Cycling Vlaanderen Inschrijvingen Cyclo/VTT

Transcriptie

1 Cycling Vlaanderen Inschrijvingen Cyclo/VTT

2 2

3 Cycling Vlaanderen Inschrijvingen Cyclo/VTT (c) Cycling Vlaanderen Beheerprogramma van de proeven en uitstappen die worden ingericht door Cycling Vlaanderen Afdeling Wielertoerisme. 3

4 Cycling Vlaanderen Inschrijvingen Cyclo/VTT Cycling Vlaanderen All rights reserved. No parts of this work may be reproduced in any form or by any means - graphic, electronic, or mechanical, including photocopying, recording, taping, or information storage and retrieval systems - without the written permission of the publisher. Products that are referred to in this document may be either trademarks and/or registered trademarks of the respective owners. The publisher and the author make no claim to these trademarks. While every precaution has been taken in the preparation of this document, the publisher and the author assume no responsibility for errors or omissions, or for damages resulting from the use of information contained in this document or from the use of programs and source code that may accompany it. In no event shall the publisher and the author be liable for any loss of profit or any other commercial damage caused or alleged to have been caused directly or indirectly by this document. Printed: september 2013 in Gent. En speciale dank aan: Iedereen die meegewerkt heeft aan dit document. In het bijzonder diegenen door hun inbreng de verwezenlijking van dit programma mogelijk maakten. 4

5 Voorwoord Dit document werd gemaakt voor de gebruikers van het programma WBV Inschrijvingen Cyclo/VTT. Het gebruik van het programma en bijhorende handleiding zijn verboden zonder toelating van Cycling Vlaanderen. 5

6 6

7 Deel 1 Inleiding Programma Het programma 'VTT Inschrijvingen' is een hulpmiddel voor het registreren van de deelnemers aan de organisaties van Cycling Vlaanderen. De mogelijkheden: ophalen van de vergunninghouders (wielertoerist-vtt, renners, mountainbikers, BMX-ers) inscannen van de deelnemers aan een organisatie van de club opmaken van Excel-bestanden van de deelnemers per proef Upload van de deelnemers naar de WBV-server Minimum vereisten hardware Om het programma te gebruiken, hebt u een PC nodig met volgende minimum-vereisten: Operating system: Windows XP of hoger Intern geheugen: min. 512 Mb (1 Gb aangeraden) Processor: beter dan Intel Celeron processor (vb. Intel Centrino Duo,...) Harde schijf: min. 400 Mb vrije schijfruimte bij installatie Schermresolutie: min x 768 pixels (reeds mogelijk met 800 x 600 pixels, maar niet aan te raden) Snelle internetverbinding (ADSL of kabel) 7

8 8

9 Deel 2 Installatie van Internet De standaard-manier om het programma te installeren is via internet. U kan via de site van Cycling Vlaanderen het setup-bestand downloaden en installeren. Opgelet: er dient steeds een serienummer aangevraagd te worden bij Cycling Vlaanderen. Zonder dit serienummer is het niet mogelijk om de nieuwe versies van het programma te downloaden, en worden de gegevens van de vergunninghouders niet aangepast. Opmerking bij het bewaren van het paswoord: Iedere gebruiker van het programma is verantwoordelijk voor zijn/haar serienummer en identificatiecode. Misbruiken die veroorzaakt worden door het doorgeven van het serienummer en/of de identificatiecode aan derden zullen op de gebruiker verhaald worden. Cycling Vlaanderen heeft het recht om een gebruiker geen verdere toegang meer te geven tot het programma indien het serienummer of de identificatiecode van deze gebruiker ten onrechte gebruikt/misbruikt wordt. De huidige versie van het programma kan u vinden op ONTHOU GOED: u moet deze installatie slechts 1 maal doen! Van zodra het programma geïnstalleerd is op uw computer, start u het programma op via 'Start' --> 'Alle programma's' --> 'Wielerbond Vlaanderen' --> 'WBV Inschrijvingen Wielertoeristen' Ga naar deze link in uw webbrowser. U krijgt volgend scherm: 9

10 Klik op 'Install', en het programma wordt geïnstalleerd. Opmerking: indien u nog geen Microsoft.NET Framework 2 geïnstalleerd hebt op uw PC, zal dit eerst geïnstalleerd worden. Ook de andere prerequisites (MS Data Access Components 2.8 en Windows Installer 3.1) zullen geïnstalleerd worden. Wanneer alle prerequisites op uw systeem aanwezig zijn, zal u volgend schermpje zien: 10

11 Klik op 'Uitvoeren'. Ook op het volgende scherm klikt u op 'Uitvoeren': Daarna zal u dit zien: Enkele ogenblikken later start het programma op. Aangezien dit nog niet geregistreerd werd, zal u een schermpje zien met volgende tekst: 11

12 12 Klik op 'OK', en daarna op 'Help' en 'Registratie'.

