*ZEA001071E6* Raadsvergadering d.d. 23 juni 2015 Agendanr. 6. Aan de Raad No.ZA.14-31410/DV.15-495, afdeling Middelen en Advies. Sellingen, 11 juni 2015 Onderwerp: Jaarrekening gemeente Vlagtwedde 2014 Als sluitstuk van de jaarlijkse planning en control cyclus heeft de gehele organisatie ook dit jaar een grote bijdrage geleverd aan het samenstellen van het boekwerk wat voor u ligt: de jaarrekening van de gemeente Vlagtwedde. De verantwoording bestaat uit de programmaverantwoording, bijlagen en de productenrealisatie (recapitulatiestaat) over het jaar 2014. De programmarekening 2014 sluit met een voordelig saldo van 1.488.955,-. Voor een bedrag van 951.301,- is dit voordelige saldo toe te schrijven aan een zevental met name genoemde voor- en nadelen, waarbij verrekening met (bestemmings-)reserves ons inziens gerechtvaardigd is. Een specificatie vindt u in de navolgende alinea. Na de specifiek benoemde voor- en nadelen resteert een rekeningresultaat van 537.654,- voordelig. Voor een nadere analyse tussen het werkelijke resultaat en het bij de zomernota geprognosticeerde resultaat wordt verwezen naar de financiële positie in de programmaverantwoording. Bestemming resultaat 2014 Voorgesteld wordt het jaarrekeningresultaat over 2014 ad. 1.488.955,- als volgt te bestemmen: - Het overschot op de WMO 2014 ad. 278.751,- toevoegen aan de bestemmingsreserve WMO (B&W 310315); - De verkoopopbrengst van het voormalige schoolgebouw Barnflair ad. 200.029,- toevoegen aan de bestemmingsreserve onderwijshuisvesting (B&W 030215); - Het nadeel op het investeringskrediet restauratie Stelmakerij door tegenvallende Leader subsidie ad. 48.750,- op grond van het raadsbesluit uit november 2011 onttrekken aan de algemene reserve (B&W 240314); - Het voordeel op de participatieregeling ad. 31.907,- toevoegen aan de bestemmingsreserve categoriale bijzondere bijstand (B&W 310315);
- 2 - - Het tekort op de bijzondere bijstand door de afrekening van premies collectieve ziektekostenverzekering over oude jaren ad. 93.860,- onttrekken aan de bestemmingsreserve categoriale bijzondere bijstand (B&W 310315); - Als gevolg van vaststelling van de nieuwe participatiewet geldt de meeneemregeling niet meer. De vrijgevallen voorzieningen werkdeel WWB ( 113.302) en TDC ( 70.015), totaal 183.317,-, storten in een nieuw te vormen bestemmingsreserve sociaal domein; - Het ontstane voordeel in verband met de vrijgevallen verplichtingen in het kader van de materiële overschrijdingsregeling BBS ad. 549.963,- toevoegen aan de bestemmingsreserve personeelsbeleid OBS; - De voorziening dubieuze debiteuren i.v.m. de vordering op het COA voor basisonderwijs asielzoekers voor 2009-2010 ad. 150.056,- onttrekken aan de bestemmingsreserve OHBA; - Het resterende rekeningresultaat ad. 537.654,- toevoegen aan de algemene reserve. Rapport van bevindingen accountant De jaarrekening 2014 is gecontroleerd door Ernst & Young (EY). De bevindingen zijn vastgelegd in een controleverslag. De strekking van de controleverklaring is voor wat betreft de getrouwheid goedkeurend van aard. Voor de rechtmatigheid is evenals in 2013 een verklaring met beperking afgegeven. Zoals u in het verslag kunt lezen wordt dit voornamelijk veroorzaakt door nog lopende aanbestedingsdossiers, welke ook in 2013 reeds als rechtmatigheidsfout zijn meegenomen. Verder is gemeld dat er voor wat betreft de verantwoording van specifieke uitkeringen (SiSa) geen fouten en onzekerheden zijn geconstateerd die de daarvoor geldende rapporteringstolerantie overschrijden. Naast de formele kant hebben de jaarstukken natuurlijk ook een informatiewaarde, hetgeen minstens zo belangrijk is. De bevindingen van de accountant