Elektronische Facturatie Outbound 19/10/2012
All rights reserved. No parts of this work may be reproduced in any form or by any means - graphic, electronic, or mechanical, including photocopying, recording, taping, or information storage and retrieval systems - without the written permission of the publisher. Products that are referred to in this document may be either trademarks and/or registered trademarks of the respective owners. The publisher and the author make no claim to these trademarks. While every precaution has been taken in the preparation of this document, the publisher and the author assume no responsibility for errors or omissions, or for damages resulting from the use of information contained in this document or from the use of programs and source code that may accompany it. In no event shall the publisher and the author be liable for any loss of profit or any other commercial damage caused or alleged to have been caused directly or indirectly by this document. Printed: oktober 2012 in Groot-Bijgaarden, België Nog even het volgende... We doen ons uiterste best deze manual up-to-date te houden maar gezien de snelle aanpassingen en verbeteringen van het programma DBFACTw is dit niet altijd mogelijk. Wij raden u dan ook aan om op regelmatige basis de online helpfile te consulteren voor de laatste informatie. Door de continue evolutie van DBFACTw raden wij u tenslotte nog aan om minimaal 1 k eer per jaar een update cursus te volgen zodanig dat u van de vele uitbreidingen op de hoogte blijft en via DBFACTw de werk ing van uw bedrijf k an blijven optimaliseren. Veel succes met DBFACTw. Willy De Vos
Contents 3 Table of Contents Foreword 0 4 1 e-invoice... outbound - Mail 4 Instellingen... 4 Licentie... 4 Parameter Modules... 5 Ondertekenen... PDF bestand 6 E-mailbevestigingen... 11 Relatiebeheer... 12 E-mailadres... bepalen 13 Elektronisch... versturen van docum enten 13 Aanm aak nieuw... e docum enten 16 e-invoices... en archivering 19 Archivering... bij het versturen van e-invoices 19 Archivering... langs de zijde van de klant 19 Historiekw... erklijst verstuurde e-invoices 20 2 Certipost... - Outbound 22 Instellingen... Certipost - Outbound 22 Licentie... 22 Verander variabelen... (Direct menu: 4) 23 Flow CertiPost... - Outbound 24 Relatiebeheer... 24 Inschrijven... van klanten bij CertiPost 26 Opvragen... lijst ingeschreven klanten - bevestigde inschrijvingen 29 Ophalen leesbevestigingen... verstuurde e-invoices 31 Bevestigen... van uitgeschreven klanten 32 Manueel uitschrijven... van klanten 34 Elektronisch... doorsturen van documenten 35 Historiekw... erklijst inschrijvingen/uitschrijvingen/verstuurde e-invoices 41 Overzicht... verschillende types in CertiOne 44 Index 0
4 1 1.1 e-invoice outbound - Mail Met deze module wordt het mogelijk om op een wettelijke manier uw facturen door te mailen naar uw klanten. U dient wel te beschikken over een certificaat met level 3 (nog zelf aan te kopen), wat nodig is om de bestanden digitaal te ondertekenen, zodat deze rechtsgeldig zijn en kunnen gebruikt worden voor archivering. Per relatie kan ingesteld worden of de klant zijn verkoop facturen elektronisch wenst te ontvangen. Via een apart scherm krijgt u een overzicht welke documenten elektronisch dienen verstuurd te worden. Bij het versturen wordt per document een e-mail verstuurd naar de klant, met daarin de ondertekende PDF van de factuur en een (CTP) XML bestand, welke door de klant kan gebruikt worden in zijn ERP pakket om in te lezen. Bij het versturen van de mail, wordt de status van de factuur aangepast naar Elektronisch verstuurd. Hier wordt de historiek van bijgehouden, zodat u steeds kunt nagaan welke factuur al is verstuurd, naar wie en wanneer. 1.1.1 Instellingen In wat volgt kan u de instellingen terugvinden die dienen te gebeuren na activatie van deze module. 1.1.1.1 Licentie Om e-invoices te kunnen versturen moet eerst de module 'e-invoice outbound - Mail' worden aangevraagd. Deze kan worden teruggevonden op het tabblad Uitbreiding op boekhouding (direct-menu 580).
1.1.1.2 5 Parameter Modules E-Invoice outbound verkeer actief in dit dossier (Helpkey 960706) : via deze parameter stelt u in of u in dit dossier de e-invoices via e-mail wenst te versturen. Deze parameter staat NIET standaard in elke dossier aan als u over de module beschikt. Deze parameter kan niet samen met helpkey 960705 (Certipost outbound actief in dit dossier) worden gebruikt.
