Trainingsmateriaal Osiris 6. Admission Office International Office Utwente, 6-2-2014 i
Inhoudsopgave Inhoudsopgave ii 1. Algemene handeling Osiris 6 1 1.1 Menu structuur. 1 1.2 Favorieten indelen 2 1.3 Studentgegevens (Voorheen Menu 200 en 300) 7 1.4 Knoppen en functies 9 2. Aanvraag indienen via de Front-Office 10 3. Algemene stappen IO-AO 14 3.1 Individueel zoeken 14 3.2 Zoeken naar meerdere studenten 16 3.3 Aanvraag omhangen (koppelen aan opleiding) 17 4. Masters of Exchange aanvraag in behandeling nemen 19 4.1 Rubriek toevoegen of verwijderen 21 4.2 Aanvraag status wijzigen 23 4.3 Brief versturen aan student (Learning Agreement) 25 4.4 Mededeling versturen aan student 26 ii
1. Algemene handeling Osiris 6 1.1 Menu structuur. De bovenste groene balk blijft altijd beschikbaar voor de gebruiker ongeacht in welk onderdeel van OSIRIS je ook zit. Via deze balk kun je nieuwe schermen starten en/of specifieke informatie opzoeken. Items uit de menubalk worden uitgeklapt door er met de muis op te klikken. Het selecteren van een menu item gebeurt wel met een muisklik. Naast het tabblad Home kunnen er vier tabbladen tegelijkertijd geopend zijn. Door op je eigen naam in de navigatiebalk te klikken geeft de mogelijkheid om een aantal persoonlijke voorkeuren in te stellen. 1
1.2 Favorieten indelen Doel: Scherm 2.1.01 Student Personalia wordt toegevoegd als favoriet. 1) Te verrichten handelingen: Klik op het Sterretje naast Opslaan om het huidige scherm toe te voegen aan de favorieten. Schermen die als favoriet zijn toegevoegd hebben een Groene ster. 2) Te verrichten handelingen: Kies een sneltoets om de favoriet snel aan te roepen 3) Te verrichten handelingen: Klik je favorieten open Kies favoriet Student Personalia OF VIA [ALT + SNELTOETS] Het resultaat is dat het scherm - Student Zoek wordt getoond, Merk op dat altijd het Student Zoek scherm getoond wordt, en alleen van daaruit naar de gegevens van de student kan worden gegaan. Dit geldt ook voor alle andere detail schermen dat eerst het Zoek scherm getoond wordt. 2
Selectie filters maken en Opslaan Doel: Een standaard selectie filter maken, extra filters toevoegen, de selectie opslaan en aanroepen. 1) Te verrichten handelingen: Voer een aantal criteria in die in de toekomst vaker aan geroepen dienen te worden. 2) Te verrichten handelingen: Indien niet alle filters beschikbaar zijn kan er via de knop Uitgebreid zoeken extra criteria mee worden gegeven aan de zoekopdracht. Klik Uitgebreid zoeken vul een aantal velden zoals, Beperk cursussen tot, Status. Klik Zoeken 3
3) Te verrichten handelingen: Via de knop Beheer en de actie Voeg een filter toe kunnen er extra filters worden toegevoegd aan het zoekvenster. Klik Beheer en vervolgens Voeg een filter toe. 4) Te verrichten handelingen: Het scherm Voeg een filter toe zal nu openen. Kies hier bijvoorbeeld de filter Aanvangsblok uit de groep Cursus Blok 4
5) Te verrichten handelingen: Nu de benodigde filters zijn toegevoegd kan de selectie worden opgeslagen inclusief criteria. Klik bij Beheer op de actie Opslaan als. NOTE: de optie verwijder selectie is pas zichtbaar wanneer er reeds selecties zijn toegevoegd. 6) Te verrichten handelingen: Via de knop Beheer en de actie Opslaan kan de selectie op geslagen worden. Geef een naam op voor de standaard selectie. Klik Opslaan. 5
7) Te verrichten handelingen: De selectie kan ook worden ingesteld als standaard selectie die voortaan als eerste wordt getoond wanneer betreffende zoekvenster geopend wordt Klik op Beheer en de actie Maak standaard. 8) Te verrichten handelingen: De selectie is nu toegankelijk via de dropdown lijst bovenaan in het scherm Zoeken. Selecteer de standaard selectie en voer deze uit. 6
1.3 Studentgegevens (Voorheen Menu 200 en 300) Alle gegevens van de student zijn aan te roepen via Student > Student > Studentgegevens. Voorheen was dit verspreid over scherm 200 studievolg studenten en scherm 300 CSA studentgegevens. Verderop in dit document worden de belangrijkste menu items van student belicht. Bladeren door de gegevens van het desbetreffende overzicht kan via de blader knop. 7
2) Te verrichten handelingen: Er verschijnt een invoerregel. Zoek de docent via de selectiefilter of vul de eerste letters van de docent in, osiris zal dit aanvullen. Rol is automatisch op Docent gezet. Sla de wijzigingen op via de knop Opslaan. 8
