Aangifte bedrijfsvoorheffing Deze handleiding omvat de procedure voor het opmaken en versturen van de fiches 281.10/18/50. Deze aangifte mag enkel nog digitaal verzonden worden Voor wie moet er een fiche aangemaakt worden? Voor alle personeelsleden welke prestaties hebben geleverd gedurende het aangiftejaar 2008 moet een fiche 281.10/18/50 aangemaakt worden. Voor ieder personeelslid mag slechts 1 loonfiche 281.10 en eventueel een bijkomende fiche 281.18 aangemaakt worden. Voor een personeelslid dat meerdere opdrachten uitoefent zal dus ook maar 1 fiche aangemaakt worden, waarop de bedragen van alle opdrachten worden samengevoegd. Opmerking! Als enige uitzondering kunnen voor personeelsleden die zowel in categorie 4 (erelonen) als in een andere categorie een opdracht uitvoeren, 2 tot 3 fiches (één 281.10 met eventueel bijkomende 281.18 en één 281.50) aangemaakt worden. Welke fiche voor welk personeelslid gebruiken? Voor alle personeelsleden, uitgezonderd deze in categorie 4 (erelonen) moet een fiche 281.10 aangemaakt worden. De fiche 281.50 wordt gebruikt voor het aangeven van erelonen en kan enkel gebruikt worden voor personeelsleden welke een opdracht in categorie 4 uitoefenen. Daarnaast moeten er fiches 281.18 aangemaakt worden voor personeelsleden waarvoor vervangingsinkomsten wegens ziekte of bestaanszekerheidvergoedingen gedurende 2008 berekend werden.. Deze fiches moeten dus aangemaakt worden voor alle personeelsleden welke een gewaarborgd maandloon of een bestaanszekerheidvergoeding ontvangen hebben gedurende 2008. Opgelet! U kan enkel een fiche 281.50 aanmaken indien er tijdens het berekenen van de erelonen geen bedrijfsvoorheffing werd ingehouden. Het gebruik van de 281.50 fiches veronderstelt dat er op de uitgekeerde erelonen geen bedrijfsvoorheffing werd ingehouden. Is dit wel het geval dan zal er voor het betreffende personeelslid waaraan erelonen werden uitbetaald alsnog een fiche 281.10 moeten aangemaakt worden ipv een 281.50 fiche. Om te voorkomen dat u voortaan bedrijfsvoorheffing inhoudt op erelonen kan u best in de opdrachtfiche van deze personeelsleden op het tabblad Bedrijfsvoorheffing de optie Automatisch berekenen van de bedrijfsvoorheffing uitvinken. 1
1.1 Ingeven van de parameters Er moeten in verschillende secties parameters gecontroleerd en waar nodig aangevuld of gewijzigd worden : 1.1.1 Sectie instellinggegevens Selecteer het menu pad Bestand -> Parameters. Selecteer in het dialoogkader Parametereditor de sectie instellinggegevens. Controleer de naam en het adres van de werkgever in deze sectie. Deze gegevens worden gebruikt als adres van de afzender op de 281.XX Fiches. Belangrijk!!! Alle velden in deze sectie moeten ingevuld zijn (dus ook de velden telefoonnummer, faxnummer, contactpersoon en e-mail adres.) 1.1.2 Sectie RSZ In het dialoogkader Parametereditor opent u vervolgens de sectie rsz. Vervolgens kan u volgende parameters controleren en waar nodig aanvullen of aanpassen : Ondernemingsnummer werkgever : Hier moet het ondernemingsnummer van de scholengroep ingevuld staan. Is dit niet geval vul het dan hier in. Het ondernemingsnummer is steeds 10 cijfers lang en wordt voorafgegaan door een nul indien het geen 10 tekens lang is. 1.1.3 Sectie belastingfiches In het dialoogkader Parametereditor opent u vervolgens de sectie belastingfiches. Vervolgens kan u volgende parameters controleren en waar nodig aanvullen of aanpassen : Schuldenaar van de inkomsten : In dit veld moet het nationaal nummer van de schuldenaar ingevuld worden. (Dit is het NN van de scholengroep) Dit nummer is steeds 11 posities lang. (Indien het aan U toegekende NN korter is dan 11 posities dan moet u het steeds vooraf laten gaan door nullen.) Indien U dit nummer niet kent mag u het blanco laten (vanaf 2004 wordt standaard het ondernemingsnummer gebruikt zie 1.1.2) Schuldenaar van de inkomsten detail : 2
