Case Visionplanner deel 2 Opstellen Tussentijdse Cijfers Marktleider in financiële businessplanning
Training Visionplanner Opstellen Tussentijdse Cijfers In dit onderdeel wordt uitgebreid ingegaan op de rapportagemogelijkheden van Visionplanner. Aan het einde van deze training is men in staat zelfstandig een eigen rapport en dashboard te creëren. Inhoudsopgave: Dit trainingsonderdeel bestaat uit de volgende onderwerpen: 1 Mogelijkheden in management dashboards... 3 2 Schermbeheer... 5 3 Rijen bewerken... 6 4 Tussentellingen invoegen... 8 5 Kolommen wijzigen...10 6 Kolommen verschuiven...12 7 Celwaarde vervangen...13 8 Vrije tekst met verwijzingen invoegen...15 9 Grafieken aanmaken...17 10 Dashboard aanmaken...19 11 Tabs en hyperlinks...20 12 Gebruikers aanmaken en rechtenbeheer...21 13 Rapportbeheer...24 14 Rapportinstellingen...25 15 Rijen bewerken...26 16 Tussentellingen invoegen...27 17 Kolommen invoegen...29 18 Data in kolommen splitsen...31 19 Celwaarden vervangen...33 20 Vrije teksten; verwijzingen invoegen...34 21 Grafieken invoegen...36 22 Grafieken kopiëren/aanpassen...37 23 Koppeling met externe bronnen...38 24 Periode doorschuiven...39 25 Rapporten exporteren...40 2
1 Mogelijkheden in management dashboards Open het bestand handel.vp dat in de cursus directory staat. Dit is een reeds gevuld bestand waarin zowel planningsdata als ingelezen cijfers staan van een fictieve onderneming Jansen Trading B.V.. Wanneer het bestand geopend is kunnen we in het linkermenu zien welke management infoschermen er beschikbaar zijn in dit specifieke Visionplanner bestand. 3
Middels deze module is het mogelijk om in plaats van papieren rapportage een elektronische rapportage aan te maken. Hiermee is het mogelijk om andere mensen toegang te geven tot de financiële data zonder een rapport aan te maken. Grote voordeel is dat men zelf kan bladeren in de voor hem/haar relevante schermen en dat men ook kan terugkijken naar eerdere perioden. Kortom een veel dynamischer manier van rapporteren. Als beheerder kunt u tevens gebruikers aanmaken die ieder eigen rechten krijgen m.b.t. de toegang tot bepaald overzichten. Zo zou per gebruiker een specifieke dashboard kunnen worden aangemaakt, met daarin alleen de voor die persoon relevante informatie en toegespitste grafieken. OPDRACHT 1: Bekijk de standaardschermen die in de managementsrapportage zijn opgenomen. 4
2 Schermbeheer DOELSTELLING: (Eigen) schermen kunnen toevoegen en (in)kopiëren. TOEPASSINGSGEBIED: Overzetten en kopiëren van eenmaal gemaakte schermen uit het ene bestand naar het andere. De nieuwe standaardschermen van Visionplanner na bijvoorbeeld een update toevoegen. OPDRACHT: a. Voeg een nieuwe schermgroep CURSUSDASHBOARD toe. Stop in deze groep een kopie van het overzicht Maand/periode rapportage V&W en voeg tevens een nieuw dashboard toe met als titel Management startscherm. b. Zorg er tevens voor dat de nulregels uit staan. c. Sla als standaardperiode de maand februari 2006 op. Zie onderstaand figuur: INFO BIJ 2: 5
3 Rijen bewerken DOELSTELLING: Per schermonderdeel zelf de rijen kunnen invoegen vanuit de beschikbare data en de opmaak kunnen aanpassen. TOEPASSINGSGEBIED: Veranderen van standaardoverzichten naar eigen indelingen. Bijvoorbeeld een aangepast exploitatieoverzicht voor een buitenlands moederbedrijf of een verkort exploitatie voor commissarissen. Aanmaken van een managementoverzicht waarin zowel rijen zijn opgenomen uit de exploitatie, balans als ook enkele kengetallen. OPDRACHT 3: Kopieer het rapportonderdeel exploitatie en bewerk de rijen dusdanig dat deze de volgende opmaak hebben: (Verwijder de regels na Winst voor belasting en zorg dat Brutomarge aangepast wordt aan Brutowinst en dat dit cursief staat.) INFO BIJ 3: 6
