RAADSVOORSTEL Verseon kenmerk: 400808 Raadsvergadering van 6 juni 2013 Agendanummer: 10.2 Onderwerp: Kredietvoorstel renovatie klimaatinstallatie en aanverwante aanpassingen aan het gemeentehuis. Verantwoordelijk portefeuillehouder: L.M. Koevoets SAMENVATTING Naar aanleiding van jarenlange ontevredenheid en klachten van 98% van de medewerkers wordt nu voorzien in een oplossing om de klimaatinstallatie aan te passen. Hierbij wordt voldaan aan de door Arbodiensten gehanteerde kwaliteit van het binnenmilieu. Dit is op dit moment niet het geval. Als Raad bent u meerdere malen geïnformeerd met betrekking tot de op handen zijnde aanpassingen aan de klimaatinstallatie in het gemeentehuis. Door middel van een presentatie 6 oktober 2010 jl., gegeven door de installatietechnisch adviseur, bent u geïnformeerd omtrent problemen met het binnenklimaat van het gemeentehuis. Tijdens de presentatie is de problematiek verhelderd en de voorziene verbeterslag aangeduid. Via de raadsinformatiebrief van 28 juli 2011 bent u geïnformeerd over het voorstel met betrekking tot structurele verbeteringen van het binnenklimaat op de werkplek in het gemeentehuis. In de kadernota 2013 bent u geïnformeerd omtrent de voorziene dekking van de aanpassingen aan klimaatinstallatie van het gemeentehuis. Het gemeentehuis heeft daarnaast ook een aanpassing nodig om aan Arbo-technische voorwaarden te voldoen wat betreft veilig werken op hoogte. Door te voorzien in een gevelinstallatie kan gevelonderhoud op een veilige en verantwoorde manier worden uitgevoerd. De tegelvloer in de hal van het gemeentehuis ligt los vanwege te weinig dilatatievoegen en dient te worden vervangen. Een dilatatievoeg is een constructieve naad die het mogelijk maakt dat de vloerdelen aan weerszijden van de dilatatie onafhankelijk van elkaar kunnen bewegen. Voor de totale aanpassingen aan het gemeentehuis is een bedrag nodig van 1.125.000,-. KADERS Aanleiding Als gevolg van taakstellende keuzes met betrekking tot de verwarmings- en koelinstallatie, die gemaakt zijn tijdens de bouw van het gemeentehuis, zijn er vanaf het begin problemen met het binnenmilieu. Veel gebruikers van het gemeentehuis hebben klachten over het binnenmilieu. De afgelopen jaren is door een installatietechnisch adviesbureau grondig onderzoek uitgevoerd naar de oorzaak hiervan. Het installatiebureau heeft zogenaamde quick wins en structurele verbeteringen voorgedragen. De quick wins zijn uitgevoerd en de structurele verbeteringen zijn uitgewerkt in een bestek en tekeningen. Eveneens als gevolg van taakstellende keuzes is tijdens de bouw van het gemeentehuis de geplande gevelinstallatie komen te vervallen. Werken op hoogte, het verrichten van werkzaamheden op een hoogte vanaf 2,5 meter, wordt door de wetgever als zeer risicovol gezien. Er bestaat hieromtrent dan ook heldere wetgeving: 1
Werkzaamheden op hoogte mogen alleen worden uitgevoerd vanaf een veilige en ergonomisch verantwoorde steiger, stelling, bordes of werkvloer. Als dat niet mogelijk is, moet het meest geschikte arbeidsmiddel gekozen worden om het werk zo veilig mogelijk te kunnen uitvoeren. [Arbobesluit: Artikel 7.23 Algemeen] De gebouweigenaar is verplicht om voorzieningen aan te brengen indien eigen of ingeleende medewerkers worden ingezet voor inspectie en/of onderhoud. Hij is dan werkgever met alle daarbij behorende verplichtingen. [Arbobesluit: Artikel 3.16 Voorkomen valgevaar] Vorig jaar is er een bedrijf gespecialiseerd in gevelinstallaties ingeschakeld om advies uit te brengen op welke wijze kan worden voorzien om veilig werken op hoogte bij het gemeentehuis mogelijk te maken en te kunnen garanderen. Vanaf 2009 zijn problemen ontstaan met de tegelvloer in de centrale hal van het gemeentehuis. Er werd opgemerkt dat op sommige plaatsen de tegelvloer los lag. De garantie was inmiddels verlopen. Na veelvuldig noodzakelijk herstel zonder oorzaak te kunnen aanwijzen is er een deskundige