Vul hier het volledige adres in van de schuldenaar van de inkomsten. (Dit is het officiële adres waaronder de scholengroep geregistreerd staat bij de federale overheidsdienst financiën) U kan achtereenvolgens benaming en adres in dit vak intikken gescheiden door komma s. Nummer gewest : Vul hier het nummer in van de gewestelijke directie waartoe U als schuldenaar behoort.dit nummer vindt U terug op de administratieve briefwisseling ivm de bedrijfsvoorheffing. Indien dit nummer niet gekend is, dan kan U dit nummer terug vinden via het PCR-nummer waarop de scholengroep de bedrijfsvoorheffing stort. Raadpleeg hiervoor de tabel in bijlage. Nummer ontvangstkantoor : Vul hier het nummer in van het ontvangstkantoor waartoe U als schuldenaar behoort.dit nummer vindt U terug op de administratieve briefwisseling ivm de bedrijfsvoorheffing. Indien dit nummer niet gekend is, dan kan U dit nummer terug vinden via het PCR-nummer waarop de scholengroep de bedrijfsvoorheffing stort. Raadpleeg hiervoor de tabel in bijlage. Nummer taxatiedienst : Vul hier het nummer van de taxatiedienst in. Dit nummer vindt U normaal terug op de administratieve briefwisseling ivm de bedrijfsvoorheffing. Indien het nummer niet gekend is, dan mag u hier 0 invullen.. Naam taxatiedienst : Vul hier de naam in van het taxatiedienst in. Deze naam vindt U normaal terug op de administratieve briefwisseling ivm de bedrijfsvoorheffing. Indien de naam niet gekend is, dan mag u dit veld leeg laten. Registratienummer bij AOIF Vul hier het registratienummer in aan dat aan U toegekend werd. Dit nummer moet hetzelfde zijn als het ondernemingsnummer van de scholengroep. (10 posities lang, eventueel nummer laten vooraf gaan door 0 indien geen 10 posities lang) Erkenningsnummer sociaal secretariaat : U mag dit veld leeglaten, niet van toepassing indien u niet bent aangesloten bij een Soc. Secr. Nummer werkgever : 3
Enkel van toepassing indien u bent aangesloten bij een Soc. Secr. Mag blanco blijven Schuldenaar inkomsten detail (BELCOTAX) : Vul hier de naam van de schuldenaar van de inkomsten in. (Idem als schuldenaar inkomsten detail, maar dan zonder adresgegevens.) Opmerking! Indien u parameters wijzigt die gebruikt worden als default waarden op de 281.XX fiches nadat er reeds fiches aangemaakt werden dan kan u in de module overzicht loonfiches 281.10/281.18/281.50 op de knop bijwerken klikken om de gewijzigde parameters op de reeds bestaande fiches bij te werken. 1.2 Aanmaken van de 281.10/281.18/281.50 loonfiches Belangrijk!!! Genereer eerst de fiches 281.10/18/80 automatisch via de software. Controleer vervolgens de totale bedrijfsvoorheffing en belastbare basis met de loonberekeningen van 2008 zoal beschreven in punt 1.3 Indien U meerdere administraties moet samenvoegen dan moet U eerst de bovenstaande procedure voor iedere administratie afzonderlijk uitvoeren en pas daarna de administraties laten samenvoegen. Pas na het uitvoeren van de controles aanpassingen maken aan de fiches of fiches toevoegen. Nadat u de parameters ingegeven heeft, kunnen de loonfiches 281.10, 281.18 en 281.50 aangemaakt worden. 1.2.1 Aanmaken van de fiches 281.10 Selecteer het menupad Rapporten -> Loonfiches -> Loonfiche 281.10 De module Overzicht loonfiches 281.10 verschijnt, met hierin een overzicht van alle aangemaakte fiches. Klik op de knop Nieuw om één of meerdere fiches toe te voegen Het dialoogkader Nieuwe loonfiche 281.10 verschijnt. U kan vervolgens op een naam klikken om zijn/haar overeenkomende loonfiche 281.10 aan te maken. Klik op de knop alle berekenen om automatisch alle loonfiches 281.10 te berekenen. Om een fiche toe te voegen van een persoon welke niet in het personeelsbestand voorkomt klikt u op de naam Persoon niet opgenomen in personeelsbestand. Opmerking : 4
In eerste instantie maakt u best gebruik van de optie alle berekenen. In dit geval worden alle fiches automatisch aangemaakt. U controleert dan (zie 2.3) indien het totaal van deze fiches overeenkomt met het berekende totaal in het programma. Daarna kan u nog fiches toevoegen of wijzigen. 