AAN HET EINDE VAN DEZE UITLEG: - Kun je een verzorgde brief schrijven. - Kun je op een juiste manier werkwoorden vervoegen. URGERSCHAP - Schrijf je op een juiste manier in meervoud. - Gebruik je hoofdletters op een goede manier. - Gebruik je leestekens op de juiste manier. Tijdens deze uitleg kun je oefenen met opdrachten die op de e- learning (onderdeel Nederlands, schrijven) staan. Er staat steeds aangegeven welke opdracht(en) je kunt oefenen. Veel succes! ORGANISATIES 1
DE ORGANISATIE WAARIN JE WERKZAAM BENT 1. Organisatie Organisaties omringen je in je hele bestaan. Je werkt niet alleen in een organisatie, je volgt ook je opleiding bij een organisatie. In een organisatie werken mensen samen aan het maken van een product (brood, auto s) of het leveren van een dienst (zorg, overheid, horeca, beveiliging). Iedere medewerker heeft daarin zijn eigen taken en bevoegdheden. Het is belangrijk te weten welke plaats je zelf inneemt in dit geheel. Je moet weten wat je wel en wat je niet kunt doen. Binnen een organisatie werk je met verschillende mensen. Iedereen heeft een eigen functie. 2. Taakverdeling tussen medewerkers Binnen een organisatie is het werk, de werkzaamheden op een bepaalde manier verdeeld over de medewerkers. Er zijn uitvoerende medewerkers en er zijn leidinggevende op verschillende niveaus. Sommige hebben een hogere positie in het bedrijf dan anderen. Zij mogen hun medewerkers opdrachten geven. De verdeling tussen verschillende niveaus noemen we een verticale taakverdeling. Bovenin de organisatie heb je de directie, dan het afdelingsmanagement en vervolgens de uitvoerende medewerkers. Elke leidinggevende en medewerker heeft bepaalde taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Hoe hoger in de organisatie, hoe meer bevoegdheden en verantwoordelijkheden je hebt. De directeur heeft de meeste bevoegdheden. Er is dus een bepaalde rangorde in een organisatie, maar regels zijn er voor iedereen. Maar ook jij hebt bepaalde bevoegdheden. Je mag je werk zelfstandig verrichten. Daarbij moet je je wel houden aan bepaalde richtlijnen. DirecSe Middelmanagement Uitvoerend management Figuur: Verticale taakverdeling 2
Op eenzelfde niveau in een organisatie, bijvoorbeeld tussen verschillende afdelingen, zie je ook een bepaalde verdeling van taken. Er zijn bijvoorbeeld managers Inkoop, Verkoop, Productie en Administratie. Omdat deze managers op eenzelfde niveau in de organisatie werken, noemen we dit de horizontale taakverdeling. Verkoop AdministraSe Personeelzaken Figuur: Horizontale taakverdeling De horizontale en verticale taakverdeling samen leiden tot een bepaalde organisatiestructuur. In een organisatiestructuur komen verschillende horizontale en verticale taakverdelingen voor op verschillende niveaus. Dat heet een organogram. Een organogram brengt in kaart uit hoeveel verschillende afdelingen een organisatie bestaat (eventueel wie het hoofd is en wie medewerkers), en in welke hiërarchische verhouding de afdelingen en medewerkers ten opzichte van elkaar staan. DirecSe Stafafdelingen Ondersteunende afdelingen Afdeling Inkoop Afdeling Verkoop Afdeling ProducSe Figuur: Voorbeeld van een organogram 3
3. Lijnorganisatie Jouw leidinggevende bepaalt welk werk je moet doen. Hij mag je opdrachten geven. Tussen jou en hem bestaat een hiërarchische relatie, hij staat hoger in rangorde dan jij. Alleen jouw leidinggevende mag aan jou opdrachten geven. Andere leidinggevende mogen dit weer alleen aan hun eigen medewerkers, niet aan jou. Zo komen mededelingen van de directie via de afdelingsmanagers uiteindelijk bij jou terecht. Via de hiërarchische lijnen heeft elke leidinggevende en medewerker te maken met het beleid van de directie. Dit noemen we de lijnorganisatie. Het voordeel van een lijnorganisatie is dat duidelijk is wie aan wie leiding geeft in het bedrijf. 4. Stafafdelingen en ondersteunende afdelingen Soms heeft een organisatie speciale afdelingen die de directie adviseert op een bepaald terrein. Denk daarbij aan de afdelingen Personeelszaken, Marketing of de Controllerafdeling. Dit heten stafafdelingen. Deze afdelingen geven de leidinggevende (gevraagd of ongevraagd) advies op hun terrein en bereiden zijn beslissingen voor. Dankzij deze adviezen hoeft de manager een aantal zaken niet meer zelf uit te zoeken. Stafafdelingen worden op een aparte manier getekend in het organogram, namelijk tussen de directie en de andere lijnafdelingen in. Ondersteunende afdelingen zijn ook een apart soort afdelingen in een bedrijf. Dit zijn afdelingen die uitvoerend werk verrichten ten behoeve van de managers en medewerkers. Voorbeelden daarvan zijn de afdelingen Secretariaat, Bedrijfskantine, Technische Dienst, Helpdesk en Administratie. 5. Functiebeschrijving Een functiebeschrijving van een medewerker geeft aan wat het doel is van zijn functie en welke taken hij moet verrichten. Een functiebeschrijving voor alle medewerkers is belangrijk, je weet wat je moet doen, en voorkomt ook dat medewerkers dubbel werk gaan doen of dat er taken blijven liggen. Wat staat er in een functieomschrijving? Functietitel Doel van de functie Taken die tot de functie behoren Plaats in de organisatie Verantwoordelijkheden Interne en externe contacten Overlegsituaties Functie- eisen Functiebeschrijvingen zijn belangrijk bij het aannemen en beoordelen van medewerkers. Bij het aannemen van een persoon kan een duidelijk beeld worden geschetst van de werkzaamheden. Voor iemand die beoordeeld wordt op zijn functioneren, is het ook handig om dit te doen aan de hand van de taken en verantwoordelijkheden die van zijn functie worden verwacht. 4
