RIE Vragenlijst Editor

Handleiding RIE Vragenlijst Editor Versie 1.0 Datum: 29 oktober 2015 IT&Care B.V.

Inhoudsopgave 1. INLEIDING EN VERANTWOORDING... 3 2. OVERZICHT RIE VRAGENLIJSTEN... 4 3. AANMAKEN VAN EEN NIEUWE VRAGENLIJST... 5 3.1. BEWERKEN... 5 3.1.1. Toevoegen van modules aan een RIE vragenlijst... 6 3.1.2. Wijzigen/aanvullen van een module in de RIE vragenlijst... 7 3.1.3. Toevoegen van vragen aan een module in de RIE vragenlijst... 9 3.2. TESTEN... 18 3.3. PUBLICEREN... 18 4. AANPASSEN VAN EEN BESTAANDE VRAGENLIJST... 20 5. VERWIJDEREN VAN EEN VRAGENLIJST... 21 6. VERTALEN VAN EEN VRAGENLIJST... 22 IT&Care, Handleiding RIE Vragenlijst Editor, versie 1.0 2

1. Inleiding en verantwoording Dit is de handleiding voor het gebruik van de RIE Vragenlijst Editor binnen de RIE Manager. De RIE Manager is een door IT&Care ontwikkelde internet applicatie om RI&E s mee op te stellen, uit te voeren en te beheren, en klanten te ondersteunen in hun RI&E proces. In deze handleiding worden alle mogelijke functies van de RIE Vragenlijst Editor besproken. Hiermee bent u in staat om vragenlijsten, die de basis vormen voor uw risicoinventarisatie en -evaluatie aan te maken en te beheren. De functies worden beschreven voor een hoofdgebruiker. Dat is een gebruiker met de rol Applicatiebeheerder of Vragenlijstredacteur/Vragenlijsttester. Verbeteringen en uitbreidingen voor de RIE Vragenlijst Editor komen in volgende releases beschikbaar. Bij belangrijke wijzigingen wordt deze gebruikershandleiding hierop aangepast. Als u fouten ontdekt, of suggesties hebt voor verbetering van de handleiding of de RIE Vragenlijst Editor zelf, meld dit dan aan helpdesk@humancapitalcare.nl, we horen graag van u. Tip Handige gebruikerstips worden in het document in dit kader weergegeven. Let op! Waarschuwingen ten aanzien van het gebruik van de RIE Vragenlijst Editor worden in het document in dit kader weergegeven. IT&Care, Handleiding RIE Vragenlijst Editor, versie 1.0 3

2. Overzicht RIE vragenlijsten Alle RIE vragenlijsten die in de RIE Manager gebruikt worden, zijn terug te vinden onder de tab Beheer RIE-vragenlijsten. U heeft toegang tot deze tab als u binnen de RIE Manager over de rol Applicatiebeheerder, Vragenlijstredacteur of Vragenlijsttester beschikt. In dit overzicht worden alle bestaande RIE vragenlijsten getoond. Vanuit dit overzicht zijn diverse gegevens te vinden, waaronder de status, de versie en de taal. Het overzicht van de RIE vragenlijsten kan op alfabetische volgorde gesorteerd (oplopend of aflopend) worden. IT&Care, Handleiding RIE Vragenlijst Editor, versie 1.0 4