7
4 Tussentellingen invoegen DOELSTELLING: Zelfgemaakt tussentellingen in de management rapportage als rij kunnen invoegen. TOEPASSINGSGEBIED: Verdere verfijning van het specifieke rapportmodel naar eigen standaarden. Mogelijkheden tot het aanmaken van verdichtingen die in sommige rapportmodellen wel en in andere niet voorkomen. Zo kan in een jaarrekening verdichting Overige bedrijfskosten voorkomen, terwijl deze in de maandmanagement rapportage direct wordt uitgesplitst naar bijvoorbeeld, Algemene kosten, verkoopkosten en autokosten. OPDRACHT 4: Maak een tussentelling van Personeelskosten en Huisvestingskosten. Noem deze Interne kosten en voeg de waarde van deze telling toe in het in exploitatieoverzicht zodat het volgende overzicht ontstaat: 8
INFO BIJ 4: 9
5 Kolommen wijzigen DOELSTELLING: Specifieke kolommen in de management rapportage kunnen invoegen en de lay-out en weergave kunnen aanpassen. TOEPASSINGSGEBIED: Verdere verfijning van het specifieke schermen naar eigen standaarden. Afhankelijk van het gewenste rapport kunnen data enkelvoudig, cumulatief, als getal, als percentage, als signaal etc. worden opgenomen. OPDRACHT 5 Verander nu de bestaande kolommen in het exploitatie overzicht tot het er als volgt uit ziet: 10
INFO BIJ 5: 11
6 Kolommen verschuiven DOELSTELLING: Volgorde van kolommen veranderen. TOEPASSINGSGEBIED: Hiermee is het snel mogelijk om je eigen gewenst volgorde in de rapportage te krijgen zonder steeds kolommen te hoeven verwijderen en op de goede plaats weer in te voegen. OPDRACHT 6: Maak nu het volgende overzicht aan: INFO BIJ 6: Gebruik de CTRL toets om te slepen 12
7 Celwaarde vervangen DOELSTELLING: De waarde van een specifieke cel kunnen aanpassen cq. Vervangen door een andere waarde. TOEPASSINGSGEBIED: Wanneer er in een rapportonderdeel voor het grootste gedeelte van de kolom wordt gekozen voor het tonen van een waarde, maar voor sommige rijen niet kan er gebruik worden gemaakt van het aanpassen van een specifieke celwaarde. Dit kan met name optreden wanneer men een samengesteld overzicht aanmaakt dat bestaat uit rijen vanuit verschillende bronnen zoals exploitatie en kengetallen. Deze waarden kunnen in oorsprong zowel valutawaarden als percentages zijn. Hiermee zijn ze voor management rapportagedoeleinde te wijzigen. OPGAVE 7: We gaan het overzicht nu verder aanpassen door de toevoeging van de brutowinst als een percentage als rij onder de waarde in euro s. 13
INFO BIJ 7: 14
8 Vrije tekst met verwijzingen invoegen DOELSTELLING: In vrije tekstvelden verwijzingen naar velden kunnen invoegen. TOEPASSINGSGEBIED: Door slimme verwijzingen op te nemen kunnen harde teksten worden gecombineerd met het oproepen van data die in het Visionplanner bestand zitten. Zo zijn systeemwaarden als datum en tijd op te roepen, maar ook alle ingevoerde bedrijfsgegevens en alle outputtabellen. Zeker in titel en toelichtingen kan er bijvoorbeeld een verwijzing worden gemaakt naar een standaard periode. Hierdoor wordt de titel bij doorschuiven van de periode automatisch mee aangepast. OPGAVE 8 Maak onderaan het exploitatieoverzicht een tekstuele toelichting aan met als inhoud volgende tekst: Zowel de datum als het bedrag kunnen hierbij als een veld worden ingegeven. Ook de tekst Gedaald is hier als een formule ingegeven. 15