6 Als de parameter wordt geactiveerd zal de volgende melding worden gegeven : Hierbij worden alle facturen en creditnota s uit het verleden germarkeerd zijnde Elektronisch verstuurd. Deze actie is nodig omdat anders gaat worden voorgesteld om alle facturen en creditnota s uit het verleden elektronisch door te sturen terwijl deze reeds afgedrukt zijn. 1.1.1.3 Ondertekenen PDF bestand Om een PDF digitaal te ondertekenen moet u in het bezit zijn van een digitaal certificaat. Dit certificaat dient u zelf aan te vragen en kan via verschillende instanties, bvb. GlobalSign (www.globalsign.eu). U dient er wel op te letten dat het certificaat van level/class 3 is. Dit level laat toe om bestanden digitaal te ondertekenen. Eenmaal het certificaat in uw bezit is dient u deze te exporteren naar een pfx-bestand.
7
8 Hier dient u te kiezen voor de eerste optie.
Dit paswoord gaat u later nodig hebben in DBFACT. 9
10 Te gebruiken certificaat (pfx-bestand) (Helpkey 960707) : hier definieert u welk pfx-bestand (het certificaat dat u heeft geëxporteerd) u wenst te gebruiken om uw PDF-bestanden te exporteren. Het pfx-bestand wordt het best centraal geplaatst, zodat deze locatie op elk station dat e-invoices gaat versturen bekend is. Een ideale locatie is de map van uw dossier (x:\dbfact\<uw Dossier>). Paswoord in certificaatbestand (Helpkey 960708) : hier geeft u het paswoord in dat gekoppeld is aan het certificaatbestand. Ondertekeningsmarkering toevoegen op PDF (Helpkey 960709) : bij het ondertekenen van het PDF-bestand kan onderaan een ondertekeningsmarkering worden toegevoegd. Via deze parameter kan u dit in- of uitschakelen.
1.1.1.4 11 E-mailbevestigingen De e-mail die zal worden verstuurd naar de klant is volledig zelf op te stellen. Hiervoor is gebruik gemaakt van het bekende systeem van de e-mailbevestigingen. In het scherm van de e-mailbevestigingen (direct menu 14) kiest u documenttype e-invoice: outbound. Er zijn verschillende variabelen voorzien welke kunnen toegevoegd aan de tekst, zoals documenttype en documentnummer, naam contactpersoon, bedrag en valuta document, referentie,...
12 U kan ook extra bijlagen koppelen aan de bevestiging. Als u bv. nog een extra PDF-document wenst mee te sturen met de e-mail. 1.1.2 Relatiebeheer Voordat we documenten elektronisch kunnen versturen moeten we eerst toestemming hebben van de klant in kwestie. We moeten dus per relatie gaan instellen of deze klant elektronische documenten wenst te ontvangen. Op de relatiefiche zien we op het tabblad Klant de volgende 2 velden staan :
13 Standaard staat de status van een relatie op Onbekend. Deze status geeft aan dat we niet weten of de klant elektronische documenten wenst te ontvangen. Het veld Versturen van factuur via staat dan ook op Afdrukken wat er voor zorgt dat de klant zijn/haar documenten via de post zal blijven onvangen. Als een klant geen elektronische documenten wenst te ontvangen veranderen we de status naar Geweigerd. De klant zal dan ook zijn/haar documenten afgedrukt blijven ontvangen. Als een klant zijn/haar toestemming geeft om documenten elektronisch door te sturen dan moeten we de status veranderen naar Toegestaan. Via de relatiewerklijst kan een selectie gemaakt worden op deze 2 velden. Ook het relatie globaal wijzigen-scherm is aangepast en de Status elektronisch versturen factuur is via dit scherm globaal wijzigbaar. 1.1.2.1 E-mailadres bepalen Om een e-invoice te versturen is een e-mailadres vereist. In eerste instantie wordt gekeken naar het e-mailadres voor de herinneringen (tabblad Extra 2 ). Is deze niet ingevuld dan wordt er gekeken naar het hoofd e-mailadres van de relatie (tabblad Algemeen ). De status elektronisch versturen documenten kan dus niet op Toegestaan gezet worden zonder dat één van beide e-mailadressen zijn ingevuld. 1.1.3 Elektronisch versturen van documenten Via Direct-menu 1313 (Versturen e-invoices) kan de lijst berekend worden van alle e-invoices die verstuurd kunnen worden. Per factuur en creditnota wordt bijgehouden of deze reeds elektronisch is doorgestuurd. In de lijst gaan alleen facturen en creditnota s komen te staan die nog niet elektronisch verstuurd zijn én alleen die van klanten waarvan de status op Toegestaan staat. De lijst berekenen gebeurt via de button <Alles ophalen>
14 In de grid kan u direct een aantal documentgegevens terugvinden. In de kolom E-mailadres staat het e-mailadres naar waar de e-invoice zal verstuurd worden. Regels die in het rood worden weergegeven zijn regels waarvan het e-mailadres ontbreekt. Op deze manier kan u via F12 de relatiegegevens opvragen en desnoods aanpassen. Door vervolgens opnieuw op <Alles ophalen> te klikken worden de gevevens vernieuwd. Onderaan links ziet u het aantal e-invoices die verstuurd kunnen worden. Er wordt ook een melding gemaakt van e-invoices met een datum in de toekomst. U kan e-invoices met een datum in de toekomst versturen, maar u moet hiervoor bevestigen. De te versturen e-invoices kunnen ook per relatie worden opgevraagd door linksbovenaan de relatie in te geven. Versturen van de e-invoices gebeurt via de button <Doorsturen>. Alle gemarkeerde documenten worden eerst digitaal ondertekend en vervolgens stuk per stuk doorgemaild.
