Handleiding Incura Beheer financieel 2012 Incura Fysio Pagina 1 / 44
Inhoud 1 Inleiding... 3 2 Beheer financieel... 4 2.1 Prestaties... 5 2.1.1 Prestatiecodes inactief zetten... 7 2.2 Grootboekrekeningen... 8 2.3 Betaalmethodes... 9 2.4 Verzekeringspakketten... 10 2.4.1 Praktijk is zelf verantwoordelijk voor opbouw van verzekeringspakketten-bestand... 10 2.4.2 Filtermogelijkheden in getoond overzicht... 11 2.4.3 Verzekeringspakketten Actief/Inactief maken... 12 2.4.4 Verzekeringspakket niet relevant maken... 13 2.4.5 Details van een verzekeringspakket... 14 2.5 BTW... 15 2.6 Tarifering... 17 2.6.1 Tarieflijsten per zorgverzekeraar bekend maken... 18 2.6.2 Tarieflijsten indelen per declarant... 22 2.6.3 Tarieflijsten indelen op patiëntniveau (zelfbetaler)... 25 2.6.4 Tarieven... 29 2.7 Kostenplaatsen... 31 3 Overige instellingen... 33 3.1 Samenhang tussen de instellingen... 33 3.2 Globale instellingen... 33 3.2.1 Externe software... 34 3.2.2 Financieel... 34 3.2.3 COV... 35 3.3 Praktijkinstellingen... 36 3.3.1 Tabblad Algmeen... 37 3.3.2 Tabblad Boekhouding... 38 3.3.3 Tabblad Facturering... 38 3.3.4 Tabblad Vecozo Certificaten... 41 4 Contact... 43 4.1 Zelfhulp en handleidingen... 43 5 Versie-informatie... 44 2012 Incura Fysio Pagina 2 / 44
1 Inleiding Middels deze handleiding wordt duidelijk gemaakt wat binnen Incura beheerd moet worden om optimaal gebruik te kunnen maken van Incura Financieel. Praktijkproducten, grootboekrekeningen, betaalmethodes, verzekeringspakketten, BTW, tarifering en kostenplaatsen passeren de revue. Van ieder onderdeel wordt separaat benoemd of en hoe het door de gebruiker ingesteld moet worden. Het is de bedoeling dat de gebruiker met de admin-rechten deze instellingen verzorgt. Na het doorlopen van deze handleiding bent u als beheerder van uw eigen Incura-pakket bekend met de minimale condities die nodig zijn om naast de dossiervorming ook het financiële component op orde te krijgen. Centraal daarin staan het onderhoud van de tarieflijsten, de prestatiecodes en de samenstelling van verzekeringspakketten. Het is essentieel doordrongen te zijn van de betekenis die er achter de diverse instellingen schuil gaat. Zo krijgt u antwoord op vragen zoals bijvoorbeeld: Wat u aan de beheerszijde van Incura moet instellen om te kunnen factureren naar de patiënt of Vecozo. Welke grootboekrekeningen in Incura zijn opgenomen en welke grootboekrekeningen in Incura Boekhoudig terug te vinden zijn. Welke betaalmethodes in Incura worden gehanteerd. Hoe de verschillende verzekeringspakketten in Incura bekend worden gemaakt. Hoe u tarieflijsten kunt beheren. Hoe u een aparte tarieflijst maakt voor een behandelaar die andere tarieven hanteert. Hoe u een aparte tarieflijst maakt voor de patiënt (zelfbetaler). Hoe Zorgvergoedingen.com opgenomen is in Incura. Zodra u eenmaal de 'achterkant' van Incura hebt aangepast op uw praktijkwensen, zult u daarmee ook de basisvoorwaarde hebben ingesteld waarmee u kunt factureren richting de patiënt of Vecozo. 2012 Incura Fysio Pagina 3 / 44
2 Beheer financieel De financiële stamgegevens vinden we aan de beheerzijde van Incura. Daar is het mogelijk een hoop zaken op uw voorkeuren aan te passen. Deze handleiding beperkt zich echter tot de financiële stamgegevens en de praktijkinstellingen. Overige mogelijkheden in dit segment van het programma worden hier niet besproken. Figuur 1: Route naar beheer Financieel. Ga voor het beheer van Incura Financieel vanuit het Dashboard naar Stamgegevens > Financieel. 2012 Incura Fysio Pagina 4 / 44