13 Deel 3 Eerste gebruik Registratie Start het programma op. Bij het eerste gebruik zal u volgend schermpje zien: Klik op OK. Klik dan op 'Help' en daarna op 'Registratie' om uw exemplaar van de software te registreren. U zal volgend scherm zien: Het scherm zal wijzigen: 13

14 Sluit dit scherm voorlopig af. Mail deze gebruikerscode door. U zal binnen de 72 uur een ontvangen met het serienummer van uw versie van het programma. Wanneer u het serienummer ontvangen hebt, start dan het programma terug op, en klik op 'Help' en 'Registratie'. Vul het serienummer in, en klik op 'OK'. Klik op 'Help' --> 'Creatie database' en 'Ja' Klik daarna op 'Update' en op 'Ophalen vergunninghouders via Internet'. Het is ten strengste verboden uw gebruikerscode en/of serienummer door te geven aan derden, of deze te gebruiken voor de installatie op een andere computer. Bij vaststelling van misbruik zal de gebruiker geschrapt worden van de lijst der gebruikers. 14

15 Instellen scanner Sommige barcodescanners kunnen barcodes die beginnen met '0' niet inlezen. Indien het niet mogelijk is om uw barcodescanner zo in te stellen, dan hebt u onder 'Help' --> 'Instellen scanner' de mogelijkheid om de standaard programma-instelling te wijzigen. U dient dan de barcodes van de proeven opnieuw af te drukken (zie verder in deze handleiding onder 'Proeven'). U krijgt dan andere barcodes, die beginnen met '9999' in plaats van '0000'. Tip: Ben je niet zeker of je barcodescanner de eerste '0' kan scannen, open dan Kladblok (via 'Start' --> 'Alle programma's' --> 'Bureau-accessoires' --> 'Kladblok'). Zet je Shift-Lock aan (normaal gezien de toets links naast de 'Q'-toets). Scan onderstaande barcode in, en tel het aantal cijfers. Indien het 12 is, dan dient u ofwel uw scannerinstellingen aan te passen door in de handleiding van uw scanner de juiste instelling in te lezen, ofwel de optie 'Mijn scanner kan de initiële '0' NIET scannen van de barcodes' aan te klikken. 15

16 16

17 Deel 4 Opstarten programma Na de installatie dient u NIET meer naar de website te gaan om het programma op te starten (de Install is enkel om het programma te installeren op uw computer). U start het programma op via 'Start' --> 'Alle programma's' --> 'Wielerbond Vlaanderen' --> 'WBV Inschrijvingen Wielertoeristen'. 17

18 18

19 Deel 5 Updates Updates vergunninghouders via Internet Klik bovenaan het scherm op 'Updates', en kies 'Ophalen vergunninghouders via Internet' Kies het jaar (staat standaard op het huidige jaar), en klik op 'Start Download'. (even geduld... eerst wordt de verbinding getest, en uw identificatie.. pas daarna zal u op het scherm het verloop kunnen volgen). Na enkele tijd zal het scherm er als volgt uitzien (afhankelijk van uw stamnummer): 19

20 20 Klik onderaan op 'Terug'.

21 Deel 6 Overzicht Overzicht vergunninghouders In het hoofdmenu kan u een overzicht kiezen van de vergunninghouders ('Overzicht'). Hiermee worden alle gegevens weergegeven tot de laatste update. Opzoeken vergunninghouder U kan een vergunninghouder opzoeken op achternaam, vergunningnummer of barcode. Maak een keuze in de combobox links onderaan het scherm. Vul dan (een gedeelte) van de ACHTERnaam, vergunningnummer of barcode in, en klik op 'Zoek'. 21

22 22 Wanneer u op naam zoekt, maakt het niet uit of u een naam in meerdere delen van of aan elkaar schrijft (vb. Van de Velde: u kan dit opzoeken als Vandevelde, Van de Velde, van develde,...).