Nadat een document succesvol is doorgemaild wordt deze gemarkeerd als zijnde elektronisch verstuurd. Hieronder een voorbeeld van de verstuurde e-mail. 15
16 1.1.4 Aanmaak nieuwe documenten Als in DBFACT een nieuwe factuur of creditnota wordt aangemaakt voor een klant die zijn/ haar documenten elektronisch wenst te ontvangen dan wordt bij het afsluiten van het document hiervan melding gegeven :
17 Als een document elektronisch te versturen is, verschijnt de tekst Elektronisch te versturen én de optie Factuur afdrukken of Creditnota afdrukken wordt automatisch uitgezet. Ook in het Selectie output -scherm wordt nogmaals een vermelding gemaakt :
18 Het is natuurlijk niet verboden om een factuur/creditnota af te drukken als deze elektronisch moet worden verstuurd. Het wel of niet op papier afdrukken van het document beïnvloedt nooit de instelling dat een document elektronisch is doorgestuurd. Het is ook NIET zo dat als een document is afgedrukt dat deze niet meer elektronisch door te sturen is. In de factuurwerklijst kan trouwens altijd bekeken worden of een factuur/creditnota elektronisch verstuurd is via de kolom Elektronisch verstuurd, welke voorzien is.
1.1.5 19 e-invoices en archivering Hoe zit het eigenlijk met de archivering bij het versturen van e-invoices? Het verhaal moet opgesplitst worden in 2 delen : archivering bij het versturen van e-invoices en archivering langs de zijde van de klant bij het ontvangen van een e-invoice via e-mail. 1.1.5.1 Archivering bij het versturen van e-invoices Bij het versturen van een e-invoice zal u zien dat er 2 bijlagen worden meegestuurd. - Het eerste bestand is het PDF-bestand waarin de klant de factuur of creditnota kan terugvinden. Dit bestand is digitaal ondertekend. - Het tweede bestand is een XML-bestand waarin alle e-invoice-gegevens aanwezig zijn. Dit XML-bestand bevat tevens het ondertekende PDF-bestand. Dit bestand zal later kunnen gebruikt worden langs klantzijde om de e-invoice automatisch te verwerken in DBFACTw. Na het succesvol versturen van een e-invoice wordt op de achtergrond bijgehouden welk document op welke moment door welke gebruiker wordt verstuurd naar welk e-mailadres. Het XML-bestand wordt tevens in originele vorm bijgehouden. Op deze manier kan op een later tijdstip altijd de verstuurde PDF worden opgevraagd, mocht er ooit bvb. een controle plaatsvinden. 1.1.5.2 Archivering langs de zijde van de klant Als de klant een e-mail met e-invoice ontvangt zijn er 2 mogelijkheden : 1. De klant werkt met DBFACT : indien de klant beschikt over de module e-invoice: inbound kan deze het meegestuurde XML-bestand automatisch importeren via de e-invoice inbound werklijst inlezen. Hierbij kan het XML-bestand of de volledige e-mail eenvoudigweg gesleept worden naar de werklijst en het
20 document zal automatisch worden verwerkt. 2. De klant werkt niet met DBFACT : in dit geval moet de klant zelf instaan voor de archivering van de e-invoice. Het PDF-bestand is digitaal ondertekend en volledig wettelijk. De klant kan dit PDF-bestand of de volledige e-mail bewaren op de schijf of afdrukken. Bij dit laatste moet wel worden opgepast, want door het PDF-bestand af te drukken is de rechtsgeldigheid verdwenen. 1.1.6 Historiekwerklijst verstuurde e-invoices Via direct-menu 1314 kan u de historiek opvragen van de in het verleden reeds verstuurde e-invoices. Deze werklijst volgt dezelfde ideologie als de andere werklijsten in DBFACT. De mogelijkheden zijn hier wel beperkter. U kan filteren op verschillende items, zoals periode, relatie, gebruiker, specfieke factuur of
21 creditnota. Via de knop <Opvragen> krijgt u verschillende opties : - Via Document roept u het betreffende document op. Dit kan u ook doen door in de grid rechts te klikken in de kolom Document en hier te kiezen voor Open. - Via Relatiegegevens kan u de relatiefiche van de geselecteerde klant oproepen. Wenst u de beknopte relatiefiche te zien dan kan u ten allen tijde op F12 drukken. - Via Verstuurde PDF kan u de digitaal ondertekende PDF bekijken welke is doorgestuurd naar de klant. - Via Verstuurde XML kan u de XML bekijken welke is doorgestuurd naar de klant. Deze XML wordt gebruikt bij het automatisch inlezen van de door de klant ontvangen e-invoice en bevat tevens het (gecodeerde) digitaal ondertekende PDF-bestand. Via de knop <Afdrukken> kan u het overzicht in de grid afdrukken.