1.2.2 Aanmaken van de fiches 281.18 Selecteer het menupad Rapporten -> Loonfiches -> Loonfiche 281.18 De module Overzicht loonfiches 281.18 verschijnt, met hierin een overzicht van alle aangemaakte fiches. Klik op de knop Nieuw om één of meerdere fiches toe te voegen Het dialoogkader Nieuwe loonfiche 281.18 verschijnt. U kan vervolgens op een naam klikken om zijn/haar overeenkomende loonfiche 281.18 aan te maken. Klik op de knop alle berekenen om automatisch alle loonfiches 281.18 te berekenen. Om een fiche toe te voegen van een persoon welke niet in het personeelsbestand voorkomt klikt u op de naam Persoon niet opgenomen in personeelsbestand. Opmerking : In eerste instantie maakt u best gebruik van de optie alle berekenen. In dit geval worden alle fiches automatisch aangemaakt. U controleert dan (zie 2.3) indien het totaal van deze fiches overeenkomt met het berekende totaal in het programma. Daarna kan u nog fiches toevoegen of wijzigen. Het kan voorkomen dat er geen fiches 281.18 automatisch aangemaakt worden; In dit geval komen er geen berekeningen voor in het referentiejaar waarvoor 281.18 fiches aangemaakt moeten worden. Tijdens het automatisch aanmaken van 281.18 fiches wordt enkel vak 10 a) uitkering naar aanleiding van ziekte of invaliditeit (269) ingevuld. Alle overige vakken blijven steeds leeg. De bedrijfsvoorheffing (286) en de Bijzondere bijdrage voor de sociale zekerheid (287) worden steeds vermeld op de overeenkomende vakken op de 281.10 fiche van het betreffende personeelslid. 1.2.3 Aanmaken van de fiches 281.50 Selecteer het menupad Rapporten -> Loonfiches -> Loonfiche 281.50 De module Overzicht loonfiches 281.50 verschijnt, met hierin een overzicht van alle aangemaakte fiches. Klik op de knop Nieuw om één of meerdere fiches toe te voegen Het dialoogkader Nieuwe loonfiche 281.50 verschijnt. U kan vervolgens op een naam klikken om zijn/haar overeenkomende loonfiche 281.50 aan te maken. Klik op de knop alle berekenen om automatisch alle loonfiches 281.50 te berekenen. Om en fiche toe te voegen van een persoon welke niet in het personeelsbestand voorkomt klikt u op de naam Persoon niet opgenomen in personeelsbestand. Opmerking : 5
Er kunnen enkel 281.50 fiches aangemaakt worden voor personeel tewerkgesteld in categorie 4, indien er voor deze personeelsleden geen bedrijfsvoorheffing werd ingehouden. Is dit wel het geval dan moet er een fiche 281.10 voor deze personen opgemaakt worden. Het programma controleert dit automatisch en zal een melding geven indien voor een opgegeven personeelslid wel bedrijfsvoorheffing werd ingehouden. (Indien u opteert voor het aanmaken van 281.10 fiches ipv 281.50 fiches voor personeelsleden uit categorie 4, dan moet ook overeenkomend deze optie gekozen worden bij het aanmaken van 281.18 fiches; In de praktijk zullen er voor deze gevallen echter geen 281.18 fiches voorkomen). 1. 3 Controleren van de totale belastbare basis en de bedrijfsvoorheffing Vooraleer handmatig wijzigingen aan de fiches aan te brengen of fiches toe te voegen kan best eerst gecontroleerd worden indien de totale belastbare basis en bedrijfsvoorheffing van de fiches 281.10, 281.18 en 281.50 overeenkomt met de berekende belastbare basis en bedrijfsvoorheffing voor het aangiftejaar. Ga hiervoor als volgt te werk : Selecteer vanuit het menu Afdrukken -> Totaaloverzichten -> Totaaloverzicht per maand. Dit rapport geeft een overzicht van de berekende belastbare basis en bedrijfsvoorheffing per maand met onderaan het eindtotaal. Op dit rapport zijn onderaan op de pagina de waarden voor belastbaar en bedrijfsvoorheffing belangrijk. We refereren verder in deze controle naar deze waarden als berekend belastbaar (a ) en berekende bedrijfsvoorheffing (b ). Deze waarden moeten vergeleken worden met de totalen van de 281.10, 281.18 en 281.50 fiches. Om het totaal van de 281.10 fiches te bepalen selecteert U vanuit het menu Rapporten -> Loonfiches -> fiche 325.10. Op de laatste pagina van dit rapport staan onderaan de totalen. Belangrijk hier zijn de bedragen voor het totaal van de belastbare inkomsten (7) en het totaal van de bedrijfsvoorheffing (8). Ook het totaal van tussenkomst in de reiskosten (5a) is belangrijk. Op de aangifte wordt deze immers meegeteld bij de belastbare inkomsten, terwijl deze voor de onderwijssector niet belastbaar is. Deze moet dus afgetrokken worden van het vak 7 om de totale belastbare basis van de 281.10 fiches te vergelijken met de berekende basis. Aangezien de lonen uitbetaald voor ziekte voortaan op 281.18 fiches vermeld worden alsook de bestaanszekerheidvergoeding op de 281.18 fiches vermeld worden, moeten deze