Onderzoeksverantwoording - ADS Onderzoek Naar een onderbouwde advisering van ICT-oplossingen voor de Nederlandse detailhandelspraktijk, een opdracht van het Hoofdbedrijfschap Detailhandel (HBD). Door: Dialogic en GBNED Datum: 1 juli 2008 Disclaimer: Hoewel bij de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is betracht, aanvaarden Dialogic en onderzoeksbureau GBNED geen enkele aansprakelijkheid voor de gevolgen van eventuele onjuistheden, (druk)fouten of onvolledigheden.
Contactgegevens Gegevens leverancier Naam leverancier: ADS International Contactpersoon en e-mail: Danny Buitenhuis, verkoop@adsi.nl Gegevens pakket Naam pakket: ADB Plus 2000 Special met kassamodule Onderdelen pakket: ADB Plus 2000 Special, Kassamodule, Importmodule, Exportmodule Versie pakket: V28.83.54 Gegevens onderzoeker Naam onderzoeker: Imke de Jong E-mail onderzoeker: imke.de.jong@gmail.com Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 2
Samenvatting De leverancier ADS International heeft de vragenlijst ontvangen om deze betrouwbaar te beantwoorden. Vervolgens zijn de antwoorden doorgenomen door Imke de Jong van Dialogic. De antwoorden zijn doorgenomen op basis van een demonstratie door de leverancier. Vanuit de leverancier waren hierbij de volgende personen betrokken: Danny Buitenhuis De demonstraties hebben plaatsgevonden in de periode juni 2008 (02-06- 08) Voor de demonstraties is gebruik gemaakt van de volgende omgeving: Laptop met Windows XP. De demonstraties en beoordeling hebben betrekking op versie 28.83.54 van het pakket. Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 3
Leverancier Samenvatting over de producent en/of leverancier van het pakket. ADS international is leverancier van verschillende softwarepakketten. Deze pakketten worden door een ander bedrijf ontwikkeld, namelijk door Monicom Software in Purmerend. ADS zorgt voor de levering van de software en voor de support bij problemen. Men levert de software zowel rechtstreeks aan de gebruiker als aan dealers die de software daarna weer doorverkopen. Pakket Samenvatting over pakket. ADB Plus 2000 Special met kassamodule is geschikt voor verschillende branches. Het pakket bestaat sinds 1992 en is oorspronkelijk ontstaan als adresbeheersoftware. Het is in de loop van de tijd echter steeds verder ontwikkeld naar een programma met verschillende functies voor voorraadbeheer en facturatie. Doelgroep Hoe is de doelgroep van het pakket opgebouwd en in welke doelgroep bevinden zich de meeste afnemers? Enerzijds kan een onderverdeling worden gemaakt naar bedrijfsgrootte en anderzijds bijvoorbeeld naar branche of regio (Nederland, Europa, etc). Dit is feitelijk een samenvatting van hoofdstuk 3.3.01. Het pakket wordt binnen verschillende branches gebruikt en ook de bedrijfsgrootte is erg wisselend. Zowel kleine bedrijven als grote bedrijven, maar ook overheden maken gebruik van het pakket. De afnemers bevinden zich daarnaast door verschillende landen; indien gewenst is het pakket namelijk verkrijgbaar in de talen Frans, Engels en Duits. Omgeving Samenvatting van de benodigde hardware, software en infrastructuur om met het pakket te kunnen werken. De enige twee eisen voor het draaien van het pakket zijn dat er een Windows Server moet draaien en dat de aangesloten computers gebruik moeten maken van een editie van Windows (95 en hoger, met uitzondering van ME, hoewel een editie van Windows ouder dan XP niet wordt aanbevolen). Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 4
Aandachtspunten voor aanschaf In te vullen door beoordelaar. - Een testversie van het programma is te downloaden via de site van Monicom Software (www.monicom.nl). Met deze versie kunnen 250 facturen gemaakt worden, i.e. men kan er 250 keer mee afrekenen. Support Samenvatting over de support door de leverancier. De leverancier levert telefonisch en via e-mail support. Deze support is vooral gericht op de hardware, mocht er randapparatuur zijn meegeleverd dan wordt hier ook support op verleend. Kosten voor ondersteuning zijn 169,- per jaar. Updates en upgrades zijn hierbij inbegrepen. De frequentie van updates, welke worden geleverd via Internet, is wisselend van ongeveer 1 tot 6 per jaar. Kosten Samenvatting over de kosten van aanschaf, installatie, implementatie en onderhoud. Kosten voor het aanschaffen van een stand-alone versie van het programma zijn 379,- voor het pakket, 299,- voor de kassamodule en twee keer 90,- voor de import- en exportmodules. Verder betaalt men per jaar 169,- voor support op het pakket en 25,- voor support op de kassamodule. Oordeel In te vullen door de beoordelaar, gerelateerd aan de doelgroep van het pakket. Het pakket is niet speciaal gericht op de kappersbranche, maar bevat in principe de meeste functies die een ondernemer in deze branche nodig heeft. Omdat het een generiek pakket is zitten er echter ook wel enkele nadelen aan. Specifieke kenmerken van behandelingen kunnen alleen worden bijgehouden in één algemeen notitiegedeelte bij de gegevens van de klant. Daarnaast werkt het pakket veel met het maken van facturen (hoewel direct afrekenen met de kassa ook mogelijk is), iets wat voor de kappersbranche waarschijnlijk minder relevant is. Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 5
