Transformatie van de werkplek

Transcriptie

1 Transformatie van de werkplek

2 In de traditionele situatie heeft een IT-afdeling veel grip op de werkplek. Hoe moet dat als straks iedereen met een apparaat naar keuze werkt? Dat kan alleen door de aandacht op de eindgebruiker te richten, in plaats van op de hardware. 2

3 Transformatie van de werkplek De werkplek verandert. Zaten werknemers enkele jaren geleden nog aan een bureau achter de pc, tegenwoordig is de werkplek steeds vaker mobiel. Werknemers hebben immers een krachtige computer in de vorm van een smartphone of tablet op zak, of nemen een laptop mee. Vooral de nieuwe generatie werknemers is gewend aan een eigen manier van werken en verwacht een grote mate van flexibiliteit van de werkgever. Dankzij de mogelijkheid om op iedere plek en elk tijdstip te kunnen werken, kan de productiviteit met sprongen omhoog. Is uw organisatie hier klaar voor? Consumerization of IT, bring your own device, choose your own device, werken waar en wanneer dat kan. Het tempo waarin nieuwe technologie beschikbaar komt is hoog, met als gevolg een grote diversiteit aan apparatuur en besturingssystemen. De uitdaging voor de IT-organisatie is om grip te houden op wie er toegang heeft tot de infrastructuur, de appli caties en de data. Vaak worden hiertoe extra omgevingen gebouwd, met het gevaar dat de complexiteit van het IT-landschap, de beheerlasten en de operationele kosten van de IT-afdeling toenemen. Het dilemma voor de ITorganisatie van nu: Hoe innoveren binnen het bestaande budget? Werkplek van de toekomst Wat is de ideale werkplek voor de komende jaren en hoe stel je de nieuwe generatie werknemers tevreden? T-Systems signaleert dat de werkplek van de toekomst vooral veel flexibiliteit moet bieden. In het tijdperk van het nieuwe werken willen medewerkers niet aan vaste werkplekken gebonden zijn. Ze willen op hun eigen manier werken, waar en wanneer dan ook. Afhankelijk van de functie verschillen gebruikersbehoeften. Zo willen veel medewerkers ook vanaf huis toegang hebben tot bedrijfs applicaties. Om nog snel even iets te bekijken op hun eigen ipad, een dagje thuis te werken op een privé-pc, of om na werktijd nog wat uurtjes te maken. De mede werker wil zelf bepalen met welk apparaat hij dat doet: CYOD, Choose Your Own Device of BYOD, Bring Your Own Device model. De essentie is dat de eindgebruiker de vrijheid krijgt om per situatie het meest logische en geschikte apparaat te kiezen. Soms is dat een laptop, dan weer een smartphone of tablet. 25% van de ondernemingen wereldwijd is klaar voor mobiel werken, in 2020 zal dat 100% zijn Bron: Vanson Bourne Om dit mogelijk te maken, moet data en applicaties altijd en overal beschikbaar zijn. Daarnaast moet programmatuur op elk apparaat werken, ongeacht hardware, vormfactor, of (versie van het) besturingssysteem. Met al deze flexibiliteit blijven gebruikers tevreden en zijn ze productiever. Als organisatie trek je er jonge talentvolle mensen mee aan en bind je ze aan het bedrijf. Maar natuurlijk wil je wel grip houden op wie welke functionaliteit gebruikt, de data beschermen, het beheer eenvoudig en de kosten laag houden. Transformatie: voorkom complexiteit De nieuwe manier van werken heeft nogal wat impact op de ITorganisatie. In de traditionele situatie heeft een IT-afdeling veel grip op de werkplek. Welke hardware en software gebruikt mag worden en ook de inrichting van de werkplek ligt meestal vast. Er zijn hooguit enkele smaken waaruit gekozen kan worden. Dit is overzichtelijk en de beheer inspanningen en kosten zijn te overzien. Hoe moet dat als straks iedereen met een apparaat naar keuze werkt? Hoe voorkom je een nieuwe omgeving die te complex is om te beheren? Het beheer moet met een minimum aan inspanning kunnen plaatsvinden en de beschikbaarheid en beveiliging moet hoog zijn, ongeacht waar en met welk apparaat iemand werkt. 3