23 Deel 7 Proeven Proeven Om inschrijvingen in te voeren, klikt u bovenaan het scherm op 'Proeven'. U krijgt een scherm als volgt te zien: Kies een uitstap in de bovenste combobox. Hierin vindt u de uitstappen van uw club (volgens het stamnummer dat u gebruikt hebt bij registratie). Rechts van de combobox vindt u het jaartal van de uitstappen. U kan een ander jaar kiezen door op de knop rechts van de combobox te klikken, en het betreffende jaar in te voeren: 23

24 24 De linkse combobox wordt dan opgevuld met de wedstrijden van dat jaar.

25 Afdrukken barcodes Vooraleer te beginnen scannen drukt u eerst de barcodes af van de verschillende proeven van deze uitstap: Klik op deze knop: Op het volgende scherm krijgt u alle barcodes te zien: Klik met de linkermuisknop op dit scherm, en de afdruk start. 25

26 Inscannen vergunninghouders Je kan onmiddellijk barcodes van vergunningen inscannen voor de eerste afstand. Wil je voor een andere afstand inscannen, dan kan je dit op twee manieren: methode 1: via de combobox Klik met de muis op de combobox met de afstanden, en kies een andere afstand. Automatisch zal je de deelnemers zien die reeds ingescand zijn voor die afstand. Scan dan de vergunning in. methode 2: inscannen van de afstand scan de afstand in van het afgedrukte blad. Automatisch zal je de deelnemers zien die reeds ingescand zijn voor die afstand. Scan dan de vergunning in. OPGELET: sommige barcodescanners kunnen het eerste cijfer van een barcode niet inscannen indien dit een '0' is. Heb je hiermee problemen, dan kan je via 'Help' --> 'Instelling scanner' de scanner anders instellen. Je kan dan andere barcodes voor de proeven afdrukken, die met '9999' beginnen in plaats van met '0000' (zie 'Eerste gebruik'). 26

27 Inscannen niet-wbv vergunninghouders. Vanaf versie bestaat de mogelijkheid om niet-wbv-vergunninghouders in te scannen. Voorwaarde is wel dat deze barcodes de EAN13-regels volgen (13 cijfers). De vergunninghouders van FCWB en VWB zijn eveneens opgenomen in het bestand. U kan deze dus inscannen zoals de vergunninghouders van Wielerbond Vlaanderen. Hou er wel rekening mee dat we de barcodes van de vergunninghouders van FCWB en WBV slechts periodiek kunnen updaten, namelijk wanneer we die doorgestuurd krijgen van deze bonden. De laatst toegekende vergunningen zullen niet altijd bekend zijn, en de vergunning zal dan niet herkend worden. Na het inscannen van een vergunning die niet herkend wordt als zijnde een WBV-vergunning, verschijnt een venster: Duidt aan tot welke federatie de vergunninghouder behoort, en klik op 'OK' Nota: je kan dit scherm enkel verlaten na het aanvinken van een federatie, of het aanvinken van 'Geen Vergunninghouder'. Nadat je op 'OK' geklikt hebt, verschijnt de gescande vergunning op het scherm, waarbij er als naam en voornaam een streepje staat. De eerste twaalf cijfers van de barcode staan ook vermeld, en onder 'Club' zie je de naam van de betreffende federatie. 27

28 28

29 Manueel toevoegen van een vergunninghouder Indien een vergunninghouder zijn vergunning vergeten is, of deze om een of andere reden niet kan ingescand worden (beschadigde barcode,...), dan kan u deze persoon toch invoegen door deze op te zoeken in de overzichtslijst. Klik op de knop 'Opzoeken vergunninghouder': Je ziet dan een scherm identiek aan het scherm 'Overzicht'. Vul een gedeelte van de naam in, en klik op 'Zoek'. Wanneer u de betreffende persoon vindt, klik dan op de naam, en het scherm zal sluiten. De vergunninghouder is dan toegevoegd aan de inschrijvingslijst. 29

30 30

31 Verwijderen van een deelnemer Heb je een vergunninghouder foutief ingevoerd, dan kan je die eenvoudigweg verwijderen. Klik op de naam van de betreffende vergunninghouder in de lijst, en je zal onderaan de naam van de persoon zien verschijnen. De knop 'Verwijder' wordt nu zichtbaar. Klik op deze knop, en de betreffende vergunninghouder verdwijnt uit de lijst. 31