22 1.2 Certipost - Outbound Met deze module kunt u al uw verkoopfacturen elektronisch versturen naar uw klanten via een connector naar het elektronisch platform van Certipost. Deze worden als een XML en een PDF bestand verstuurd. Vooraleer facturen elektronisch kunnen verstuurd worden, dient u eerst de klanten in te schrijven bij Certipost, deze worden dan door Certipost gecontroleerd, bij goedkeuring kan het versturen voor die klant beginnen. Een klant kan zich gelijk wanneer in- en uitschrijven, hiervan wordt u op de hoogte gebracht. Dit proces van in- en uitschrijven gebeurt via Burst berichten van Certipost naar u. Bij het ontvangen van een elektronische factuur krijgen de klanten een verwittiging, welke afhankelijk is van het type account dat de klant heeft bij Certipost. De volledige opvolging van hoe de klanten hun facturen willen ontvangen, elektronisch of via papier is voorzien in deze module, alsook het proces van het in- en uitschrijven van een klant. 1.2.1 Instellingen Certipost - Outbound In wat volgt worden de instellingen beschreven 1.2.1.1 Licentie
23 Eerst moet de module Certipost: outbound worden aangevraagd. Deze kan worden teruggevonden op het tabblad DBFACTw Certified Add-Ons. (direct menu 580) 1.2.1.2 Verander variabelen (Direct menu: 4) In Verander variabelen moeten verschillende parameters overlopen worden : - Certipost: URL (Helpkey 960250) : dit is de algemene URL om een HTTPs-verbinding tot stand te brengen in productie-omgeving (dus niet in testomgeving). Deze URL wordt zowel gebruikt bij inkomend en uitgaand Certipost-verkeer. - Login (Helpkey 960246) : loginnaam voor de HTTPs-verbinding. Zowel voor inkomend als uitgaand verkeer. - Paswoord (Helpkey 960247) : paswoord voor de HTTPs-verbinding. Zowel voor inkomend als uitgaand verkeer. - Certipost outbound verkeer actief in dit dossier (Helpkey 960705) : via deze parameter stelt u in of u in dit dossier de e-invoices via Certipost wenst te versturen. Deze parameter staat standaard in elke dossier aan als u over de module beschikt. - Bestandslocatie uitgaand verkeer (Helpkey 960556) : dit is de locatie waar bestanden voor uitgaand verkeer komen te staan. Het is aan te raden om in uw dossiermap een Certipost-directory aan te maken en deze in te stellen. Dit is een verplicht in te vullen veld. Indien u ook werkt met Certipost Inbound, is een aparte locatie nodig voor deze. - Certipost outbound in testomgeving (Helpkey 960557) : bij een Certipost-opstart gaat eerst in een testomgeving (staging.certione.com) moeten worden gewerkt om na te
24 gaan of alles correct wordt doorgestuurd en ontvangen. Default gaat deze parameter dan ook aanstaan. Eenmaal alles correct is ingesteld mag deze parameter worden uitgezet. - Verzender inschrijvingen/e-invoices (Helpkey 960664) : u gaat nu zelf uw documenten elektronisch versturen en hiervoor heeft een unieke verzender-id nodig. Deze ID wordt gebruikt bij het doorsturen van gegevens aan Certipost zodat Certipost weet van wie de gegevens afkomstig zijn. Deze ID gaat u worden doorgegeven door Certipost. - Te gebruiken certificaat bij versturen e-invoices (Helpkey 960597) : bij het elektronisch versturen van documenten gaat het document digitaal ondertekend worden om de echtheid te verifiëren. Dit digitaal ondertekenen gebeurt op basis van een aanwezig certificaat op de lokale computer. Elke computer die documenten elektronisch gaat versturen moet ditzelfde certificaat geïnstalleerd hebben. Eerst moet het certificaat dus geïnstalleerd worden op de computer. Hierna kan via het loepje het gewenste certificaat gekozen worden. Als er op een computer geprobeerd wordt om documenten elektronisch te versturen en het ingestelde certificaat is niet aanwezig, dan wordt hiervan een melding gegeven en wordt het versturen afgebroken. 1.2.2 Flow CertiPost - Outbound 1.2.2.1 Relatiebeheer Voordat we documenten elektronisch kunnen versturen moet eerst aan Certipost worden doorgegeven welke klanten elektronische documenten gaan ontvangen. We moeten ze met andere woorden eerst inschrijven. Dit inschrijven wordt ook wel Optin BURST genoemd. We moeten dus eerst per relatie instellen of deze moet worden ingeschreven of dat deze klant geen elektronische documenten wenst te ontvangen.