3. Aanmaken van een nieuwe vragenlijst Voor het toevoegen van een nieuwe vragenlijst klikt u op de knop +Toevoegen linksonder in het overzicht met alle RIE vragenlijsten. Tip Het maken van een nieuwe vragenlijst is een bewerkelijke activiteit. Het kan handig zijn om een bestaande vragenlijst als uitgangspunt te nemen en deze te bewerken. Dat bespaart u een hoop tijd! U kunt een vragenlijst kopiëren door bij een bestaande vragenlijst op de kopieerknop te klikken onder Acties. De vragenlijst wordt gekopieerd en is in de lijst zichtbaar onder dezelfde naam als de originele vragenlijst, gevolgd door de tekst: (kopie). Deze vragenlijst kan nu bewerkt worden. Let op: u kunt alleen gepubliceerde vragenlijsten kopiëren en waarvan de maker aangegeven heeft dat deze gekopieerd mogen worden. In het popup venster dat verschijnt, kunt u de naam en versie van de RIE vragenlijst opgeven. Bij de taal kunt u aangeven of u een Nederlandstalige of een Engelstalige vragenlijst wilt maken. Als u de gegevens in het popup venster heeft ingegeven, klikt u op de knop +Toevoegen en komt u in het bewerkingsmenu terecht. Het bewerken van de vragenlijst bestaat uit een aantal (optionele) stappen: 1. Bewerken 2. Vertalen (optioneel) (zie hoofdstuk 6) 3. Testen 4. Publiceren In de volgende paragrafen zullen de verschillende stappen (1,3 en 4) uitgebreid toegelicht worden. 3.1. Bewerken U kunt de RIE vragenlijst bewerken door vanuit de tab Start onder de titel Stap 1: Bewerken op de link Vragenlijst bewerken te klikken, of door direct naar de tab Bewerken te gaan. IT&Care, Handleiding RIE Vragenlijst Editor, versie 1.0 5

De vragenlijst kan nu de status In bewerking krijgen door op de knop Bewerken te klikken. 3.1.1. Toevoegen van modules aan een RIE vragenlijst De eerste stap is het toevoegen van één of meer modules aan de RIE vragenlijst. Deze modules kunnen worden toegevoegd door het niveau te selecteren waaronder de betreffende module moet worden gekoppeld en op de knop Nieuwe module te klikken. Let op! Indien er nog geen modules aangemaakt zijn, dient u het niveau Vragenlijst te selecteren om een nieuwe module aan te kunnen maken. Het is mogelijk om onder een module een submodule te koppelen. Het is niet mogelijk om een derde niveau onder deze submodules te koppelen. Geef de module een naam en klik op de knop +Toevoegen. De module is nu toegevoegd aan de RIE vragenlijst. IT&Care, Handleiding RIE Vragenlijst Editor, versie 1.0 6

3.1.2. Wijzigen/aanvullen van een module in de RIE vragenlijst Na het toevoegen van een module, kunt u de module verder uitbreiden met extra details. Dubbelklik op de module, of selecteer de module en klik op de knop Wijzigen om de module te openen. Door op de module te klikken, worden de details van de betreffende module getoond. Indien gewenst kunnen hier nog extra gegevens worden toegevoegd aan de module, zoals een toelichting, oplossingen en/of verwijzingen. Toevoegen van een toelichting Voor het toevoegen van een toelichting kan gebruik worden gemaakt van een rich text editor, dat betekent dat u de tekst naar eigen behoefte kunt opmaken. Naast de tekstopmaak, betekent dit ook dat u afbeeldingen en/of hyperlinks kunt toevoegen. IT&Care, Handleiding RIE Vragenlijst Editor, versie 1.0 7

Klik na aanpassen op de knop Klaar om de wijzigingen op te slaan. Toevoegen van een Oplossing Als u een Oplossing wilt toevoegen aan de module, klikt u op Oplossingen om dit onderdeel van de module te selecteren. Door op het + symbool aan de rechterkant te klikken, kunt u een oplossing toevoegen. In de rich text editor kunt u uw oplossing beschrijven. Als u klaar bent met het beschrijven van de oplossing, klikt u op de knop Klaar. U kunt meerdere oplossingen toevoegen. Als u alle oplossingen heeft toegevoegd, klikt u op de onderste knop Klaar om alle oplossingen op te slaan bij deze module. IT&Care, Handleiding RIE Vragenlijst Editor, versie 1.0 8

Toevoegen van een Verwijzing Voor het toevoegen van een verwijzing aan de module, selecteert u de sectie Verwijzingen door hierop te klikken. Ook hier kunt u door op het + symbool te klikken een nieuwe verwijzing toevoegen. U kunt de verwijzing een beschrijving meegeven, aangeven of deze binnen het huidige venster (inline) of in een popup venster (popup) moet worden getoond, en naar welke hyperlink wordt verwezen. Na het toevoegen van de verwijzing, klikt u op de knop Klaar om de verwijzing op te slaan. Net als bij oplossingen kunt u ook hier meerdere verwijzingen opnemen. Als u alle verwijzingen heeft beschreven, klikt u op de onderste Klaar knop om de wijzigingen op te slaan. 3.1.3. Toevoegen van vragen aan een module in de RIE vragenlijst Na het toevoegen van een module, kunnen de vragen aan de module worden toegevoegd. IT&Care, Handleiding RIE Vragenlijst Editor, versie 1.0 9

