Workplace Transformation
Workplace Transformation Ruimte om productief, creatief en inzichtelijk te werken Met een waardering van 10 miljard dollar is huisverhuurdienst Airbnb meer waard dan een aantal grote hotelketens. Een kleine start-up die direct concurreert met gevestigde bedrijven is geen uniek fenomeen, maar illustratief voor de nieuwe markt, waar con currentie zowel van gevestigde spelers als van flexibele start-ups komt. Om voordeel uit grootschaligheid te halen, hebben gevestigde spelers de flexibiliteit van start-ups nodig. Dat vraagt om continue vernieuwing: workplace transformation. Technical Account Manager Matty Bakkeren van Intel: Je bedrijfsvoering staat of valt met het niveau van innovatie in jouw bedrijf. Meedoen met verandering is niet optioneel, maar essentieel voor het voorbestaan van bedrijven. Matty: Kijk naar Kodak, die heeft dat niet gedaan, en die is er nu niet meer. De basis van workplace transformation ligt bij de manier waarop bedrijven mensen en processen aan elkaar koppelen. Technologie is een ondersteunende factor die helpt om bestaande processen te verbeteren op een dusdanige manier dat daarbij de continuïteit van bedrijven verzekerd is. Whiteboard Matty wijst op een foto van een volgeschreven whiteboard. Dat is echt klassiek. Je ziet het in ieder bedrijf. Je hebt een vergadering en na afloop maak je een foto van de whiteboard. Die stuur je aan iedereen. Dat gaat via Dropbox, Facebook, of iets soortgelijks. Dat lijkt handig, maar het is de verkeerde plek. Je zet alles wat er mis gegaan is die maand, wat de cijfers waren en noem maar op, op een medium dat niet privé is. 2
De juiste middelen Dat wil je als bedrijf met de juiste middelen mogelijk maken en dat kan al op verschillende manieren. Matty: Neem een gereedschap als Lync. Dat is een geweldige business tool. De meeste mensen gebruiken nog geen tien procent van de functionaliteit die er in zit. Je kan er zo veel meer mee. Bijvoorbeeld informatie die je op een whiteboard deelt ook veilig digitaal delen. Dan zitten de gesprekken die bij de vergadering gevoerd zijn daar ook gelijk bij en kun je achteraf nog achterhalen waar het over ging. Inspelen op nieuwe werknemers In de transformatie van de werkruimte speelt technologie niet de hoofdrol. Matty: De technologie is er om alles naar een volgend niveau te brengen, maar het zijn de afdelingen HRM, IT en Finance die zorgen dat alles samenvloeit. Zij moeten inspelen op de nieuwe generatie werknemers en zorgen dat de faciliteiten om samen te werken aanwezig zijn. Randvoorwaarden De centrale rol van bedrijven ligt in het scheppen van randvoorwaarden waarbinnen medewerkers hun werk doen. Matty: Bedrijven gaan richtlijnen neerleggen waarbinnen medewerkers zich kunnen bewegen. Zo maximaliseren bedrijven op een innovatieve manier hun faciliteiten, mensen en processen. Het niveau van innovatie bepaalt het succes van het bedrijf. Innovatie is een asset. Het voegt iets toe aan - en is zelfs kritiek voor - de bedrijfsvoering. Talent aantrekken De dynamiek van start-ups biedt ruimte voor nieuwe ideeën en is heel aantrekkelijk voor jong talent. De ondersteunende processen komen binnen een start-up overeen met de verwachtingen van de nieuwe generatie. Dat maakt een getransformeerde, innovatieve werkplek essentieel voor het aantrekken van jong talent. Matty: De nieuwe generatie? Dat zijn mensen die niet meer van negen tot vijf op etage één beginnen en langzaam willen groeien naar etage dertien. Workplace transformation biedt een werkomgeving met plaats voor innovatie. Daar kan die instroom van creatieve, slimme mensen plaatsvinden. Stoffig imago Matty: Grote bedrijven moeten voor recruitment concurreren met start-ups en dat is echt een groot probleem. Neem de banksector. Daar hebben ze moeite om jonge mensen aan te trekken. Waarom? Ze zitten met een stoffig imago; Je komt het bedrijf binnen en er gaat niks van het bedrijf naar buiten. Het is heel traditioneel. Dat geldt niet alleen voor de banksector, het is een bekend probleem in meerdere sectoren. Dat moet veranderen. Medewerkers zoeken een open omgeving waar ze met collega s kunnen samenwerken, waar ruimte is om hun eigen ding te doen en ze privé met werk kunnen verbinden. 3