Figuur 2: Mappenstructuur Financieel Een nieuwe mappenstructuur ontvouwt zich in het nu volgende scherm waarop een zevental onderdelen zichtbaar zijn: 1. Prestaties. 2. Grootboekrekeningen. 3. Betaalmethodes. 4. Verzekeringspakketten. 5. BTW. 6. Tarifering. 7. Kostenplaatsen. Achter deze structuur gaat het gros van het inrichtwerk schuil dat nodig is om uw praktijk geschikt te maken voor het kunnen vastleggen van prestaties en het factureren naar onder meer Vecozo. In de volgende zeven paragraven wordt per onderwerp dieper ingegaan op ieder genoemd aspect en krijgt u tevens antwoord op de vraag of u in dat onderdeel instellingen moet wijzigen om financieel aan de slag te kunnen gaan. Sommige componenten worden namelijk door Winbase beheert, zodat uw interventie daarin niet nodig zal zijn. Desondanks lichten we ze even toe, om uw begrip van de materie te verhogen. 2.1 Prestaties U hoeft voor dit onderdeel enkel aanpassingen te maken voorafgaand aan de facturatie indien u 2012 Incura Fysio Pagina 5 / 44
gebruik maakt van een prestatiecode die niet op onze standaardlijst voorkomt. Onder het stamgegeven Prestaties is een overzicht te zien van alle beschikbare prestaties. Alle prestaties worden eenmaal beschikbaar gesteld bij ingebruikname van de Financiële Module en behoeft geen vervollediging van uw kant. Mocht het desalniettemin wenselijk zijn om de bestaande codes aan te vullen of aan te passen, dan kan dit alleen voor codes met het zogenaamde eigenaarkenmerk Eigen. De codes met eigenaarkenmerk Standaard kunnen niet aangepast worden. Zij maken deel uit van de prestatiecodes die door Winbase worden onderhouden. Figuur 3: Filtermogelijkheden Praktijkproducten Figuur 3 laat zien hoe prestatiecodes kunnen worden gefilterd. De mogelijke filtering is op: 1. Zoekterm: door een zoekterm op te geven kan het aantal prestatiecodes worden ingeperkt. Alleen die prestatiecodes worden getoond waarbij de zoekterm in de omschrijving voorkomt. 2. Eenheid: geeft prestatiecodes op per eenheid behandeling, minuten of product. 3. Grootboekrekening: filtert de prestatiecodes per grootboekrekening. 4. Eigenaar: filtert op eigenaarkenmerk 'Standaard' of 'Eigen'. 5. Inactieve/actieve prestatiecodes: het in- of uitschakelen van dit vinkje bepaalt of er respectievelijk enkel inactief of actief gezette prestatiecodes in het overzicht worden getoond. 2012 Incura Fysio Pagina 6 / 44
2.1.1 Prestatiecodes inactief zetten Het is mogelijk om prestatiecodes inactief te zetten die amper worden gebruikt, zodat ze geen vervuiling opleveren in uw overzichten wanneer er vanuit de patiëntdossiers naar beschikbare codes wordt gezocht. Klik hiertoe op de regel van de prestatiecode die u niet meer terug wenst te zien in het patiëntdossier of de in agenda en klik vervolgens op de knop Actief/Inactief (zie ook figuur 4). Figuur 4: Inactief zetten van praktijkproducten Als resultaat verdwijnt het vinkje in de kolom 'Actief'. U zult de betreffende prestatiecode niet langer aantreffen in de patiëntdossiers of de agenda. NB: scheelt er iets aan de prestatiecode waarmee moet worden gefactureerd en er valt aan de opgevoerde prestatiecodes binnen het patiëntdossier niets merkwaardigs te ontdekken, dan moet het antwoord in dit onderdeel van Incura worden gevonden. Het is in zo'n geval tevens mogelijk en bovendien aannemelijk dat de hier gevonden prestatiecode niet voorkomt op de tarieflijst van het verzekeringspakket van de patiënt. Voor meer informatie over dat onderdeel verwijzen wij u naar paragraaf 2.6 Tarifering. 2012 Incura Fysio Pagina 7 / 44