25 Op de relatiefiche zien we op het tabblad Klant de volgende 2 velden staan : We volgen even de flow. Standaard staat de status van een relatie op Onbekend. Deze status geeft aan dat we niet weten of de klant elektronische documenten wenst te ontvangen. Het veld Versturen van factuur via staat dan ook op Afdrukken wat er voor zorgt dat de klant zijn/haar documenten via de post zal blijven onvangen. Als een klant geen elektronische documenten wenst te ontvangen veranderen we de status naar Geweigerd. De klant wordt dan niet ingeschreven bij Certipost en zal dan ook zijn/haar documenten afgedrukt blijven ontvangen. Als een klant zijn/haar toestemming geeft om documenten elektronisch door te sturen dan moeten we de status veranderen naar Toegestaan. Deze status geeft aan dat de klant documenten elektronisch wenst te ontvangen MAAR de klant is nog niet ingeschreven bij Certipost. Dit gaan we pas later doen (zie volgend hoofdstuk). Via de relatiewerklijst kan een selectie gemaakt worden op deze 2 velden. Ook het relatie globaal wijzigen-scherm is aangepast en de Status elektronisch versturen factuur is via dit scherm globaal wijzigbaar. Alvorens een klant kan worden ingeschreven moet deze aan enkele voorwaarden voldoen. Bepaalde gegevens moeten zijn ingevuld. Een overzicht : - Naam Adres Postcode en plaats ISO-land (niet land voluit geschreven). Voor Belgische klanten is dit BE. BTW-nummer (ondernemingsnummer). Documenten van klanten zonder ondernemingsnummer kunnen dus niet elektronisch worden doorgestuurd. E-mailadres: het algemene e-mailadres op het eerste tabblad OF het e-mailadres voor de herinneringen OF het e-mailadres voor de e-invoices moet zijn ingevuld. Het e-mailadres van de e-invoices heeft voorrang op deze van de herinneringen.
26 Indien beide leeg zijn, wordt gekeken naar het algemene e-mailadres. 1.2.2.2 Inschrijven van klanten bij CertiPost Via Direct-menu 1290 (Certipost: beheer in-en uitschrijvingen) kunnen we klanten inschrijven bij Certipost. Bij het opstarten van dit scherm wordt automatisch de lijst berekend van klanten die in aanmerking komen om in te schrijven : In de bovenste grid zien we de klanten waarvan de status elektronisch versturen factuur op Toegelaten staat. De lijst kan opnieuw worden berekend via de knop <Berekenen>. De lijst kan ook worden weergegeven in de relatiewerklijst via de button <Zoom selectie>. Bij relaties met zwarte tekst zijn aan alle voorwaarden voldaan, bij deze in het rood ontbreken bepaalde relatiegegevens. De lijst van verplichte velden staat iets hogerop. Snelwijzigen van de relatiegegevens kan gebeuren op verschillende manieren : - Via F12 worden de beknopte relatiegegevens opgeroepen en hier kan worden doorgeklikt naar de relatiefiche - De relatiefiche kan ook rechtstreeks worden opgeroepen via de knop <Relatie> - Indien van verschillende relaties tegelijkertijd gegevens moeten worden aangepast kan worden gewerkt met de button <Globaal wijzigen>. Interessant als bvb. voor verschillende relaties de ISO-landcode moet worden gewijzigd. Nadat eventuele relatiegegevens gewijzigd zijn kan via de button <Berekenen> een refresh van de gegevens doorgevoerd worden. Als de lijst aangevuld is en alle relaties in de grid zijn klaar om ingeschreven te worden dan kunnen we de inschrijvingen doorsturen. Dit gebeurt via de button <Versturen>.