Bovenaan de module aan de rechterkant van het scherm, vindt u een + symbool waarmee u vragen kunt toevoegen aan de module. U kunt kiezen uit diverse soorten vragen, zoals een enkelvoudige of meervoudige vraag. Toevoegen van een enkelkeuze vraag Voor het toevoegen van een enkelvoudige vraag, klikt u op de optie Enkelkeuze vraag. Er wordt nu een enkelvoudige vraag aan de module toegevoegd. IT&Care, Handleiding RIE Vragenlijst Editor, versie 1.0 10

Voor deze vraag kunnen de volgende velden worden ingevuld: Titel: De titel van de vraag. Dit is de tekst die bijvoorbeeld getoond wordt in de blokjesnavigator bovenin beeld in de RIE Manager (bij tab Inventariseren, Evalueren en Maatregelen) en in de rapportage. Soort: De soort vraag. Er kan worden gekozen uit Bureau- of Filtervraag. Bij een Filtervraag wordt op basis van het antwoord bepaald of eventuele vervolgvragen getoond worden. Stelling: Dit is de daadwerkelijke vraag. Probleem: Beschrijving van het knelpunt. Toelichting: Eventueel kan hier een toelichting opgenomen worden om de vraag te verduidelijken. Daarnaast zijn de volgende onderdelen beschikbaar: Risicobepaling Door op het driehoekje ( voor Risicobepaling) te klikken, kan de soort, prioriteit en het gewicht van het risico aangegeven worden. Klik op het + symbool om het standaard risico aan te geven. Daarbij kan worden gekozen uit één van de volgende soorten risico s: IT&Care, Handleiding RIE Vragenlijst Editor, versie 1.0 11

- Standaard risico - Wfe risico - Fine Kinney risico Voor het standaard risico kan één van de volgende standaardwaardes opgenomen worden: Onbepaald, Laag, Gemiddeld, Hoog, Zeer Hoog. Voor het Wfe risico kan een waarde opgenomen worden voor: - Waarschijnlijkheid (Klein, Middelgroot, Heel groot) - Frequentie (Bijna nooit, Regelmatig, Voortdurend) - Effect (Hinder of letsel zonder verzuim, Gezondheidsschade of letsel met verzuim, Blijvende gezondheidsschade). Voor het Fine Kinney risico kan een waarde opgenomen worden voor: - Waarschijnlijkheid (Vrijwel onmogelijk, Praktisch onmogelijk, Zeer onwaarschijnlijk, Alleen op lange termijn mogelijk, Ongewoon maar mogelijk, Goed mogelijk, Zeer waarschijnlijk) - Frequentie (Zeer zelden, Enkele keren per jaar, Maandelijks, Wekelijks of incidenteel, Dagelijks tijdens werkzaamheden, Voortdurend) - Effect (Aanzienlijk eerste hulp noodzakelijk, Belangrijk lichamelijk letsel, Substantieel zware verwonding, Zeer ernstig dodelijk slachtoffer, Ramp meerdere doden, Catastrofe vele doden). IT&Care, Handleiding RIE Vragenlijst Editor, versie 1.0 12

Na het toevoegen van het soort risico en de waarde, klikt op de knop Klaar om de wijzigingen op te slaan. Daarnaast geeft u bij de risicobepaling het soort risico aan, de prioriteit en het gewicht. Als u alle gegevens heeft ingevoerd, klikt u op de knop Klaar om de gegevens op te slaan. Antwoordreeks Voor de antwoordreeks kan de keuze gemaakt worden tussen Ja Nee en Ja Nee Onbepaald. Ook wordt hier de polariteit van de vraag aangegeven. Als u de juiste waarde heeft ingevoerd, klikt op de knop Klaar om de wijzigingen IT&Care, Handleiding RIE Vragenlijst Editor, versie 1.0 13