bedragen ook in de controle mee opgenomen worden. Selecteer vanuit het menu Rapporten -> Loonfiches -> fiche 325.18. Op de laatste pagina van dit rapport staan onderaan de totalen. Belangrijk hier is het vak (6) Bedrag van de belastbare inkomsten. Dit bedrag moet ook nog bij het belastbaar inkomen opgeteld worden om te kunnen vergelijken met de totale belastbare berekende inkomsten. Indien er ook nog 281.50 fiches aangemaakt werden moet ook de totale belastbare basis van deze fiches in rekening worden gebracht. Om deze te bepalen selecteert U vanuit het menu Rapporten -> loonfiches -> fiche 325.50. Op de laatste pagina van dit rapport staat onderaan in vak 3 het totaal van deze fiches. Voer nu volgende controles uit : 6
Indien de controles (b ) = (8) en (a ) = (7 5a + 6 + 3) niet in orde zijn gelieve dan eerst de verschillen te achterhalen en indien nodig te corrigeren. Mocht u de verschillen niet kunnen verklaren, neem dan contact op met HyperSoft Indien alle controles in orde zijn dan kunnen er eventueel nog bijkomende fiches ingegeven worden waarna de aangifte aangemaakt en verstuurd kan worden. 7
1. 4 Hernummeren fiches Nadat u alle fiches ingegeven heeft moeten deze soms opnieuw gesorteerd worden. De dienst belastingen wil namelijk alle fiches eerst gesorteerd op postcode en vervolgens alfabetisch op naam. Indien u de fiches automatisch gegenereerd heeft, is dit al in orde. Heeft u echter handmatig fiches toegevoegd dan moeten de fiches opnieuw gesorteerd en hernummerd worden. Doe dit vooraleer met het afdrukken of het aanmaken van de diskette te beginnen. 8
1.6 Afdrukken van de 281.10/18/50 fiches De individuele 281.10, 218.18 en 281.50 fiches moeten wel nog op papier aan de betrokken werknemers overgemaakt worden. U kan deze afdrukken of mailen naar de betreffende instelling waar deze dan lokaal kan afgedrukt worden. Om de fiches af te drukken selecteert U uit het menu Rapporten -> Loonfiches -> Loonfiche 281.10. Klik vervolgens op de knop Bereik afdrukken om alle fiches of een bepaald bereik van fiches af te drukken Om de fiches te mailen klikt U op de knop Fiches Mailen. Selecteer vervolgens naar welke instellingen U fiches wil mailen en klik vervolgens op de knop Verzenden (Indien een personeelslid tewerkgesteld is in meer dan 1 instelling, zal de fiche naar meerdere instellingen verstuurd worden) 2.0 Aangifte bedrijfsvoorheffing digitaal Vanaf 2009 mag de aangifte van loonfiches enkel nog via digitale weg gebeuren. U kan hiervoor ofwel een diskette aanmaken en versturen ofwel de gegevens laten opladen via internet. De administratie van de bedrijfsvoorheffing dringt er op aan om zoveel mogelijk de gegevens te laden opladen via de website op het internet. Deze wijze werkt het snelst. U ontvangt namelijk binnen de 48 uur een bevestiging indien uw bestand al dan niet aanvaard werd. Om het bestand te laten versturen via de website kan U het aangemaakte belcotax bestand naar HyperSoft mailen op het adres info@hypersoft.be. Vermeld in de mail ook het etiketlabel dat u gebruikt heeft om het bestand aan te maken. U ontvangt van ons steeds 2 pdf bestanden. Het eerste is het ontvangstbewijs dat uw bestand opgeladen werd. Het 2 de bestand is het verzendingsbewijs dat vermeld indien uw bestand al dan niet aanvaard werd. Indien u binnen de 2 werkdagen deze bestanden niet heeft ontvangen, gelieve dan contact met ons op te nemen. Indien U het bestand wil versturen via diskette moet het samen met het ontvangst & controle borderel verstuurd worden naar : Documentatiecentrum Bedrijfsvoorheffing Van Brussel Sectie BELCOTAX Diamond Boart Luttrebruglaan 74 1190 Vorst U ontvangt normaal binnen de week via email een ontvangstbevestiging van uw verzending. Is dit niet het geval dan moet U contact opnemen met de dienst belcotax. 9