32 Exporteren naar Excel Door te klikken op de knop 'Exporteer naar Excel' worden alle afstanden van de huidige wedstrijd weggeschreven naar een Excel-werkblad. Je kan zelf kiezen waar deze werkbladen moeten weggeschreven worden. 32

33 Klassement Door te klikken op de knop 'Klassement' krijg je een samenvatting per club van iedere afstand van deze proef. Standaard verschijnt eerst het klassement per afstand. OPGELET: hou er rekening mee dat enkel de gegevens van de proef die opgeroepen is doorgestuurd worden. Wil je een andere proef doorsturen, dan moet je deze eerst kiezen in de combobox van de proeven! Klassement per afstand Het klassement van alle afstanden Hier krijg je een samenvatting van alle afstanden samen per club. 33

34 Klassement met keuze afstanden Hier zie je eerst aan de rechterkant de keuzelijst van de afstanden verschijnen: Kies de afstanden waarvan je een samenvattend klassement wil, en klik op 'Maak klassement'. 34

35 Je kan deze klassementen afdrukken. Klik eerst op 'Afdrukvoorbeeld'. Je krijgt een voorbeeld van hoe de afdruk er zal uitzien. De afdrukrichting (landscape of portrait) kan je kiezen met het tweede en derde icoontje. Het vijfde icoontje zorgt ervoor dat kop- en voetteksten niet worden afgedrukt. Klik dan op het printer-icoontje (= eerste icoontje links) om de eigenlijke afdruk te beginnen. 35

36 36 Je kan de lay-out nog aanpassen: de marges verbreden of versmallen, pagina-instelling aanpassen, enzovoort.

37 Dagvergunningen en deelnemers andere bonden Je kan de aantallen van de dagvergunningen en van de niet-gescande deelnemers van andere bonden invoeren door op de knop 'Dagverg. en anderen' te klikken. Je kan dan de aantallen eenvoudigweg invoeren in het raster. Klik daarna op 'OK'. Opgelet: indien je vergunninghouders van andere bonden ingescand hebt, moet je deze niet meer vermelden in dit raster. Deze zijn immers automatisch opgenomen in het klassement. 37

38 Upload naar WBV server Door op deze knop te klikken worden de gegevens van deze proef naar de server van Wielerbond Vlaanderen overgezet. Opgelet: hiervoor is uiteraard een netwerkverbinding nodig! Indien je een tocht ingescand hebt waarvan de datum groter is dan de huidige datum kan je deze niet uploaden naar de server! (vb. de datum van de tocht is volgende week, en je hebt - eventueel per ongeluk - op deze tocht gescand of op de knop 'Upload naar WBV-server' geklikt, dan worden deze niet overgezet naar de server. U krijgt dan wel een waarschuwing op het scherm. 38

39 Deel 8 Kalender Kalender Je kan de kalender van de uitstappen als Excel-werkblad ophalen van de server van WBV. Klik bovenaan het scherm op 'Kalender'. U kan kiezen waar u het bestand opslaat: kies de map, en klik 'OK'. Na enkele seconden zal u de melding krijgen dat het bestand opgemaakt is, en onder welke naam. 39

40 40 Aan iedere wedstrijd is een uniek identificatienummer verbonden. In dit Excel-werkblad vind je de identificatienummers terug van alle uitstappen.

41 Deel 9 Wat is Nieuw? Onder 'Help' vind je nu ook een overzicht van de wijzigingen aan iedere release. Klik op 'Wat is Nieuw?' en je krijgt het overzicht: 41

42 42

43 Inhoud WBV Inschrijvingen Cyclo/VTT 3 Voorwoord 5 Inleiding 7 Programma 7 Minimum vereisten hardware 7 Installatie 9 van Internet 9 Eerste gebruik 13 Registratie 13 Instellen scanner 15 Opstarten programma 17 Updates 19 Updates vergunninghouders via Internet 19 Overzicht 21 Overzicht vergunninghouders 21 Opzoeken vergunninghouder 21 Proeven 23 Proeven 23 Afdrukken barcodes 25 Inscannen vergunninghouders 26 Inscannen niet-wbv vergunninghouders. 27 Manueel toevoegen van een vergunninghouder 29 Verwijderen van een deelnemer 31 Exporteren naar Excel 32 Klassement 33 Klassement per afstand 33 Het klassement van alle afstanden 33 Klassement met keuze afstanden 34 Dagvergunningen en deelnemers andere bonden 37 Upload naar WBV server 38 Kalender 39 Kalender 39 Wat is Nieuw? 41 43

44 44