2.2 Grootboekrekeningen U hoeft voor dit onderdeel niet noodzakelijk aanpassingen te maken voorafgaand aan de facturatie. In het stamgegeven Grootboekrekeningen worden de grootboekrekeningen beheerd waarop vanuit Incura geboekt kan worden in de module Incura Boekhouding. In het Financiële Beheer van Incura worden uitsluitend de basisgegevens van de omzetrekeningen beheerd. Het gaat hier om de vaste range van rekeningnummers (80001 t/m 80998). De meer specifieke boekhoudkundige kenmerken vinden we terug in de Incura Boekhouding. Daarom wordt bedoeld: alle rekeningnummers buiten de hiervoor genoemde range. U heeft naar die rekeningnummers in Incura verder geen omkijken. De grootboekrekeningen buiten deze range worden geheel binnen Incura Boekhouding beheerd. Figuur 5: Grootboekrekeningen Om de beschikbare grootboekrekeningen te kunnen inzien gaat u vanuit het Dashboard naar Stamgegevens > Financieel > Grootboekrekeningen. Het is, waar u dat wenst, mogelijk hier zelf eigen grootboekrekeningen te definiëren, maar voor het standaardgebruik van Incura Financieel is dit niet per se noodzakelijk. 2012 Incura Fysio Pagina 8 / 44
2.3 Betaalmethodes U hoeft voor dit onderdeel niet noodzakelijk aanpassingen te maken voorafgaand aan de facturatie. In het stamgegeven Betaalmethode wordt bijgehouden hoe een prestatie vanuit Incura wordt gefactureerd. Deze betaalmethodes worden eenmaal vanuit een standaard beschikbaar gesteld bij ingebruikname van de Financiële Module van Incura en kan verder niet worden aangepast. Het is wel mogelijk om eigen betaalmethodes toe te voegen. Het onderscheid zit hem in het eigenaarkenmerk Standaard of Eigen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk een variant aan te maken voor een betaalmethode op rekening waarbij het betaaltermijn kan afwijken. Eveneens is het mogelijk om betaalmethodes te inactiveren welke men niet wenst te gebruiken bij facturatie. Figuur 6: Betaalmethodes Om een eigen betaalmethode aan te maken gaat u vanuit het Dashboard naar Stamgegevens > Financieel > Betaalmethodes. Klik op de knop Nieuw. Vul in het scherm dat verschijnt in 1. Een korte Code waaraan de betaalmethode te herkennen valt. 2. Een Omschrijving. 3. Een Betaaltermijn in dagen. 4. Klik op de knop Bewaren. 2012 Incura Fysio Pagina 9 / 44
2.4 Verzekeringspakketten Figuur 7: Betaalmethodes aanmaken Voor dit onderdeel is het van belang actief op de hoogte te blijven van wijzigingen in verzekeringspakketten teneinde deze tijdig door te voeren in de aanwezige verzekeringspakketten binnen uw Incura-systeem. We bevelen aan om eerst overtuigd te zijn van het huidige bestand aan verzekeringspakketten in dit segment van Incura alvorens u uw eerste facturatie opstart. 2.4.1 Praktijk is zelf verantwoordelijk voor opbouw van verzekeringspakketten-bestand Verzekeringsgegevens in Incura worden per pakket geregistreerd, zoals die o.a. door de COV worden aangereikt. Gevolg is onder meer dat de basisverzekering en aanvullende verzekeringen gescheiden in de dossiers worden weergegeven. Initieel zullen nog niet alle denkbare verzekeringspakketten in uw systeem aanwezig zijn. Dit bestand moet groeien op basis van de door u aangereikte informatie die u ontvangt via de patiënt of beter gezegd: Vecozo. er is géén centrale bron voor de lijst met geldige pakketten. Met andere woorden: elke praktijk verzorgt zelf de opbouw van een bestand met verzekeringspakketten. U moet dit zo zien dat wanneer uw normaal geen patiënten in uw praktijk heeft lopen die bijvoorbeeld via OOM zijn verzekerd en er dient zich toch opeens een patiënt aan met een verzekeringspakket bij die verzekeringsmaatschappij, dat u vanaf dat moment deze verzekeringsgegevens pas in Incura bekend zal maken. Eenmaal opgevoerd in uw bestand van 2012 Incura Fysio Pagina 10 / 44
beschikbare verzekeringspakketten is een latere aanvulling niet meer nodig. Eens opgenomen in het systeem, blijft opgenomen. Komt de volgende patiënt met eenzelfde verzekeringspakket naar u toe met zijn of haar zorgvraag, dan hoeft dit pakket niet langer bekend te worden gemaakt. Wat wel van belang is, is dat er geldige tarieflijsten aan de verschillende verzekeringspakketten hangen. Hoe dit in z'n werking gaat en wat u ervoor moet doen om die tariefinformatie op orde te krijgen leest u verderop in paragraaf 2.6 Tarifering. 2.4.2 Filtermogelijkheden in getoond overzicht Voor de reeds opgenomen verzekeringspakketten nemen we u mee naar de plaats in Incura waar deze pakketten worden onderhouden. Gaat u vanuit het Dashboard naar Stamgegevens > Financieel > Verzekeringspakketten. Figuur 8: Verzekeringspakketten U komt terecht in een overzichtsscherm waar reeds een aantal pakketten zichtbaar kunnen zijn. Dit overzicht kent een aantal filtermogelijkheden: 1. Zoekterm: middels een vrij in te geven zoekterm kunt u het overzicht inperken. 2. Type: u heeft hier de keuze uit Basis en Aanvullend. 2012 Incura Fysio Pagina 11 / 44