2.1 Aanmaken van het belcotaxbestand Van zodra alle fiches ingegeven en indien nodig gesorteerd zijn kan het belcotax bestand aangemaakt worden. Selecteer vanuit het menu Rapporten -> Loonfiches -> Bestand belgotax. Vervolgens verschijnt het scherm Belcotax. U moet in principe alle knoppen op dit scherm doorlopen van links naar rechts (uitgezonderd de knop Wijzigingen). Klik op de knop Nieuw Bestand. Het dialoogkader om een nieuw belcotax bestand aan te maken verschijnt. Er wordt slechts 1 bestand aangemaakt waarin alle 281.10, 281.18 en 281.50 fiches opgenomen worden. In te vullen gegevens : Etiketlabel : Zorg dat er een etiketlabel ingevuld is De software vult normaal automatisch SGRXX (XX = nummer scholengroep) in. Dit mag eventueel gewijzigd worden. Volgnr : Het volgnr voor het eerste te verzenden bestand moet 1 zijn. Telkens er een bijkomend bestand aangemaakt moet worden (vb. omwille van een weigering van een eerder aangemaakt bestand, of een bijkomende zending) moet het volgnr met 1 verhoogd worden. De software controleert normaal automatisch welk het laatst gebruikte nummer is en verhoogt dit met 1. (Het volgnr moet enkel verhoogd worden nadat een bestand daadwerkelijk geweigerd werd. Een bestand dat eerst aangemaakt wordt en vervolgens weer verwijderd wordt vooraleer het verzonden wordt zal geen verhoging van het volgnummer tot gevolg hebben.) Nadat alle gegevens ingevuld werden klikt U vervolgens op de knop Bestand maken In het logscherm rechts worden eventuele fouten weergegeven. Klik nadat het bestand aangemaakt werd op de knop terug om terug te keren naar het scherm Belcotax Klik vervolgens op de knop Validatie van bestand om het aangemaakte bestand nog eens op juistheid te controleren. In het log scherm rechts verschijnen eventuele foutmeldingen. Indien U een aantal van deze fouten wil verhelpen, klik dan eerst op de knop Bestand verwijderen om de fiches weer vrij te geven. Daarna kan U dan de fouten op de individuele 281.10/18/50 fiches verbeteren waarna U weer de procedure voor het aanmaken van het bestand herhaalt (waarbij het volgnr steeds behouden blijft). Met de knop Bestand Bekijken kan U de inhoud van het aangemaakte bestand op een grafische manier bekijken. Zo kan U zien welke personen in de aangifte opgenomen zijn. 10
Indien na de validatie het bestand geen fouten bevat kan het bestand verzonden worden. U kan het bestand opslaan op een te kiezen locatie of U kan het bestand op een diskette plaatsen voor verzending. Indien U het bestand wil opslaan op een op te geven locatie drukt U op de knop Opslaan. In het dialoogkader opslaan als Kiest u vervolgens de locatie waar het bestand opgeslagen moet worden. U kan het bestand daar later ophalen om het via mail te verzenden. U kan eventueel ook een ontvangst & controleborderel afdrukken maar dit is niet noodzakelijk. Indien U het bestand op diskette wil plaatsen zorgt u ervoor dat er een lege geformateerde diskette in het a: station zit en drukt U vervolgens op de knop op diskette zetten. Het bestand wordt dan naar de diskette gekopieerd. Breng een label aan op deze diskette waarop U dezelfde vermelding aanbrengt als bij het aanmaken van de diskette in het veld etiketlabel. Stuur de diskette samen met het ontvangst & controleborderel op naar het eerder vermelde adres voor de opgegeven datum. Druk het ontvangst & controleborderel af dat U samen met de diskette moet versturen, door op de knop ontvangst & controleborderel te drukken. Vergeet dit formulier niet aan te vullen en te tekenen. Stuur de diskette samen met het ontvangst & controleborderel op naar het eerder vermelde adres voor de opgegeven datum. 2.2 Statussen van een belcotax bestand Een belcotax bestand kan afhankelijk van de toestand waarin het zich bevindt één van volgende statussen hebben : Open : Zodra een bestand aangemaakt wordt met de knop Bestand maken heeft dit bestand de status OPEN. U kan het bestand valideren en in geval van fouten nog verwijderen door op de knop Verwijderen de klikken. Op dat ogenblik worden dan alle opgenomen fiches weer vrijgegeven en kunnen deze waar nodig gewijzigd worden. Daarna kan U dan een nieuw bestand aanmaken. Verzonden : Zodra U op de knop Opslaan of op de knop Op diskette plaatsen klikt wijzigt de status van het belcotax bestand van OPEN naar VERZONDEN. Het bestand kan nu niet meer verwijderd worden en de gekoppelde fiches blijven geblokkeerd. Geweigerd : Als een bestand de status VERZONDEN heeft, dan zijn er op het scherm 2 bijkomende knoppen zichtbaar, nl. bestand aanvaard en bestand geweigerd. Werd het verzonden bestand geweigerd dan kan door het klikken op de knop bestand geweigerd de status van het bestand gewijzigd worden van VERZONDEN naar geweigerd. Zodra U op deze knop klikt worden de gekoppelde fiches weer 11