Initiatieven afstemmen Dat vraagt om afstemming van de bedrijfsprocessen met de nieuwe werplek. Matty: Je moet de nieuwe werkplek verweven in de business-processen en zorgen dat het bij elkaar komt. Je kan alle technologie die je maar wil daar tegenaan gooien, maar als het niet geaccepteerd wordt, dan gaat niemand ermee aan de haal. Geef mensen de ruimte om productief, creatief en inzichtelijk te werken. Stel ze in staat hun mening, ideeën en visie op tafel te leggen. Workplace tranformation faciliteert dit. Managementlaag Verandering van de processen vraagt ook om innovatie in de managementlaag. Matty: Op de veranderde werkplek kun je als manager op twee manieren reageren: je schiet in micromanagement, of je gaat eens goed nadenken en op een andere manier resultaat meten. Schiet je in micromanagement vast, dan verandert de manage mentlaag in een contragewicht tegen alle innovatie. Zet andere metrics neer, plan regelmatig overleg om de hoeveelheid werk en resultaten door te spreken, en verruim de focus door bijvoorbeeld joint meetings met andere afdelingen op te zetten. Velocity Matty: Als je de stroperigheid uit de organisatie haalt en ruimte geeft om snel met nieuwe ideeën aan de slag te gaan, dan krijg je wat Intel Innovation with Velocity noemt. Een medewerker krijgt een idee en praat daar direct over met enkele experts. Zo vormen zich spontaan kleine expertgroepjes in plaats van comités. Dan kun je snel over van idee naar uitvoering. Dat leidt tot een zichzelf versterkend proces dat innovatie voedt. Oudere medewerkers Hoewel bij een analyse van workplace transformation de aandacht in eerste instantie lijkt uit te gaan naar de nieuwe generatie medewerkers is er juist ook plaats voor oudere medewerkers. Matty: De oudere generatie is essentieel in dit proces. Zij hebben ervaring en weten veel beter de risico s in te schatten. Van jongere mensen is bekend dat ze vaak iets te enthousiast los gaan. Je wilt die twee mentaliteiten balanceren. Niet te ver doorschieten in risico s en niet te star vasthouden aan zekerheid. Dat proces gaat van oud naar jong, maar ook van jong naar oud. Bring Your Own Device Risico s balanceren is een thema dat ook bij Bring Your Own Device centraal staat. Als medewerkers zelf kunnen kiezen welk apparaten ze aanschaffen om mee te werken, doen bedrijven voordeel met gebruiksvriendelijke interfaces en de snellere innovatie op de consumentenmarkt. Toch zitten daar haken en ogen aan. Matty: Systeembeheerders vertalen BYOD naar Bring Your Own Disaster. Zij weten niet wat het bedrijf binnenkomt terwijl 4
iedereen verwacht dat het werkt en goed gaat. Beheerders hebben het zwaar. Enerzijds moet alles veilig en op een goede manier ontsloten worden, anderzijds wordt er hard aan ze getrokken om de nieuwste smartphone direct na lancering te ondersteunen. Choose Your Own Device De oplossing voor deze problematiek is typerend voor de innovatie die nodig is in de nieuwe werkomgeving. Matty: Wij lossen dat op door te kiezen voor Choose Your Own Device. Kort samengevat: hoe meer functionaliteit jij wilt, hoe meer grip onze IT-afdeling op je device krijgt. Wil jij een e-mail zonder bijlagen op je telefoon? Oké dan spreek je dat zo af. Wil je ook agenda s inzien? Heb je toegang tot HR gegevens nodig? Wil je overal bij bedrijfsgegevens kunnen? Dan willen wij meer grip op je toestel. Voor het maken van die afspraken is HRM verantwoordelijk. Zij leggen de verantwoordelijkheden van de medewerkers en van IT vast. In de achtergrond is ook Finance betrokken, zij zullen de aanschaf van toestellen moeten vastleggen en goedkeuren. De nieuwe werkomgeving De opkomst van BYOD en CYOD binnen het thema workplace transformation is niet verrassend. Devices ontstluiten de werkomgeving. Matty: Waar je bent maakt zo gek veel niet uit, als je maar connectivity hebt. Kijk naar je eigen werk, hoe vaak ben jij deze week op kantoor geweest? Een kantoor kan belangrijk blijven, maar alleen als je er als bedrijf voor kiest dat te faciliteren. Het verandert wel, naar een plek waar je meetings houdt en binnen loopt om zaken te regelen. IT aan de keukentafel Bij ondersteunende diensten is workplace transformation goed zichtbaar. Matty: Is de VS hebben we een aantal gebouwen waar de IT afdeling een soort koffiebar is geworden. Aan een veel te grote keukentafel zit onder meer ondersteuning voor je klaar. Je kunt er de apparaten bekijken waarmee je kunt werken en in de hoek heb je een auto maat waar je met behulp van je personeelspas nieuwe accu s en zo kan halen. Heb je een probleem of een vraag, dan kom je daar langs om het op te lossen. Workplace Transformation Om nieuw talent aan te trekken, en bestaand talent vast te houden, is innovatie van de bedrijfsprocessen nodig. Dat geeft medewerkers de ruimte om creatief te werken en maakt bedrijven flexibel genoeg om te concurreren. Zowel technologie als de kantooromgeving moeten deze processen ondersteunen. Matty: De manier waarop informatie bij elkaar komt, vraagt om samenwerking. We zitten in een heel andere dynamiek. Dat moet het kantoor uitstralen en ondersteunen. 5