27 Nadat de inschrijvingen verzonden zijn wordt de lijst opnieuw opgebouwd en zullen de doorgestuurde inschrijvingen verdwijnen op het scherm. Op de achtergrond wordt gelogd wanneer, door wie een relatie ingeschreven is. Als een inschrijving doorgegeven is aan Certipost is wordt de status in de relatiefiche automatisch veranderd naar Toegestaan, doorgegeven, niet bevestigd. Het is niet omdat de inschrijving is doorgegeven aan Certipost dat de klant onmiddellijk is ingeschreven. Het duurt maximaal 2 dagen alvorens een inschrijving afgerond is. Dagelijks kan bij Certipost een lijst van ingeschreven klanten worden opgehaald. Zodra de ingeschreven klant hier in de lijst verschijnt is de klant klaar om zijn/haar documenten elektronisch te ontvangen. De klant zal op dit moment nog altijd zijn/haar documenten afgedrukt ontvangen. Het ophalen van de inschrijvingsbevestiging wordt besproken in volgend hoofdstuk. Vanaf het moment dat de inschrijving is doorgestuurd aan Certipost is het statusveld niet meer wijzigbaar in de relatiefiche. Uitschrijven moet de klant doen via de website van Certipost en dit gaan we in DBFACTw ook opvangen. Zie hiervoor het volgende hoofdstuk. Op het moment dat Certipost een nieuwe inschrijving ontvangt maken zij een account aan voor deze klant en de klant wordt op de hoogte gebracht van deze inschrijving via het emailadres meegegeven tijdens het inschrijven (Optin BURST) :
28 De eerste keer dat een nieuwe klant zijn/haar account opstart moeten de algemene voorwaarden worden aanvaard : Het initieel paswoord moet ook worden gewijzigd en de klant krijgt de mogelijkheid om zijn/ haar profielgegevens te wijzigen. Na het doorsturen van de inschrijvingen kan door u op de website van CertiOne worden ingelogd en op het tabblad Document Manager gaat u een nieuwe audit (unieke ID van Certipost) zien verschijnen :
29 Het type van een inschrijving is van het type Burst. 1.2.2.3 Opvragen lijst ingeschreven klanten - bevestigde inschrijvingen Als een inschrijving is doorgestuurd is de klant nog niet onmiddellijk ingeschreven. Als vanuit DBFACTw een factuur of creditnota elektronisch wordt doorgestuurd én het account van de klant is nog niet aangemaakt of verwerkt dan zal de factuur of creditnota worden geweigerd. Het opnieuw doorsturen van het document NADAT de account is aangemaakt is dan aan de orde. Om dit probleem te voorkomen kan pas een document elektronisch worden doorgestuurd nadat de inschrijving bevestigd is. Een inschrijving wordt in DBFACTw pas bevestigd als deze verschijnt in de lijst van ingeschreven klanten. Vanuit DBFACTw een volledige lijst van alle bij Certipost ingeschreven klanten opgehaald worden. Certipost zet elke dag een nieuw bestand klaar waarin een lijst terug te vinden is van alle ingeschreven klanten. De klantenlijst kan opnieuw worden opgevraagd via Direct-menu 1290 (Certipost: beheer inen uitschrijvingen). Midden dit scherm staat de button <Ophalen bevestigde inschrijvingen>. Hiermee worden alle Optin-berichten (lijst inschrijvingen) bij Certipost opgehaald en verwerkt. Elke klant in de lijst wordt opgezocht in DBFACTw en als de inschrijving van de klant nog niet bevestigd is dan wordt dit aangepast en gelogd.
30 De lijst van ingeschreven klanten wordt niet weergegeven in een grid maar er wordt wel gevraagd of de lijst naar een rapport moet worden gestuurd. Deze kan u dan afdrukken, emailen, bewaren als PDF, Excel, Word-document,... Nadat een inschrijvings-bericht is opgehaald bij Certipost, wordt aangeduid dat dit bestand is opgehaald. De volgende keer dat er berichten worden opgehaald zal deze dan niet meer worden opgehaald. Hier zit wel een timeout op. Soms kan het een dag duren alvorens een bericht officieel opgehaald en verwerkt is. Via CertiOne kunnen natuurlijk altijd alle reeds opgehaalde berichten bekeken worden. Als de inschrijving bevestigd is en we bekijken de relatiefiche dan zien we het volgende : Vanaf nu zullen de facturen en creditnota s van de klant elektronisch worden verstuurd. Hoe dit gebeurt wordt besproken in hoofdstuk 6. Via de knop <Overzicht niet bevestigde inschrijvingen> wordt een lijst weergegeven van klanten die zijn doorgegeven aan Certipost, maar waarvan nog geen bevestiging is ontvangen/opgehaald. Het resultaat wordt weergegeven in de relatiewerklijst.
