Bijlage 1 Wat willen we bereiken met anders vergaderen in Drimmelen? In Drimmelen willen we: meer snelheid in het beleids- en besluitvormingsproces; grotere betrokkenheid van en betere inspraak-/informatiemogelijkheden voor burgers; duidelijker scheiding van informatievergaring meningsvorming besluitvorming een adequate informatievoorziening van de raad vanuit het college Hoe willen we dat doen? Opvattingen presidium a. vaststellen wat er moet veranderen om de doelstellingen te bereiken; b. daarbij eerst kijken naar wat we anders moeten DOEN en hoe dat kan binnen de huidige vergaderstructuur; c. vervolgens kijken of de huidige structuur moet worden aangepast of niet. Belangrijke input komt vanuit het presidium (09-05-07). Het presidium heeft al aangegeven welke veranderingen nodig zijn. Ook hier is het goed het onderscheid tussen gedrag en vorm goed in beeld te houden. Gedrag: Vorm: goed regisseren en organiseren als raad: inhoudelijke- en procesregie voeren in samenspel met het college (bijv. via agendacommissie) stukken en dus ook discussie beperken tot de hoofdlijnen ( geen geneuzel ); technische en feitelijke vragen voorafgaand aan vergaderingen bij organisatie indienen en beantwoord krijgen; voorkomen van herhaling van opvattingen op verschillende momenten; zorgen voor een goede werkverhouding tussen het (fulltime) college en de (part time) raad; leren van best practices zoals: Milieubeleidsplan en Plan Verkeer en vervoer; par keren Drimmelen/brede school H-Zw; anders vergaderen benutten als vliegwiel naar een andere cultuur en attitude; er blijft een eigen verantwoordelijkheid liggen bij de fracties om zelf informatie te verg aren. alleen vergaderen op locatie als dat meerwaarde heeft bij informatieve bijeen ko msten; pas een opiniërend en besluitvormend debat als opvatting burger duidelijk is en is verwerkt; rekening houden met mogelijke extra belasting organisatie/griffie; bij voorkeur streven naar minder vergaderingen (in ieder geval niet meer); efficiënter vergaderen; maar ook efficiency voor organisatie (investeren in voorkant betekent tijdswinst bij besluitvorming, minder bezwaar/beroep); betere verdeling van de werkdruk ipv. pieken (voor de organisatie) leren van evaluatie nieuwe werkwijzen elders en daarmee ons voordeel doen.
De basis van het beleids- en besluitvormingsproces van de raad. Idealiter ziet het beeld er als volgt uit. oriënterende fase meningsvormende fase besluitvormende fase oriënterende bijeenkomst tussentijd meningsvormend e bijeenkomst tussentijd besluitvormende bijeenkomst informatie vergaren; actief luisteren en vragen stellen; dialoog met belanghebbende n, college en ambtenaren schriftelijke vragen aan college (technisch en informatief) doorvragen (informatief, niet technisch); uitwisseling meningen; argumenten ve rzamelen standpuntbep besluitvorming; aling in inzet instrumenten fracties; (moties, lobby tussen amendementen, fracties; initiatiefvoorstellen, uitnodigen stemverklaringen); belanghebben politieke profilering den, door standpunten uit te deskundigen dragen in fractie Om het maar even heel zwart/wit te stellen: de raadsleden beginnen geheel blanco aan een onderwerp en laten zich daarover informeren in de oriënterende fase. Zij kunnen zelf actief informatie vergaren in de bijeenkomst en daarna door schriftelijk vragen in te dienen. Die vragen worden beantwoord vóór de volgende fase, die van de meningsvorming. In die fase gaat het om het vormen van de eigen mening en het verkennen van de mening bij andere fracties, zonder al in standpunten vast te zitten. Daarna kunnen de fracties hun standpunten vaststellen en in het politieke debat in de besluitvormingsfase (vaak zijn dit stemverklaringen). Wat zijn de voordelen als je deze fasering goed volgt en je ernaar gedraagt: voor de buitenstaanders is duidelijk waar de raad mee bezig is in de oriënterende fase kunnen belanghebbenden actief worden betrokken en indien bij hen ook echt informatie wordt gehaald door de raadsleden, voelen