INFO BIJ 8: Extra info om de tekst gedaald te kunnen opnemen: 16
9 Grafieken aanmaken DOELSTELLING: Zelfgemaakte grafieken kunnen aanmaken en invoegen. TOEPASSINGSGEBIED: Met name management rapportage naar niet-financiële managers worden voor hen stukken interessanter wanneer er (goed) gebruik wordt gemaakt van grafieken. Alle data die in het Visionplanner bestand zitten kunnen via een grafiek worden opgenomen in het rapportmodel. OPGAVE 9 We voegen in een grafiek toe met daarin een specificatie van de omzet: 17
INFO BIJ 9: 18
10 Dashboard aanmaken DOELSTELLING: Een dasboard kunnen aanmaken en vullen met relevante grafische overzichten. TOEPASSINGSGEBIED: Sommige grafieken zoals cirkeldiagrammen laten een momentopname zien. Andere, zoals een reguliere grafiek, laten de ontwikkeling in de tijd zien. Afhankelijk van de te presenteren data, dient de juiste grafiek(vorm) en inhoud te worden opgenomen. OPGAVE 10: Maak een het dashboard Management startscherm aan zodat hierin de volgende items worden getoond: In de bovenste 4 vakjes - omzet in % van de planning (meter) - omzet in % van vorig jaar (meter) - kosten in % van de planning (meter) - brutowinstmarge in % actueel versus planning In de onderste 2 vakken: - omzetspecificatie (cirkel) - winst voor belasting per maand Je krijgt dan een dergelijk scherm: TIP 10: Een dashboard is een verzameling van grafieken. Werkwijze is hetzelfde als vorige opgave. 19
11 Tabs en hyperlinks DOELSTELLING: In de managementsrapportage verwijzingen kunnen opnemen naar andere schermen. TOEPASSINGSGEBIED: De managementrapportage bestaat uit een aantal verschillende schermen met informatie. Nu is het mogelijk om deze op een logische manier aan elkaar te koppelen zodat de ontvanger van deinformatie heel snel en flexibel kan wisselen van schermen zonder hiervoor het algemene menu te gebruiken. OPGAVE 11: a. Maak in elk overzicht 3 tabs aan die steeds verwijzen naar de andere schermen. b. Maak in de grafieken ook een verwijzing (hyperlink) naar een ander relevant scherm (tip rechtermuisknop en dan opties). INFO BIJ 11: Ga in het menu links naar Verwijzingen en kies voor Tabs. 20
12 Gebruikers aanmaken en rechtenbeheer DOELSTELLING: Gebruikers(groepen) kunnen aanmaken en deze bepaalde rechten geven m.b.t. het inzien van bepaalde schermen. TOEPASSINGSGEBIED: Management rapportage die aangemaakt wordt kan bestaan uit vele schermen waarvan wellicht niet iedereen toegang toe dient te krijgen. Met gebruikers is het mogelijk bepaalde schermen af te sluiten of juist toe te laten voor een bepaalde gebruiker(groep). In theorie kan er dus per gebruiker een ander scherm(stelsel) worden aangemaakt. Met behulp van de Visionplanner Viewer kunnen deze ontvangers de voor hun opengestelde schermen dan bekijken. OPGAVE 12 Maak 3 gebruikers aan: - Ik (de controller), wachtwoord ik (groep beheerders) - Jan(de algemeen directeur), wachtwoord jan (groep directie) - Kees (de verkoopleider), wachtwoord kees (groep verkoop) Geef Jan toegang tot alle schermen in de managementrapportage en Kees krijgt alleen toegang tot de grafiek van de omzetspecificatie. Sluit vervolgens het bestand af en open dit opnieuw (kan ook via de Viewer) eerst als gebruiker Kees en vervolgens ook nog een keer als gebruiker Jan. TIP BIJ 12 Ga in het menu naar Bestand en naar Gebruikers en geef hier de rechten aan. 21
