5S Guide Hoe pas je 5S toe in de praktijk? 1
Het 5S-programma is ontwikkeld om verspillingen te reduceren. Denk aan verspillingen als zoektijd of het herstellen van fouten. Met de stappen van 5S kun je een gestructureerde werkomgeving creëren, of die nu fysiek of digitaal is. Naast het verminderen van verspillingen creëer je met 5S een omgeving waarin continu verbeteren mogelijk is doordat afwijkingen zichtbaar worden. Met 5S kun je effectiever werken en richt je je werkomgeving zo in dat jij en je collega s er prettig kunnen werken. Waar helpt deze guide je bij? Deze guide legt uit hoe je een 5S-actie in de praktijk kunt brengen. Daarna weet je: hoe je een 5S-actie voorbereidt hoe je een 5S-actie uitvoert hoe je een 5S-actie borgt Afhankelijk van de tijd die je hebt, is de doorlooptijd van één 5S-actie enkele dagen tot twee weken. 2
Warming up Hoe voer je een 5S-actie uit? Welke stappen doorloop je om te komen tot een omgeving waarin afwijkingen transparant worden en die continu verbeteren mogelijk maakt? Een 5S-actie bestaat uit vier stappen, die elk in de volgende hoofdstukken worden toegelicht: Stap 1. Verdieping in het 5S-model Zorg dat je de ins en outs van het model leert kennen, of deze even opfrist. Vanaf pagina 4 Stap 2. De voorbereiding van de 5S-actie Zorg ervoor dat de juiste mensen aanwezig zijn, bestel de juiste materialen en bereid zo nodig een kick-offsessie voor. Stap 4. De borging van de nieuwe standaard Borg dat er wordt gemonitord en dat de nieuwe standaard wordt gevolgd. Wordt van de standaard afgeweken? Dan heb je op die manier geregeld dat deze afwijking leidt tot een nieuwe verbetering. Vanaf pagina 10 Checklist Blok tijd in je agenda voor de voorbereiding (minimaal twee uur) Blok tijd in je agenda voor de sessie zelf (minimaal twee uur) Blok tijd in je agenda om het effect te monitoren (één keer per maand in het eerste half jaar, daarna kan de frequentie waarschijnlijk naar beneden) Vanaf pagina 6 Stap 3. De 5S-actie zelf Begin met het bepalen wat de 5S-actie moet opleveren en meet de bestaande situatie ten opzichte van dat doel. Daarna doorloop je met de juiste mensen de vijf S en. Vanaf pagina 7 3
Stap 1 Verdieping in het 5S-model Ken jij alle ins en outs van 5S? Het is belangrijk dat je zelf het model in je hoofd hebt, maar ook dat je het aan de klant die je gaat interviewen goed kunt uitleggen. Daarom nog even op een rij: Waarom is 5S zo n belangrijke Lean-tool? Het doorlopen van de vijf S en leidt tot een gestandaardiseerde omgeving. Een verbetering wordt geborgd in een nieuwe werkwijze, oftewel de nieuwe standaard. Vanuit deze nieuwe standaard verbeter je weer verder. Standaardisatie is de wig die ervoor zorgt dat continue verbetering echt continu is én blijft. Als je een groep collega's die hetzelfde proces allemaal anders uitvoeren vraagt "wat moet er beter?" is de kans groot dat ze geen gezamenlijk antwoord kunnen geven. De eerste vraag die dan beantwoord moet worden is: "welke van deze verschillende werkwijzen is de basis voor onze verbetering?" Zodra er een standaard afgesproken is, dan verandert die als het goed is snel. Continu verbeteren betekent dat de best bekende werkwijze verandert en dus dat de standaard mee moet veranderen. Het doorlopen van de vijf S en leidt tot een gestandaardiseerde werkomgeving. We maken deze standaard visueel. Hierdoor zijn afwijkingen van de standaard meteen inzichtelijk. Zo n overzichtelijke werkomgeving reduceert verspillingen. Bijvoorbeeld doordat je minder voorraad hebt, minder hoeft te zoeken naar materialen of fouten in het bestelproces meteen zichtbaar worden. Het kan natuurlijk iemand er bewust voor kiest de standaard niet te volgen. Ook dit valt nu meteen op, wat een mooie gelegenheid biedt samen verder onderzoek te doen. Misschien heeft die gebruiker namelijk een betere werkwijze gevonden! Anders had hij/zij waarschijnlijk beter wel de standaard kunnen volgen. Wat betekenen de vijf S en? Bij een 5S-actie doorloop je vijf stappen die beginnen met de letter S: Scheiden Je begint met het afscheid nemen van producten die je niet nodig hebt in de ruimte. Bedenk bijvoorbeeld of je iets dagelijks, wekelijks of af en toe gebruikt. Wanneer je iets niet wekelijks gebruikt, kun je je af vragen of het wel op voorraad moet zijn. Het liefst voer je deze stap met alle gebruikers van de ruimte samen uit. Dit kan alleen niet altijd. Geef de overige gebruikers dan nog wel tijd om mee te beslissen of de producten waar jij afscheid van wilt nemen ook echt weg kunnen volgens hen. Elke fysieke of digitale ruimte waar je samen met je collega s gebruik van maakt, is geschikt om te 5S en. Dit kan een kantoorzaal zijn, een voorraadkast of voorraadhok. Maar ook een werkvoertuig, zoals een werkbusje met gereedschap en materiaal of een ambulance is een werkruimte die je kan 5S en. Digitaal kan de werkruimte een harde schijf zijn die een groep collega s samen gebruikt, of informatie in een bepaald programma. Schikken De volgende stap is het opnieuw indelen van de ruimte. De spullen met een functie in de nieuwe ruimte krijgen de juiste plek. Dit betekent dus dat ze niet per se op dezelfde plek teruggezet worden. Denk goed na over wat de juiste plek is. 4
Leg bijvoorbeeld spullen voor één handeling die vaak uitgevoerd wordt bij elkaar in de buurt. Spullen die vaak gebruikt worden, leg je bij voorkeur op ooghoogte en makkelijk toegankelijk. Zware spullen zet je bij voorkeur niet te hoog, maar ook niet te laag. Gebruikers moeten vaak wennen aan de nieuwe plek. Na deze stap kost het vaak (tijdelijk) meer tijd om materialen te vinden. Geef de gebruikers de tijd om hieraan te wennen en leg hen uit dat dit erbij hoort. Schoonmaken 5S wordt vaak geïnterpreteerd als een schoonmaakactie. Maar deze stap heeft meerdere functies! Allereerst inspecteer je tijdens het schoonmaken meteen het materiaal. Functioneert het nog naar behoren? Daarnaast lokt een schone en opgeruimde ruimte uit deze in stand te houden. Je gooit namelijk makkelijker een papiertje op straat wanneer deze al vol ligt met afval, dan wanneer deze brandschoon is. Tot slot: in een schone, opgeruimde ruimte zie je veel sneller een afwijking. Dit laatste is een belangrijk doel van 5S! Standaardiseren In deze stap geef je invulling aan de standaardisatie. Je visualiseert hier de best bekende werkwijze, zodat deze door alle gebruikers gevolgd kan worden. Maak de kans zo klein mogelijk dat gebruikers afwijken van deze werkwijze. Standhouden Om te voorkomen dat je weer terugvalt in oud gedrag, is het belangrijk de nieuwe standaard te borgen. Het goed visualiseren van de standaard is de eerste stap. Het regelmatig uitvoeren van audits op dit thema helpt hierbij. Deze audits moeten leiden tot verbeteringen, niet tot een beoordeling van gebruikers. Wat zijn de valkuilen? 1. De gebruikers worden niet betrokken bij de 5S-actie, waardoor ze de nieuwe werkwijze niet gaan hanteren (accepteren). 2. Er wordt heel enthousiast begonnen, maar men vergeet om een 0-meting te doen en dus is na afloop onduidelijk wat de actie opgeleverd heeft. 3. De stappen zoals beschreven worden niet allemaal (geheel) doorlopen. 4. De impact wordt niet gemeten, waarmee je niet weet of de 5S-actie succesvol was. 5. Successen worden niet gevierd. Dit is een gemiste kans om de verbeterenergie te behouden en vergroten. 5
Stap 2 Voorbereiding 5S-actie Met wie? Denk goed na over wie je nodig hebt om de actie tot een succes te maken. Dat zijn sowieso de gebruikers van de ruimte, of een afvaardiging daarvan. Het kan helpen wanneer de leidinggevende ook meehelpt. Door voorbeeldgedrag laat de leidinggevende zo zien hoe waardevol deze actie voor het bedrijf is. Bespreek vooraf wie welk onderdeel van de kick-off presenteert! Checklist Zijn de juiste personen aanwezig tijdens de sessie? Zijn de benodigde materialen aanwezig? Heb je de kick-off goed voorbereid? Verder kan het goed zijn een medewerker te betrekken die de materialen in de ruimte aanvult. Wat heb je nodig? Om de vijf S en te doorlopen heb je nodig: fotocamera (mobiel is prima); lamineerapparaat & lamineerfolie; scharen; stiften; vloertape; gekleurd tape; rode en groene stickers; schoonmaakmaterialen; computer; en printer. Kick-off voorbereiden Houd, voordat je gaat starten met de 5Sactie een energieke kick-off met de groep met wie je aan de slag gaat. Bespreek tijdens deze kick-off de volgende onderdelen: 1. Zingeving en doel. Waarom is deze actie belangrijk voor ons? Welk doel willen we bereiken? Welk probleem lossen we hiermee op? 2. Toelichting van de vijf stappen. Gebruik de uitleg die hier eerder is gegeven als basis. 3. Korte instructie van wat jullie gaan doen. Gebruik het volgende hoofdstuk als basis om aan de slag te gaan. 6
Stap 3 De 5S-actie uitvoeren Doe een nulmeting Je gaat met een aantal mensen een inspanning leveren. Het is belangrijk te weten of die inspanning ook de gewenste is. Bespreek daarom voor je verder gaat het probleem met de betrokkenen en doe een nulmeting op het probleem. Twee voorbeelden om dit te illustreren: Het doel is de zoektijd reduceren. Dan is het belangrijk dat je eerst meet hoeveel tijd het zoeken nu kost. Het doel is de hoeveelheid voorraad te reduceren. Meet dan eerst hoeveel voorraad er nu is. Scheiden Schikken Alles wat je in de eerste stap hebt gehouden, berg je geordend op: 1. Bepaal de beste locatie voor gereedschap, hulpmiddelen en ander materiaal (binnen reikafstand). 2. Bepaal de juiste hoeveelheid voorraad. Doe dit op basis van verbruik en niet op basis van hoeveel je kwijt kan. 3. Laat de gebruiker zijn/haar werkplek optimaal indelen. Een plaats voor alles en alles op zijn plaats Visuele controlemiddelen geven informatie over de werkplek: Gooi weg wat je niet (meer) gebruikt: 1. Maak foto s van de beginsituatie. 2. Bepaal wat noodzakelijk is op de werkplek en geef deze spullen een groene sticker. Verwijder al het overige en geef die spullen een rode sticker. De twijfelgevallen krijgen een gele sticker. 3. Wijs een red tag area aan: een plaats aan waar je de verwijderde materialen tijdelijk bewaart. Van de spullen met gele stickers is nog niet duidelijk of het weg kan. Laat deze staan en ontdek de komende tijd of je ze wilt behouden. Ben je niet met iedereen bij elkaar en moet je nog checken of spullen weg kunnen? Zet ze dan in de red tag area. Eruit halen kan altijd nog. Spreek wel af hoe lang iets maximaal in de red tag area blijft staan. Bijvoorbeeld: De andere collega s krijgen nog twee weken de tijd om te bepalen of het weg mag. Schoonmaken Zorg ervoor dat alles er echt netjes en schoon uitziet (in een schone ruimte valt een afwijking sneller op). Inspecteer alle spullen en onderhoud ze: 1. Maak de gehele werkplek schoon. 2. Verwijder vervuilingsbronnen en defecten. 3. Breng na elke werkdag de werkplek met gereedschappen terug in de oorspronkelijke staat. 4. Zorg ervoor dat alle materialen en machines functioneren. 5. Zorg voor passende schoonmaakmiddelen. En maak iedereen bekend met de werkwijze. 7
