Uren corrigeren en bevestigen in Ons Medewerkerportaal*
Inhoudsopgave 1. NAVIGEREN NAAR HET MEDEWERKERPORTAAL... 3 2. UREN CORRIGEREN EN DE WEEK BEVESTIGEN IN DE WERKSTAAT... 5 3. WAT TE DOEN BIJ VRAGEN... 11 2
Het belangrijkste doel van het medewerkerportaal is het bevestigen van de individuele cliënturen. Vanuit de Ons Agenda wordt er zorg geregistreerd, welke in het medewerkerportaal komt te staan. In het medewerkerportaal heb je als medewerker nog de mogelijkheid om deze registraties aan te passen of te verwijderen. Verder gaat Ons werken met een weekcyclus, wat betekent dat je iedere week je uren dient te bevestigen. Dit doe je ook in het medewerkerportaal. Qua werkproces is er afgesproken dat iedere medewerker zijn of haar uren van de afgelopen week indient door dinsdag 23:59. Deze werkinstructie geeft kort weer wat er in het medewerkerportaal zit, en hoe het corrigeren en bevestigen van geregistreerde uren mogelijk is. 1. Navigeren naar het medewerkerportaal Om in te loggen in de productie omgeving van Ons ga je naar de volgende website: "Siza.mijnio.nl". Hier kan je vervolgens inloggen met je gebruikersnaam en je wachtwoord. Let op: Vul geen "www." in bij het opzoeken van de website. Overigens is in iedere omgeving van Ons de hub beschikbaar. De hub is het icoon met "9 puntjes". Via de hub kan je snel schakelen van de ene omgeving 3
naar de andere omgeving. Om naar het medewerkerportaal te gaan, open je de hub en klik je het medewerkerportaal aan. Het medewerkerportaal ziet er als bovenstaand uit. De volgende zaken zijn inzichtelijk: 1. De werkstaat is te gebruiken. Hier verzamelen de uren die geregistreerd zijn vanuit de Ons Agenda zich. Tevens is dit de plek waar je iedere week je uren dient te bevestigen. 2. In het smoelenboek kan je onder andere een foto van jezelf toevoegen. 3. De berichtenfunctie binnen Ons is prominent in beeld op het medewerkerportaal. Let op: De berichten functionaliteit is in iedere omgeving van Ons beschikbaar. 4. De hub is ook op het medewerkerportaal zichtbaar. 5. Onder je eigen naam kan je enkele instellingen aanpassen, zoals bijvoorbeeld het instellen van een nieuw wachtwoord. 4
2. Uren corrigeren en de week bevestigen in de werkstaat In de werkstaat zie je de geregistreerde uren terug. Hier kan je vervolgens nog in aanpassen en hier dien je de week te bevestigen. Op te beginnen open je de werkstaat door te klikken op "Invullen, corrigeren of ondertekenen". Binnen de werkstaat zie je verschillende tabbladen, namelijk: Dag, week, ondertekenen en bon. 5
Op het eerste tabblad, "Dag", zie je per dag de registraties die je per dag hebt ingediend. Je kunt navigeren naar verschillende dagen via het geselecteerde vlak. Ook is het op dag niveau mogelijk om de registraties aan te passen. Dit is mogelijk wanneer je op de registratie regel gaat staan. Je kan de begin- en eindtijd aanpassen door op de tijden te klikken. Tevens kan je de gehele registratie verwijderen door op het rode kruisje te klikken. Let op: Het toevoegen van een nieuwe registratie verloopt altijd via de Ons Agenda. 6
Op weekniveau zie je de projecten waarop tijd geregistreerd kan worden. Bij het juiste project voeg je op de juiste datum het aantal gewerkte uren toe. 7
In het bovenstaande voorbeeld is er 2 uur op maandag gespendeerd aan het project 'MIC commissie' en op donderdag is er 1 uur gespendeerd aan het project 'ABCdate'. Vergeet bij het invoeren van de uren niet om de gegevens op te slaan. Binnen Ons wordt er een weekcyclus gehanteerd. Als medewerker dien je de individuele cliënturen iedere week te bevestigen. Dit bevestigen moet uiterlijk voor dinsdag 23:59 te zijn gedaan. Hierbij gaat het dan om de uren van de afgelopen week. Dus, in het bovenstaande voorbeeld, heb je als medewerker gewerkt van maandag 6 november tot zaterdag 11 november. In Ons loopt de week van maandag tot en met zondag, maar je hebt dus tot aan dinsdag 14 november 23:59 de tijd om de afgelopen week te bevestigen. Het bevestigen van de week heeft als functie dat de personen die gaan fiatteren zien dat jij als medewerker je uren hebt gecontroleerd en bevestigd. Dit maakt hun functie als aandachtsfunctionaris een stuk makkelijker. 8
Bij de derde tab, "Ondertekenen", zie je nogmaals een overzicht van de cliënturen die je per week hebt gemaakt. Indien de totalen kloppen, kan je de week gaan bevestigen. Dit bevestigen dien je te doen ter afsluiten van de weekcyclus. 9
In het bovenstaande voorbeeld is de week bevestigd. Dit is te zien doordat de optie bevestigen is veranderd naar "Bevestiging terugdraaien". Het is tot aan dinsdag 23:59 mogelijk om de bevestiging terug te draaien en opnieuw in te dienen. Na dit moment is het niet meer mogelijk om de weekcyclus af te ronden. Het laatste tabblad, de bon, toont een totaal overzicht van de uren gedurende een bepaalde week. Tevens zie je of je de week hebt ondertekend of niet. 10
3. Wat te doen bij vragen Bij vragen: Afhankelijk van de soort vraag kan je terecht bij applicatiebeheer of bij productieadministratie. Voor vragen over de werking van het systeem, mail of bel applicatiebeheer: Mail: fb-ons@siza.nl Telefoonnummer: 088-3779116 Voor inhoudelijke vragen over de registratie bij de cliënt, mail of bel zorgadministratie: Mail: Zorgadministratie@siza.nl Telefoonnummer: 088-3779088 11