op te slaan. Oplossingen Onder Oplossingen kunt u één of meerdere oplossingen opvoeren die het knelpunt op zouden kunnen lossen. Een oplossing kunt u toevoegen door op het + symbool rechtsboven te klikken. U kunt gebruik maken van een rich text editor om de tekst op te maken. Als u klaar bent met het toevoegen van een oplossing, klikt u op de knop Klaar. Als u alle oplossingen die u aan deze risicovraag had willen toevoegen heeft toegevoegd, klikt op de onderste Klaar knop om alle oplossingen op te slaan. Verwijzingen Ook bij een vraag kunt u, vergelijkbaar als bij modules, één of meerdere verwijzingen opnemen. Ook hier kunt u door op het + symbool te klikken een nieuwe verwijzing toevoegen. U kunt de verwijzing een beschrijving meegeven, aangeven of deze binnen het huidige venster (inline) of in een popup venster (popup) getoond moet worden en naar welke hyperlink verwezen wordt. Na het toevoegen van de verwijzing, klikt u op de knop Klaar om de verwijzing op te slaan. Net als bij oplossingen kunt u ook hier meerdere verwijzingen opnemen. IT&Care, Handleiding RIE Vragenlijst Editor, versie 1.0 14

Als u alle verwijzingen beschreven heeft, klikt u op de tweede Klaar knop om de wijzigingen op te slaan. Categorieën Tenslotte is er nog de mogelijkheid om aan een vraag een verwijzing naar relevante wetgeving toe te voegen. Hiervoor gebruikt u de knop Wet groep toevoegen. Als u op deze knop klikt, wordt er een extra onderdeel toegevoegd aan de vraag: Wet groep. Binnen dit onderdeel kunt u de gewenste gegevens opnemen: Wet: Een beschrijving van de relevante wetgeving. Voor deze beschrijving is een rich text editor beschikbaar. Hierdoor is het bijvoorbeeld mogelijk om ook een hyperlink naar de betreffende wetgeving op te nemen. Verplicht: Hier kunt u aangeven of er al dan niet een plicht bestaat om aan deze wetgeving te voldoen. Artikel: Hier kunt u artikelnummer(s) van de relevante wetgeving opgeven. IT&Care, Handleiding RIE Vragenlijst Editor, versie 1.0 15

Als u alle gegevens heeft ingevuld heeft, klikt u op de knop Klaar om de zojuist ingegeven gegevens op te slaan. IT&Care, Handleiding RIE Vragenlijst Editor, versie 1.0 16

Toevoegen van een meerkeuze vraag Klik op de optie Meerkeuze vraag. Er wordt nu aan de module een meerkeuze vraag toegevoegd. Het verschil met de enkelvoudige vraag is de mogelijkheid tot het opnemen van meerdere antwoordopties bij de vraag in plaats van een standaard ja/nee antwoord. Hiervoor gebruikt u het onderdeel Subvragen. Om een antwoordoptie toe te voegen, klikt u op het driehoekje voor Subvragen en vervolgens op het + symbool aan de rechterkant. U kunt nu uw antwoordoptie invullen. Vervolgens klikt u op de knop Klaar om de betreffende optie op te slaan. U kunt zoveel opties opgeven als u wenst door steeds op het + symbool te klikken naast Subvragen. Als u alle antwoordopties hebt toegevoegd, dan klikt u op de knop Klaar om deze op te slaan. Voor het toevoegen van de overige informatie bij de meervoudige vraag, kunt u de beschrijving van de enkelvoudige vraag volgen. Let op! Als u alle informatie heeft toegevoegd, vergeet dan niet de vragenlijst op te slaan door onderaan de pagina op de knop Opslaan te klikken. IT&Care, Handleiding RIE Vragenlijst Editor, versie 1.0 17