vrijgegeven en kan na eventuele verbeteringen een nieuw bestand aangemaakt worden. Aanvaard : Als een bestand de status VERZONDEN heeft, dan zijn er op het scherm 2 bijkomende knoppen zichtbaar, nl. bestand aanvaard en bestand geweigerd. Werd het verzonden bestand aanvaard, dan kan door het klikken op de knop bestand aanvaard de status van het bestand gewijzigd worden van VERZONDEN naar AANVAARD. Vanaf dit ogenblik is het verzenden van dit bestand volledig afgehandeld. 3. Wijzigingen aan fiches 281.10/18/50 nadat belcotax verzonden en aanvaard werd. Van zodra fiches 281.10/18/50 opgenomen worden in een belcotax bestand kunnen deze in principe niet meer gewijzigd worden. Dit om te voorkomen dat de fiches aanwezig in de loonsoftware niet in overeenstemming zouden zijn met de gegevens in het verzonden bestand. Om toch nog wijzigingen aan fiches toe te laten nadat het belcotax bestand verzonden en aanvaard werd, is er nu een mogelijkheid voorzien om reeds verstuurde fiches toch opnieuw te wijzigen en deze gewijzigde gegevens opnieuw te versturen via belcotax. Om fiches die reeds verzonden werd te kunnen wijzigen moet eerst aan volgende voorwaarden voldaan zijn : Het originele bestand waarin de fiches opgenomen werd moet verzonden en aanvaard zijn door de dienst belcotax. Controleer indien in de module Rapporten -> Loonfiches -> Bestand belcotax de status van het bestand op AANVAARD staat. Is dit niet het geval volg dan de stappen in punt 2.2 om de status van het bestand te wijzigen van VERZONDEN naar AANVAARD) Er mag geen enkel ander bestand nog in verwerking zijn. Het systeem is erop voorzien om slechts per keer 1 enkel bestand te verwerken. Dus indien er nog een bestand met originele of gewijzigde fiches in verwerking is, dan moet eerst de verwerking van dit bestand volledig afgehandeld worden (zodat de status uiteindelijk AANVAARD is) vooraleer wijzigingen door te voeren. Er dient opgemerkt dat indien bepaalde bedragen gewijzigd worden in de fiches het kan voorkomen dat de berekende bedragen vanuit de loonsoftware hierdoor niet meer in overeenstemming zijn met de bedragen op de loonfiches (zie punt 1.3). 3.1 Fiches 281.10/18/50 vrijgeven voor wijziging. Vooraleer fiches vrij te geven voor wijziging steeds eerst controleren indien er geen belcotax bestanden in verwerking staan als volgt : 12
Open de module Rapporten -> Loonfiches -> Bestand belcotax. Controleer indien de status van alle aanwezige bestanden GEWEIGERD of AANVAARD is. Is dit niet het geval volg dan de procedure in punt 2.2 om de status van verzonden bestanden te wijzigen naar AANVAARD) Vervolgens moet er ook nog gecontroleerd worden dat er geen originele fiches open staan die nog verzonden moeten worden. Klik hiervoor op de knop Nieuw bestand. Indien in de module BELCOTAX Nieuw bestand maken geen fiches getoond worden (linkerhelft is leeg), dan zijn er geen openstaande originele fiches meer die nog verzonden moeten worden. Is dit wel het geval dan moet hiervoor eerst een bestand aangemaakt en verzonden worden vooraleer aan het wijzigen van fiches begonnen mag worden (zie punt 2.1). (In dit geval moet eerst het nieuwe aangemaakte bestand verwerkt en aanvaard zijn door de dienst belcotax alvorens een bestand met wijzigingen mag verstuurd worden!) Opmerking! Er wordt een onderscheid gemaakt tussen originele fiches en gewijzigde fiches. Originele fiches zijn fiches die voor de eerste keer aangemaakt worden en nog opgenomen moeten worden in een belcotax bestand voor verzending (zie punt 2.1). Gewijzigde fiches zijn fiches welke reeds eerder verzonden werden en die naderhand gewijzigd werden (na vrijgave). Deze fiches moeten in een afzonderlijk belcotax bestand opgenomen worden en verzonden worden (zie punt 3.2). Er kunnen in éénzelfde bestand dus nooit originele en gewijzigde fiches voorkomen. Er kan steeds maar één bestand onderweg zijn (in verwerking zijn), ofwel een bestand met originele fiches ofwel een bestand met gewijzigde fiches! Sluit vervolgens de module belcotax Open de module Rapporten -> Loonfiches -> Loonfiches 281.10 Selecteer in de module Overzicht loonfiches 281.10 de fiche die gewijzigd moet worden. Klik vervolgens op de knop Vrijgeven. Bevestig vervolgens met Ja om deze fiche zeker vrij te geven. Vervolgens kan via de knop Wijzigen de fiche gewijzigd worden Herhaal deze procedure voor iedere fiche die gewijzigd moet worden. Op gelijkaardige wijze kunnen ook fiches 281.18 en 281.50 gewijzigd worden. Nadat alle gewenste fiches gewijzigd werden kan dan een belcotax bestand aangemaakt worden waarin al deze gewijzigde fiches opgenomen worden (zie punt 3.2) 13