3. Alleen actieve pakketten: door hier voor Actief of Niet actief te kiezen krijgt u respectievelijk de beschikbare actieve pakketten te zijn of juist degene die u als 'Niet actief' heeft gemarkeerd. 4. Relevant: indien verzekeringspakketten als 'Niet relevant' bekend staan binnen het systeem dan wil dat vaak zeggen dat het pakket geen dekking geeft op de prestatiecodes binnen de fysiotherapie. Een bekend voorbeeld daarin zijn de tandartsverzekeringen. 5. Gevonden op zorgvergoedingen.com: deze optie is alleen beschikbaar indien u een abonnement op zorgvergoedingen.com heeft lopen. Er wordt dan gefilterd op pakketten die zijn verkregen door deze vanuit Zorgvergoedingen in te lezen. Om gebruik te mogen maken van die service is een abonnement op die dienst noodzakelijk. Voor meer informatie kunt u daarvoor terecht op de gelijknamige website. 6. Relevant volgens Zorgvergoedingen.com: het overzicht dat u krijgt te zijn na het toepassen van dit filter zal een combinatie zijn van punten 4 en 5. Het is tevens mogelijk dat het initieel getoonde overzicht bij u nog leeg is. In dat geval kan het zijn dat u bij nog geen enkel patiëntdossier de COV heeft gedraaid. 2.4.3 Verzekeringspakketten Actief/Inactief maken Wanneer u bepaalde verzekeringspakketten niet langer terug wenst te zien in de patiëntdossiers kunt u gebruiken maken van de optie om een verzekeringspakket Inactief te zetten. 2012 Incura Fysio Pagina 12 / 44
Figuur 9: Verzekeringspakketten inactief zetten U kunt dat doen door: 1. de verzekeringspakket/de verzekeringspakketten in het overzicht te selecteren door een vinkje te zetten in de kolom 'Selectie'. 2. Klik vervolgens op de knop 'Actief/Inactief' en de huidige selectie wordt inactief gemaakt. Als resultaat ziet u een vinkje verdwijnen bij de betreffende pakketten in de kolom 'Actief'. 2.4.4 Verzekeringspakket niet relevant maken In het geval dat een verzekeringspakket geen relevante vergoedingen bevat, omdat er geen prestaties vanuit de fysiotherapie worden vergoed, dan kunt u zo'n verzekeringspakket markeren als 'Niet relevant'. 2012 Incura Fysio Pagina 13 / 44
Figuur 10: Verzekeringspakketten niet relevant zetten U kunt dat als volgt doen: 1. Klik het verzekeringspakket aan dat volgens u niet relevant is door een vinkje bij dat verzekeringspakket te zetten in de kolom 'Selectie'. 2. Klik vervolgens op de knop 'Maak selectie niet relevant'. Als resultaat ziet u een vinkje verdwijnen bij de betreffende pakketten in de kolom 'Relevante vergoedingen'. NB: Relevante vergoedingen uitsluiten gaat op voor overeenkomsten. Niet voor COV. 2.4.5 Details van een verzekeringspakket Ieder verzekeringspakket heeft zijn eigen kenmerken. Deze kunnen worden opgevraagd door het verzekeringspakket in het overzicht van verzekeringspakketten te selecteren en vervolgens te klikken op de knop 'Details'. Een detailscherm zoals getoond in figuur 11 verschijnt. 2012 Incura Fysio Pagina 14 / 44
Figuur 11: Verzekeringspakket detailscherm In dit detailscherm is het enkel mogelijk wijzigingen aan te brengen in het kader 'Algemeen'. De polisinformatie is niet wijzigbaar. Laatstgenoemde informatie komt beschikbaar indien er een koppeling is met zorgvergoedingen.com. 2.5 BTW Traditioneel zijn de meeste fysiotherapiepraktijken niet BTW-plichtig. Indien die situatie ook op uw praktijk van toepassing is, kunt u deze paragraaf direct overslaan. Maakt uw praktijk wel gebruik van BTW dan kunt u binnen Incura enkel gebruik maken van de drie codes met het eigenaarkenmerk 'Standaard'. Eigen codes kunt u niet aanleggen (zie figuur 12). 2012 Incura Fysio Pagina 15 / 44
