Intergemeentelijke archivaris Land van Jaaractieplan 2018
Intergemeentelijke archivaris Jaaractieplan 2018 2 Inhoudstabel Inleiding... 3 1. Intergemeentelijke archivaris in cijfers... 3 2. Aandachtspunten... 5 3. Inhoudelijke werking... 7 3.1. Projecten per gemeente. 7 3.2. Overkoepelende projecten...12 3.3. Communicatie 13 3.4. Expertise 14
3 Inleiding Eind december 2017 verliep het contract met de intergemeentelijke archivaris. Na overleg met de gemeentesecretarissen en terugkoppeling naar de besturen, beslisten zij om de samenwerking verder te zetten, meer bepaald tot eind 2020. Deze periode van 3 jaar stelt de archivaris in staat om op langere termijn en over de jaren heen projecten rond archief- en informatiebeheer uit te werken. Dit gebeurt op vraag van de gemeenten en afgaand op de noden, zowel op maat van de gemeenten als overkoepelend. In 2018 zal er in de gemeenten zelf, naast de gemeenteraadsverkiezingen, aandacht gaan naar de integratie met het OCMW. Aangezien deze instantie een eigen archief(werking) met zich meebrengt, zal de archivaris deze integratie in het achterhoofd houden doorheen 2018. Daarnaast is er ook blijvende aandacht voor de vrijwilligerswerking die in de gemeenten op volle toeren draait. Net zoals in 2017 wil de intergemeentelijke archivaris hen samenbrengen tijdens een uitstap in de regio. 1. Intergemeentelijke archivaris in cijfers De intergemeentelijke archivaris is een personeelslid van de. Zij wordt echter niet betaald met middelen uit het cultureelerfgoedconvenant. Sinds april 2015 zijn het de gemeenten waar de archivaris is tewerkgesteld die de loon- en werkingskosten betalen. Deze werkingskosten omvatten de kosten voor telefonie, vormingen, verplaatsingen buiten woon-werkverkeer en de eventuele aankoop van klein werkmateriaal (bijvoorbeeld handschoenen). De gemeenten die tot het werkingsgebied van de intergemeentelijke archivaris behoren, zijn Buggenhout, Hamme, Laarne, Lebbeke, Wichelen en Zele. In 2018 betalen de gemeenten 0,63 euro per inwoner.
4 Op een totaal van 103.638 inwoners betekent dit een inbreng van 65.425 euro. De intergemeentelijke archivaris werkt vanaf september 2017 t.e.m. juni 2018 deeltijds (opname 0,2 VTE ouderschapsverlof). Gemeente Aantal inwoners op 1/1/2017 Bedrag voor werking in 2018 Buggenhout 14.494 9150 Hamme 25.279 15.950 Laarne 12.454 7900 Lebbeke 19.033 12000 Wichelen 11.560 7300 Zele 20.818 13.125 Totaal aantal inwoners/bedrag 103.638 65.425
5 2. Aandachtspunten D I G I T A A L A R C H I E F Met het oog op het duurzaam bewaren en toegankelijk maken van digitale stukken en dossiers, zal de archivaris de komende jaren inzetten op het digitale archiefbeheer. In 2017 legde zij daartoe reeds de nodige contacten met de ICT-diensten en werden de diensten bevraagd middels een korte vragenlijst. Ook de informatieveiligheidsconsulenten zijn betrokken als het aankomt op informatiebeheer, privacy en openbaarheid van bestuur. Na de opmaak van een plan van aanpak met daarin de nodige richtlijnen en afspraken, gaat de archivaris aan de slag met de mappenstructuren. Middels een digitale trashday worden deze geschoond waarna de structuur zelf onder handen wordt genomen. Dit gebeurt in nauw overleg met de gemeentelijke diensten. Tijdens workshops en vormingen zal de archivaris hen meer vertrouwd maken met het beheer van het digitale archief. Sinds de opstart van de vrijwilligerswerking, zijn er eind 2017 in 5 gemeenten in totaal 14 vrijwilligers aan de slag. Deze werking vraagt een constante opvolging, zowel van de vrijwilligers als van de projecten waarvoor zij zich inzetten. De vrijwilligers werken onder meer aan het schonen, herverpakken en oplijsten van dossiers, het scannen van vergunningen, enzovoort. In het voorjaar brengt de intergemeentelijke archivaris de vrijwilligers uit de 6 gemeenten opnieuw samen tijdens een informeel ontmoetingsmoment gekoppeld aan een erfgoeduitstap in de regio. V R IJ W I L L I G E R S
6 D E P O T B E H E E R Onder depotbeheer verstaat men het Geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op de handhaving van de bouwkundige en inrichtingstechnische kwaliteit van een archiefdepot en van de materiële staat van de documenten en hun verpakking, welke daarin berusten. Er dient in de gemeenten blijvende aandacht uit te gaan naar de inrichting en het onderhoud, alsook de toegang tot de archiefdepots. Het bestaande archiefreglement kan hiertoe zeker bijdragen. Diensten dienen tevens te weten op welke manier interne overdrachten naar de depots moeten gebeuren (oplijsten, correct verpakken) en hoe men deze toegankelijk houdt. Het verspreiden van duidelijke richtlijnen en procedures en toezien op het gebruik ervan blijft een belangrijk aandachtspunt zodat dit structureel verankerd geraakt in de werking van de diensten. Dit kan eveneens gebeuren in de vorm van workshops. De archivaris zelf gaat, na overleg met de diensten, voortdurend aan de slag met de selectielijsten. Hierdoor blijven de depots beheersbaar in omvang en is er steeds plaats voor nieuwe overdrachten.
