Handleiding Verzuim In combinatie met urenregistratie Inhoud Verzuimgeval invoeren... 2 Ziekte uren vastleggen in de urenregistratie... 3 Beter melden en mutaties... 4 Automatisering invoer verzuimgeval... 5 Instellingen / inrichting... 5 Hoe het werkt / logica... 6 Exports / rapporten... 7
Verzuimgeval invoeren Het registreren van een ziekmelding begint op het Werkgeverloket, vanzelfsprekend kan er slechts één actief verzuimgeval per medewerker zijn: 1. Klik op het werkgeverloket (button W) 2. Selecteer de werknemer 3. Klik op de categorie Ziek- en Betermelden 1. Klik op de knop Ziek melden 2. Voer de details rondom het verzuimgeval in (verplichte velden zijn hiernaast gemarkeerd) 3. Opslaan Let op: de op deze wijze vastgelegde verzuimdagen worden niet automatisch in de urenregistratie verwerkt. Registreer ziektedagen handmatig in de urenregistratie middels de activiteit ZIE (ziek). Handleiding Verzuim icm Urenregistratie Pagina 2 van 7
Ziekte uren vastleggen in de urenregistratie Verzuim uren dienen handmatig in de urenregistratie vastgelegd te worden. De improductieve activiteiten codes worden blauw weergegeven; de codes voor Ziekte en wachtdagen (voor de eerste ziektedag) zijn ZIE respectievelijk WDV, WDO en WDF. Wachtdagen kunnen verrekend worden met het Vakantietegoed, Overuren en Financieel op de loonstrook. Dit onderscheid uit zich in de 3 hierboven vermelde varianten. Hieronder een voorbeeld hoe ziekte in de urenregistratie opgeslagen wordt: Handleiding Verzuim icm Urenregistratie Pagina 3 van 7
Beter melden en mutaties Een werknemer beter melden of een wijziging doorvoeren op een bestaand verzuimgeval doet u met een druk op de knop "Mutatie / Beter melden". Er kan alleen een mutatie uitgevoerd worden op een actief ziektegeval. Een klik op deze knop schakelt automatisch naar het actuele verzuimgeval: 1. Voer de datum in voor deze mutatie / betermelding 2. Voer het percentage ziek in (0 = hersteld) 3. Klik op de knop "Mutatie verwerken" Het invoeren van een nieuwe hrm taak genereert een actie met deadline welke in het tabblad Acties terug te vinden zijn. Handleiding Verzuim icm Urenregistratie Pagina 4 van 7
Automatisering invoer verzuimgeval De hierboven beschreven acties kunnen ook automatisch door de software verwerkt worden en dan is de invoer in de urenregistratie de bron voor de verzuimmodule. Dat betekent dat de urenregistratie leidend is voor de verzuimregistratie en dat handmatig invoeren van een verzuimgeval niet nodig is. Uiteraard is het wel mogelijk -en vaak zelfs gewenst- om een verzuimgeval handmatig aan te passen met extra informatie of acties. De hier beschreven instellingen worden voor u ingesteld door de systeembeheerders, u hoeft hier zelf niet te handelen. Instellingen / inrichting Inschakelen ziekmelding op basis van urenregistratie. Dit is een contractantbrede instelling op pagina Contractant Algemeen Stam. Vink aan Ziekmelding o.b.v. URS. Wanneer deze optie aan staat dan loopt iedere nacht een geautomatiseerde run om alle in de urenregistratie verwerkte ZIE en WDx uren om te zetten in een Verzuimgeval. Indien er gebruik gemaakt wordt van rapportage inzake ziekteuitbetaling in de vorm van verloningsexports dan moeten ook nog de verzuimtabellen conform het cao en respectieve percentages ingericht worden. De tabellen vind je op pagina Inrichting Tabellen Ziekteuitbetaling. Voer het aantal weken en het door te betalen percentage in. Geef eventueel aan of het voor een specifiek type medewerker van toepassing is. Dit mag leeggelaten worden en dan geldt het voor alle medewerkers. Koppel deze tabel aan het cao van toepassing. Handleiding Verzuim icm Urenregistratie Pagina 5 van 7
Hoe het werkt / logica Als de hierboven beschreven inrichting is uitgevoerd dan is de software klaar om automatisch verzuimgevallen te verwerken. Je registreert de ziekte uren op reguliere wijze. WDx (wachtdag) voor de eerste ziekte dag (niet verplicht) en vervolgens ZIE voor alle opvolgende ziektedagen. De software maakt op basis van deze registratie een verzuimgeval aan of werkt deze bij. Voor het verzuimgeval dat op deze manier ingevoerd wordt, geldt altijd 100% ziekte. Iedere opvolgende dag zal in het bestaande verzuimgeval bijgewerkt worden tot eerstvolgende dag waarop een productieve activiteit geregistreerd wordt. De eerste registratie van productiviteit meldt de medewerker automatisch beter. Onderstaande urenregistratie resulteert in een verzuimgeval van 3 dagen. De eerste dag productief registreren zorgt ervoor dat het verzuimgeval wordt afgemeld middels een einddatum. In de urenregistratie: In de verzuimmodule: Elke nacht wordt de verzuimmodule bijgewerkt op basis van de urenregistratie. Wijzingen dus pas s nachts verwerkt. Handleiding Verzuim icm Urenregistratie Pagina 6 van 7
Exports / rapporten Zolang het verzuimgeval open staat zal het systeem de percentages gaan berekenen volgens de instellingen die gelden bij cao en dus de ingevoerde tabel. Dit betekent ook dat de diverse urenexports ook de verzuimgegevens meenemen. Het veelgebruikte verloning rapport op pagina Aan-afwezigheid Uren Rapporten Verloning toont vervolgens de "Ziek XX uren/dagen" kolommen. Handleiding Verzuim icm Urenregistratie Pagina 7 van 7