zij zich ook echt gehoord technische en feitelijke vragerij komt niet meer voor in de bijeenkomsten, maar verloopt via indiening bij college/organisatie de voorzitter van een vergadering kan bij het stellen van technische en feitelijke vragen interveniëren en verwijzen naar de indienmogelijkheid in de oriënterende fase en meningsvormende fase kunnen raad en college goed op elkaars vragen en kennis inspelen; in de oriënterende fase kunnen deskundigen uit de organisatie ook hun kennis bieden aan de raad; in de meningsvormende fase ook, maar dan via h et college; in de besluitvormende fase kan de raad zich concentreren op de politieke inhoud en kunnen herhalingen van vragen e.d. worden voorkomen; het gaat tenminste ergens over en maakt het inhoudelijk prettig om als toehoorder of externe deelnemer erbij te zijn. De basisvoorwaarde is wel dat iedereen zich hier ook naar moet willen gedragen. Het werkbezoek aan Hardenberg liet zien dat niet iedereen dat doet en dat dat toch weer
de goede voornemens frustreert. Naast gedrag zijn ook sterke voorzitters een belangrijk ingrediënt voor het welslagen van een andere vergadercultuur. Vragen aan de klankbordgroep: 1. Hoe kijkt u aan tegen bovenstaande doelen en opvattingen? 2. Kunnen we deze verder aanscherpen voor de aanpak in Drimmelen? 3. Hoe wilt u dat dit verder wordt uitgewerkt? 4. Welke rol wilt u hier zelf in spelen? 5. Welke (werk)afspreken maken we hierover?
Bijlage Verkenning bij andere gemeenten (geactualiseerd juni 2007) In heel Nederland experimenteren gemeenten met nieuwe werkwijzen vaak begeleid door een nieuwe structuur. Inmiddels zijn er diverse vormen en benamingen waar te nemen. En intussen hebben diverse gemeenten op basis van recente ervaringen ook de nieuwe vormen al weer aangepast of zijn zelfs weer op hun schreden teruggekeerd. Voor de oriënterende fase zijn dat de politieke markt (Almere, Deventer); de informatiemarkt (Alphen aan den Rijn), het raadsplein (Castricum), de rondetafelgesprekken (Voorst, Druten en ook Woerden kiest hiervoor) en de Voorronde (Naarden). Voor de meningsvormende fase: de carrousel (Wassenaar, Zwijndrecht en Castricum), en het forum (Brummen). In sommige gemeenten combineert men de meningsvormende met besluitvormende raadsvergadering (Naarden, Hardenberg en Voorst). Andere gemeenten combineren de drie fases op één of twee avo nden per maand: debat op dinsdag (Maassluis) en de raadsavond (Vlaardingen en Arnhem). Veel gemeenten die verandering in structuur hebben gezocht zonder daarbij de eigen cultuur en gewenste gedragsveranderingen daarin mee te nemen, merken nu dat het om oude wijn in nieuwe zakken gaat. Overeenkomsten en verschillen De verschillende modellen hebben dezelfde doelen: vroeger in het proces het contact leggen tussen raad en belanghebbenden; ervoor zorgen dat raadsleden zoveel mogelijk informatie zelf kunnen ve rgaren door met belanghebbenden, college en ambtenaren direct in gesprek te gaan, de toegankelijkheid van de raad en de levendigheid (meer debat) van de politiek vergroten. De rode draad in alle modellen is dezelfde, namelijk het onderscheiden van de drie fases van oriëntatie/informatievergaring - meningsvorming - besluitvorming. De verschillen zitten vooral in de vorm: in sommige gemeenten zijn de "oude" commissies afgeschaft en is er een soort tweedeling gemaakt in oriënterende bijeenkomsten en een tweeledige raadsvergadering (eerst een gedeelte meningsvormend en daarna besluitvormend); in andere gemeenten zijn er nog wel tussen oriënterende bijeenkomsten en de besluitvormende raadsvergadering nog commissieachtige vormen (soms nog commissie genaamd, maar ook "de ronde" of "forum"). In tijd verschilt ook de aanpak: sommige gemeenten laten alle drie fases op één avond plaatsvinden, andere kiezen ervoor om de oriënterende bijeenkomsten op één avond te laten plaatsvinden en de meningsvorming en besluitvorming op één avond; tenslotte zijn er ook gemeenten die alle drie vormen op een eigen avond laten