bijgehaald. Deze constateerde dat de tegels op een verkeerde wijze zijn verwerkt en dat er achteraf te weinig dilatatievoegen zijn opgenomen in het tegelwerk. Ook meldde hij dat het gevaar bestaat dat een tegel spontaan er uit kan klappen. Doelstellingen Voor 100% voldoen aan de door de Arbodiensten gehanteerde kwaliteit, verwoord in Arbo Informatie 24 Binnenmilieu. Dit is meetbaar op basis van objectieve indicatoren. N.B. Persoonlijke voorkeuren met betrekking tot binnenmilieu zullen altijd bestaan. Vooral in kantoortuinen is het heel lastig een temperatuur te vinden waar alle personen tevreden over zijn. Over het algemeen wordt aangenomen dat meer dan 85% tevredenen over het binnenklimaat niet haalbaar is. Het betreft hier namelijk een subjectieve beleving. Voldoen aan de plicht als werkgever om zorg te dragen voor veilig werken op hoogte volgens Arbobesluit art. 3.16. Door het aanbrengen van de gevelinstallatie wordt hieraan op structurele wijze voldaan. Een langere levensduur van de tegelvloer door deze op een constructief verantwoorde wijze te vervangen. En een representatieve uitstraling door het toepassen van eenzelfde tegel; een warm welkom voor de burger. TOELICHTING OP VOORSTEL Onderbouwing advies Het wijzingen van de instellingen van de broninstallatie uit de quick wins heeft als direct resultaat een energiebesparing opgeleverd. De gerealiseerde bezuiniging op energie is reeds in de gemeentelijke begroting verwerkt. De aanpassingen met betrekking tot de klimaatinstallatie, inclusief 10 jaar onderhoud, zijn aanbesteed door middel van een nationale, niet openbare procedure. Het gaat om een traject met voorselectie en EMVI-criteria (Economisch Meest Voordelige Inschrijving). Dit betekent dat inschrijvingen worden geselecteerd op basis van een combinatie van prijs en kwaliteit. 20 Maart jl. sloot de inschrijving en inmiddels is de beoordeling afgerond. Met de inschrijvingen zijn ook de aanneemsommen bekend en kan worden aangegeven welk budget beschikbaar gesteld zou moeten worden voor de uiteindelijke uitvoering van de renovatie. Om te kunnen voldoen aan de Arbo-eisen ten aanzien van het binnenklimaat dienen maatregelen aan de klimaatinstallatie te worden getroffen. Deze maatregelen zijn: Verwarming: de verwarmingsdelen in het plafond worden afgesloten. De thermische radiatorkranen aan de gevel worden verwijderd. Ter vervanging worden langs de gevel radiatoren opgenomen met een eigen thermische radiatorkraan. Deze radiatoren hebben een 2
hogere capaciteit dan de huidige verwarmingsplafonds en zorgen voor een aangename temperatuur, ook na het weekend (structurele oplossing). Daarnaast is bij een radiator eenvoudiger te constateren of al dan niet verwarmd wordt dan bij een verwarmingsplafond; Koeling: de koeling in het plafond is momenteel nog opgedeeld in twee delen. Eén deel koelt op basis van een ingestelde gewenste ruimtetemperatuur, terwijl het andere deel koelt op basis van de buitentemperatuur (ongeregeld). Deze twee delen worden gekoppeld, zodat de koeling in het plafond alleen functioneert wanneer dit voor de ruimte zelf gewenst is; Ventilatie inblaastemperatuur: voor de begane grond worden maatregelen getroffen om zeer lage inblaastemperaturen in de winter te voorkomen ter verbetering van het binnenklimaat; Ventilatie toevoer: het aantal vloerroosters wordt vergroot. Hierdoor verlaagt de hoeveelheid [koude] toevoerlucht per rooster en treden minder tochtverschijnselen op. In ingedeelde ruimten worden de toevoerroosters door middel van kanalen direct op een hoofdkanaal aangesloten, waarmee in voldoende toevoer van verse lucht wordt voorzien. De hoeveelheid verse lucht voor vergaderruimten wordt geregeld op luchtkwaliteit (CO 2 ) en ruimtetemperatuur; Ventilatie afvoer: de hoeveelheid ventilatielucht die via het plafond wordt afgevoerd wordt afgestemd op de hoeveelheid verse toevoerlucht voor voldoende ventilatie; Ventilatie raadzaal, de