ADVIES BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Datum B&W-vergadering : 19-5-2009 Openbaar Onderwerp : Werkbezoek Ghana Portefeuillehouder(s) : P. H. Roos, Afdelingshoofd/hoofd BMO: R. Schaatsbergen Paraaf : Paraaf: Afdeling : Samenleving Datum : 11-5-2009 Taakveld : Sociale zaken Reg. nr. : Redacteur : S. Bukman Betrokken afd./or : PO SAM VROM Inspraak : Nee Bezwaar/beroep mogelijk : Nee Conceptbesluit: 1. Kennisnemen van het verslag van het werkbezoek aan Ghana dd 18 t/m 25 april 2009; 2. Het verslag ter kennis te brengen aan de gemeenteraad. Paraaf: Akkoord Bespreken Het college heeft besloten burgemeester conform advies 1e wethouder conform advies met tekstuele wijzigingen i.o.m. portefeuillehouder 2e wethouder met wijzigingen 3e wethouder het advies aan te houden secretaris Bevoegdheid: Gemeenteraad (voorblad griffie vereist) College van Burgemeester en Wethouders Burgemeester Delegatie/mandaat Voorhangprocedure: Ja (voorblad griffie vereist) Nee Naar de raad (voorblad griffie vereist)
Aanleiding en probleemstelling (Analyse) De projectgroep Internationale Samenwerking heeft van 18 t/m 25 april een werkbezoek gebracht het Twifo Hemang Lower Denkyira District in Ghana. De reden voor dit werkbezoek was het invulling geven aan het werkplan dat is opgesteld aan de hand van het LOGO South projectplan dat door de VNG-I van goedkeuring en budget is voorzien. Bestaand beleid Op 7 april 2009 heeft de projectgroep u op de hoogte gesteld van de geplande activiteiten. Nieuwe bestuurlijke doelstellingen en randvoorwaarden -- Oplossingsrichtingen/beoogd resultaat Aan de hand van het op 7 april aan u voorgelegde werkplan is een verslag van het werkbezoek gemaakt. Het verslag treft u als bijlage aan en geeft een goed beeld van vorderingen. Conceptbesluit 1. Kennisnemen van het verslag van het werkbezoek aan Ghana dd 18 t/m 25 april 2009; 2. Het verslag ter kennis te brengen aan de gemeenteraad. Bevoegdheid Bij raadsbesluit van 18 augustus 2007 heeft de raad ingestemd met Internationale samenwerking zoals nu wordt vormgegeven. Het project valt daarmee onder uitvoering en is dus een bevoegdheid van uw college. Communicatie Het project heeft een plaats op Intranet zodat de ambtelijke organisatie op de hoogte blijft van de vorderingen. De projectgroep denkt na over het inrichten van een Ghana-Hoek in de centrale hal t.b.v het publiek. Beslag op middelen Er is een budget van ruim 16.000,- per jaar beschikbaar, bovenop de bijdrage van de VNG-I die in het contract met de VNG-I is vastgelegd. Tijdpad/procedure Het project loopt tot eind 2010 Evaluatie De VNG-I eist een half jaarlijkse rapportage en een jaarlijkse financiële verantwoording. Over beide zaken wordt uw college uiteraard ook geïnformeerd.