7 3. Inhoudelijke werking 3.1. Projecten per gemeente Buggenhout Actie Partner Timing Lopende projecten - Plaatsingslijst onderhouden (aanvullen met interne Gemeentelijke diensten + overdrachten en verplaatsingen van archiefblokken + vrijwilligers vernietigde dozen uit de lijst halen) - Vrijwilligerswerking: ondersteuning vrijwilligers - Permanent te bewaren archief duurzaam herverpakken Vrijwilligers Nieuwe projecten - Selectie voorbereiden en uitvoeren Gemeentelijke diensten - Workshop omtrent het depotbeheer (interne Gemeentesecretaris overdrachten, selectie, ) Informatieveiligheidsconsulent
8 Hamme Actie Partner Timing Lopende projecten - Academie: archief verder schonen, verpakken en Academie Deadline: einde juni oplijsten Eerste helft 2018 - Jeugddienst: verhuisd archief naar JC Den Appel onder handen nemen (herverpakken, oplijsten) Jeugddienst - Voorbereiding archief van diverse diensten in het kader van de bouw van het AC en eventuele Gemeentelijke diensten verhuisbewegingen (diensten Gemeentewerken en Welzijn): selecteren, herverpakken en oplijsten - Vrijwilligerswerking: ondersteuning vrijwilligers Nieuwe projecten - Digitaal archief: opmaak van een plan van aanpak ICT Informatieveiligheidsconsulent - Archief deelgemeente Moerzeke: voorbereidingen treffen voor de verhuis + nieuwe bewaarplaats zoeken Vrijwilligers Deadline: eind juni 2018
9 - Selectie archief Financiële dienst (i.k.v. het depotbeheer) - Kerkarchief Moerzeke bestuderen alvorens terug te brengen naar het Rijksarchief Gemeentelijke dienst Heemkring Osschaert Laarne Actie Partner Timing Lopende projecten - Selectie: uitvoering vernietiging archief Gemeentelijke diensten Eerste helft 2018 - Vrijwilligerswerking: ondersteuning vrijwilligers Nieuwe projecten - Herinrichting archiefdepot gemeentehuis Gemeentelijke diensten - Buitendiensten - Sportdienst: aanpak structuur van het Sportdienst Eerste helft 2018 analoge en digitale archief - Digitaal archief: opmaak van een plan van aanpak ICT-dienst, Informatieveiligheidsconsulent Gemeentelijke diensten
10 - Workshop omtrent het depotbeheer (interne overdrachten, selectie, ) - Gemeentelijke diensten Lebbeke Actie Partner Timing Lopende projecten - Verhuis archief gemeentehuis naar AC: verwerking Gemeentelijke diensten (verpakken en oplijsten) - Vrijwilligerswerking: ondersteuning vrijwilligers Nieuwe projecten - Digitaal archief: opmaak en uitvoering van een plan van ICT aanpak Informatieveiligheidsconsulent Wichelen Actie Partner Timing Lopende projecten - Milieudienst: opmaak structuur voor analoog en Milieudienst digitaal archief - Vrijwilligerswerking: ondersteuning vrijwilligers
11 Nieuwe projecten - Vrije tijd (cultuur-, sport- en jeugddienst): opmaak Vrijetijdsdiensten structuur voor analoog en digitaal archief (+ voorbereiding: schonen oud archief) - Overdrachten naar het archiefdepot op het terrein van Gemeentelijke diensten het Sociaal Huis Zele Actie Partner Timing Lopende projecten - Vrijwilligerswerking: ondersteuning vrijwilligers - Digitaal archief: opmaak van plan van aanpak voor de ICT-dienst en informatie- diensten in het gemeentehuis veiligheidsconsulent Nieuwe projecten - Selectie: uitvoering vernietiging archief - Workshop omtrent het depotbeheer (interne overdrachten, selectie, ) Technische uitvoeringsdienst Eerste helft 2018
12 - Afdeling Vrije tijd: aanpak digitaal archief voor de diensten Bibliotheek en Evenementen - Voorbereiding fijnere selectie archief met het oog op dringende overdrachten - Luikje over de archiefwerking uitrollen op intranet Bib en Dienst Evenementen Gemeentelijke diensten Communicatiedienst Eerste helft 2018 Eerste helft 2018 3.2. Overkoepelende projecten Actie Partner Timing Beheer budget Ideeën omtrent de besteding van het overdrachtsgeld uitwerken (aankoop van een museumstofzuiger, uitvoering van vernietigingen van geselecteerd archief, aankoop van verpakkingsmateriaal, aankoop van archiefbeheerssysteem )