Beperkingen De belangrijkste beperkingen van het pakket worden hier opgesomd en toegelicht. - Het pakket is niet speciaal ingericht voor kappersbranche. Het ontbreekt hierdoor bijvoorbeeld aan specifieke velden om behandelhistorie en haarkenmerken vast te leggen. Onderscheidende elementen van het pakket ten opzichte van anderen Volgens de leverancier onderscheidt het pakket zich vooral doordat het eenvoudig in gebruik is. Het is makkelijk om aanpassingen te doen in het programma waarmee de interface en verschillende functies afgestemd kunnen worden naar de wensen van de afnemer. Een gebruiker kan daarnaast snel met het programma over weg en kan daardoor gelijk aan de slag. Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 6
ONDERDEEL 4: Beantwoording vragen testprotocol Antwoord leverancier 1. Toets enkele algemene functionaliteiten van het pakket a. Beschikt het pakket over online helpteksten? Tijdens de demo kijken op welk niveau dit is (scherm, ingave). b. Kent het pakket exportmogelijkheden naar HTML, Word, Excel en/of XML? Enkele voorbeelden vragen in elk van de opgegeven exportformaten. Via de F1 toets. De helpteksten zitten in de software., eerst op beeld tonen en dan opslaan. Evaluatie beoordelaar, gezien. Er zijn helpteksten per scherm en deze zijn vaak uitgesplitst naar invoerveld., via de exportmodule kunnen verschillende gegevens van debiteuren, leveranciers, artikelen en facturen geëxporteerd worden naar DBase formaat of naar.csv-formaat. 2. Toets enkele inkoopadministratiefunctionaliteiten van het pakket a. Kan het systeem omgaan met zowel verkoop- als besteleenheden? Bijvoorbeeld verkopen per stuk en inkoop per dozijn (12 stuks dus). b. Kan in het systeem een alert worden gedefinieerd o.b.v. overschrijding levertermijn? Bijvoorbeeld automatisch een melding op het scherm of zelf een overzicht vragen van de overschrijding(en). c. Als gegevens automatisch uitgeleverd worden met systemen van derden, dan een demo bekijken. Bijvoorbeeld bij: - Ordergegevens sturen aan leverancier - Ontvangen orderinformatie van leverancier - Elektronische artikelgegevens uitwisselen via een EAN-DAS dienst d. Kan een factuur van een ontvangen order automatisch in het systeem ingevoerd worden? 3. Toets enkele artikelbeheerfunctionaliteiten van het pakket a. Indicatie wel/geen voorraadartikel? Bij kappers is bijvoorbeeld sprake van Verwacht, via import module. Via de importmodule kan een database ingeladen worden. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om artikelgegevens of leveranciers., wel kan aangegeven worden of bij het verkopen Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 7
salonproducten (voor behandeling zelf) en verkoopproducten aan klanten. b. Wordt gewerkt met (uniforme) artikelbestanden? Dat wil zeggen standaards die gelden voor een bepaalde branche. Laat ook ruimte voor eventuele andere (uniforme) artikelbestanden! c. Gelden alle (verkoop)prijzen per ingangsdatum? van het product rekening gehouden moet worden met de voorraad die er nog is van dat product. 4. Toets enkele kassapuntfunctionaliteiten van het pakket a. Bestellingen van klanten registreren?, men kan een offerte maken. b. Kunnen klanten op rekening kopen?, gezien. c. Wachtstand kassa; andere klant eerst helpen en dan weer doorgaan met vorige klant c.q. bon? d. Realtime inzicht inzicht in ALLE voorraad? Dus in voorraad lokaal, andere filialen en eventueel centraal magazijn. e. Minimaal 3 BTW percentages; laten zien hoe eenvoudig BTW-percentage in te stellen (in verband met wijziging naar 20% per 1-1-2009)., meerdere bonnen in wachtstand mogelijk., het in de wacht zetten van klanten is mogelijk, maar alleen wanneer de kassa op touchscreeninstellingen staat. In deze versie van de kassa wordt op dit moment niet bijgehouden bij welke klant een transactie hoort. Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 8, 4 BTW percentages., gezien. Er zijn 4 BTW percentages en deze zijn in te stellen via een knop in het menu Instellingen>Instel wizards. 5. Toets enkele relatiebeheerfunctionaliteiten van het pakket a. Inzicht in reeds gedane aankopen van, gezien. klant tijdens kassaverkopen? b. Klantenpas vervaardigen?, gezien. c. Mailing per email? Bij dit punt inzicht krijgen in de mogelijkheden om een mailing te sturen. d. Analyse koopprofiel van klanten? Men kan een rapport uitdraaien wat aangeeft wat een klant tussen twee bepaalde data heeft gekocht.