4 Business Case In deze whitepaper hebben we al een groot aantal voordelen van Dynamic Workplace genoemd. Natuurlijk zijn deze afhankelijk van uw situatie en de status van uw IT landschap, gebruikers en security eisen. Onderstaande figuur geeft weer op welke onderdelen besparingen kunnen worden bereikt, maar ook welke kosten toenemen. Dat kan alleen door de aandacht op de eindgebruiker te richten, in plaats van op de hardware. Het is immers ondoenlijk om alle hardware en elk besturingssysteem tot in de puntjes te ondersteunen. Als de eind gebruiker centraal staat, is het essentieel dat programmatuur geschikt is voor elk apparaat en dat gebruikers automatisch de juiste versie voor geschoteld krijgen. Liefst zonder dat die programma s voor elk platform en ieder apparaat geschikt moeten worden gemaakt. Gebruikerstoegang en autorisatie moet centraal geregeld worden en de data moet absoluut veilig zijn. Dynamic Workplace Centraliseren van zowel data als applicaties in een datacenter brengt transformatie van de werkplek binnen handbereik. Dankzij cen tralisatie is een hoge graad van beschikbaarheid en beveiliging mogelijk, terwijl het beheer centraal geregeld wordt. Door aanvullend te werken met virtuele desktops, vervalt de afhankelijkheid van specifieke gebruikershardware en hoeft programmatuur niet per apparaat en platform ontwikkeld of aangepast te worden. Werk plek virtualisatie is een volwassen techniek en een belangrijke trend van de laatste jaren. Het maakt een hoge graad van beveiliging en beschik baarheid mogelijk en brengt innovatie bij een lagere Total Cost of Ownership (TCO). 58% van de bedrijven wil werknemers inspireren met een meer attractieve en mobiele werkplek Bron: Vanson Bourne Om dit mogelijk te maken heeft T-Systems de Dynamic Workplace ontwikkeld. Een moderne cloud-gebaseerde werkplekomgeving die op elk apparaat met een browser werkt. De dienst wordt aangeboden vanuit een centraal datacenter. Werkplekbeheer wordt hiermee sterk vereenvoudigd en dankzij een vergaande automatisering gaan de beheerkosten omlaag. Door zowel data als applicaties te centraliseren en met virtuele desktops te werken vanuit een private cloud, is de beveiliging en de beschikbaarheid optimaal. Alles speelt zich af binnen de veilige muren van het datacenter en een centraal beheerde omgeving. Er hoeft geen breed scala aan lokale hardware en software door de IT-afdeling beheerd te worden. Er is geen lokale data op de apparaten meer, dit voorkomt imagoschade als deze in verkeerde handen valt. Daarnaast zorgt contextueel toegangsmanagement 4

5 ervoor dat bepaalde applicaties op kantoor wel, maar bijvoorbeeld in een publieke wifi-omgeving niet beschikbaar zijn. Gegevens kunnen ook niet meer verloren gaan door defecte hardware van de gebruiker omdat alle data en applicaties centraal in het datacenter zijn opgeslagen. Dit vereenvoudigt data en life cycle management en biedt business continuïteit. Corporate appstore Er zijn meerdere scenario s om over te gaan naar dit nieuwe concept. Zo kun je onderzoeken waar de grootste kosten besparingen zijn te behalen, of kijken op welke manier gebruikers meer flexibiliteit krijgen waardoor ze nog productiever worden. Er kan gefaseerd worden overgegaan. Bepaal bijvoorbeeld wat de grote gemene deler is en bied eerst die applicaties aan via Dynamic Workplace. De nieuwe omgeving kan gewoon naast de bestaande omgeving worden opgebouwd. Er is geen big bang-scenario nodig met een grote impact en waarbij er geen weg terug meer is. Door functieafhankelijke profielen op te stellen, kan per groep werk nemers een virtuele desktop worden klaargezet met precies de appli caties die nodig zijn. Applicaties worden via een online catalogus aan geboden. Vanuit deze corporate appstore kunnen eindgebruikers op basis van rechten ook zelf software aan de virtuele werkplek toevoegen. Dit is analoog aan de trend in de consumentenmarkt waar applicaties als losse entiteit worden geselecteerd om invulling te geven aan een (nieuwe) functionele behoefte. Door niet alle functionaliteit zomaar voor iedereen beschikbaar te stellen, zijn verdere besparingen op licentie kosten mogelijk. Thin client Ook voor bedrijven of afdelingen, zoals een helpdesk, waar (een aantal) vaste werkplekken gewenst zijn, is Dynamic Workplace een uitkomst. Traditionele desktops kunnen vervangen worden door thin clients. Die zijn veel goedkoper dan pc s, zowel in aanschaf als onderhoud. Ook het ener gieverbruik ligt beduidend lager. Een de fect apparaat kan worden omgewisseld zodat de gebruiker meteen kan door-werken. De desktop is immers virtueel, er staat geen data en programmatuur op die eerst moeten worden overgezet. Bovendien zijn prijzige onsite support contracten vaak niet meer nodig. De eindge bruiker is namelijk niet meer afhankelijk van zijn pc. Elke type werkplek volstaat. Een defect apparaat kan voortaan op een geschikt moment ter reparatie of vervanging worden opgestuurd. Het concept van Dynamic Workplace is gebaseerd op een gevirtualiseerde desktop infrastructuur waarmee een werkomgeving wordt ingericht die klaar is voor de toekomst. Wordt er veel gebruik gemaakt van externe medewerkers? Ook voor externen hoeft er in de nieuwe situatie geen hardware meer aange schaft en ingericht te worden voor de duur van projecten. Ze kunnen hun eigen apparatuur gebruiken. Net als bij interne medewerkers is de virtuele desktopomgeving snel klaar, alleen de rechten hoeven nog te worden toegekend. Ook bij acquisities kunnen medewerkers snel op de nieuwe werkwijze overstappen, zodat de versmelting van organisaties vlotter verloopt. Legacy Bij elke migratie vraagt legacy om speciale aandacht. Het zijn appli caties waar 5