1.4 Knoppen en functies In het onderstaande scherm staan de functies en knoppen toegelicht. Door een t, v of n in te voeren in een datumveld wordt de dag van vandaag door het systeem ingevuld. Gebruik -1 voor de dag van gisteren et cetera. Voor de uitleg van knoppen die over het algemeen bij alle tabellen te vinden zijn zie onderstaande afbeelding in de callouts. Via het menu-item bekijken kunnen alle regels worden geselecteerd, het aantal rijen kan getoond worden en extra kolommen getoond worden. Rij Verwijderen Verversen gegevens Datumveld Autosuggestie veld Rij toevoegen Zoekfilters specificeren Groepsgewijs wijzigen Exporteren naar Excel 9
2. Aanvraag indienen via de Front-Office Om de training aan te vangen dient er een aanmelding ingediend te worden via de front-office van Osiris. Ga daarvoor naar de acceptatie-omgeving via de volgende link: http://osiris-acc.utsp.utwente.nl/ 1) Te verrichten handelingen: Om een aanmelding te starten klik de link, OSIRIS International office inkomend Het rechter scherm zal verschijnen, Klik onder aan de pagina op de link If you don t have a username/password, click here. Gebruik deze link Gebruik deze link 2) Te verrichten handelingen: Het volgende scherm zal nu verschijnen. Selecteer No bij de volgende vraag. 10
3) Te verrichten handelingen: Gebruik een case uit het bijgevoegde Excel formulier. 4) Te verrichten handelingen: Vul het formulier volgens één van de Cases. Gebruik je eigen e-mail adres! Dit is nodig om het account verderop in dit hoofdstuk te kunnen valideren. Klik Create Account. 11
5) Te verrichten handelingen: Vul de verplichte velden van het formulier verder in. Vul een Starting date en End date in. Klik continue. 6) Te verrichten handelingen: Log opnieuw in bij de Front-Office met de Username en Password die je ontvangen hebt in je e-mail (zie linker screenshot) http://osiris-acc.utsp.utwente.nl/inkomend/welkom.do (klik niet op de link in de email, deze zal verwijzen naar de productie omgeving) Wijzig je wachtwoord in de Front-Office 12
7) Te verrichten handelingen: De aanvraag is nu te zien in de Front-Office, via Details kan het formulier aangeroepen worden en verder worden ingevuld. Vul het formulier verder in volgens de Case, ga verder bij Aditional information. Submit het formulier. 13
3. Algemene stappen IO-AO 3.1 Individueel zoeken Er kan ook individueel naar een specifieke aanmelding van een student worden gezocht. 1) Te verrichten handelingen: Navigeer naar: Student > Aanmelden opleiding > Individueel > Aanmeldingen. Scherm 2.1. Student Zoek, verschijnt. 2) Te verrichten handelingen: Vul hier bijvoorbeeld het studentnummer in uit de email die ontvangen is tijdens het aanmaken van een aanvraag in hoofdstuk 2 Er kan ook gezocht worden op andere criteria in het zoekscherm of via uitgebreid zoeken. 14
3) Te verrichten handelingen: Selecteer de student. Het scherm aanmelding > Osiris aanmeldingen zal dan direct openen. Selecteer student 4) Te verrichten handelingen: Vanuit dit scherm kunnen de processtappen ondernomen worden om een Masters of Exchange aanvraag in behandeling te nemen. 15
3.2 Zoeken naar meerdere studenten Nieuwe Masters of Exhange aanmeldingen worden door de studenten via de Front-Office ingediend. Deze aanmeldingen komen in de Back-Office binnen in het scherm Aanmeldingen. 1) Te verrichten handelingen: Navigeer naar: Student > Aanmelden opleiding > Aanmeldingen. 2) Te verrichten handelingen: Het scherm 2.3.01 verschijnt. Klik bij proces op de selectie filter. Selecteer Exchange of Masters en Klik OK. Selectie filter 16
3.3 Aanvraag omhangen (koppelen aan opleiding) Wanneer de aanvraag van een Exchange student positief is, moet deze aanvraag gekoppeld worden aan een opleiding, aangezien de student zich in de Front-Office aanmeldt voor een dummy opleiding. 1) Te verrichten handelingen: Het scherm 2.1.14, student Osiris aanmelding is geopend. Selecteer bij Acties de optie Aanvraag omhangen. 2) Te verrichten handelingen: Vul de gegevens in van de opleiding waaraan de student gekoppeld dient te worden. Klik op Aanvraag omhangen. Sla de wijzigingen op. 17
3) Te verrichten handelingen: De student is in dit geval gekoppeld aan de opleiding B-WB. 18