zijn overwegend positief. Volgens Ernst & Young past de huidige inrichting van onze interne controlefunctie bij een gemeente van de omvang van Vlagtwedde. Verder is het begrotingsbeheer in onze gemeente van voldoende niveau en zijn de afwijkingen ten opzichte van de begroting adequaat toegelicht. Ook blijft de financiële positie ondanks de enorme hoeveelheid investeringen vooralsnog uitstekend, iets waar we in deze economisch lastige tijden best trots op mogen zijn. Ondanks de beperkende verklaring voor rechtmatigheid zijn we toch blij dat u een goed leesbaar stuk met informatiewaarde kan worden aangeboden. Controleverschillen De goedkeuringstoleranties welke voor het boekjaar 2014 zijn afgesproken, bedragen 539.000,- voor fouten en 1.617.000,- voor onzekerheden. Voor de getrouwheid zijn fouten geconstateerd ten bedrage van 248.000,-. Dit bedrag overschrijdt de toleranties niet, zodat er een goedkeurende controleverklaring voor de getrouwheid is verstrekt. Er zijn voor de getrouwheid geen onzekerheden geconstateerd. Voor wat betreft de rechtmatigheid heeft de Ernst & Young fouten gerapporteerd ten bedrage van in totaal 1.109.000,-, daar waar een controletolerantie van 539.000,- geldt. Dit heeft een verklaring met beperking voor de rechtmatigheid tot gevolg. Ook zijn m.b.t. de rechtmatigheid onzekerheden gerapporteerd ten bedrage van 108.000,-. De fout met betrekking tot de getrouwheid ad. 248.000,- betreft de volgende. Vanwege het terughalen van een deel van het geld wat bij SVn was uitgezet voor het fonds duurzame particuliere woningverbetering heeft EY de conclusie getrokken dat onvoldoende gebruik van de regeling wordt gemaakt om de bijbehorende voorziening, in het leven geroepen om risico s en kosten af te dekken, in stand te kunnen houden. Wij bestrijden deze conclusie. De gelden zijn tijdelijk bij SVn weggehaald om problemen met de regels voor schatkistbankieren te voorkomen, maar blijven onverminderd
- 3 - beschikbaar voor particulieren om een beroep op te kunnen doen. Er liggen plannen een aantal zaken omtrent deze leningen nog in 2015 anders te regelen (aanpassing verordening, verbeteren communicatie). Naar onze mening kan nut en noodzaak van de huidige voorziening pas worden beoordeeld nadat de effecten van de in te zetten acties duidelijk worden. Voor een bedrag van 248.000,- heeft EY dit als fout aangemerkt. Wanneer de BBV regels strikt worden nageleefd, dan moet een voorziening ieder jaar worden herzien op basis van de werkelijke risico s en te verwachten kosten. Op grond daarvan heeft EY een punt, maar wij vinden jaarlijks bijstorten en afromen van dit soort voorzieningen ten behoeve van het inzicht zeer ongewenst en bovendien te bewerkelijk. Wij kiezen liever voor een vast evaluatiemoment. Aangezien deze fout geen invloed heeft op de aard van de verstrekte controleverklaring, hebben wij besloten dit niet aan te passen. De geconstateerde fout voor de rechtmatigheid ad. 1.109.000,- heeft enerzijds betrekking op vier aanbestedingsdossiers (uit een steekproef van 35) welke ten onrechte niet of op onjuiste wijze zijn aanbesteed. Anderzijds zijn er twee dossiers, waarvan in 2013 al is geconstateerd dat deze ten onrechte jaarlijks stilzwijgend worden verlengd, maar die nog niet opnieuw zijn aanbesteed. Het overgrote deel van de rechtmatigheidsfout (83%) heeft betrekking op één dossier die in de afgelopen jaren steeds stilzwijgend is verlengd en ook eerdere jaren in de foutscore viel. Uiteraard wordt alles in het werk gesteld dit dossier zo spoedig mogelijk opnieuw aan te besteden. Verder moet de (schriftelijke) meldingsplicht van aanbestedingen boven de drempel voor enkelvoudige aanbestedingen aan