vide/multizaal en restaurant: Huidige wijze van luchttoevoer wordt aangepast van een constant volumesysteem [aan/uit] naar een variabel volumesysteem [geleidelijke toevoer]. Gebouwbeheersysteem (GBS): het GBS wordt nu niet meer ondersteund en wordt geheel vervangen. Hierdoor is het GBS, de verkeersleiding voor de klimaatinstallatie weer up-todate, dit is een basisvereiste voor een goed binnenklimaat; Onderhoud en beheer van de klimaatinstallatie: dit wordt op een nieuwe wijze ingestoken om een goede werking te garanderen. Hierbij komt de focus op het juist functioneren te liggen (niet alleen òf iets werkt, maar of datgene ook zo functioneert als bedoeld), resulterend in een optimaal energiegebruik en binnenklimaat binnen de mogelijkheden van de aanwezige installatie. De Arbo-wetgeving geeft heel duidelijk aan dat werkzaamheden op hoogte alleen uitgevoerd mogen worden op een veilige en ergonomisch verantwoorde wijze. Het is noodzakelijk maatregelen te treffen om veilig werken op hoogte mogelijk te maken. Hierdoor kan onderhoud aan de gevel, bv. schilderwerk, op een veilige en verantwoorde manier uitgevoerd worden. Om de gevels van het gemeentehuis zo volledig mogelijk te kunnen bereiken dient te worden voorzien in een kraaninstallatie met gondel. Met de vervanging van de dakbedekking van het dak van de vierde verdieping in 2012 is rekening gehouden met de plaatsing van een gevelinstallatie. De hiervoor benodigde constructieve maatregelen zijn reeds getroffen. De aanschaf van deze installatie speelt in op een toekomstige Arbo-technische verplichting ten aanzien van telescopische glasbewassing. De wet gaat voorzien in een verbod op telescopische glasbewassing bij gevels hoger dan 10 meter. Daarnaast heeft een gevelinstallatie als bijkomend voordeel een bijdrage te leveren in goedkopere aanbestedingen met betrekking tot glasbewassing en gevelonderhoud. Er dienen dan geen tijdelijke voorzieningen getroffen, en dus kosten gemaakt, te worden om veilig werken op hoogte mogelijk te maken. Om een structurele oplossing te bieden voor de losliggende tegelvloer dient de oorzaak te worden aangepakt. Dit betreft ontbreken van voldoende dilataties in het tegelwerk waardoor de thermische spanningen in het tegelwerk niet kunnen worden opgevangen. Te verwachten is dat in de toekomst op meerdere plaatsen tegels vervangen moeten worden. De reservetegels zijn op en bij de meest recente vervanging bleek dat de tegel niet meer leverbaar is. Er is toen gebruik gemaakt van een kleinere tegel in een nagenoeg zelfde kleur. Bij nog meer vervangingen krijgt de tegelvloer de uitstraling van een lappendeken. De representatieve uitstraling gaat hiermee verloren. Voorstel is om de gehele tegelvloer te vervangen op een constructief verantwoorde manier. Alternatieven Niet uitvoeren van de voorgestelde aanpassingen. Het niet uitvoeren betekent dat niet wordt voldaan aan de door de Arbodiensten gehanteerde kwaliteit, verwoord in Arbo Informatie 24 Binnenmilieu. 3
De aanwezige gezondheidsklachten bij het gemeentelijk personeel veroorzaakt door het slechte klimaat zullen niet opgelost worden met alle gevolgen van dien. Geen vaste gevelinstallatie aanbrengen. Bij gevelonderhoud tijdelijke voorzieningen toepassen met het risico op schades aan dak. Het niet vervangen van de tegelvloer in de hal van het gemeentehuis. Herstel zal dan plaatselijk uitgevoerd moeten worden met blijvend terugkomende schade met een niet-representatieve uitstraling tot gevolg. Betrokken partijen - College - Raad - Toekomstig aannemer - Interne organisatie Planning 23 April: Voorlopige gunning aannemer. (excl. alcatelperiode) Vroegtijdige start uitvoering werkzaamheden in overleg met aannemer. 8 mei: Presentatie tijdens raadsinformatie-avond. 6 Juni: Raadsvergadering - definitieve beslissing omtrent kredietverstrekking. 