3.2 Aanmaken van het belcotaxbestand met gewijzigde fiches Van zodra alle vrijgegeven fiches gewijzigd werden kan het belcotax bestand met gewijzigde fiches aangemaakt worden. Selecteer hiervoor vanuit het menu Rapporten -> Loonfiches -> Bestand belgotax. Vervolgens verschijnt het scherm Belcotax. U moet in principe alle knoppen op dit scherm doorlopen van links naar rechts (uitgezonderd de knop Nieuw bestand). Klik op de knop Wijzigingen. Het dialoogkader BELCOTAX Bestand met wijzigingen aanmaken verschijnt vervolgens. Er wordt slechts 1 bestand aangemaakt waarin alle gewijzigde 281.10, 281.18 en 281.50 fiches opgenomen worden. In te vullen gegevens : Etiketlabel : Zorg dat er een etiketlabel ingevuld is De software vult normaal automatisch SGRXX (XX = nummer scholengroep) in. Dit mag eventueel gewijzigd worden. Volgnr : Het volgnr van het te verzenden bestand moet 1 hoger zijn dan het volgnummer van het laatste aanvaarde bestand. De software controleert normaal automatisch welk het laatst gebruikte nummer is en verhoogt dit met 1. (Het volgnr moet enkel verhoogd worden nadat een bestand daadwerkelijk geweigerd werd. Een bestand dat eerst aangemaakt wordt en vervolgens weer verwijderd wordt vooraleer het verzonden wordt zal geen verhoging van het volgnummer tot gevolg hebben.) Nadat alle gegevens ingevuld werden klikt U vervolgens op de knop Bestand maken In het logscherm rechts worden eventuele fouten weergegeven. Klik nadat het bestand aangemaakt werd op de knop terug om terug te keren naar het scherm Belcotax Klik vervolgens op de knop Validatie van bestand om het aangemaakte bestand nog eens op juistheid te controleren. In het log scherm rechts verschijnen eventuele foutmeldingen. Indien U een aantal van deze fouten wil verhelpen, klik dan eerst op de knop Bestand verwijderen om de fiches weer vrij te geven. Daarna kan U dan de fouten op de individuele 281.10/18/50 fiches verbeteren waarna U weer de procedure voor het aanmaken van het bestand herhaalt (waarbij het volgnr steeds behouden blijft). Opmerking!!! Tijdens de validatie zal de foutmelding Volgnummer van de fiche Nummering fiches niet correct meermaals verschijnen. Dit komt omdat in het bestand met gewijzigde fiches het volgnummer van de originele fiche 14
aangehouden wordt en de fiches niet intern opnieuw vanaf 1 genummerd worden. U mag deze foutmelding negeren. Met de knop Bestand Bekijken kan U de inhoud van het aangemaakte bestand op een grafische manier bekijken. Zo kan U zien welke personen in de aangifte opgenomen zijn. Indien na de validatie het bestand geen fouten bevat kan het bestand verzonden worden. U kan het bestand opslaan op een te kiezen locatie of U kan het bestand op een diskette plaatsen voor verzending. Indien U het bestand wil opslaan op een op te geven locatie drukt U op de knop Opslaan. In het dialoogkader opslaan als Kiest u vervolgens de locatie waar het bestand opgeslagen moet worden. U kan het bestand daar later ophalen om het via mail te verzenden. U kan eventueel ook een ontvangst & controleborderel afdrukken maar dit is niet noodzakelijk. Gelieve het bestand met wijzigingen steeds naar ons te mailen en NIET op diskette te versturen!!!! 15
