SNEL AAN DE SLAG MET OFFICE DEPOT ONLINE

SNEL AAN DE SLAG MET OFFICE DEPOT ONLINE

WELKOM BIJ OFFICE DEPOT ONLINE Deze verkorte handleiding is een handig hulpmiddel om u snel bekend te maken met de meest gebruikte functionaliteiten van Office Depot Online. De volgende punten worden o.a. nader toegelicht: n Zoeken naar artikelen en het plaatsen van een bestelling n Toelichting belangrijkste functionaliteiten n Beheer klantgegevens n Hoe krijgt u de beste ondersteuning? Uiteraard hebben we ook een uitvoerige handleiding beschikbaar met een uitgebreide beschrijving van alle functionaliteiten en uitleg over alle bijzonderheden van de site. U kunt deze handleiding zelf downloaden via de helppagina op onze website, onder het kopje Instructies & FAQ. Indien u ondersteuning wenst, neem dan contact op met de hoofdbesteller binnen uw organisatie, de afdeling Customer Service (tel. 070 220 140) of stuur een e-mail naar: be.contact@officedepot.com BESTELLEN INLOGGEN OP DE WEBSITE Ga naar online.officedepot.be Voer uw inlognaam en het wachtwoord in die u van Office Depot heeft ontvangen. Als u nog geen inlognaam en wachtwoord heeft, neem dan contact op met de hoofdbesteller binnen uw organisatie, de afdeling Customer Service (tel. 070 220 140) of stuur een e-mail naar: be.contact@officedepot.com Op deze pagina kunt u ook een taalkeuze maken. Links bovenaan de pagina kunt u kiezen tussen Nederlands, Frans of Engels. Als u uw wachtwoord vergeten bent, klikt u op de link Bent u uw wachtwoord vergeten? U kunt dan, d.m.v. het invullen van e-mailadres of inlognaam, uw huidige wachtwoord toegestuurd krijgen per e-mail. 3

ONLINE EEN BESTELLING PLAATSEN MEDEDELINGENBORD Het mededelingenbord krijgt u te zien zodra u bent ingelogd op online.officedepot.be De hoofdbesteller binnen uw organisatie heeft de mogelijkheid om in het eerste tabblad Uw Mededelingen van deze pagina een tekst te plaatsen die voor iedereen binnen uw organisatie zichtbaar is. Office Depot maakt gebruik van de laatste twee tabbladen, Mededelingen Office Depot en Algemene Mededelingen, om het laatste nieuws aan alle gebruikers te communiceren. Wanneer hierin tekst staat, verschijnt informatie in de twee gele balken boven het mededelingenbord. ARTIKELNUMMERS OPZOEKEN EN IN UW WINKELWAGEN PLAATSEN U kunt artikelen zoeken door Een andere snelle manier om op de gewenste productgroep artikelen op te zoeken is de te klikken, totdat u bij het A-Z index. Dit kunt u doen gewenste artikel uitkomt. Om het artikel in de winkelwagen te plaatsen, voorziet u het veld Aantal van het gewenste aantal en klikt u op In winkelwagen plaatsen. door Bekijk producten A-Z aan te klikken en de gewenste productgroep te selecteren. BESTELLEN VIA SNELBESTELLEN MET ARTIKELNUMMER Kantoorartikelen bestellen is nog nooit zo eenvoudig geweest. Snelbestellen met artikelnummer is de snelste en gemakkelijkste manier om artikelen in uw winkelwagen te plaatsen. Door direct artikelnummers in te voeren kunt u artikelen toevoegen aan uw 4 winkelwagen. Na het invoeren van de artikelnummers klikt u op In winkelwagen plaatsen. Om een afbeelding te tonen bij het artikelnummer, dient u Selecteer dit vak wanneer u product afbeeldingen wilt laten weergeven aan te vinken.

ZOEKEN Gebruik de mogelijkheid Zoeken linksboven om artikelen te zoeken in de catalogus. U kunt hier een trefwoord, bijvoorbeeld ringbanden invullen, maar ook artikelnummers van Office Depot of een artikel nummer van een leverancier. Wanneer u een artikel heeft gevonden, kunt u kiezen of u van de selectie een Lijstweergave (artikelinformatie onder elkaar weergegeven) wilt zien of een Gridweergave (artikelinformatie naast elkaar weergegeven). U kunt dit veranderen door de gewenste optie aan te klikken. deze functie gebruiken door Inkt en Toners aan te klikken en vervolgens uw merk met machinetype te selecteren Via de optie Printer opslaan kunt u uw selectie bewaren zodat u bij een toekomstige bestelling niet meer opnieuw hoeft te zoeken. verschijnen. Er wordt aangegeven wat uw besparing is, op basis waarvan u kunt kiezen of u bij uw product wilt blijven of ons eigen merk wilt bestellen. INKT EN TONERS Deze functie is een hulpmiddel voor het zoeken én het bewaren van uw inkjet- en tonercartridges op merk en machinetype. U kunt SWITCH & SAVE U zult tijdens het bestellen van merkartikelen ons voordelige eigen merk-alternatief zien 5