7 Juni: Definitieve gunning aannemer. Communicatie De medewerkers binnen de gemeentelijke organisatie zullen steeds op de hoogte worden gebracht van de plannen en de concrete stappen in de uitvoering. MIDDELEN Kosten Aanneemsom aanpassing klimaatinstallatie (inclusief onvoorzien) 790.000,- Aanbrengen gevelinstallatie 120.000,- Vervangen tegelvloer hal gemeentehuis 130.000,- Facilitaire kosten: 85.000,- Deze kosten bestaan o.a. uit schoonmaakkosten, inhuur extra beveiliging, verhuis- en ICT kosten. Totaal eenmalige kosten 1.125.000,- Dekking Voorziening onderhoud gebouwen 350.000,- Algemene reserve 775.000,- Toelichting dekking Met de kadernota 2013 is de raad geïnformeerd over de problemen met het binnenklimaat van het gemeentehuis en is de dekking ten laste van de voorziening onderhoud gebouwen al aangegeven. In het verleden is al rekening gehouden met reserveringen voor aanpassingen aan het binnenklimaat ter grootte van dit bedrag. Bij de toekomstige claims die ten laste van de algemene reserve kunnen komen is de gevraagde onttrekking uit de algemene reserve van 775.000,- reeds gemeld en eveneens in de kadernota 2013 opgenomen. 4
RISICO S EN KANSEN Financieel In afwijking van wat in de aanbestedingsstukken is aangegeven gunning onder voorbehoud kredietverstrekking door de raad, zal de aannemer na de voorlopige gunning starten met voorbereidende werkzaamheden. Zie raadsinformatiebrief van 2 april 2013. Bij niet instemmen met het kredietvoorstel kunnen de dan reeds aangevangen werkzaamheden door de aannemer niet worden afgerond. De aannemer zal zich beroepen op de financiële verplichting die is aangegaan en zal een vergoeding vragen voor de reeds uitgevoerde werkzaamheden en bestelde materialen. De hoogte van het risico is op dit moment niet aan te geven. Juridisch De juridische risico's zijn grotendeels gelijk aan de financiële risico's; door de reeds gehouden aanbesteding, mag een aannemer ervan uit gaan dat de opdracht ook daadwerkelijk verleend gaat worden. Gebeurt dit niet, dan lijdt de aannemer schade die hij op de gemeente zal proberen te verhalen. Indien de raad positief besluit, zullen de diverse overeenkomsten worden afgesloten. Deze zullen worden opgesteld in samenspraak met de eigen juridische afdeling. Overig Indien aanpassingen aan de klimaatinstallatie niet worden uitgevoerd zullen de gezondheidsklachten bij het gemeentelijk personeel, veroorzaakt door het binnenklimaat, niet opgelost worden met alle gevolgen van dien. VOORSTEL 1. In te stemmen met het beschikbaar stellen van een krediet van 1.125.000,- ten behoeve van de renovatie van de klimaatinstallatie en aanverwante aanpassingen aan het gemeentehuis en dit bedrag te dekken uit een bijdrage van 775.000,- ten laste van de algemene reserve en 350.000,- ten laste van de voorziening onderhoud gebouwen. BIJLAGEN Geen. Mocht u vragen hebben over dit voorstel, kunt u contact opnemen met de griffier via telefoonnummer 14 0168. Zevenbergen, 23 april 2013 Burgemeester en wethouders van de gemeente Moerdijk, de gemeentesecretaris de burgemeester Drs. A.E.B. Kandel J.P.M. Klijs 5
RAADSBESLUIT Raadsvergadering van 6 juni 2013 De raad van de gemeente Moerdijk; overwegende dat: het binnenklimaat op de werkplek in het gemeentehuis verbetering behoeft, maatregelen nodig zijn in het kader van veilig werken op hoogte, de tegelvloer in de centrale hal op verschillende plaatsen los ligt; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 23 april 2013; gelet op de bepalingen in de Arbowet en het Arbo-besluit, alsmede de artikelen 108 en 192 van de Gemeentewet; BESLUIT In te stemmen met het beschikbaar stellen van een krediet van 1.125.000,- ten behoeve van de renovatie van de klimaatinstallatie en aanverwante aanpassingen aan het gemeentehuis en dit bedrag te dekken uit een bijdrage van 775.000,- ten laste van de algemene reserve en 350.000,- ten laste van de voorziening onderhoud gebouwen. Vastgesteld in de vergadering van de raad d.d. 6 juni 2013, de griffier, de voorzitter, H.D. Tiekstra J.P.M Klijs 6