Figuur 12: BTW overzicht U kunt de getoonde codes enkel inactief zetten. Dit doet u door de BTW code in het overzicht te selecteren waarna u op de knop 'Actief/Inactief' kunt klikken. Het is ook mogelijk dit te doen vanuit het detailscherm van de BTW code (zie figuur 13). 2012 Incura Fysio Pagina 16 / 44
2.6 Tarifering Figuur 13: BTW detailscherm Voor dit onderdeel is het noodzakelijk om bij aanvang van het gebruik van Incura Financieel een aantal tarieflijsten in uw systeem bekend te maken van de zorgverzekeraars. Deze tarieflijsten aanmaken is op zichzelf niet bijster veel werk, maar ze moeten er wel even zijn voordat u kunt factureren. Het is tevens mogelijk dat deze handelingen door ons reeds tijdens de conversie zijn verricht. In dat geval is het meeste werk al gedaan, maar adviseren wij u evengoed volledig overtuigd te zijn van deze materie, zodat u zelf tarieflijsten kunt inbrengen of aanpassen wanneer dat nodig blijkt. Het onderdeel Tarifering bestaat uit twee onderdelen: Tarieflijsten Tarieven Het beste kan worden begonnen met het aanmaken van de tarieflijsten van de zorgverzekeraars. Deze zijn reeds beschikbaar en voorzien van de bijbehorende tarieven, maar moeten wel nog even in het systeem worden ingelezen. Dit inlezen heet binnen Incura 'doorvoeren'. U staat nu op het punt dit doorvoeren te beginnen. De meest logische volgorde van inrichting is: eerst de tarieflijsten per zorgverzekeraar bekend maken (paragraaf 2.6.1) dan de tarieflijsten indelen per declarant (paragraaf 2.6.2) 2012 Incura Fysio Pagina 17 / 44
tenslotte op patiëntniveau (paragraaf 2.6.3) 2.6.1 Tarieflijsten per zorgverzekeraar bekend maken Ga in Incura vanuit het Dashboard naar Stamgegevens > Financieel > Tarifering > Tarieflijsten. Het volgende overzicht verschijnt: Figuur 14: Tarifering overzichtscherm 1. Klik op de knop 'Doorvoeren'. 2. Een popup verschijnt waar de tarieflijsten van de zorgverzekeraars vanuit kunnen worden doorgevoerd. 2012 Incura Fysio Pagina 18 / 44
Figuur 15: Popup doorvoeren van brontarieven 3. Selecteer een Zorgverzekeraar waarvan de tarieflijsten nog niet in Incura bekend zijn. Het beste is om gewoon de eerste te pakken en het lijstje in volgorde af te werken. Figuur 16: Kiezen van zorgverzekeraar 4. Kies vervolgens de zogenaamde brontarieven door uit het lijstje achter 'Bron tarieflijst' een selectie te maken. 2012 Incura Fysio Pagina 19 / 44
Figuur 17: Kiezen van de bron tarieflijst 5. Nadat u een brontarief heeft gekozen wordt het concern bekend (zie achter 'Concern') en verschijnt er een voorstelwaarde voor de naam van deze lijst (zie achter 'Nieuwe lijst' één kopje lager). U heeft bij 'Nieuwe lijst' de mogelijkheid de naam te wijzigen, maar geadviseerd wordt om de getoonde naam te hanteren daar deze is voorzien van een Uzovi-code en de naam van de zorgverzekeraar. 6. Mochten er meerdere keuzes beschikbaar zijn in de lijst achter 'Bron tarieflijst' klikt u dan op het 'i'-icoontje ( ) achter 'Bron tarieflijst'. Een nieuwe popup verschijnt met daarin de tarieven die geldig zijn bij deze zorgverzekeraar per bron tarieflijst. Het feit dat er meerdere brontarieven zijn, dwingt u een keuze te maken. Figuur 18: Popup van een afzonderlijke brontarieflijst 7. Overtuig uzelf ervan dat dit de juiste tarieven zijn en sluit de popup weer door op de knop 'Terug' te klikken. Selecteer zo nodig een andere bron tarieflijst indien u van mening bent dat de gekozen lijst niet de correcte is. 8. Met de opties onder 'Geldigheid' doen we expres nog even niets. 9. Klik op knop 'Doorvoeren' wanneer u meent de juiste selecties te hebben gemaakt. Of klik op de knop 'Doorvoeren voor het gehele concern' indien u de gekozen tarieflijst voor alle zorgverzekeraars die onder deze hoofdverzekeraar vallen in één keer wil doorvoeren. 2012 Incura Fysio Pagina 20 / 44