Werkbezoek aan Twifo Hemang Lower Denkyira District (THLDD) Van 18 tot en met 25 april 2009 In het advies aan Burgemeester en wethouders d.d. 7 april 2009 is aan u verzocht kennis te nemen van de plannen voor het eerstvolgende bezoek aan Twifo Hemang Lower Denkyira District (voortaan THLDD en uitgesproken als Thilda) in Ghana in het kader van de internationale samenwerking. Van 18 tot en met 25 april 2009 hebben Simon Bukman en Misja Pool een werkbezoek afgelegd aan de partnergemeente. In de bijlage bij het advies van 7 april is aan u gerapporteerd welke activiteiten voor dit bezoek gepland stonden. Hierbij brengt de projectgroep verslag uit van het bezoek en de behaalde resultaten van de geplande activiteiten. Geplande Activiteiten 1 en 2 Balans opmaken van resultaten van de Needs Assessment voor DDS (database systeem) en ingewonnen informatie hierover bij buurgemeenten inventariseren en verder uitzetten in een plan van aanpak. Resultaat: Er is door THLDD contact opgenomen met de 4 andere districten die participeren aan het LOGO SOUTH project. Dit zijn Kadjebi (partner van gemeente Alkemade, sindskort opgegaan in gemeente Kaag en Braasem), Kumasi (partner van gemeente Almere), Accra (partner van gemeente Amsterdam) en Elmina (partner van Gouda). Er heeft een aantal bijeenkomsten plaatsgevonden, waarbij NALAG (Ghanese VNG) ook aanwezig was. NALAG speelt hierbij een faciliterende rol. Tijdens het bezoek van de Wormerlandse werkgroep is een ochtend gereserveerd om samen met een afvaardiging van het managementteam van THLDD en de projectcoördinator van LOGO SOUTH van de NALAG, het Needs Assessment te bespreken. Gebleken is dat de NALAG deze opdracht voor de vier andere districten heeft uitbesteed aan het bureau JSA Consultancy en dat de resultaten hiervan reeds bekend zijn. Deze zijn voor kennisgeving aangenomen. Gezien de overeenkomsten met de andere districten, is de conclusie is getrokken dat deze Needs Assessment ook op THLDD van toepassing is en er niet opnieuw een dergelijk onderzoek hoeft plaats te vinden. Dit om tijd en geld te besparen. Projectcoördinator Nalag de heer Sayuti (rechts) brengt verslag uit over reeds uitgevoerde needs assessment tijdens meeting in de Assembly Hall. Links afdelingshoofd Financiën van THLDD, de heer Aido. Geplande Activiteit 3 Om de database te kunnen inrichten zal er een duidelijke taakomschrijving (terms of reference) moeten worden opgesteld voor de consultants. Stand van zaken inventariseren en zonodig ondersteunen bij de opstellen van de terms of reference. Resultaat: De terms of reference zijn opgesteld naar aanleiding van de reeds uitgevoerde Needs Assessment. Er heeft inmiddels een zogenaamde stakeholders meeting plaatsgevonden onder leiding van de projectcoördinator van LOGO SOUTH van de NALAG waarbij alle betrokken werkgroepleden zijn geraadpleegd. De taakomschrijving is door de Wormerlandse werkgroep voor kennisgeving aangenomen. Om het draagvlak onder de lokale bevolking te vergroten, zal hieraan ook een uitzending gewijd worden op het lokale radiostation Arise FM, zodat de bevolking al in een vroeg stadium betrokken wordt bij het hoe en waarom van het invoeren van straatnamen en huisnummers. 1
Geplande Activiteit 4 Maken plan van aanpak hoe men data gaat verzamelen om database te vullen en eventueel aanschaffen van een register van de landelijke overheid (indien aanwezig). Resultaat Tijdens de meeting met de projectcoördinator van de NALAG is gebleken dat de NALAG dit faciliteert en monitort. NALAG heeft JSA Consultancy ingehuurd om trainingen te verzorgen hoe data te verzamelen en te verwerken in het DDS systeem. Men maakt gebruik van het principe TOT (training of trainers). Dat betekent dat het gehele managementteam een driedaagse opleiding krijgt, en zij hun kennis verder uitzetten onder de geselecteerde data-collectors. Er is afgesproken dat de training door JSA plaats zal vinden in mei 2009. Vervolgens wordt vanaf juni 2009 gestart