plaatsvinden. Analyse van de waarnemingen en verkenningen bij andere gemeenten Of de verschillende vormen het beoogde effect hebben, verschilt sterk naar omvang, cu ltuur en stijl per gemeente en raad. Vooral cultuur en stijl bepalen het succes en niet zozeer de gekozen vorm. Belangrijk is dat de keuze niet de keuze moet zijn om een andere vorm te introduceren, maar de keuze moet zijn om anders te willen werken. De keuze om eerder met bewoners en belanghebbenden, collegeleden en ambtenaren om de tafel te gaan zitten of direct in gesprek te gaan, bewerkstelligt zeker al een verandering, die in veel gemeenten als
positief wordt ervaren. In de tot nu toe gehouden evaluaties komt deze positieve ervaring naar voren. Belangrijkste winstpunten die blijken uit onze waarnemingen zijn: *bewoners ervaren de sterkere inzet op de oriëntatiefase als een toegankelijker en opener werkwijze; *belanghebbenden voelen zich in deze werkwijze beter gehoord; *raadsleden kunnen in een vroeger stadium informatie vergaren en vragen stellen; *onderwerpen gaan in meningsvormende en besluitvormende fase meer leven en ve rzanden minder in technische vragerij; *in de meningsvormende fase ontstaat meer uitwisseling tussen raadsleden, omdat zij al over de benodigde informatie beschikken; *het college en de organisatie kunnen, op basis van de informatievoorziening in de oriënterende fase, veel doelgerichter en compacter hun voorstellen aanleveren; *de raadsvergadering is veel minder een herhaling van wat al is besproken in de meningsvormende fase; *het aantal vergaderingen is in verschillende gemeenten gedaald. Belangrijkste leerpunten zijn: *structuurverandering en cultuurverandering gaan niet zomaar hand in hand; een vera ndering in vergaderstijl en -gedrag en in vaardigheden (bijv. voorzitten en luisteren, samenvatten & doorvragen) van raadsleden is een belangrijke succesfactor, die je niet mag verwaarlozen; als daaraan weinig aandacht wordt besteed, leidt een verandering in werkwijze tot oude wijn in nieuwe zakken; *een goede planning en agendering ontbreekt nog te vaak; gevolg is dat daardoor de behandeling van voorstellen in tijdnood kan komen en de afhandeling ervan (onnodig) vertraagt; *de druk op kleine fracties is groot bij gelijktijdig lopende bijeenkomsten; de inzet van burgerraadsleden of steunfractieleden kan helpen, maar moet dan wel mogelijk zijn; de communicatie en informatievoorziening over de nieuwe werkwijze naar buiten is vaak nog te "introvert" van karakter; daardoor worden bewoners te weinig geënthousiasmeerd om naar bijeenkomsten toe te komen. Welke afwegingen zie je een rol spelen bij de keuze voor een nieuwe werkwijze: * vergroten van de toegankelijkheid en transparantie van beleids- en beslisprocessen; * uitnodigend voor bewoners en belanghebbenden om eraan deel te nemen en passend bij de visie op burgerparticipatie van de betreffende gemeente; * versterken van de eigen mogelijkheden van raadsleden om informatie in te winnen; * voldoende waarborg bieden dat technische en informatieve vragen vooral in oriënteringsfase worden gesteld en - als gevolg daarvan - dus bevorderen dat de input voor meningsvorming en besluitvorming meer doelgericht en met helder geformuleerde beslispunten wordt aangeleverd; * voldoende ruimte voor onderlinge uitwisseling tussen raadsleden in de meningsvormende fase; * stimulans tot het echte politieke debat en instrumentgebruik in de besluitvormingsfase en tot meer levendigheid in en om de raad(szaal); * voldoende ruimte bieden voor invulling (en ontwikkelen) van alle rollen van de raad: kaderstellend, voldoende waarborg om op kaders op hoofdlijnen uit te komen? volksvertegenwoordigend, voldoende ruimte voor externe oriëntatie raadsleden? controlerend; kan de raad de uitvoering van beleid beter controleren? * doelmatiger qua vergaderintensiteit en gevraagde tijdsinvestering van de raadsleden; * een duidelijke nieuwe stap van een nieuwe raad (benutting van het momentum), maar houdt het wel hanteerbaar.