6 bedrijfsprocessen vaak sterk van afhankelijk zijn en die ook in de toekomst ondersteund moeten blijven. Legacy is vaak op Windows- of Unix-servers aanwezig. Binnen het modulaire concept van T-Systems kunnen de clients voor dergelijke applicaties gewoon worden meegenomen. Het ERP-systeem SAP heeft bijvoorbeeld een eigen client applicatie die net als andere applicaties kan worden overgebracht naar de virtuele desktop. Groot voordeel hierbij is dat de legacy nu vanaf elk platform te benaderen is. Een gebruikersapparaat kan Windows draaien, maar dat mag ook Mac OS X, IOS of Android zijn. Mocht specifieke legacy zich minder goed lenen voor virtualisatie, dan kan samen met T-Systems naar een passende oplossing gezocht worden. Belangrijk hierbij is om kritisch te kijken naar de meest kostenefficiënte oplossing. Als het om een beperkte gebruikersgroep of korte termijn gaat, kan het verstandig zijn de applicatie te laten zoals hij is. Bijkomend voordeel is dat de transformatie naar een cloud-werkplek vaak zorgt voor een applicatie consolidatie Risico s Het maken van een reële business case is essentieel voor een succes volle overgang naar de virtuele desktop. Zorgvuldig onderzoek in het voortraject is nodig om te bepalen welk percentage aan werkplekken daadwerkelijk van een klassieke naar een volledig virtuele werkplek gemigreerd kan worden. Wordt uitgegaan van bijvoorbeeld tachtig procent, maar blijft de uitvoering steken op twintig procent, dan zijn de geraamde besparingen niet te realiseren en nemen de kosten wellicht zelfs toe in plaats van af. Net als voor elk ander project geldt ook hier dat een goede voorbereiding belangrijk is voor het welslagen van de overgang naar de nieuwe manier van werken. Een juiste analyse en afgestemde planning zorgt voor een soepele invoering en voorkomt dat sommige begrote voordelen misschien niet worden behaald. Acceptatie is een ander risico. Het gaat om een nieuwe manier van werken. Besteed daarom voldoende tijd en aandacht aan het change proces. Er kan weerstand ontstaan. Pilots met gebruikers dragen bij aan Checklist: Waar moet een moderne werkplek omgeving aan voldoen? Gestandaardiseerde, flexibele, snelle en efficiënte levering van werkplek; Hoge mate van schaalbaarheid en beschikbaarheid; Keuzevrijheid van te gebruiken devices en het beheer hiervan; Sterk beveiligde en gecentraliseerde data-opslag. Rol- en locatiegebaseerde autorisatieconcepten; Uniform en intuïtief gebruik van applicaties vanaf elk device ( single pane of glass principe); Eenvoudig en naadloos kunnen wisselen van werkplek of device; Self service portal, zodat gebruikers bijvoorbeeld zelf applicaties aan hun werkplek kunnen toevoegen; Ondersteuning bieden voor huidige en toekomstige applicaties; IMAC taken geautomatiseerd afhandelen voor lagere operationele kosten; Optioneel ook offline kunnen werken; Delegatie van user administration zodat business units meer controle hebben en IT meer ruimte krijgt voor andere taken; Inzet van approval workflows om gecontroleerd werkplek of applicaties aan te bieden; een soepele acceptatie van de nieuwe werkwijze. Net als het aanstellen van sleutelpersonen op afdelingen als ambassadeur. Benadruk in de communicatie naar medewerkers toe de voordelen die de nieuwe oplossing met zich meebrengt. Zij krijgen in de nieuwe situatie meer flexibiliteit en keuzevrijheid. Verhogen van flexibiliteit en mobiliteit draagt bij aan een toename van werkplezier en productiviteit. En daar zijn zowel u als uw medewerkers aan toe. 6

7 7

8 Contact: T-Systems Nederland B.V. Marketing & Communications Lage Biezenweg 3, 4131 LV Vianen (U), Netherlands Phone: