Handleiding 2019
Het Safety Register Het Safety Register is een uniek, online handboek waarmee u altijd en overal inzicht hebt in de actuele wet- en regelgeving en de mate waarin u hieraan voldoet. Alle benodigde documenten worden overzichtelijk weergegeven. Het systeem bevat een planning en signaleringsfunctie zodat u altijd goed voorbereid bent op keuringen en inspecties. Het Safety Register: door de regels het gebouw weer zien.
Inhoudsopgave 1. Inleiding... 4 1.1 Technische eisen... 4 2. Inloggen... 5 2.1 Wachtwoord vergeten... 6 3. Updates wet- & regelgeving... 7 3.1 Quicklinks... 8 3.2 Subnavigatie... 8 4. Alerts... 9 5. Handboek... 10 6. Percelen... 12 6.1 Perceel toevoegen... 12 6.2 Objecten in perceel... 13 6.3 Gebruikers in perceel... 14 7. Object pagina... 15 7.1 Kadastrale gegevens... 16 7.2 Gebruikers in object... 16 7.3 Alerts... 17 7.4 Elementen in object... 18 7.5 Element toevoegen... 18 7.6 Import assets... 20 7.7 Managementrapportage... 20 8. Element... 21 9. Planning... 24 10. Gebruikers... 25 10.1 Gebruikers toevoegen... 26 10.2 Gebruikersrollen... 26
1. Inleiding Het Safety Register is een digitaal handboek voor het beheren van alle afspraken, acties en documenten t.b.v. technische, gebouwgebonden installaties. Per gebouw (object) wordt een specifieke checklist gemaakt. Vervolgens worden de documenten en afspraken m.b.t. de installaties in het systeem ingevoerd. Met het Safety Register kan er gecommuniceerd worden tussen de eigenaar of beheerder van het gebouw en de vele instanties die controles uitvoeren en documenten aanleveren. Door het controlesysteem geeft het Safety Register aan wanneer er deadlines naderen, worden overschreden of indien de documentatie niet compleet is. Op deze manier zorgt u ervoor dat u voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. In deze handleiding wordt stapsgewijs uitgelegd hoe u met het Safety Register kunt werken. 1.1 Technische eisen Het Safety Register werkt het best via webbrowser Mozilla Firefox of Google Chrome.
2. Inloggen 1. Om toegang te krijgen tot het Safety Register gaat u naar de volgende webpagina: https://safetyregister.nl/<klantnaam> 2. Vul uw klantnaam in. Indien deze niet (meer) bekend is, kunt u een mail naar servicedesk@safetyregister.eu sturen voor een nieuwe klantnaam. 3. Beginscherm: 4. Vul hier het gebruikersnaam (e-mail) en wachtwoord in en klik op Login.
2.1 Wachtwoord vergeten Kies Wachtwoord vergeten?. Op het volgende scherm vult u uw e-mailadres in. U ontvangt een e-mail met instructies zodat u uw wachtwoord opnieuw kunt instellen.
3. Updates wet- & regelgeving Nadat u bent ingelogd, komt u in het overzicht Updates wet- & regelgeving. Hier worden updates getoond van wijzigingen in de wet- en regelgeving.
3.1 Quicklinks Aan de linkerkant ziet u de quicklinks om snel naar de volgende pagina s te gaan: Alerts, Handboek, Percelen, Planning, Gebruikers. Deze quicklinks staan op elke pagina: 3.2 Subnavigatie Onder de quicklinks vindt u de subnavigatie. Deze kan per pagina verschillen. Voorbeeld van de subnavigatie bij de Updates wet- & regelgeving pagina:
4. Alerts Op deze pagina treft u alle alerts (meldingen) van de objecten aan. Het is mogelijk om te filteren op perceel en/of gebouw en/of wetgeving en/of alert type. In Safety Register kennen we de volgende alerts: Uiterste datum: dit is document deadline + frequentie maar kan worden aangepast. Of de uiterste datum wel of niet is verstreken heeft invloed op het percentage in hoeverre je compliant bent. Wanneer de uiterste datum niet is verstreken, dus je voldoet, wordt dit afgewogen tegen het aantal van toepassing zijnde documenten. Alert op basis van aantal dagen herinnering. Document deadline: keuringsdatum + frequentie (deze is alleen aan te passen door de keuringsdatum te beïnvloeden) Afhandeldatum: deze kan de gebruiker zelf invullen. Alert op basis van aantal dagen herinnering. Nieuw document: een document die op van toepassing staat en waar nog geen uiterste datum is ingevuld.
5. Handboek Op deze pagina vindt u de relevante wet- en regelgeving. Deze is onderverdeeld in de categorieën: Omgevingsvergunningen (WABO) Brandveiligheid en brandveiligheidsinstallaties Milieutechnische en comfort installaties ARBO en arbeidsmiddelen Algemene veiligheid en installaties Interne regelgeving. Zodra u één van deze categorieën kiest, verschijnt de lijst met de daarvoor geldende wet- en regelgeving. Klik op de regelgeving voor meer informatie.
Hieronder een voorbeeld. Links ziet u de tekstuele informatie en aan de rechterkant vindt u de documenten die aan de regelgeving zijn gekoppeld. Daaronder treft u eventuele bijlagen aan die u kunt downloaden.
6. Percelen Overzicht percelen: 6.1 Perceel toevoegen Aan de rechterkant kunt u een nieuw perceel toevoegen. Vul de naam van het perceel in en kies Toevoegen.
Per perceel ziet u een statusbalk. Met de statusbalk wordt aangegeven in hoeverre het perceel, of het gebouw, voldoet aan de wettelijke verplichtingen. Althans, in hoeverre de keuringsdata en de documenten actueel zijn. Klik op het perceel voor meer informatie. U kunt objecten en gebruikers toevoegen aan het perceel. 6.2 Objecten in perceel In het perceel-detailscherm vindt u een overzicht van de gebouwen in het perceel met vermelding van de status van het gebouw.
6.3 Gebruikers in perceel Via het submenu komt u bij de perceelgebruikers. Dit zijn gebruikers die toegang hebben tot het perceel en daarmee ook toegang tot alle gebouwen in het perceel. Vink de gebruiker aan of uit en druk op Update.
7. Object pagina Detailscherm van een gebouw/object. Hier kunt u de details van het object wijzigen of het object verwijderen. Via de subnavigatie vindt u de kadastrale gegevens, de elementen, de gebruikers en de alerts die van toepassing zijn op het object.
7.1 Kadastrale gegevens Kadastrale gegevens toevoegen of verwijderen. 7.2 Gebruikers in object Dit zijn de gebruikers die toegang hebben tot het gebouw. U kunt gebruikers toegang geven tot het perceel (perceelgebruikers) of afzonderlijk toegang geven tot een gebouw. Vink de gebruiker aan of uit en druk op Update.
7.3 Alerts Alle alerts die betrekking hebben op het object.
7.4 Elementen in object Alle elementen in het object. De elementen zijn geordend per categorie/wetgeving. 7.5 Element toevoegen Om een element toe te voegen, klik op Toevoegen in de juiste wetgeving. Kies een NL/SfB code aan de linkerkant. Voer daarna in de rechterkant van het scherm een naam in en klik op Toevoegen. Na het toevoegen van een element volgt het element-detail-scherm.
7.6 Import assets Via deze optie is het mogelijk om via een Excel bestand meerdere elementen te kunnen importeren. Deze optie is afhankelijk welke rol de gebruiker heeft. 7.7 Managementrapportage Via deze optie is het mogelijk om een Excel export te maken van alle elementen in het Object. Deze optie is afhankelijk welke rol de gebruiker heeft.
8. Element Voorbeeld van een document in een element: De optie van toepassing geeft aan of het document relevant is. Als het document niet van toepassing is, dan zal deze niet meegenomen worden in de status van het element/object/perceel. Er wordt een alert getoond als bijna de uiterste datum het aantal ingevulde herinneringsdagen zijn versteken. Na het invullen van de keuringsdatum klik dan op opslaan. Je kunt nu een document uploaden. Wanneer het document niet voldoet kun u aangeven of er sprake is van restpunten. Bij nee wordt het document geüpload en gearchiveerd en voldoet het betreffende document. En zal het systeem het document doorplannen op basis van de frequentie.
Na het uploaden van een document en er is sprake van restpunten dien je bij beschrijving restpunten een beschrijving en een afhandeldatum op te geven.
U krijgt vervolgens ook een melding afhandeldatum restpunten bijna verstreken (alert: herinnering 30 dagen). Vervolgens kan u een nieuwe keuringsdatum vast leggen om de restpunten op te lossen en het document vervolgens uploaden en aangeven of er wel of geen sprake is van restpunten. Documenten met restpunten worden gearchiveerd en worden weergegeven onder het kopje geldig t/m restpunten. Wanneer het document voldoet wordt de document geldigheidsdatum (deadlinedatum document) ingevuld onder geldig t/m. De document geldigheidsdatum is de keuringsdatum + frequentie.
9. Planning Hier vindt u een overzicht van alle alerts (maand/week/dag). Indien u het document wilt inzien, klikt u op het betreffende document.
10. Gebruikers Beheer van gebruikers die toegang krijgen tot het account. Nadat een gebruiker is toegevoegd, kan deze gekoppeld worden aan een perceel of gebouw.
10.1 Gebruikers toevoegen Om een gebruiker toe te voegen, klik op Toevoegen. Het volgende scherm wordt getoond: Vul de voornaam en achternaam in. Het e-mailadres is de gebruikersnaam. Indien de betreffende gebruiker zelf een wachtwoord mag instellen, vink dan wachtwoord versturen aan. De gebruiker krijgt dan een e-mail met instructies om zijn/haar wachtwoord in te stellen. Het is tevens mogelijk om zelf al een wachtwoord in te stellen: u vult dan het wachtwoord tweemaal in. Met alert mail ontvangen kunt u aangeven of de gebruiker elke twee weken een mail krijgt met de lopende meldingen. 10.2 Gebruikersrollen Het Safety Register bevat standaard twee functies: Beheerder Gebruiker Afhankelijk van de rol, krijgt de gebruiker meer of minder rechten. Er is ook een mogelijkheid om zelf een rol aan te maken en er rechten aan toe te kennen.
Klik op Toevoegen om een nieuw rol aan te maken. Een nieuw scherm wordt getoond, waar u de naam van de rol kunt aangeven en de rechten kunt toekennen.