Zo'n situatie gaat bijvoorbeeld op voor het concern Achmea/Agis (zie ook figuur 19). Figuur 19: Selecties doorvoeren voor een geheel concern U bepaalt zelf voor welke zorgverzekeraars u de gekozen tarieflijst wilt laten gelden. Vink simpelweg de zorgverzekeraar uit waaraan u de lijst niet wenst toe te voegen om ze uit te sluiten van de toekenning van de brontarieflijst. 10. U keert niet automatisch terug naar het overzicht. Daarvoor moet u op de knop 'Terug' klikken. Eenmaal terug in het overzicht, zie u alle tarieflijsten die op het ogenblik in uw systeem bekend zijn. Figuur 20 geeft een indruk hoe dit overzicht eruit kan zien wanneer er reeds meerdere tarieflijsten zijn ingevoerd. 2012 Incura Fysio Pagina 21 / 44
Figuur 20: Tarieflijsten 2.6.2 Tarieflijsten indelen per declarant Wanneer u gewoon bent een afwijkend tarief te hanteren voor bepaalde behandelaars binnen uw praktijk, dan is het eveneens mogelijk om dat hier binnen het beheer van Incura in te stellen. Ga in Incura vanuit het Dashboard naar Stamgegevens > Financieel > Tarifering > Tarieflijsten. 1. Klik opnieuw op de knop 'Doorvoeren' en volg alle stappen zoals beschreven in paragraaf 2.6.1. Kies de tarieflijst bij de juiste zorgverzekeraar waarbij u de tarieven wilt laten afwijken voor een bepaalde behandelaar. Let op! Wacht in dit geval met het daadwerkelijk doorvoeren. Nu gaan we namelijk juist wel iets doen met de opties onder het kopje 'Geldigheid', in tegenstelling tot voorgenoemde paragaaf. 2. Kies nu achter 'Betreft declarant' de behandelaar binnen uw praktijk waarvoor u de tarieven wilt laten afwijken (zie figuur 21). 2012 Incura Fysio Pagina 22 / 44
Figuur 21: Tarieflijst doorvoeren voor een specifieke declarant 3. Stel indien wenselijk ook een 'Verzuimpercentage' in. 4. Klik op één van de twee knoppen om door te voeren. Afhankelijk van of dit op gaat voor het gehele zorgverzekeraarconcern kiest u hier enkel voor 'Doorvoeren' of juist voor 'Doorvoeren voor het gehele concern'. 5. Hiermee hebben we een tarieflijst ingesteld voor deze specifieke declarant, maar daarmee is de tarieflijst nog niet anders in tariefopbouw. Klik daarom op de knop 'Terug'. 6. Dubbelklik vervolgens de zojuist aangemaakte tarieflijst (zie figuur 22). Figuur 22: Overzichtscherm tarieflijsten, dubbelklik een tarieflijst 7. Het detailscherm van deze nieuwe tarieflijst wordt in het scherm getoond (zie figuur 23). U ziet onder het kopje 'Geldigheid' dat deze tarieflijst enkel geldt voor de gekozen declarant. 2012 Incura Fysio Pagina 23 / 44
Figuur 23: Detailscherm tarieflijst met een specifieke declarant 8. Nu is het interessant te weten welke tarieven er voor deze tarieflijst zijn ingevoerd. Klik daartoe op de knop 'Toon tarieven'. 9. Hiermee komt u terecht in het overzichtscherm van de tarieven waar u ook had gekomen indien u de volgende route had gekozen: Dashboard > Stamgegevens > Financieel > Tarifering > Tarieven. Echter, op dit overzicht is reeds een filter toegepast waardoor we zuiver de tarieven zien die geldig zijn voor de lijst die wij zojuist hebben aangemaakt voor die specifieke declarant. Paragraaf 2.6.4. gaat dieper in op de algehele werking van dit overzicht scherm. 2012 Incura Fysio Pagina 24 / 44