3.2. Testen Als u klaar bent met het maken of wijzigen van de RIE vragenlijst, heeft u de mogelijkheid om deze te testen voordat u deze beschikbaar stelt voor gebruik in een RI&E. Indien de te testen vragenlijst nog niet geopend is, open deze lijst vanuit het overzicht van de RIE vragenlijsten. Zorg ervoor dat de laatste wijzigingen aan de vragenlijst opgeslagen zijn. Ga vervolgens naar de tab Testen. Op het scherm wordt de status van de vragenlijst getoond. Om de vragenlijst vervolgens te testen, klikt u op de knop Testen. Er wordt een nieuw venster geopend waarin een RIE uitgevoerd kan worden op basis van de aangepaste vragenlijst. U kunt de RIE doorlopen en op deze manier de inhoud van de vragenlijst testen. Indien er nog wijzigingen benodigd zijn, kunt u terug naar de tab Bewerken en de gewenste wijzigingen doorvoeren. Als de vragenlijst goed is en er geen wijzigingen meer benodigd zijn, kunt u de vragenlijst publiceren. Na afloop van de test kunt u het venster met de test RIE afsluiten. Let op! Als u er geen nieuw venster geopend wordt, heeft u waarschijnlijk de popup blokkering aanstaan in uw browser. Zet de popup blokkering voor de RIE Manager uit om de vragenlijst te kunnen testen. 3.3. Publiceren Als de vragenlijst ingevoerd is en geen fouten meer bevat, kunt u de vragenlijst publiceren voor algemeen gebruik. Om een vragenlijst te publiceren, opent u de betreffende vragenlijst vanuit het overzicht van de RIE-vragenlijsten (indien nog niet geopend) en navigeert u naar het tabblad Publiceren. IT&Care, Handleiding RIE Vragenlijst Editor, versie 1.0 18

Op dit tabblad ziet u welke vragenlijst u gaat publiceren en wat de status van deze vragenlijst is. U kunt de vragenlijst publiceren door op de knop Publiceren te klikken. U krijgt nu een aantal opties waarmee u kunt aangeven voor wie deze vragenlijst gepubliceerd moet worden: de maker: De vragenlijst is alleen beschikbaar voor de gebruiker die de vragenlijst heeft gemaakt. de organisatie: De vragenlijst is alleen beschikbaar voor de organisatie welke geselecteerd is bij Publiceren voor organisatie. alle organisaties in sector: De vragenlijst is algemeen beschikbaar voor alle bestaande en nieuwe organisaties die aan de sector toegevoegd zijn of worden. Ook kunt u aangeven of de vragenlijst al dan niet gekopieerd mag worden. Nadat u de juiste opties hebt ingevuld, kunt u de vragenlijst publiceren door op de knop Vragenlijst publiceren te klikken. De vragenlijst is nu beschikbaar voor gebruik in een nieuw op te zetten RIE. IT&Care, Handleiding RIE Vragenlijst Editor, versie 1.0 19

4. Aanpassen van een bestaande vragenlijst Als u geen nieuwe vragenlijst wilt maken, maar een bestaande vragenlijst wilt aanpassen, dan dient u hiervoor de volgende stappen te ondernemen. Ten eerste gaat u naar het overzicht van de RIE-vragenlijsten op de tab Beheer RIEvragenlijsten en selecteert u de vragenlijst die u wilt aanpassen. Als de vragenlijst gepubliceerd is, gaat u naar de tab Publiceren en klikt u op de knop Vragenlijst de-publiceren om de vragenlijst beschikbaar te maken voor wijzigingen. Vervolgens gaat u naar de tab Bewerken om de gewenste wijzigingen door te voeren. Een uitgebreide beschrijving van de mogelijkheden bij het maken of wijzigen van de vragenlijst, kunt u vinden in hoofdstuk 3. Als u de wijzigingen hebt doorgevoerd, kunt u dezelfde stappen doorlopen als bij het aanmaken van een nieuwe vragenlijst voor het beschikbaar maken van de gewijzigde vragenlijst (Zie hoofdstuk 3 en hoofdstuk 4 voor verdere uitleg omtrent het testen en publiceren van vragenlijsten). Let op! U kunt alleen wijzigingen aanbrengen in vragenlijsten die door uzelf zijn aangemaakt en nog niet in gebruik zijn bij één of meerdere RIE s. Indien een vragenlijst al in gebruik is bij een RIE, kunt u een kopie van de vragenlijst maken en daarin wijzigingen aanbrengen. Deze vragenlijst kunt u als nieuwe versie publiceren zodat nieuw aan te maken RIE s op basis van deze gewijzigde vragenlijst gemaakt kunnen worden. IT&Care, Handleiding RIE Vragenlijst Editor, versie 1.0 20

