stellen. U kunt met het portaal: uw orders opgeven, uw rapportages bekijken, schades melden, contact opnemen met Milgro, verschillende vestigingen bekijken (indien van toepassing). Wij hopen dat deze handleiding een goed hulpmiddel is bij de opgave van uw orders. Mocht u nog vragen of opmerkingen hebben, neem dan contact op met Milgro. Dit kan door een e-mail te sturen naar info@milgro.nl, via het telefoon nummer 010-238 0310 of rechtstreeks met uw contactpersoon. pagina 3
2. Inloggen Milgro Klantportaal Het Milgro klantportaal kunt u bereiken via portal.milgro.nl. U komt dan bij het onderstaande scherm: 2.1. Inloggen U kunt vervolgens met uw gebruikersnaam en wachtwoord inloggen. De inloggegevens ontvangt u per email van onze servicedesk. Het is verstandig bij de eerste keer inloggen direct uw wachtwoord aan te passen. Bij UW GEGEVENS kunt u altijd een wachtwoord wijzigen (zie hoofdstuk 10 van deze handleiding). 2.2. Wachtwoord vergeten? Klik dan op wachtwoord vergeten. U ontvangt dan een nieuw wachtwoord op het mailadres dat bij Milgro bekend is. U voert hiervoor uw gebruikersnaam in en klikt op wachtwoord verzenden. Indien u ook uw gebruikersnaam bent vergeten, neem dan contact op met Milgro op 010-238 03 10. Mocht u de e-mail met daarin het nieuwe wachtwoord niet hebben ontvangen, neem dan contact op met de servicedesk van Milgro op nummer 010 238 0310 of via mail op info@milgro.nl. pagina 4
2.3. Het startscherm Direct nadat u bent ingelogd toont het systeem het START scherm. Vanuit dit scherm kunt u direct naar het onderdeel van uw keuze gaan. 2.4. Vestiging Het systeem kan per vestiging orders plaatsen en rapportages maken. Het is van belang te realiseren welke vestiging geselecteerd is. Ga naar VESTIGING SELECTIE om te zien welke vestiging actief is.zie voor meer uitleg hoofdstuk 9 pagina 5
2.5. Uitloggen Als u wilt uitloggen, dan klikt u op de cirkel met daaronder de tekst UITLOGGEN. U keert dan terug naar het inlogscherm. pagina 6
3. Een order plaatsen U wilt een container afroepen of een bestelling plaatsen voor het leveren van hulpmiddelen. In de menubalk klikt u op orders plaatsen. Het portaal toont u een scherm met daarin een lijst met alle orders die op de actieve vestiging van toepassing zijn. Let op Als blijkt dat niet al uw orders staan vermeld op het scherm of u ziet graag een uitbreiding van eventuele ontbrekende stromen, dan verzoeken wij u dit aan uw afvalmanager te melden. pagina 7
U maakt een keuze door op selecteer te klikken. Nadat u hierop heeft geklikt toont het systeem u het volgende scherm. U kunt de order aanvullen met detailinformatie (e.g. aantallen, gewenste uitvoerdatum en overige aanvullende opmerkingen). U kunt de order afbreken door op de rode knop te drukken. Uw order is geannuleerd en u gaat terug naar de orderlijst. Als alle informatie is aangevuld, dan klikt u op de groene knop. Hiermee is de opdracht verstrekt aan Milgro. Het systeem toont u hierna het totale orderoverzicht. De order is hiermee opgenomen in het totale orderoverzicht. Voor u betekent dit ook dat de order bij Milgro in behandeling is genomen. pagina 8
4. Een incidentele order plaatsen Mocht u een afvalstroom willen laten afvoeren die niet op de standaardlijst voortkomt, dan kunt u dit met het formulier incidentele order deze opgeven. Het formulier bevat extra velden waarmee u de specifieke stroom kunt toelichten. Als u de incidentele order heeft bevestigd, toont het systeem u een bevestiging. Voor incidentele orders geldt dat u door Milgro wordt teruggebeld over de verdere afhandeling van deze order. U ontvangt daarnaast een bevestiging van deze order per mail. pagina 9