4. Masters of Exchange aanvraag in behandeling nemen 1) Te verrichten handelingen: Wanneer in het scherm Zoeken bij proces Exchange is gekozen en de zoekopdracht is uitgevoerd worden alle exchange aanvragen getoond, ongeacht de status. Open een student door met de rechtermuisknop op de regel te klikken en dan de optie Ga naar student te selecteren. 2) Te verrichten handelingen: Het scherm 2.1.01 met de studentgegevens verschijnt nu. Navigeer naar: Aanmelding > Osiris aanmelding. 19
3) Te verrichten handelingen: Hierin staan de aanmeldingen die door de student via de Front-Office zijn ingediend. Selecteer een Exchange aanmelding. Front-Office formulier opvragen 4) Te verrichten handelingen: Via de knop Formulier kan het formulier dat de student in de Front-Office heeft ingevuld opgevraagd worden. Klik op de knop Formulier. Het onderstaande scherm met het formulier verschijnt. Uitklappen formulier 20
4.1 Rubriek toevoegen of verwijderen 1) Te verrichten handelingen: In het onderste gedeelte van het scherm is de Checklist zichtbaar, hierin zijn de relevante rubrieken zichtbaar die bij de student afgehandeld dienen te worden. Hier kunnen rubrieken worden toegevoegd of verwijderd Om een rubriek toe te voegen klik Rubriek toevoegen of Verwijderen. 2) Te verrichten handelingen: Selecteer de juiste rubriek en klik OK. Klik Opslaan voordat de wijzigingen zichtbaar zijn in de Checklist. 3) Te verrichten handelingen: Om het de checklist overzichtelijker te maken kan er via Bekijken Ontkoppelen de checklist schermvullend gemaakt worden. 21
4) Te verrichten handelingen: Vanuit het scherm checklist kunnen de benodigde proces stappen worden uitgevoerd. Selecteer in het kolom Instellingstatus de dropdown menu om een status te wijzigen. Sla deze wijziging op met Ctrl S of door het scherm te sluiten, en door op de knop Opslaan te klikken. 22
4.2 Aanvraag status wijzigen 1) Te verrichten handelingen: Per rubriekstap kan de status gewijzigd worden naar afgehandeld, het blauwe uitroepteken zal dan veranderen in een groen vinkje. Selecteer één rij, of meerdere rijen door [CTRL] in te houden om extra rijen te selecteren of [SHIFT] om rijen achtereenvolgens te selecteren. Zet de proces stap op afgehandeld, door op het groene vinkje te klikken, of de blauwe uitroepteken. Sla de wijzigen op. Stappen afhandelen Stappen afhandelen 2) Te verrichten handelingen: De stappen van de rubriek zijn nu op afgehandeld gezet. 23
3) Te verrichten handelingen: Wanneer bijvoorbeeld alle stappen waar de student Actor is afgehandeld zijn en de rubriek status gewijzigd is naar Voldoende compleet kan de aanvraagstatus gewijzigd worden naar bijvoorbeeld Voorwaardelijk toegekend. Zet alle rubriekstappen van Formulier: Aanmelding. op afgehandeld. Sla de wijzigen op. Wijzig de rubriekstatus in Voldoende compleet. Sla de wijzigen op. Wijzig de aanvraagstatus in Aanvraag compleet. Sla de wijzigen op. NOTE: Wanneer er een mutatiescherm wordt getoond met een waarschuwing, dan kan deze waarschuwing genegeerd worden, door het vinkje negeer waarschuwing te selecteren te vinden links naast de knop opslaan Aanvraagstatus wijzigen Rubriekstappen afhandelen Rubriekstatus wijzigen 24
4.3 Brief versturen aan student (Learning Agreement) 1) Te verrichten handelingen: Navigeer naar menu item: Studentgegevens > Rapporten Selecteer bijvoorbeeld Brief studenten 9.2.03. 2) Te verrichten handelingen: Hier kan een template geselecteerd worden dat aan de studenten gestuurd moet worden Doordat er via Student Rapporten genavigeerd is naar Brief studenten, is het studentnummer al ingevuld. 25
4.4 Mededeling versturen aan student 1) Te verrichten handelingen: Navigeer naar Studentgegevens > Mededelingen. Selecteer de knop envelop om een mededeling te sturen aan de student. 2) Te verrichten handelingen: In onderstaande scherm kan een mededeling geselecteerd worden die aan de student gestuurd kan worden De stappen van de rubriek zijn nu op afgehandeld gezet. In dit scherm wordt nog geen geadresseerde opgegeven of de keuze tussen Nederlandse of Engelse brief gemaakt. 26
3) Te verrichten handelingen: Kies bij de optie van het no-reply adres om er voor te zorgen dat de student niet persoonlijk naar de verstuurder van het bericht kan reageren. Selecteer de taal waarin de brief gestuurd moet worden Klik versturen om de mededeling te versturen. 4) Te verrichten handelingen: Bij verzonden mededelingen kunnen de reeds verstuurde mededelingen bekeken worden, het kan een moment duren voordat het verstuurde bericht vanuit het postvak Uit in Verzonden mededelingen terecht komt. 27