13 Bijeenkomst van de vrijwilligers (Week van de vrijwilliger 3-11 maart 2018) Doel - Kennismaken met elkaar en met de diverse projecten waarrond men werkt - Uitwisseling van ideeën en feedback Programma - Een erfgoedgerelateerde uitstap in de regio + een hapje en drankje Februari maart 2018 3.3. Communicatie Cf. Sensibiliseren De intergemeentelijke archivaris tracht diverse doelgroepen op een zo geschikt mogelijke manier aan te spreken en te informeren. Doelgroep Kanaal Inhoud Timing Werkingsgebied Facebook-pagina Erfgoedcel Korte weergave van de archief- en /Wekelijks Land van vrijwilligerswerking binnen het werkingsgebied #intergemeentelijkearchivaris van de intergemeentelijke archivaris.
14 Werkingsgebied Nieuwsbrief Erfgoedcel Land Korte weergave van de archief- en /Maandelijks van vrijwilligerswerking binnen het werkingsgebied van de intergemeentelijke archivaris De gemeentelijke diensten Intranet Verslagen overleg archiefverantwoordelijken, tips&tricks, richtlijnen en procedures, een eventuele plaatsingslijst,... 3.4. Expertise Cf. Netwerken, Sensibiliseren Aan de hand van vormingen en collegagroepen vergaart de intergemeentelijke archivaris nieuwe kennis of vaardigheden én bouwt zij een netwerk uit met collega s en gemeentepersoneel. Via diverse vormen en momenten van overleg, of op vraag van de gemeentelijke diensten, onderzoekers, vrijwilligers, tracht de intergemeentelijke archivaris deze vergaarde kennis op haar beurt te delen.
15 Actie Frequentie/Timing Organisator/Partner Werkgroep Lokaal Overheidsarchief Deze werkgroep wil bijdragen tot een grotere deskundigheid en professionaliteit in het gemeentelijk archiefbeheer en sensibiliseren en brengt archivarissen bijeen uit Vlaanderen. 2x/jaar VVBAD Overleg intergemeentelijke archiefdiensten Momenteel telt Vlaanderen 6 archiefdiensten met een intergemeentelijke archiefwerking. Bij 4 van de 6 diensten zijn ook OCMW-besturen betrokken. Middels overleg ter plaatse bij één van de betrokken besturen, willen de archiefdiensten zich toespitsen op het uitwisselen van ervaringen eigen aan deze vorm van samenwerken. 2x/jaar Afwisselend één van de intergemeentelijke archiefdiensten Overleg met archiefverantwoordelijken In 4 van de 6 gemeenten werden per dienst of afdeling een archiefverantwoordelijke aangesteld, al dan niet met een back-up. Tijdens dit overleg koppelt de archivaris terug over de lopende archiefwerking en bevraagt zij de archiefverantwoordelijken. 2x/jaar/gemeente Intergemeentelijke archivaris
16 Loketfunctie - De intergemeentelijke archivaris fungeert als aanspreekpunt voor de gemeenten binnen haar werkingsgebied; zij kunnen steeds bij haar terecht per mail, telefoon, bij problemen en met vragen betreffende archiefzorg. De intergemeentelijke archivaris behandelt deze zelf of brengt hen in contact met de bevoegde organisatie. - De registratie van de uitgewisselde expertise gebeurt in een excel-bestand waarin de archivaris noteert welke vragen er binnenkomen en hoe deze worden beantwoord. GovPub Dit project (met FARO in de regierol) buigt zich over seriële overheidspublicaties: registratie van depothouderschap en het beheer van de verhuisbewegingen van die collecties. Het gaat in het bijzonder over parlementaire publicaties, zoals het Belgische Staatsblad, en provinciale publicaties (bestuursmemorialen). De intergemeentelijke archivaris is één van de partnerinstellingen. FARO