met het werven en opleiden van data-collectors. Aansluitend zal vanaf september 2009 de data worden ingevoerd en verwerkt naar aanleiding van een plan van aanpak onder toezicht van een Monitoring Team. Hierbij is aansluiting gezocht bij de andere vier deelnemende districten. Tevens zijn duidelijke afspraken gemaakt over de tijd en kosten die dit met zich meebrengt. NALAG betaalt JSA. THLDD zorgt voor voldoende tijd en middelen binnen de organisatie. Er is door de projectcoördinator van THLDD, de heer Opoku, duidelijk gemaakt dat dit project momenteel prioriteit geniet en dat de financiële middelen geen belemmering mogen zijn. Duidelijk is geworden dat er budget beschikbaar is, dit werd echter tot nu toe vaak ad hoc aan andere zaken besteed. Gevolg van het feit dat de gemeenteraad tot nu toe akkoord is gegaan met een gebrekkige financiële verantwoording. Tijdens deze meeting waren ook een aantal gemeenteraadsleden aanwezig, met hen is afgesproken dat dit onder de aandacht van de gemeenteraad wordt gebracht en er wordt toegezien op juiste uitgaven. De inbreng van Wormerland is dus niet van financiële aard, maar gebaseerd op uitwisseling van kennis ter versterken van het lokale ambtenarenapparaat en het bestuur, hèt uitgangspunt van het LOGO SOUTH project. Door beide partijen is uitgesproken dat dit de basis vormt van het partnership. Projectleider Simon Bukman is deelnemer aan een Management-meeting met onder andere de District Planning Officer en tevens projectcoördinator van THLDD (links van hem). Geplande Activiteit 5 Concreet actieplan maken voor het verkrijgen van actuele kaart en vervolgens invoering straatnamen en huisnummering. Resultaat Tijdens het werkbezoek is een dagdeel besteed aan het gezamenlijk opstellen van een procedure voor street naming and housenumbering. Hierbij waren alle afdelingshoofden uitgenodigd mee te denken. Opvallend was de hoge opkomst en de constructieve inbreng van de leden waaruit een grote betrokkenheid blijkt. Tevens waren een aantal gemeenteraadsleden uitgenodigd ter vergroting van het draagvlak in de Raad. Gebleken is dat de afdeling Health Insurance vijf jaar geleden al eens is gestart met nummeren van straten en huizen om hun bestand van verzekerden in kaart te brengen. Dit bleek 2
echter niet te functioneren vanwege het ontbreken van draagvlak onder de lokale bevolking. Verhuizingen, overlijden en geboortes werden niet gemeld, inwoners weigerden een nummer op hun woning of schilderden erover heen, zodat het bestand binnen korte termijn niet meer actueel was. Om dit te voorkomen is een duidelijke informatiecampagne noodzakelijk en dienen de inwoners in een vroeg stadium worden betrokken bij het project. In Ghana betekent dit o.a. het inschakelen van de traditionele paramount chiefs. In het district THLDD blijken van oudsher vier settlements te bestaan die nog geleid worden door Chiefs. Hoewel zij officieel geen politieke invloed hebben, is hun gezag doorslaggevend. Zonder aanvaarding van de traditionele councils heeft het project geen kans van slagen. Resultaat van brainstormsessie van het managementteam, aantal raadsleden en de Wormerlandse projectgroep over het invoeren van straatnamen en huisnummering. Met betrekking tot het verkrijgen van een actuele kaart van het district is gebleken dat deze aanwezig is. De kaart is recent opgemaakt in opdracht van GTZ, een Duitse organisatie voor ontwikkelingshulp. Nu er een actuele kaart aanwezig is, kan men starten met het intekenen van straten en wijken. De Wormerlandse projectgroep heeft op pragmatische wijze uitgelegd hoe men dit in Nederland doet aan de hand van een kaart van Wormer. De informatie vanuit deze kennisoverdracht is opgenomen in een plan van aanpak. Simon Bukman toont van kaart Wormer aan het managementteam van THLDD 3