Inleiding Rapportbeheer Open het bestand handel.vp dat in de trainingsdirectory staat. Dit is een reeds gevuld bestand waarin zowel planningsdata als ingelezen cijfers staan van een fictieve onderneming Jansen Tading BV.. Wanneer het bestand geopend is, kunnen we in het linkermenu zien welke rapportmodellen er beschikbaar zijn in dit specifieke Visionplanner bestand. 22
Ga in het linkergedeelte onder Verwijzingen naar Rapportbeheer en u komt in het volgende scherm: 23
13 Rapportbeheer Doelstelling: Rapporten kunnen toevoegen en (in)kopiëren. Toepassingsgebied: Overzetten en kopiëren van eenmaal gemaakte rapporten. De nieuwe standaardrapporten van Visionplanner, na bijvoorbeeld een update, toevoegen. Opdracht 13: Voeg een nieuwe rapportgroep CURSUSRAPPORTEN toe. Stop in deze groep een kopie van het rapport Maandrapportage. Maak hierin ook een nieuw rapport aan en noem dit Trainingsrapport. */Zie onderstaand figuur: Info bij 13: 24
14 Rapportinstellingen Doelstelling: Standaardinstellingen voor het rapport kunnen ingeven en wijzigen. Toepassingsgebied: Gebruik maken van eigen lay-outinstelling en van slimme standaardmogelijkheden zoals verwijzingen. Hierdoor is het bijvoorbeeld mogelijk om in een maandrapport op slechts 1 centrale plaats de periode te veranderen in plaats van in elke afzonderlijke kolom. Opdracht 14: Ga naar Maandrapport en verander bij de rapportinstellingen de volgende zaken: Zorg dat de tekst TRAINING als watermerk in het rapport komt Verander het lettertype op het voorblad allemaal in Arial Verander de voettekst in: Rapport aangemaakt op DATUM en TIJD gecentreerd, waarbij dit verwijzingen zijn Info bij 14: 25
15 Rijen bewerken Doelstelling: Zelf de rijen kunnen invoegen per rapportonderdeel vanuit de beschikbare data en de opmaak zelf kunnen aanpassen. Toepassingsgebied: Veranderen van standaardoverzichten naar eigen indelingen. Bijvoorbeeld een aangepast exploitatieoverzicht voor een buitenlands moederbedrijf of een verkort exploitatie voor commissarissen. Aanmaken van een managementoverzicht waarin zowel rijen zijn opgenomen uit de exploitatie, balans als ook enkele kengetallen. Opdracht 15: Kopieer het rapportonderdeel exploitatie en bewerk de rijen dusdanig dat deze de volgende opmaak hebben: Info bij 15: 26
16 Tussentellingen invoegen Doelstelling: Zelfgemaakt tussentellingen in de rapportage als rij kunnen invoegen. Toepassingsgebied: Verdere verfijning van het specifieke rapportmodel naar eigen standaarden. Mogelijkheden tot het aanmaken van verdichtingen die in sommige rapportmodellen wel en in andere niet voorkomen. Zo kan in een jaarrekening verdichting Overige bedrijfskosten voorkomen, terwijl deze in de maandrapportage direct wordt uitgesplitst naar Algemene kosten, verkoopkosten en autokosten. Opdracht 16: Maak een tussentelling van Personeelskosten en Huisvestingskosten. Noem deze Interne kosten en voeg de waarde van deze telling toe in het in exploitatieoverzicht zodat het volgende overzicht ontstaat: 27