5. Orders overzicht bekijken Op de pagina Orders overzicht staan alle orders die door u zijn opgegeven. Dit bestaat uit orders die u zelf heeft opgegeven doordat u gebruikt heeft gemaakt van het klantportaal of orders die u telefonische heeft doorgegeven aan de servicedesk van Milgro. Het overzicht is gesorteerd op basis van de datum dat een order is opgeven. De meeste recente order staat bovenaan. Met de velden boven het overzicht kunt u de lijst sorteren. pagina 10
6. Rapportage Voor klanten van Milgro zijn rapportages beschikbaar. Dit zijn de afvalbalans, de afvalbalans verwacht, de afvalbalans meerdere ontdoeners en de CO2 balans. Deze pagina is beschikbaar onder de knop rapportage drukt. Als u de knop Afvalbalans kiest, dan kunt u de afvalbalans opvragen op basis van historische opdrachten en facturen. Het rapport Afvalbalans Verwacht geeft de afvalbalans inclusief orders die nog niet zijn gefactureerd. U kunt beide rapporten op verschillende manieren downloaden. Dit kan als pdf, Excel of direct naar uw printer. pagina 11
6.1. Afvalbalans U klikt op de afbeelding met de tekst afvalbalans. Het systeem toont u direct een afvalbalans over de afgelopen 12 maanden tot vandaag. U kunt daarna de periode, waarover u de afvalbalans wilt bekijken, veranderen. U wijzigt hiervoor de data velden boven het rapport. Daarna drukt u op de knop view report. 6.2. Afvalbalans Verwacht U klikt op de afbeelding Afvalbalans Verwacht. Het systeem toont u direct een rapport met daarin de verwachte afvalbalans. U kunt daarna de periode, waarover u de verwachte afvalbalans wilt bekijken, veranderen. U wijzigt hiervoor de data velden boven het rapport. Daarna drukt u op de knop view report. pagina 12
7. Schadeformulier Het klantenportaal biedt de mogelijkheid snel schades te melden aan Milgro. U vult het formulier in met de relevante informatie over het schadegeval en de gebeurtenis. Milgro neemt dan zo snel mogelijk contact met u op. U ontvangt per email een bevestiging van uw opgave. Let op Urgente schade direct melden op 010-2380310 pagina 13
8. Contact opnemen Indien u niet dringende vragen heeft, kunt u deze ook door middel van het contactformulier aan Milgro doorgeven. De afdeling Service & Support zal uw vraag dan in behandeling nemen. pagina 14
9. Vestiging selecteren Als u meerdere vestigingen heeft, dan kunt u met de knop vestiging een andere vestiging selecteren en wijzigen waarvoor u de orders opgeeft, of de rapportage wilt zien. Bij het scherm orderlijst wordt de vestiging getoond die geselecteerd staat. Het portaal toont alle vestigingen die aan uw gebruikersnaam zijn gekoppeld. Door op selecteer deze vestiging te klikken, maakt u een vestiging actief. Wanneer u verder gaat naar een ander scherm ziet u dat deze vestiging ook wordt vermeld. Let op Heeft u de juiste locatie of vestiging geselecteerd? pagina 15
10. Uw gegevens aanpassen U kunt uw gegevens aanpassen in het klantenportaal door op Uw gegevens te klikken in het hoofdmenu. Het portaal toont het scherm mijn profiel en de knop Edit Profile. Om uw gegevens te wijzigen en/of een wachtwoord aan te passen klikt u op de edit Profile knop. Het portaal toont u vervolgens twee mogelijkheden: Beheer Gebruiker en Wachtwoord beheren. pagina 16
10.1. Gegevens gebruiker aanpassen U klikt op Beheer Gebruiker. U kunt vervolgens uw voor- en achternaam, weergavenaam, en uw e- mailadres aanpassen. Wijziging(en) worden opgeslagen door op Bijwerken te klikken. 10.2. Wachtwoord wijzigen Met de optie Wachtwoord beheren kunt u uw wachtwoord aanpassen. Deze wijziging gaat direct in. De instructie is weergegeven op het scherm. Zorg er altijd voor dat u een veilig wachtwoord gebruikt met bijvoorbeeld hoofdletters, kleine letters en getallen. pagina 17