Verslag van werkbezoek projectgroep internationale samenwerking van 18 t/m 25 april 2009 Geplande Activiteit 6 Gezamenlijk vastleggen van procedure om de in kaart gebrachte wegen en straten te kunnen voorzien van een naam waarbij de procedure van Wormerland beschikbaar wordt gesteld. Resultaat Vanwege de grote oppervlakte van het district en het hoge aantal dorpen en kleine nederzettingen, is afgesproken te starten met vijf pilot plaatsen, zijnde Twifo Praso, Morkwa, Mampong, Hemang en Jukwa. Dit zijn de grotere dorpen, waar in elk daarvan een paramount chief is gevestigd. Tevens is advies uitgebracht naar aanleiding van Wormerlandse ervaringen met het benoemen van straatnamen. Daarbij heeft THLDD contact opgenomen met het district Kadjebi om hun ervaringen te inventariseren. Wederom blijkt betrokkenheid en inspraak van de lokale bevolking een voorwaarde te zijn. Daarom zijn tijdens dit werkbezoek de vijf pilot-plaatsen bezocht. De bezoeken waren gericht aan het paleis van de paramount chief in traditionele setting, bijgewoond door de Paramount chiefs (regionale chief), chiefs (dorpshoofden) queenmothers en de voltallige hofhouding waarbij de gehele gemeenschap letterlijk werd opgetrommeld door drums om de bijeenkomst bij te wonen. De lokale bevolking kwam in grote getale aanzetten: Door de projectcoördinator van THLDD, de heer Opoku, werd een betoog gehouden over het belang van het invoeren van straatnamen. De bijeenkomsten zijn zeer succesvol geweest: alle chiefs hebben hun goedkeuring gegeven en alle medewerking toegezegd. Het nut en de noodzaak van het benoemen van straatnamen en huisnummer werd onderkent. De boodschap dat dit nodig is om de basisregistratie op orde te brengen met als doel belasting te gaan heffen, werd goed begrepen en onderschreven. Omdat de bijeenkomsten werden bijgewoond door veel inwoners, zijn zij ook direct betrokken. Deze bijeenkomsten kunnen worden vergeleken met onze contactcommissies, alleen is het bereik onder de bevolking vele mate groter. Voor de projectgroepleden een zeer indrukwekkende ervaring dit bij te wonen. Tevens is besloten de straatnamen op democratische wijze te voorzien van een naam, waarbij zal worden afgezien van het vernoemen van levende personen, gezien het gevoelige karakter hiervan. (Uitzondering zal worden gemaakt voor de Zaankanter André Stelder, die gedurende twee jaar werkzaam is geweest bij de gemeente als ontwikkelingswerker). 4
Activiteit 7 Database dient beschikbaar te zijn voor alle betrokken afdelingen en locaties. Hiervoor is upgrading van het huidige netwerk noodzakelijk. Budget hiervoor is beschikbaar vanuit het projectplan. Actie bezoek april: Systeem eisen in beeld brengen en inkoopplan maken zodat zsm kan worden overgegaan tot aanschaf. Resultaat: De werkgroep heeft een bezoek gebracht aan alle afdelingen die zijn gevestigd op een locatie buiten het gemeentehuis. Dit zijn o.a. afdeling Health, Agric en Education. Gebleken is dat de locaties binnen een straal van 500 meter van het gemeentehuis staan en kunnen worden aangesloten via een kabel. Daarbij is het van belang dat ze weten waar we mee bezig zijn, aangezien deze afdelingen de directe kontakten met de bevolking hebben. Opvallend aan al deze (praktische) afdelingen was de gedrevenheid waarmee ze hun werk proberen te doen. Er is een hoge mate van toewijding. Vervolgens heeft er een meeting plaatsgevonden over de upgrading van het computer systeem en het realiseren van een netwerkverbinding. Momenteel blijkt alleen de afdeling Health te beschikken over een netwerkverbinding. Efficiënter zou zijn een netwerkverbinding te hebben waar de gehele organisatie gebruik van kan maken. Dit vergt een investering in de aanwezige pc s. Afgesproken is dat THLLDD daar budget voor beschikbaar stelt. Wormerland financiert vanuit de beschikbare VNG-gelden de installatie van een netwerksysteem. Hierbij is gesproken over een stand-alone p.c. Tevens blijkt de stroom regelmatig uit te vallen en is de huidige generator defect. Om de continuïteit en efficiëntie van het werken met een netwerkverbinding te waarborgen, is afgesproken dat er vanuit het VNG