FORMELE STANDAARDEN OP JOUW WERKPLEK 1. Arbeidscontract Wanneer je in dienst komt bij een bedrijf sluit je een arbeidscontract. Daarin staan je arbeidsvoorwaarden. Dit is een schriftelijke overeenkomst die jij en je werkgever ondertekenen. De arbeidsvoorwaarden hebben betrekking op het salaris dat je verdient, je vakantiedagen en andere regelingen (verlof, pensioen). Het bedrijf waar je werkt is daarbij gebonden aan wettelijke regels en de CAO (afspraken tussen werkgevers- en werknemersorganisaties uit de branche). Het is belangrijk dat je duidelijk laat weten wat je wilt wanneer je een arbeidscontract afsluit. In een arbeidscontract moeten ten minste de volgende zaken staan: Adres van de werkgever en van jou Plaats waar je gaat werken De functie Datum van indiensttreding Algemene arbeidsduur (aantal uren dat je per week/maand/jaar werkt) Duur van de overeenkomst Aantal vakantiedagen Het opzegtermijn Het salaris De proeftijd De pensioenregeling De CAO, als die van toepassing is. Het is belangrijk dat op papier staat welke functie je gaat krijgen. Dit kan namelijk gevolgen hebben voor de salarisschaal waarin je terechtkomt. De duur van de arbeidsovereenkomst kan verschillen. Meestal krijg je eerst een contract voor bepaalde tijd. Dan staat er een tijdstip waarop het arbeidscontract afloopt. Wanneer de overeengekomen periode is afgelopen, eindigt het contract. Meestal krijg je na een aantal contracten voor bepaalde tijd een contract voor onbepaalde tijd. Dat betekent dat je in vaste dienst komt. Dan kan je werkgever je niet zomaar meer ontslaan. [Het is de moeite waard om je eigen arbeidscontract vooraf goed te bestuderen. Of laat het, voordat je het ondertekent, door iemand lezen die er verstand van heeft.] [Vraag tijdens je sollicitatiegesprek altijd om je functiebeschrijving.] 5
2. CAO Werkgevers en werknemers zijn niet vrij in het vaststellen van de inhoud van arbeidscontracten. Veel zaken liggen vast in een Collectieve Arbeidsovereenkomst (CAO). Daar wordt eigenlijk altijd naar verwezen in je arbeidscontract. Een CAO is een overeenkomst tussen vakbonden en werkgevers in een bepaalde branche of bedrijfstak, waarbij de arbeidsvoorwaarden voor die hele bedrijfstak geregeld worden. De meeste vakbonden zijn aangesloten bij een centrale organisatie; bij de FNV (Federatie Nederlandse Vakbeweging) of bij het CNV (Christelijk Nationaal Vakverbond). Tijdens CAO- onderhandelingen lees je in de krant bijvoorbeeld vaak veel over loononderhandelingen. Dat noemen we de primaire arbeidsvoorwaarden. In een CAO worden nog meer zaken geregeld, bijvoorbeeld het aantal vakantiedagen, opleiding, kinderopvang, pensioenregelingen, ziektekosten en arbeidsduurverkorting. Dit zijn de secundaire arbeidsvoorwaarden. [Het is de moeite waard om de CAO waaronder je komt te vallen eens door te nemen.] 3. Arbeidsomstandigheden wet (Arbowet) In administratieve functies breng je veel tijd door op je werkplek. Bij het inrichten van je werkplek heb je veel vrijheid. Denk bij de inrichting ook aan je fysieke gezondheid, bijvoorbeeld het voorkomen van RSI (een muisarm). In Nederland beschermt de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) alle medewerkers in bedrijven tegen het verrichten van ongezond of te saai werk. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de mogelijkheden die de Arbowet je biedt om zowel geestelijk als lichamelijk gezond te werken. Arbeidsomstandigheden zijn de zaken die je werkgever regelt om je prettig, veilig en gezond te laten werken. De Arbowet beschermt je tussen tegen ongezonde, gevaarlijke en onprettige werksituaties. Bedrijven zijn verplicht om tegen dit soort situaties maatregelen te nemen. Dat kost geld, maar het levert bedrijven ook wat op. zijn beter gemotiveerd, kunnen harder werken en het ziekteverzuim daalt als de werksituatie goed georganiseerd is. In de Arbowet gaat het om drie zaken. Dit zijn: Gezondheid Veiligheid Welzijn Bedrijven met meer dan 100 werknemers en meer maken elk jaar een verslag waarin staat wat er is gedaan aan het verbeteren van de arbeidsomstandigheden; het Arboverslag. 6
De arbeidsinspectie ziet toe op de naleving van de wet. De arbeidsinspectie is een onderdeel van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Ze controleert of bedrijven zich wel houden aan de Arbowet en onderneemt actie bij bijzondere gevallen. Wanneer er bijvoorbeeld een ernstig ongeluk gebeurt in een bedrijf, kan er een onderzoek worden ingesteld door de arbeidsinspectie. De arbeidsinspectie kan bedrijven die de wettelijke regels niet nakomen een boete opleggen of in het uiterste geval zelfs sluiten. 7