Figuur 24: Beheer tarieven voor declarant specifieke tarieflijst 10. Wij beperken ons voor nu op het kunnen aanpassen van enkele tarieven die we afwijkend willen laten zijn voor deze behandelaar. Klik daartoe op de knop 'Wijzigen'. 11. In het overzichtscherm zijn nu een aantal velden bewerkbaar gemaakt in de kolom 'Tarief' waardoor u daar gewenste tarieven kunt opgeven. 12. Klik op de knop 'Bewaren' zodra u klaar bent met het aanpassen van deze declarant specifieke tarieflijst. 2.6.3 Tarieflijsten indelen op patiëntniveau (zelfbetaler) Een aparte tarieflijst aanmaken voor uw zelfbetalers is eigenlijk heel eenvoudig. Feitelijk kopieert u enkel een bestaande lijst van een zorgverzekeraar die reeds in uw systeem is opgevoerd en past daar de tarieven aan naar eigen tariefwaarden gelijk aan hoe we dat ook voor de declarant specifieke lijsten hebben gedaan in paragraaf 2.6.1. Ga in Incura vanuit het Dashboard naar Stamgegevens > Financieel > Tarifering > Tarieflijsten. 1. Selecteer één van de tarieflijsten met debiteursoort Verzekeraar. 2012 Incura Fysio Pagina 25 / 44
2. Klik op de knop 'Maak kopie' (zie figuur 25). Figuur 25: Kopieren van een tarieflijst 3. Een popup verschijnt met daarin de te kopiëren gegevens. Pas daarin de naam van de tarieflijst aan naar een naam waaraan u de tarieflijst voor zelfbetalers zult gaan herkennen. Houdt dit eenvoudig, kies bijvoorbeeld voor 'Zelfbetaler'. U kunt deze naam aanpassen achter 'Nieuwe lijst' onder het kopje 'Doorvoeren in eigen lijst'. Pas ook de begin- en einddatum aan onder het kopje 'Bereik' (zie figuur 26). 2012 Incura Fysio Pagina 26 / 44
Figuur 26: Popup om tarieflijsten te kopiëren 4. Klik op de knop 'Maak kopie' wanneer u tevreden bent met de opgegeven waarden. 5. Hiermee hebben we een tarieflijst ingesteld voor de patiënt als zelfbetaler, maar daarmee is de tarieflijst nog niet anders in tariefopbouw. Klik daarom op de knop 'Terug'. 2012 Incura Fysio Pagina 27 / 44
6. Dubbelklik vervolgens de zojuist aangemaakte tarieflijst van de zelfbetaler(zie figuur 27). Figuur 27: Overzichtscherm tarieflijsten, dubbelklik een tarieflijst 7. Het detailscherm van deze nieuwe tarieflijst wordt in het scherm getoond (zie figuur 28). U ziet onder het kopje 'Geldigheid' dat deze tarieflijst enkel geldt voor de gekozen declarant. Figuur 28: Detailscherm tarieflijst ingesteld als zelfbetalerslijst 2012 Incura Fysio Pagina 28 / 44
8. Nu is het interessant te weten welke tarieven er voor deze tarieflijst zijn ingevoerd. Klik daartoe op de knop 'Toon tarieven'. 9. Hiermee komt u terecht in het overzichtscherm van de tarieven waar u ook had gekomen indien u de volgende route had gekozen: Dashboard > Stamgegevens > Financieel > Tarifering > Tarieven. Echter, op dit overzicht is reeds een filter toegepast waardoor we zuiver de tarieven zien die geldig zijn voor de lijst die wij zojuist hebben aangemaakt voor de zelfbetalers. Paragraaf 2.6.4. gaat dieper in op de algehele werking van dit overzicht scherm. Figuur 29: Beheer tarieven voor de zelfbetaler 10. Wij beperken ons voor nu op het kunnen aanpassen van enkele tarieven die we afwijkend willen laten zijn voor de patiënt indien de factuur naar de patiënt zelf gaat. Klik daartoe op de knop 'Wijzigen'. 11. In het overzichtscherm zijn nu een aantal velden bewerkbaar gemaakt in de kolom 'Tarief' waardoor u daar gewenste tarieven kunt opgeven. 12. Klik op de knop 'Bewaren' zodra u klaar bent met het aanpassen van de zelfbetaler tarieflijst. 2.6.4 Tarieven Voor een overzicht van de beschikbare tarieven en de mogelijkheid tot het aanpassen ervan nemen we u mee naar het tarievenoverzicht. Ga in Incura vanuit het Dashboard naar Stamgegevens > Financieel > Tarifering > Tarieven. Een overzicht zoals getoond in figuur 30 verschijnt. 2012 Incura Fysio Pagina 29 / 44