6. Toets enkele managementinformatiefunctionaliteite n van het pakket a. Is een overzicht met de effectiviteit per medewerker beschikbaar? (per dag, per week en per maand). b. Managementinformatie omzet opvragen; naar periodiciteit, verbijzondering en verkoopwijze. De omzet kan bekeken worden per verkoopsoort (kassa, offerte, factuur), per betalingswijze en per artikel. Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 9
Relevante branche-specifieke kenmerken van het pakket Vraag Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar Functies Klantgegevens (CRM), o.a. adresgegevens, telefoonnummers en notities. Afspraken (plannen en registreren) Behandeling registreren Abonnementen Kleur- en/of permanentkaarten Haaranalyse en/of -simulatie Personeelsbeheer Managementinformatie Afspraken Vastleggen afspraken (elektronisch afsprakenboek) Deels Afspraken zijn invoerbaar. Plannen kan niet., via tekstblad kan vrije tekst bij een debiteur worden opgegeven. Optie Via Abonnement module is elk abonnement eenvoudig invoerbaar en daardoor kan elk formulier automatisch worden uitgedraaid., omzet gegevens en wat er verkocht is word duidelijk via de bereken functie., gezien., gezien. Informatie over behandelingen kan in het notitieveld bij de klantgegevens worden ingevoerd., er is een abonnementssysteem aanwezig. Deze zorgt ervoor dat een debiteur met een bepaald tijdsinterval een factuur gestuurd krijgt., gezien., gezien. Met automatische weergave van alle afspraken van die dag bij het opstarten van het pakket. Agenda per medewerker, gezien. Deze agenda is af te drukken of op het scherm te bekijken. Plannen afspraken Afspraakbon (afspraak printen) Loopbon Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 10
Behandeling vastleggen Duur behandeling Medewerker Klant Samengestelde behandeling en kuurmanagement Klantenbestand Adresgegevens, gezien. Foto van klant Kleur- en behandelhistorie (met medewerker), via tekstblad vrij ingeefbaar., gezien. Informatie over behandelingen kan in het notitieveld bij de klantgegevens worden ingevoerd. Verkoophistorie, gezien. Voorkeurmedewerker Haarkenmerken en stylinggegevens Melding als klant binnen bepaalde periode terugkomt voor knipbeurt (voor eventuele beloning), via tekstblad vrij ingeefbaar., gezien. Informatie over haarkenmerken kan in het notitieveld bij de klantgegevens worden ingevoerd. Afrekenen Coupurelijst voor kasopmaak Datum volgende afspraak op bon Service Registratie en analyse Elektronische kaartenbak Kleurkaarten Permanentkaarten Analyse en simulatie Haaranalyse Simulatie haarstijlen en kleuren o.b.v. foto Managementinformatie Aantal behandelingen vastleggen (per dag, per medewerker), in tekstblad vrij invulbaar., het is niet mogelijk om een haaranalyse uit te voeren., behandelingen moeten worden Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 11
Omzet behandelingen (per dag, per medewerker) Omzet verkoop losse producten (per dag, per medewerker) Vaste klanten per medewerker per periode (welke medewerkers hebben de meeste vaste klanten) Klantstatistieken (topklanten, verloren klanten) ingevuld als artikelen en het is mogelijk om een overzicht van het aantal producten dat is verkocht uit te draaien. Deels, het is mogelijk om de totale omzet te zien. Het is echter niet mogelijk om alleen de omzet van de artikelgroep behandelingen te bekijken. Per medewerker is één totaalcijfer van de omzet te bekijken. Deels, het is mogelijk de omzet per artikel te zien. Hierbij worden behandelingen echter ook weergegeven, aangezien deze ook worden ingevoerd als artikel. Per medewerker is één totaalcijfer van de omzet te bekijken. Per klant is de totale omzet binnen een bepaalde periode op te vragen. Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 12