Als alles in topconditie is functioneren de materialen zoals ze moeten Schone werkplekken vermijden frustratie en stress. Dagelijks schoonmaken is een deel van het normale werk (bijhouden) Maak de beste manier de makkelijkste manier Borg de eerste drie stappen en ontwikkel een discipline voor 5S Bepaal de basis voor verdere verbetering Standhouden Standaardiseren Nu alles netjes is, moeten we er samen voor zorgen dat het zo blijft. Hoe standaardiseren we deze situatie? 1. Definieer met elkaar een gestandaardiseerde aanpak. 2. Maak visueel waar wat moet staan en in welke hoeveelheid. Gebruik foto s, kleuren en labels. 3. Maak schaduwborden voor veel gebruikt gereedschap. Een schaduwbord is een tekening van de vorm van het gereedschap, waardoor je in één oogopslag ziet waar iets moet hangen of wat er mist. 4. Bepaal wat gedaan moet worden op reguliere basis voor het aanvullen en onderhouden van de werkplek. 5. Bepaal de beoogde frequentie. Wat doe je dagelijks, wekelijks, maandelijks en halfjaarlijks? 6. Maak gestandaardiseerde checklijsten en wijs verantwoordelijken aan. 7. Richt een Kanban-systeem in om de bevoorrading pull in te richten. Om te voorkomen dat het effect van de vorige stappen verwatert is, ga je nu standhouden : 1. Zorg voor discipline en spreek elkaar aan. 2. Ontwikkel voorschriften voor een 5Saudit. 3. Wijs verantwoordelijken aan, plan regelmatig audits in en voer deze strikt uit. 4. Betrek gebruikers, toezichthouders en managers regelmatig bij de 5S-audits. 5. Communiceer de resultaten van de audits. Implementeer het auditproces Betrek iedereen en ontwikkel 5Sgewoontes De audits zijn er niet om gebruikers af te rekenen, maar om afwijkingen te signaleren die kunnen leiden tot een verbeterde standaard 8
5S in een digitale omgeving Ook in een digitale omgeving kun je 5S toepassen. Bijvoorbeeld om de zoektijd naar documenten te verminderen. Doorloop daarvoor de 5S-stappen en gebruik de volgende punten als inspiratie: 1. Heb je alle documenten nodig? 2. Is de mappenstructuur voor iedereen duidelijk? 3. Kan iedereen bij de gezamenlijke documenten of staan ze alleen lokaal? 4. Bewaart en archiveert iedereen de op dezelfde manier? 5. Kun je binnen 30 seconden het gewenste bestand terugvinden? Spreek een vaste codering af voor de bestandsnamen, bijvoorbeeld 20120217 5S-training lean consultants V1.0 Evalueren van het effect Nu is het tijd om te te evalueren of de verwachte impact bereikt is: 1. Herhaal de meting die je vooraf hebt gedaan als nulmeting. 2. Bekijk het verschil met de huidige situatie. 3. Vier een eventueel succes! 4. Neem maatregelen op de eventuele verbeterpunten. Checklist 5S Gezamenlijk probleem geformuleerd Nulmeting uitgevoerd Stap scheiden is doorlopen Stap schikken is doorlopen Stap schoonmaken is doorlopen Stap standaardiseren is doorlopen Stap standhouden is doorlopen Meting uitgevoerd om de impact te evalueren Eventuele successen zijn gevierd en er is bijgestuurd 9
Stap 4 Borging van het effect in de praktijk In deze stap gaan we nog wat dieper in op de laatste S : Standhouden. Dit doen we omdat deze stap vaak minimaal of helemaal niet uitgevoerd wordt. Deze stap is belangrijk bij het zorgen voor continue verbeteringen. Checklist De frequentie van audits is bepaald Er is bepaald wie de audits gaat uitvoeren Er is een eigenaar aangewezen voor de verbetermaatregelen Er is een 5S-auditformulier beschikbaar De frequentie van de audits bepaal je met elkaar. Wordt er steeds beter standgehouden? Dan kan de frequentie na verloop van tijd worden afgebouwd. Weetje: Japanse bedrijven 5S hebben omarmd, houden helemaal geen audits omdat standhouden daar normaal collectief gedrag is. Maak het doen van audits leuk. Betrek gebruikers bij de audits. Laat teams bijvoorbeeld elkaar beoordelen en wijs het team dat de meeste afwijkingen signaleert aan als winnaar. Je meet tijdens deze audits om te verbeteren, niet om te bewijzen en te veroordelen. Het vinden van afwijkingen is fijn! Dit is namelijk een kans om verder te verbeteren, waardoor medewerkers en klanten nog tevredener worden. Op de volgende pagina s vind je voorbeelden van een 5S-auditformulier. Pas deze aan voor je eigen situatie. 10