Bijlage : nr gewest en ontvangskantoor adhv rekeningnummer REKENINGNUMMER DIR ONTV REKENINGNUMMER DIR ONTV ---------------------------- ----- -------- ---------------------------- ----- -------- 679-2002205-28 01 01 679-2002203-26 01 02 679-2002202-25 01 04 679-2002204-27 01 05 679-2002209-32 01 07 679-2002207-30 01 09 679-2002211-34 01 13 679-2002212-35 01 15 679-2002213-36 01 16 679-2002220-43 01 17 679-2002223-46 01 19 679-2002225-48 01 20 679-2002226-49 01 21 679-2002201-24 01 24 679-2002221-44 02 02 679-2002251-74 02 05 679-2002230-53 02 10 679-2002234-57 02 11 679-2002235-58 02 12 679-2002236-59 02 13 679-2002252-75 02 14 679-2002237-60 02 16 679-2002238-61 02 17 679-2002239-62 02 18 679-2002245-68 02 20 679-2002224-47 02 22 679-2002246-69 02 24 679-2002227-50 02 27 679-2002249-72 02 28 679-2002241-64 02 29 679-2002244-67 02 32 679-2002247-70 02 33 679-2002248-71 02 35 679-2002242-65 02 36 679-2002253-76 02 37 679-2002262-85 03 01 679-2002263-86 03 03 679-2002261-84 03 04 679-2002267-90 03 06 679-2002273-96 03 07 679-2002274-97 03 08 679-2002269-92 03 09 679-2002275-01 03 13 679-2002271-94 03 15 679-2002277-03 03 17 679-2002278-04 03 18 679-2002264-87 03 29 679-2002373-02 04 01 679-2002370-96 04 02 679-2002372-01 04 04 679-2002384-13 04 05 679-2002385-14 04 06 679-2002376-05 04 07 679-2002386-15 04 10 679-2002378-07 04 11 679-2002387-16 04 12 679-2002388-17 04 13 679-2002379-08 04 16 679-2002380-09 04 17 679-2002425-54 04 29 679-2002402-31 04 30 679-2002430-59 04 33 679-2002400-29 04 38 679-2002401-30 04 42 679-2002389-18 04 44 679-2002452-81 05 01 679-2002453-82 05 02 679-2002451-80 05 03 679-2002454-83 05 04 679-2002474-06 05 06 679-2002479-11 05 07 679-2002480-12 05 08 679-2002456-85 05 09 679-2002459-88 05 10 679-2002464-93 05 14 679-2002465-94 05 15 679-2002458-87 05 16 679-2002466-95 05 20 679-2002477-09 05 21 679-2002476-08 05 22 679-2002469-01 05 24 679-2002470-02 05 26 679-2002475-07 05 28 679-2002472-04 05 29 679-2002467-96 05 31 679-2002462-91 05 32 679-2002473-05 05 33 679-2002490-22 06 01 679-2002491-23 06 03 679-2002522-54 06 04 679-2002505-37 06 05 679-2002493-25 06 09 679-2002510-42 06 13 679-2002517-49 06 14 679-2002499-31 06 16 679-2002502-34 06 17 679-2002501-33 06 18 679-2002500-32 06 19 679-2002503-35 06 20 679-2002495-27 06 22 679-2002511-43 06 23 679-2002504-36 06 27 679-2002514-46 06 30 679-2002519-51 06 31 679-2002492-24 06 32 679-2002515-47 06 34 679-2002516-48 06 37 679-2002521-53 06 38 679-2002547-79 07 01 679-2002533-65 07 02 16
679-2002541-73 07 03 679-2002535-67 07 04 679-2002539-71 07 10 679-2002562-94 07 12 679-2002548-80 07 14 679-2002536-68 07 16 679-2002551-83 07 18 679-2002542-74 07 19 679-2002544-76 07 20 679-2002537-69 07 23 679-2002534-66 07 27 679-2002561-93 08 01 679-2002571-06 08 04 679-2002573-08 08 10 679-2002574-09 08 11 679-2002584-19 08 13 679-2002580-15 08 18 679-2002566-01 08 19 679-2002583-18 08 22 679-2002585-20 08 25 679-2002560-92 08 26 679-2002575-10 08 30 679-2002578-13 08 32 679-2002588-23 08 34 679-2002623-58 09 02 679-2002604-39 09 04 679-2002621-56 09 07 679-2002607-42 09 08 679-2002608-43 09 09 679-2002606-41 09 10 679-2002592-27 09 11 679-2002597-32 09 13 679-2002620-55 09 16 679-2002591-26 09 17 679-2002594-29 09 19 679-2002605-40 09 20 679-2002615-50 09 23 679-2002601-36 09 25 679-2002609-44 09 29 679-2002612-47 09 30 679-2002614-49 09 31 679-2002595-30 09 34 679-2002618-53 09 36 679-2002619-54 09 37 679-2002602-37 09 38 679-2002596-31 09 41 679-2002634-69 10 01 679-2002635-70 10 02 679-2002633-68 10 04 679-2002630-65 10 05 679-2002638-73 10 06 679-2002632-67 10 07 679-2002639-74 10 08 679-2002641-76 10 09 679-2002640-75 10 11 679-2002643-78 10 12 679-2002655-90 10 13 679-2002642-77 10 16 679-2002644-79 10 17 679-2002631-66 10 19 679-2002660-95 11 01 679-2002661-96 11 02 679-2002671-09 11 03 679-2002664-02 11 04 679-2002668-06 11 08 679-2002663-01 11 09 679-2002667-05 11 11 679-2002669-07 11 12 679-2002670-08 11 16 679-2002685-23 12 03 679-2002687-25 12 05 679-2002683-21 12 09 679-2002692-30 12 11 679-2002693-31 12 12 679-2002696-34 12 13 679-2002681-19 12 16 679-2002688-26 12 17 679-2002691-29 12 20 679-2002350-76 12 21 679-2002351-77 12 22 679-2002353-79 12 24 679-2002354-80 12 25 679-2002357-83 12 28 679-2002645-80 13 01 679-2002410-39 13 02 679-2002646-81 13 03 679-2002413-42 13 07 679-2002414-43 13 08 679-2002417-46 13 11 679-2002426-55 13 13 679-2002418-47 13 14 679-2002419-48 13 15 679-2002420-49 13 16 679-2002421-50 13 17 679-2002427-56 13 21 679-2002428-57 13 22 679-2002649-84 13 23 679-2002429-58 13 25 679-2002651-86 13 17
18