Figuur 30: Tarievenoverzicht scherm Figuur 30 laat zien hoe tarieven kunnen worden gefilterd. De mogelijke filtering is op: 1. Zoekterm: door een zoekterm op te geven kan het aantal tarieven worden ingeperkt. Alleen die tarieven worden getoond waarbij de zoekterm in de omschrijving voorkomt. 2. Tarieflijst: hiermee kan worden gezocht op tarieven die tot één specifieke lijst behoren. 3. Declarant: hiermee kunnen tarieven worden gevonden die door één specifieke behandelaar worden toegepast. 4. Debiteur: door te kiezen voor de optie 'Soort' zal het lijstje eronder de debiteursoorten 'Patiënt', 'Verzekeraar', 'Persoon' en 'Organisatie' tonen. Hiermee kan het overzichtscherm worden ingeperkt op tarieven die bij één van de genoemde categorieën is ingedeeld. Kiest u voor 'Specifiek' dan verandert het lijstje eronder in een zoekmogelijkheid waarbij u middels het vergrootglasicoontje naar specifieke debiteuren kunt zoeken. Een nieuwe popup verschijnt zodra u op het vergrootglas klikt met daarin opnieuw de mogelijkheid de zoekresultaten in te perken op debiteursoort. 5. Debiteur selectielijst: indien bij 'Debiteur' gekozen is voor 'Soort' moet deze regel eruit zien als een selectielijstje. Is er bij 'Debiteur' gekozen voor 'Specifiek' dan wordt de regel vervangen door een wit veld. Daarin kan niet worden getypt, maar door middel van het vergrootglasicoon dat erachter verschijnt kan er wel een uitgebreide selectie worden gedaan dat in het witte veld wordt overgenomen. Het eronder getoond overzicht van tarieven wordt automatisch op de selectie aangepast. 6. Toon inactieve tarieflijsten: deze optie zal, mits aangevinkt, ook de inactieve tarieflijsten tonen. 7. Periode: middels deze selectie kan het getoond overzicht worden gestuurd op de geldigheidsperiode van de beschikbare tarieven. Kiest u bijvoorbeeld voor 'Dit jaar' dan worden alleen de tarieven van dit jaar getoond. Kiest u daarvoor in de plaats echter voor een 2012 Incura Fysio Pagina 30 / 44
vrije selectie dan bent u vrij om in de twee velden eronder een eigen tijdspanne op te geven. De andere opties zijn 'Peildatum' en 'Vorig jaar'. 8. Datum van: in dit veld kan een begindatum worden opgegeven indien er bij de 'Periode' is gekozen voor 'Vrij' of 'Peildatum'. In de andere gevallen is dit veld grijs gestuurd en kan in laatst genoemde situatie niet worden aangepast. 9. Datum t/m: in dit veld kan alleen een einddatum worden opgegeven indien er bij de 'Periode' is gekozen voor 'Vrij'. In de andere gevallen is dit veld grijs gestuurd en kan dan niet worden aangepast. 10. Knop 'Nieuw': met deze knop kunt u nieuwe tarieven aanmaken. 11. Knop 'Wijzigen': met deze knop kunt u tarieven wijzigen. Hiervoor moet u wel eerst een tarief in het getoond overzicht selecteren. 12. Knop 'Annuleren': was u bezig met het wijzigen van een tarief, maar u ziet af van de gedane aanpassing, dan kunt u dit met de knop 'Annuleren' ongedaan maken. 13. Knop 'Details': door op deze knop te klikken opent het detailscherm van een tarief, indien u deze in de lijst heeft geselecteerd. 14. Knop 'Verwijderen': met deze knop kunt u een geselecteerd tarief verwijderen. 15. Navigatieopties: met deze knoppen kunt u door de getoonde resultaatpagina's van het overzichtscherm bladeren. 16. Knop 'Afdrukken: wilt u het getoond overzicht afdrukken, dan gebruikt u daarvoor deze knop. Let op: u drukt daarmee alleen de huidige pagina van het overzicht af dat op dit moment op uw scherm wordt getoond. 2.7 Kostenplaatsen U hoeft en kunt voor dit onderdeel nog geen aanpassingen te maken voorafgaand aan de facturatie. In het stamgegeven Kostenplaatsen worden de kostenplaatsen beheerd die ter zijner tijd in het kader van de Incura Boekhouding kunnen worden ingezet. Op het ogenblik is het al wel mogelijk om nieuwe kostenplaatsen aan te maken, maar veel heeft u daar nu nog niet aan. Een koppeling met de elementen in de Boekhouding is nog niet aanwezig. Het overzichtscherm met kostenplaatsen kunt u vinden door vanuit het Dashboard te navigeren naar Stamgegevens > Financieel > Kostenplaatsen. U komt terecht in een overzicht gelijk aan hoe dat is weergegeven in figuur 31. 2012 Incura Fysio Pagina 31 / 44