5S-Audit (voor productie) Werkplek: Uitgevoerd door: Datum: 0: Erg veel afwijkingen 2: Weinig afwijkingen 4: Perfecte score 5S cat Onderdeel Beoordeling* Alle machines en andere apparaten op de werkplek worden wekelijks gebruikt. Subtotaal Alle gereedschappen, matrijzen, houders, e.d. worden wekelijks gebruikt. Alle materialen en onderdelen worden wekelijks gebruikt. Elke standaard wordt minimaal eens per maand gebruikt. Alle niet gebruikte zaken zijn zichtbaar gestickerd of gemarkeerd. Looppaden en opslagplaatsen zijn met lijnen gemarkeerd. Sub- Alle opslagplaatsen hebben een overzicht van wat er moet liggen. totaal Alle opslagplaatsen hebben plaats- en artikelaanduidingen. Minimaal en maximaal toegestane aantallen zijn duidelijk aangegeven. Gereedschappen en hulpmiddelen zijn slim gerangschikt en gemakkelijk te pakken en terug te leggen. Het gehele werkgebied is opgedeeld in verantwoordelijkheidsgebieden en duidelijk toegewezen. Subtotaal Alle vloeren zijn schoon (vrij van olie, water, vuil, enz.). Alle machines en apparaten worden schoongehouden en zijn vrij van olie, materiaal, stof, enz. Operators combineren inspectie en schoonmaken als onderdeel van het (dagelijks) onderhoud. Operators houden hun werkgebied continu en uit zichzelf schoon. Afspraken over de eerste drie S en zijn vastgelegd en gevisualiseerd. Sub- Ieder bevoegd persoon kan elk gereedschap, materiaal of document totaal binnen 30 sec. vinden. Afwijkingen van opslagmethoden en instellingen zijn in één oogopslag duidelijk. Alle standaarden zijn helder vastgelegd, gevisualiseerd en worden regelmatig gebruikt. De voortgang van het werk (de primaire processen) is in één oogopslag duidelijk. Iedereen is getraind en getest in standaarden. Sub- Iedereen houdt zich aan alle opslag- en bestelmethoden. totaal Iedereen is punctueel t.a.v. pauzes en afspraken. Standaarden worden regelmatig gecontroleerd en herzien. Alle activiteiten- informatieborden zijn up-to-date en worden regelmatig herzien. * Omcirkel de passende waarde Totaal
5S-Audit (voor kantoren) Werkplek: Uitgevoerd door: Datum: 0: Erg veel afwijkingen 2: Weinig afwijkingen 4: Perfecte score 5S cat Onderdeel Beoordeling* Alle materialen in de kasten worden maandelijks gebruikt. Sub- Alle materialen op bureaus en in laden worden dagelijks/wekelijks gebruikt. totaal Alle onnodige materialen, documenten, voorraden, enz. zijn als zodanig zichtbaar gestickerd of gemarkeerd. De afspraken voor het opruimen van onnodige zaken zijn bij iedereen bekend. Elke standaard wordt minstens eens per maand toegepast. Alle kasten en voorraden hebben plaats- en artikelaanduidingen. Sub- Alle documenten en voorraden hebben een eigenaar/beheerder. totaal Alle documenten en apparaten hebben vaste plaatsen en liggen daar ook. Publicatie- en informatieborden hebben vaste indelingen. Alle documenten en voorraden zijn slim gerangschikt en gemakkelijk te pakken en terug te leggen. Alle vloeren zijn schoon, vrij van spullen/papier en in orde. Sub- Aan het einde van elke dag zijn alle bureaus en werktafels leeg. totaal Alle afvalbakken worden geleegd voor ze overlopen. Aangewezen personen zijn verantwoordelijk voor schoonmaakwerkzaamheden en opruimen. Medewerkers houden uit zichzelf, volgens vaste regels, werkplekken en vloeren bij en ruimen op. Ieder bevoegd persoon kan elk document binnen 30 sec. vinden. Sub- Voorraden en afwijkingen worden in één oogopslag gecontroleerd. totaal Alle standaarden zijn helder vastgelegd, gevisualiseerd en worden regelmatig gebruikt. Alle archiefprocedures zijn duidelijk waarneembaar op de plaats waar deze worden gebruikt. De voortgang van de primaire processen is in één oogopslag duidelijk. Iedereen komt afspraken altijd na. Sub- Alle documenten worden juist gearchiveerd en consequent op de juiste tijd totaal opgeruimd. Regelmatig worden verbetermemo s geschreven, waarop altijd binnen 1 week wordt gereageerd. Standaarden worden regelmatig geëvalueerd en herzien. Alle activiteiten- en informatieborden zijn up-to-date en worden regelmatig herzien. * Omcirkel de passende waarde Totaal 12