de inkoopcoördinator nog strikter worden nageleefd. De onzekerheid voor de rechtmatigheid ad. 108.000,- heeft met name betrekking op ontoereikende dossiervorming met betrekking tot inkoop en aanbesteding. Overige aanbevelingen accountant Zoals door EY terecht wordt opgemerkt, moeten we er in de komende periode voor zorgen dat de beheersing van en verantwoording over de decentralisaties wordt ingebed in onze gemeentelijke organisatie. Het laten uitvoeren van een nulmeting om de impact van deze nieuwe wet- en regelgeving en geldstromen op de bedrijfsvoering en de rechtmatigheidscontrole te toetsen zou hierin een goede stap kunnen zijn, als voorbereiding op de accountantscontrole voor het boekjaar 2015. Dit zal echter moeten worden besproken met de accountant die na de aanstaande aanbestedingsronde wordt aangewezen als huisaccountant voor de komende jaren. Verder is er een opmerking geplaatst over de overschrijding van het drempelbedrag voor schatkistbankieren. De mogelijke financiële consequenties hiervan zijn minimaal, maar een goede beheersing van de gelden die niet bij de schatkist zijn ondergebracht heeft onze aandacht. De acties die hierop al zijn ingezet hebben inmiddels hun vruchten afgeworpen; de dalende lijn in de overschrijding van het drempelbedrag is duidelijk zichtbaar (zie pagina 33 programmaverantwoording). Bijlage 1 budgetoverheveling In navolging van het B&W besluit van 20 januari 2015 is nu exact duidelijk geworden welke activiteiten, waarvoor in 2014 middelen zijn geraamd, niet (volledig) zijn uitgevoerd, maar waarvan het beschikbaar gestelde budget niet verloren mag gaan. Het gaat hierbij in principe om incidenteel beschikbaar gestelde middelen voor specifiek omschreven activiteiten. Met de overheveling van de budgetten naar 2015, wordt ook de dekking overgeheveld naar 2015. De lijst met over te hevelen budgetten is als bijlage toegevoegd. Hierbij wordt u verzocht de overheveling van budgetten goed te keuren. Zonder dit besluit is er voor genoemde budgetten geen rechtmatige besteding van middelen in 2015.
- 4 - Bijlage 2 wijzigingen in de reserves In deze bijlage wordt voorgesteld één reserve op te heffen, en een drietal reserves samen te voegen. Een nadere toelichting is in de bijlage opgenomen. Burgemeester en wethouders van Vlagtwedde, L.A.M. Kompier, burgemeester J.M. de Vos, secretaris
- 5 - No. 6. De raad van de gemeente Vlagtwedde; op voorstel van Burgemeester en Wethouders d.d. 11 juni 2015, no.za.14-31410/dv.15-495, afdeling Middelen en Advies; b e s l u i t : 1. De programmaverantwoording 2014 vast te stellen en daarmee het resultaat ad. 1.488.955,- als volgt te bestemmen: a. Storten in de bestemmingsreserve WMO een bedrag van 278.751,- ; b. Storten in de bestemmingsreserve onderwijshuisvesting een bedrag van 200.029,- ; c. Onttrekken aan de algemene reserve een bedrag van 48.750,- ; d. Storten in de bestemmingsreserve categoriale bijzondere bijstand een bedrag van 31.907,- ; e. Onttrekken aan de bestemmingsreserve categoriale bijzondere bijstand een bedrag van 93.860,- ; f. Storten in een nieuw te vormen bestemmingsreserve sociaal domein een bedrag van 183.317,- ; g. Storten in de bestemmingsreserve personeelsbeleid OBS een bedrag van 549.963,- ; h. Onttrekken aan de bestemmingsreserve OHBA een bedrag van 150.056,- ; i. Storten in de algemene reserve een bedrag van 537.654,-. 2. De budgetten 2014 en de bijbehorende dekking volgens bijlage 1 over te hevelen naar 2015; 3. In te stemmen met de wijzigingen in de reserves uit bijlage 2. Aldus besloten in de openbare vergadering van 23 juni 2015. De raad voornoemd, mevrouw L.A.M. Kompier, voorzitter de heer H.R. Kastermans, griffier