EENVOUDIG GEMAKKELIJK EFFICIËNT 6

MIJN PERSOONLIJKE BESTELLIJSTEN U kunt een persoonlijke bestellijst samenstellen door te klikken op Mijn klantgegevens en Mijn persoonlijke bestellijsten. Daarna klikt u op Nieuwe lijst, waarna u uw lijst een naam kunt geven. U kunt artikelen toevoegen via uw bestelhistorie, snelbestellen of via de mogelijkheid Zoeken. U kunt op het moment dat u een nieuwe lijst aanmaakt een herinnering plaatsen zodat u eraan herinnerd wordt deze artikelen op een later tijdstip nogmaals te bestellen. ARTIKELEN VERGELIJKEN Terwijl u artikelen opzoekt en bekijkt op onze website, kunt u het vakje Vergelijken aanvinken om een vergelijking te maken tussen de door u geselecteerde artikelen. Het vergelijkingsscherm laat u onder andere het verschil zien in artikel, prijs, beschikbaarheid en technische details. 7

BESTELLING AFRONDEN Wanneer u alle door u gekozen artikelen in uw winkelwagen heeft geplaatst, gaat u als volgt door met het afronden van uw bestelling: 1. Beweeg de muis over Mijn winkelwagen. Op dat moment schuift er een venster omlaag met alle producten die op dat moment in de winkelwagen staan. 2. Bekijk de artikelen in uw winkelwagen. Als u de bestelling wilt afronden, kunt u op Bestelling afronden klikken in dit scherm. Wilt u nog wijzigingen aanbrengen in uw winkelwagen, dan kunt u klikken op Bekijk alle artikelen. U komt vervolgens in een nieuw scherm terecht met artikelen die op dat moment in uw winkelwagen staan. Om een hoeveelheid aan te passen overschrijft u in de kolom Aantal de hoeveelheid. Tevens bevestigt u hier ook uw wijziging door te klikken op Winkelwagen vernieuwen. 3. Wanneer u klaar bent met uw bestelling, gaat u naar Bestelling afronden. 4. Controleer de informatie op deze pagina. Wanneer u een wijziging wilt doorvoeren, klikt u op de knop Wijzigen of Selecteren. 5. Controleer of alle verplichte velden zijn ingevoerd en klik op de knop Plaats uw bestelling. Wanneer voor uw bestelling autorisatie noodzakelijk is, klikt u op Ter autorisatie verzenden. 6. In het volgende scherm krijgt u het ordernummer van uw bestelling te zien. Vermeld dit nummer bij onze afdeling Customer Service indien u nog vragen heeft over uw bestelling. NOG MEER MOGELIJKHEDEN Gewenste leverdatum Op de afrondpagina is het mogelijk een leverdatum te bepalen waarop u uw bestelling wenst te ontvangen. Voor meer informatie, of om deze functionaliteit voor uw account te activeren, verwijzen wij u graag naar uw Account Manager. Herhaalopdrachten U kunt er tijdens het afronden van uw bestelling ervoor kiezen om uw bestelling in te geven als herhaalopdracht. Uw bestelling zal dan op de door u aangegeven frequentie terugkeren. Voor meer informatie, of om deze functionaliteit voor uw account te activeren, verwijzen wij u graag naar uw Account Manager. 8

BESTELLINGEN AUTORISEREN Aan elke gebruiker kan een autorisatieprofiel worden toegewezen, waarin de bevoegdheden van de gebruiker worden toegekend. Als uw gebruikersprofiel het toestaat om bestellingen te autoriseren van andere gebruikers: 1. Klik op Mijn klantgegevens, Bestellingen Autoriseren. 2. Alle bestellingen die geautoriseerd moeten worden, worden hier weergegeven. 3. Om bestellingen te autoriseren, vinkt u de betreffende bestelling aan en klikt op Bestellingen vrijgeven. 4. Om de inhoud van een bestelling te bekijken, klikt u op het ordernummer. 5. Als u de bestelling geopend heeft, klikt u op Wijzig bestelling om wijzigingen door te voeren. Als u hiermee klaar bent, klikt u op Plaats uw bestelling. 6. Wanneer u de bestelling wilt annuleren, klikt u op Annuleer bestelling. Als u autorisator bent en er dient tijdelijk een vervanger ingesteld te worden, kunt u dat zelf instellen. Voor een tijdelijke vervanging van de autorisator gaat u naar Beheer klantgegevens, Mijn profiel. U ziet vervolgens een kader staan met Beheer klantgegevens met een aantal opties. Klik vervolgens op Autorisatie bij afwezigheid. Als u uw vervanger wilt kiezen, kunt u deze selecteren onderaan in de lijst, of u kunt zoeken op inlognaam of gebruikersnaam. Als u een vervanger heeft geselecteerd, vinkt u de status Geactiveerd aan en klikt u op Wijzig om de vervanger te activeren. Als u zelf weer wilt autoriseren, klikt u Niet geactiveerd aan en vervolgens op Wijzig. mega user De goedkeuring, zoals hierboven beschreven, betreft goedkeuring binnen één bedrijf. Maar het kan voorkomen dat uw bedrijf meerdere entiteiten heeft met elk een eigen klantnummer. Mocht voor u de goedkeurder onder een andere entiteit vallen, dus onder een ander klantnummer, dan zullen we in ons systeem de klantnummers koppelen, zodat ook in die gevallen een autorisatieprofiel kan worden ingericht. De goedkeurder zal in dergelijke mega user-structuur de mega user zijn. BESTELHISTORIE Onder de link Bestelhistorie worden alle bestellingen weergegeven, ongeacht of de bestelling via Office Depot Online, per fax, e-mail, telefoon of systeemkoppeling is geplaatst. Er zijn diverse manieren om te zoeken naar een bestelling. U kunt binnen de door u gekozen periode bijvoorbeeld zoeken op datum, ordernummer, artikelnummer, besteller, kostenplaats of afleveradres. Voor bestellingen die zijn afgekeurd heeft u inzage in de reden van afkeuring (indien dit is ingevuld door de autorisator). Office Depot maakt gebruik van het onderste gedeelte van de pagina om het laatste nieuws aan alle gebruikers te communiceren. 9