1.2.2.4 31 Ophalen leesbevestigingen verstuurde e-invoices Certipost stelt ook berichten ter beschikking welke de leesbevestigingen (Receipt Informations) van de e-invoices bevatten. Als een klant een verstuurde e-invoice heeft geopend wordt deze beschouwd als gelezen. Deze berichten verschijnen niet per se op dagelijkse basis, maar alleen als er leesbevestigingen beschikbaar zijn. Opgelet: bij het opzetten van de Certipost-installatie moet worden doorgegeven of de leesbevestigingen beschikbaar moeten komen te staan via HTTP. Standaard is dit niet het geval. Het ophalen van de leesbevestigingen kan worden opgeroepen via de knop <Ophalen leesbevestiging documenten>. Alles gebeurt bij deze functie op de achtergrond. Alles Receipt Information-berichten worden opgehaald, de documentnummers worden bekeken en geupdated. Nadien kan in het verleden-scherm van de facturen en creditnota s de status van de leesbevestiging geraadpleegd worden :
32 Door met de muis over de tekst Bevestiging te gaan kan de datum en uur waarop de klant het document heeft gelezen worden geraadpleegd. 1.2.2.5 Bevestigen van uitgeschreven klanten Klanten die ingeschreven zijn bij Certipost kunnen zich ten allen tijde uitschrijven. Dit kan uitsluitend gebeuren via de website van Certipost. Als de klant inlogt via zijn/haar account kan dit op het tabblad Mijn verzenders DBFACT worden teruggevonden : De klant kan zich (eventueel) uitschrijven door hier te kiezen voor Uitschrijven. Certipost zet op hun beurt elke dag een bestand klaar welke de uit te schrijven klanten bevat. Dit bestand kunnen we vanuit DBFACTw inlezen en verwerken. Zolang wij deze uitschrijving niet bevestigd hebben, is de klant niet officieel uitgeschreven. Hiervoor gebruiken we opnieuw Direct-menu 1290 (Certipost: beheer in-en uitschrijvingen) waarmee we ook de inschrijvingen hebben beheerd. Nu gaan we ons richten tot de 2de grid op dit scherm :
33 Bij het opstarten van het scherm wordt eerst nagekeken of er voorheen al geen uit te schrijven klanten zijn opgehaald die wij nog niet hebben bevestigd. We kunnen bij Certipost opvragen of er nieuwe klanten zijn die zich willen uitschrijven door te klikken op de button <Ophalen Certipost>. Na het ophalen weten we dus welke klanten zich willen uitschrijven. Op dit moment is dit uitschrijven dus nog niet definitief. We moeten deze uitschrijving eerst bevestigen. Via de button <Bevestigen> geven we voor de gemarkeerde relaties de bevestiging door. Nadat we de uitschrijvingen bevestigd hebben, worden de velden op de relatiefiche aangepast : Vanaf nu worden de documenten opnieuw afgedrukt en we geven aan dat de status geweigerd is en dat certipost reeds bevestigd is.
34 Als de klant later opnieuw documenten elektronisch wenst te ontvangen dan kan de status opnieuw veranderd worden naar Toegelaten. De klant kan dan opnieuw worden ingeschreven, enz. Ook hier wordt op de achtergrond bijgehouden wie de uitschrijving heeft bevestigd en wanneer. In CertiOne kan u ook de nog niet bevestigde uitschrijvingen terugvinden bij de Document Manager onder het type Optin Pending : Nadat een uitschrijving bevestigd is kan u dit ook terugvinden in CertiOne : 1.2.2.6 Manueel uitschrijven van klanten Een klant die zich wenst uit te schrijven dient dit dus te doen via de Certipost-website. DBFACTw ontvangt nadien een aanvraag tot uitschrijving welke bevestigd moet worden. Dit is de normale gang van zaken en hier moet men zich ook aan houden. Mocht er iets mislopen en de klant is reeds uitgeschreven zonder dat hiervoor een aanvraag tot uitschrijving is ontvangen, dan kan de klant manueel in DBFACTw worden uitgeschreven. Het is niet voldoende om de status naar Uitgeschreven te veranderen. Er gebeuren namelijk nog verschillende acties op de achtergrond. Op de relatiefiche staat er onder de status een knop <Uitschrijven>. Via deze knop kan een klant dus manueel uit DBFACTw worden uitgeschreven. Voer dit dus alleen uit als de klant reeds is uitgeschreven bij Certipost. Deze knop zal alleen actief staan als de ingelogde gebruiker beschikt over het recht Systeembeheer (recht 8) en als de status staat op Toegestaan, bevestigd door Certipost of Toegestaan, bevestigd door Certipost. De manuele uitschrijving wordt op de achtergrond ook gelogd.