5. Verwijderen van een vragenlijst U kunt vragenlijsten ook verwijderen uit de RIE Manager. Niet alle vragenlijsten kunnen worden verwijderd. Alleen de door uzelf aangemaakte vragenlijsten die nog niet in gebruik zijn bij een RIE, kunnen worden verwijderd. Voor het verwijderen van een vragenlijst dienen de volgende stappen te worden doorlopen: Navigeer naar het overzicht met de RIE vragenlijsten op de tab Beheer RIEvragenlijsten; Klik op het prullenbak-icoon achter de vragenlijst die u wilt verwijderen; Klik vervolgens op de knop Verwijderen in het popup venster dat verschijnt. De vragenlijst is nu uit de RIE Manager verwijderd. Tip U kunt ook de vragenlijst verbergen. De vragenlijst kan dan niet meer worden gebruikt voor nieuwe RIE s, maar blijft wel beschikbaar voor RIE s die al gestart zijn op basis van deze vragenlijst. U kunt een vragenlijst verbergen door de vragenlijst te openen en naar de tab Publiceren te gaan en daar op de knop Verbergen te klikken. Wilt u vervolgens toch de vragenlijst weer beschikbaar maken, dan kunt u op de tab Publiceren van de verborgen vragenlijst op de knop Opnieuw tonen klikken. De vragenlijst is dan weer beschikbaar voor nieuw te starten RIE s IT&Care, Handleiding RIE Vragenlijst Editor, versie 1.0 21

6. Vertalen van een vragenlijst De RIE Manager is een applicatie die meertaligheid ondersteunt (Nederlands/Engels). Een gebruiker van de RIE Manager kan bij de Instellingen gebruiker een keuze maken uit de taal waarin de applicatie getoond moet worden. Indien een nieuwe vragenlijst wordt toegevoegd, of een bestaande vragenlijst gewijzigd, is het ook belangrijk om deze vragenlijst meertalig beschikbaar te maken, om te voorkomen dat de vragen niet in de juiste taal getoond worden. Als u de Engelstalige applicatie gebruikt, zullen de vragenlijsten alleen Engelstalige vragen tonen als deze ook daadwerkelijk door uzelf zijn toegevoegd. Om een vragenlijst te vertalen, dient u de volgende stappen te doorlopen: Ga naar het overzicht van de RIE-vragenlijsten op de tab Beheer RIEvragenlijsten. In dit overzicht is ook te zien wat de standaard taal is en welke vertalingen er voor deze vragenlijst beschikbaar zijn. Open de vragenlijst die u wilt vertalen. Ga naar de tab Vertalen. IT&Care, Handleiding RIE Vragenlijst Editor, versie 1.0 22

Selecteer de doeltaal waarnaar u de vragenlijst wilt vertalen en selecteer de basistaal waaruit de vragenlijst vertaald moet worden. Selecteer vervolgens de module die u wilt vertalen en klik op de knop Vertalen onderaan het scherm. IT&Care, Handleiding RIE Vragenlijst Editor, versie 1.0 23

U kunt in het scherm dat opent de vertalingen doorvoeren van de verschillende elementen in de vragenlijst. Als u alle vertalingen heeft doorgevoerd, klikt u op de knop Opslaan onderaan de pagina, of op de knop Terug om de wijzigingen op te slaan en direct te navigeren naar de vorige pagina. Als u alle vertalingen heeft doorgevoerd, klikt u op de knop Vertaling publiceren om de vertaalde vragenlijst beschikbaar te maken. IT&Care, Handleiding RIE Vragenlijst Editor, versie 1.0 24

Let op! Als u de vertaalde vragenlijst wilt testen, zorg ervoor dat de taalinstelling van de applicatie in de te testen taal staat ingesteld, voordat u de vragenlijst gaat testen. Bijvoorbeeld: U heeft een Nederlandstalige vragenlijst vertaald naar het Engels. Zet de taalinstelling van uw applicatie eerst op English voordat u via de tab Testen de vragenlijst gaat testen. IT&Care, Handleiding RIE Vragenlijst Editor, versie 1.0 25