Info bij 16: Prestatie-indicatoren zijn een hulpmiddel om mee te kunnen rekenen. Een rapport is opgebouwd uit rijen en kolommen. Om met rijen te kunnen rekenen kunt u gebruik maken van prestatie-indicatoren. U vindt de prestatie-indicatoren onder het scherm opties. In dit scherm dient u allereerst een groep aan te maken, waaronder de specifieke prestatie-indicatoren gemaakt kunnen worden. Alle rekenfuncties kunt u gebruiken in de prestatie-indicatoren (+ - / X ). 28
17 Kolommen invoegen Doelstelling: Specifieke kolommen in de rapportage kunnen invoegen en de lay-out en weergave kunnen aanpassen. Toepassingsgebied: Verdere verfijning van het specifieke rapportmodel naar eigen standaarden. Afhankelijk van het gewenste rapport kunnen data enkelvoudig, cumulatief, als getal, als percentage, als signaal, etc. worden opgenomen. Opdracht 17: Zorg allereerst dat er in het onderdeel exploitatie alleen een vinkje staat bij kolomgroep. Verander nu de bestaande kolommen in het eerste overzicht tot het er als volgt uit ziet: 29
Info bij 17: 30
18 Data in kolommen splitsen Doelstelling: Data in een kolom uitsplitsen in twee kolommen. Toepassingsgebied: Met name in jaarrekening komt dit model vaak voor. Ook in het maandrapport kan dit evenwel worden opgenomen. Hierdoor lijkt de tussentijdse rapportage al meer op het formaat van de jaarrekening, die (zeker wanneer er aan externe partijen wordt gerapporteerd) een vertrouwd model heeft. Opdracht 18: Maak nu het volgende overzicht waarin de totaalbedragen inspringen zoals in een jaarrekening. 31
Info bij 18: 32
19 Celwaarden vervangen Doelstelling: De waarde van een specifieke cel kunnen aanpassen cq. vervangen door een andere waarde. Toepassingsgebied: Wanneer er in een rapportonderdeel voor het grootste gedeelte van de kolom wordt gekozen voor het tonen van een waarde, maar voor sommige rijen niet, kan er gebruik worden gemaakt van het aanpassen van een specifieke celwaarde. Dit kan met name optreden wanneer men een samengesteld overzicht aanmaakt dat bestaat uit rijen vanuit verschillende bronnen zoals exploitatie en kengetallen. Deze waarden kunnen in oorsprong zowel valutawaarden als percentages zijn. Hiermee zijn ze voor rapportagedoeleinde te wijzigen. Opdracht 19: We gaan het overzicht nu verder aanpassen door de toevoeging van de brutowinst als een percentage als rij onder de waarde in euro s. Info bij 19: De waarden in een specifieke cel worden opgeroepen vanuit de financiële overzichten. Er bestaat in Visionplanner de mogelijkheid om de waarde van een specifieke cel te veranderen. Dit gebeurt per kolom via de optie Celeigenschappen. 33
20 Vrije teksten; verwijzingen invoegen Doelstelling: In vrije tekstvelden verwijzingen naar velden kunnen invoegen. Toepassingsgebied: Door slimme verwijzingen op te nemen kunnen harde teksten worden gecombineerd met het oproepen van data die in het Visionplanner bestand zitten. Zo zijn systeemwaarden als datum en tijd op te roepen, maar ook alle ingevoerde bedrijfsgegevens en alle outputtabellen. Zeker in titel en toelichtingen kan er bijvoorbeeld een verwijzing worden gemaakt naar een standaard periode. Hierdoor wordt de titel bij het doorschuiven van de periode automatisch mee aangepast. Opdracht 20: Maak een vrij tekstblad aan met als titel Toelichting op de cijfers februari 2006 en als inhoud de volgende tekst: Zowel de datum als het bedrag (ook in de titel) kunnen hierbij als een veld worden ingegeven. Ook de tekst Gedaald is hier als een formule ingegeven. Info bij 20: 34
Extra info om de tekst gedaald te kunnen opnemen: 35