1.2.2.7 35 Elektronisch doorsturen van documenten Nadat een klant is ingeschreven en deze inschrijving is bevestigd, kan een elektronisch document van deze klant doorgestuurd worden. Via Direct-menu 1313 (Versturen e-invoices) kan de lijst berekend worden van alle documenten die verstuurd kunnen worden. Per factuur en creditnota wordt bijgehouden of deze reeds elektronisch is doorgestuurd. In de lijst gaan alleen facturen en creditnota s komen te staan die nog niet elektronisch verstuurd zijn én alleen die van klanten waarvan de status op Toegewezen, doorgegeven aan Certipost staat. De lijst berekenen gebeurt via de button <Alles ophalen> De te versturen facturen/creditnota s kunnen ook per relatie worden opgevraagd door linksbovenaan de relatie in te geven. Versturen van de documenten gebeurt via de button <Doorsturen>. Alle gemarkeerde documenten worden eerst digitaal ondertekend en vervolgens stuk per stuk doorgestuurd.
36 Nadat een document succesvol is doorgestuurd wordt deze gemarkeerd als zijnde elektronisch verstuurd. Wie en wanneer een elektronisch document heeft doorgestuurd wordt op de achtergrond gelogd. In CertiOne kan het doorgestuurde document worden bekeken : De klant voor wie het document is gaat vervolgens een e-mail ontvangen met daarin de melding dat hij een nieuw elektronisch document heeft ontvangen :
37 Als in DBFACTw een nieuwe factuur of creditnota wordt aangemaakt voor een klant die zijn/ haar documenten elektronisch wenst te ontvangen dan wordt bij het afsluiten van het document hiervan melding gegeven :
38 Als een document elektronisch te versturen is, verschijnt de tekst Elektronisch te versturen én de optie Factuur afdrukken of Creditnota afdrukken wordt automatisch uitgezet. Ook in het Selectie output -scherm wordt nogmaals een vermelding gemaakt :
39 Het is natuurlijk niet verboden om een factuur/creditnota af te drukken als deze elektronisch moet worden verstuurd. Het wel of niet op papier afdrukken van het document beïnvloedt nooit de instelling dat een document elektronisch is doorgestuurd. Het is ook NIET zo dat als een document is afgedrukt dat deze niet meer elektronisch door te sturen is. In de factuurwerklijst kan trouwens altijd bekeken worden of een factuur/creditnota elektronisch verstuurd is via de kolom Elektronisch verstuurd, welke voorzien is.
40 In het selectiescherm van deze werklijst kan ook op dit veld gefilterd worden. Te gebruiken lay-out De mogelijkheid is voorzien om een specifieke layout in ste stellen voor de e-invoicing. Deze kan u instellen via 1/5/1/4 (direct menu 11), bij het veld Rapport elektronisch doorsturen.
1.2.2.8 41 Historiekwerklijst inschrijvingen/uitschrijvingen/verstuurde e-invoices Via Direct-menu 1314 (Historiekwerklijst e-invoices) kan u de historiek opvragen van alle in het verleden gedane inschrijvingen, uitschrijvingen of verstuurde e-invoices. Deze werklijst werkt volgens dezelfde ideologie als de andere werklijsten in DBFACTw.
42
43
44 1.2.2.9 Overzicht verschillende types in CertiOne Bij het inloggen op de CertiOne-website kan u ten allen tijde alle inkomende en uitgaande verkeer bekijken. Hieronder staat een overzicht van de meest gangbare types en statussen en wat ze juist betekenen. Type Richting Burst DBFACTw Certipost Betekenis Nieuwe inschrijvingen klanten Optin Certipost DBFACTw Overzicht alle bij Certipost ingeschreven klanten Optin Pending Certipost DBFACTw Uitgeschreven, niet bevestigde klanten Pending optin response DBFACTw Certipost Bevestiging uitschrijving klanten e-invoice DBFACTw Certipost Doorgestuurd elektronisch document