budget een bedrag (± 1000,-) zal worden vrijgemaakt voor reparatie of aanschaf van een generator. Concrete afspraken hierover zullen verder via de mail verlopen. Vlnr dhr Opoku, Simon, Misja en Director of Agric tijdens kennismaking met afdeling Agric Politieke ontwikkelingen In december 2008 hebben in Ghana landelijke verkiezingen plaatsgevonden. De regerende partij heeft hierbij verloren en niet alleen de president en het kabinet hebben hierdoor de macht moeten overdragen, ook alle burgemeesters in het land (170) moeten worden vervangen, aangezien zij allen lid zijn van de verliezende partij. Hierdoor is de voormalige burgemeester die in december nog een bezoek heeft gebracht aan Wormerland, thans ambteloos burger, aangezien hij een door de overheid aangewezen volksvertegenwoordiger was. Hij had mandaat tot half februari is daarna vertrokken. De nieuwe burgemeester (mister Andoh) is al wel door de overheid voorgesteld maar de gemeenteraad moest nog instemmen met deze kandidaat. Dat is 28 april 2008 gebeurd, nagenoeg unaniem. We hebben tijdens het werkbezoek kort kennisgemaakt met de heer Andoh en hij heeft ons verzekerd het project graag te willen voortzetten. Ook de voorzitter van de Raad, die ook deel uit maakte van het bezoek aan Wormerland in december 2008, heeft zijn zetel moeten afstaan omdat zijn partij de verkiezingen heeft verloren. Tevens heeft een groot aantal gemeenteraadsleden na de verkiezingen hun zetel moeten inleveren. Er zijn in THLDD 86 gemeenteraadsleden, waarvan 1/3 is aangewezen door de overheid. Dit zijn leden van de regerende partij. Nu er een nieuwe regerende partij is, moeten deze aangewezen raadsleden ook vervangen 5
worden. Dit proces in is thans in volle gang. Vanuit het ambtelijk apparaat wordt ons verzekerd dat de machtwisseling geen invloed heeft op ons gezamenlijk project. Voortgang project: Tijdens het werkbezoek dat de Ghanese delegatie in december 2008 aan Wormerland heeft afgelegd, is gezamenlijk een workplan opgesteld. Dit workplan vormt de leidraad van de uit te voeren activiteiten met daaraan een tijdsplanning gekoppeld. THLDD heeft dit workplan getoond in de bijeenkomsten met de overige LOGO SOUTH deelnemers die nadien hebben plaatsgevonden. NALAG blijkt ook een soortgelijk workplan te hebben opgesteld, welke nu is geïntegreerd in het bestaande workplan. Door deze werkwijze ontstaat niet alleen een uitwisseling van kennis tussen de Ghanese en de Nederlandse gemeente, maar vindt er ook kennisoverdracht plaats tussen de deelnemende Ghanese gemeenten. Een belangrijke winst waar het hele land op termijn van kan profiteren. Het workplan blijkt een zeer efficiënt handvat voor de voortgang en continuïteit van de samenwerking. Tijdens dit bezoek zijn concrete afspraken vastgelegd tot aan het volgend geplande bezoek. Het volgende werkbezoek aan is aan Wormerland en staat gepland voor september 2009. Conclusie: De projectgroep kijkt terug op een zeer geslaagd werkbezoek waarin er belangrijke stappen zijn gezet. Gebleken is dat de inzet en motivatie van het ambtelijk apparaat groot is, er is ruim voldoende draagvlak binnen de organisatie. Van beide kanten is inhoud gegeven aan het begrip samenwerking/partnership. Er is onderstreept dat het hierbij gaat om een inbreng van beide partijen.er is uitgesproken dat men niet van de Wormerlandse bevolking een inbreng kan verwachten, zonder dat daar eigen inzet van geld en middelen tegenover staat. Deze visie sluit volledig aan bij het uitgangspunt van het LOGO SOUTH project en wordt dus gedragen door beide gemeenten. Tevens kan dit bezoek worden beschouwd als een succesvolle investering in de onderlinge relatie en ligt er nu een stevig fundament waarop de samenwerking verder uitgewerkt kan worden. Kortom, er hebben zich tijdens dit werkbezoek geen obstakels voorgedaan die een belemmering vormen voor de voortgang van de samenwerking. Een geschaarde vrachtwagen is het enige obstakel gebleken tijdens dit werkbezoek. 6