21 Grafieken invoegen Doelstelling: Zelfgemaakte grafieken kunnen aanmaken en invoegen. Toepassingsgebied: Met name rapportages naar niet-financiële managers worden voor hen stukken interessanter wanneer er (goed) gebruik wordt gemaakt van grafieken. Alle data die in het Visionplanner bestand zitten, kunnen via een grafiek worden opgenomen in het rapportmodel. Opdracht 21: We voegen in hetzelfde tekstblad een grafiek toe met daarin een specificatie van de omzet: Info bij 21: 36
22 Grafieken kopiëren/aanpassen Doelstelling: Zelfgemaakte grafieken kunnen kopiëren en aanpassen qua lay-out en op te vragen reeks(en). Toepassingsgebied: Sommige grafieken, zoals cirkeldiagrammen, laten een momentopname zien. Andere, zoals een reguliere grafiek, laten de ontwikkeling in de tijd zien. Afhankelijk van de te presenteren data, dient de juiste grafiek(vorm) en inhoud te worden opgenomen. Opdracht 22: Kopieer deze grafiek en maak er een gewone grafiek van in plaats van een cirkeldiagram, zodat deze er als volgt uitziet: 37
23 Koppeling met externe bronnen Doelstelling: In het rapport verwijzingen kunnen opnemen naar data die in andere pakketten zijn gemaakt, maar wel onderdeel dienen te zijn van het rapport. Toepassingsgebied: Bij een jaarrekeningrapport wordt soms een afschrijvingsstaat opgenomen die wordt bijgehouden in Excel. Door een koppeling te maken met een dergelijk bestand, kan deze integraal onderdeel uitmaken van het Visionplanner rapport. Groot voordeel is dat de uiteindelijke rapportage geheel in Visionplanner plaatsvindt en niet in allerlei verschillende onderdelen in diverse soorten software. Opdracht 23: Maak een nieuw tekstblad aan met daarin een koppeling naar een Excel werkblad waarin de afschrijfstaat is gemaakt. Dit bestand staat in de directory waar ook de Visionplanner bestanden staan. (let op dit is niet mogelijk op de cursuslaptops daar hier geen Office applicaties geïnstalleerd staan) Info bij 23: In vrije tekstbladen zit linksboven een driehoekje. Hiermee kunnen objecten of bestanden worden binnengehaald. 38
24 Periode doorschuiven Doelstelling: Een aangemaakt rapport kunnen gebruiken voor de rapportage van een andere periode. Toepassingsgebied: Rapporten die periodiek worden opgesteld, zoals bijvoorbeeld maandrapportage, kunnen elke keer opnieuw worden aangemaakt. Wanneer een rapport echter oorspronkelijk met slimme verwijzingen naar standaardwaarden is aangemaakt, is het aanmaken van een maandrapportage in een mum van tijd gebeurd. Opdracht 24: Zet alle vinken aan in het maandrapport en bekijk het rapport over februari 2006. Maak nu precies hetzelfde rapport, maar dan over de periode januari 2006. 39
25 Rapporten exporteren Doelstelling: Zelfgemaakte rapporten kunnen exporteren. Toepassingsgebied: Om de data (zoals die in een bepaald rapportmodel staan) te bevriezen, kan het rapport worden geëxporteerd naar bijvoorbeeld een pdf file of als een zelfstandig rapport. Hiermee is het dus altijd mogelijk om later éénzelfde kopie van dit rapport te kunnen genereren, zonder dat de data worden aangepast. Dit is bijvoorbeeld handig bij het maken van een jaarrekening of een financierings-aanvraag naar de bank. Deze kunnen dan bijvoorbeeld worden opgeslagen als Jaarrekening 2005 uitgebracht op 12 juni 2006 Opdracht 25: Exporteer het rapport via de rechtermuisknop als een zelfstandig rapport en geef dit een wachtwoord mee. Open vervolgens het aangemaakte rapport als EXE file. 40