GEBRUIKERSINFORMATIE BEHEER KLANTGEGEVENS Als uw gebruikersprofiel het toestaat om uw klantgegevens te beheren, kunt u deze functionaliteit gebruiken om de gegevens van andere gebruikers onder hetzelfde klantnummer te wijzigen. Deze kunt u vinden onder de link Mijn klantgegevens, Mijn profiel. U ziet dan aan de linkerzijde de vakken Gebruikersprofielen en Beheer klantgegevens. Hierin krijgt u inzicht in de gegevens en kunt u deze raadplegen en bewerken. Autorisatie bij afwezigheid Indien de autorisator op vakantie gaat, of tijdelijk niet in de gelegenheid is om orders te autoriseren, kan hij/zij een tijdelijke plaatsvervanger selecteren uit een lijst van gebruikers. Op deze manier behoudt de organisatie toch overzicht op de bestellingen, ook als de eigenlijke autorisator afwezig is. adressen te bewerken. De wijze waarop uw gebruikersprofiel is ingesteld, bepaalt welke gegevens u kunt bewerken. Onder het kopje Overzicht mijn profiel kunt u terugvinden op welke wijze uw profiel is ingesteld en wat uw bevoegdheden zijn. Bevoegdheden kunnen alleen door een hoofdbesteller aangepast worden. MIJN PROFIEL Gebruik deze functionaliteit om uw eigen gebruikersprofiel te raadplegen en te bewerken. U kunt deze optie gebruiken om o.a. afleveradressen, uw referentie, gebruikersnaam, wachtwoord en e-mail- 10

HELP 1. HELP PAGINA 2. ONLINE GEBRUIKERS- HANDLEIDING 3. CUSTOMER SERVICE Op de site is een uitgebreide helpfunctie aanwezig. Gebruik de link Help Pagina om ondersteunende informatie te krijgen over specifieke functionaliteiten op de website. De complete gebruikershandleiding van Office Depot Online is ook beschikbaar op de site. Klik op de link Online ODO handleiding onderaan de pagina om deze te downloaden als PDF-bestand (u heeft Adobe Acrobat Reader op uw PC nodig om dit bestand te kunnen lezen). Indien u vragen heeft, kunt u contact opnemen met de afdeling Customer Service, tel. 070 220 140. De afdeling Customer Service is bereikbaar op werkdagen van 8.00 tot 18.00 uur. U kunt uw vraag ook stellen via e-mail aan: be.contact@officedepot.com ICONEN LEGENDA Dit is een duurzaam artikel. Geeft artikelen aan die rechtstreeks van de leverancier komen. Omdat deze speciaal ingekocht zijn, kunnen deze artikelen niet geretourneerd worden. De order kan alleen nog geannuleerd worden op de dag dat u deze artikelen bestelt. Geeft artikelen aan die niet besteld mogen worden. Geeft artikelen aan die in het contract staan. Dit betreft een eigen merk artikel. Geeft artikelen aan waarvoor autorisatie vereist is. Deze orderregel overschrijdt de door u vastgestelde maximale prijs per orderregel. Deze orderregel overschrijdt de door u vastgestelde maximale artikelprijs. Dit artikel is niet in uw contract opgenomen. Dit artikel is een klantspecifiek artikel: hiervoor heeft u autorisatie nodig. Deze order staat in de wacht omdat hiervoor autorisatie nodig is. Dit artikel wordt ongemonteerd geleverd. Dit artikel is nieuw in ons assortiment. Geeft voorkeursartikelen aan. Dit geeft aan dat het hier om een special artikel gaat dat niet de volgende werkdag leverbaar is. Special artikelen worden door de fabrikant geleverd en zijn niet retourneerbaar. 11

Schoonmansveld 10 2870 Puurs Tel: 070 220 140 Fax: 070 220 020 C54002F13 Artikelnummer: 5242752 E-mail: be.order@officedepot.com Internet: www.officedepot.be Online: online.officedepot.be 1