functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Zorg en Gezondheid zoekt één Secretariaatsmedewerker bij de afdeling Vlaamse Sociale Bescherming Statutair Niveau: C Rang: C2 Graad: Hoofdmedewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 27674 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Zorg en Gezondheid heeft momenteel één vacature voor een Secretariaatsmedewerker bij de afdeling Vlaamse Sociale Bescherming. 2 FUNCTIECONTEXT Zorg en gezondheid Het agentschap heeft als missie om samen te werken met alle belanghebbenden aan een betere zorg en meer gezondheid. We willen dit bereiken door mensen uit te nodigen om gezond te leven en hen hierbij te ondersteunen. We beschermen hen tegen besmettelijke ziektes en een ongezond milieu en maken de tijdige opsporing van een aantal ziektes mogelijk. We dragen bij tot een netwerk van kwaliteitsvolle zorg voor en rond mensen die het nodig hebben. Met de Vlaamse sociale bescherming brengen we de betaalbaarheid van de zorg in het bereik van onze medeburgers. Om dit alles te realiseren erkennen en financieren we organisaties, zorgverleners en voorzieningen. We doen alles in partnerschap en in gedeelde verantwoordelijkheid met hen, met andere overheden én met de mensen zelf. Extra aandacht gaat daarbij naar de meest kwetsbaren.
Onze waarden Het agentschap is een open en wendbare organisatie. We streven er naar daadkrachtig te anticiperen op de evoluties en behoeften in de samenleving, Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Onze aanpak is menselijk, gidsend en toekomstgericht. Afdeling Vlaamse Sociale Bescherming Deze afdeling organiseert de Vlaamse Zorgverzekering en regelt de tegemoetkoming voor hulp aan bejaarden. Dit houdt onder andere in: - de financiën van de Vlaamse zorgverzekering beheren, - de zorgkassen aansturen en een eigen Vlaamse Zorgkas uitbaten, - bezwaren en boetes behandelen. Positionering Als Secretariaatsmedewerker rapporteer je aan de teamverantwoordelijke van het team beleidsuitvoering en het afdelingshoofd. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Verlenen van diensten aan één of meer personen en afdelingen binnen de entiteit met als doel bij te dragen tot een vlotte, efficiënte werking van de entiteit. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Resultaat Informatieverzameling en verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk met als doel op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Voorbeelden van activiteiten - De functiehouder zorgt ervoor dat alle informatie doorstroomt naar de correcte belanghebbende. Het kan hier gaan om andere agentschappen, afdelingen van het eigen agentschap of het kabinet. - Invoeren van de afwezigheden in Vlimpers van de medewerkers van de afdeling - Opmaken van de telefoonpermanentie over de middag Informatiebeheer - Eerste helpdesk voor het afdelingshoofd i.v.m. problemen van technische aard. Bv ORKA, SharePoint, Officepakketten. pagina 2 van 10
Verzorgen en ontsluiten van een klassement met als doel zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen met als doel bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. - De functiehouder moet instaat zijn om zelfstandig dossiers in te voeren in de verschillende systemen die binnen de afdeling gebruikt worden. Voorbeelden hiervan zijn: Orafin, Orka, SharePoint, Facilipunt - De functiehouder fungeert als aanspreekpunt en eerste verbindingspersoon tussen de afdeling en verschillende centrale diensten: Facilipunt, Vlimpers Context: Conform procedures, wetgeving en regelgeving Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, ) met als doel de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. - De functiehouder doet zelfstandig opzoekingen en maakt gebruik van deze informatie om documenten op te stellen: bv. opmaken van bestelbon - De functiehouder staat ook in voor de opmaak van de verslagen van het afdelingsoverleg. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken met als doel bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Post Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post met als doel de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. - De functiehouder ondersteunt in de eerste plaats het afdelingshoofd, zodat hij zich volledig kan concentreren op zijn managementtaken - De functiehouder fungeert als het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers van de afdeling VSB en voor de collega s van de andere afdelingssecretariaten en het secretariaat van het kabinet. - De functiehouder doet de verwerking van de papieren en elektronische post binnen het secretariaat Onthaal / Telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal met als doel bij te dragen tot een - De functiehouder zorgt samen met de collega s voor een klantvriendelijk onthaal tussen 8u00 s morgens en 17u00 - De functiehouder moet in staat zijn om burgers te kanaliseren naar de juiste teams of de juiste persoon binnen het team. pagina 3 van 10
positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Agendabeheer Beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers met als doel bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. Organisatie- en samenwerkingsvorm Vanuit een doorgedreven expertise, fungeren als inhoudelijk aanspreekpunt. Bouwt de kennis verder uit en verankert deze binnen de organisatie met als doel het kennisniveau op peil te houden. - De functiehouder zorgt voor een klantvriendelijk onthaal van de bezoekers van de afdeling VSB - De functiehouder staat in voor het onthaal van nieuwe medewerkers en zorgt ervoor dat hij/zij beschikt over alle informatie en materiaal dat nodig is voor het uitoefenen van zijn/haar taak. - De functiehouder staat mee in voor het beheer van de agenda van het afdelingshoofd. - Er wordt rekening gehouden met interne afspraken en de beschikbare slots in de agenda van het afdelingshoofd; - De functiehouder zorgt voor een aangepaste vergaderaccommodatie - De functiehouder bouwt zelfstandig zijn expertise uit en houdt deze via allerlei initiatieven op peil bv. door volgen van vorming, zelfstudie of ervaring uit samenwerking in werkgroepen. 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen Zorg en Gezondheid in een graad van de rang C1 ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen Zorg en Gezondheid én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in een graad van de rang C1. 2) Je beschikt op datum van afsluiting van de kandidaturen over minstens 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot de inhoudelijke materie zoals aangegeven in de functiebeschrijving. 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 4 van 10
3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Liesbeth De Beyter, liesbeth.debeyter@wvg.vlaanderen.be, 02/533 35 66). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je bent op de hoogte van de impact van Europese Richtlijnen op de regelgeving sociale zekerheid Je volgt de impact van de recente en toekomstige ontwikkelingen binnen VSB Goed inzicht in de werking van de Vlaamse overheid kennis van de bevoegdheden van het agentschap Zorg en Gezondheid en van het Beleidsdomein WVG. kennis van de taakverdeling binnen/organisatiestructuur van de afdeling en het agentschap. Goede kennis van diverse organisatiespecifeke systemen (Vlimpers, ORKA, Facilipunt,, ) Goede Kennis van de courante MS Office toepassingen (o.a. SharePoint) Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 1) Flexibiliteit: Je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. pagina 5 van 10
4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn in de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van Hoofdmedewerker (rang C2) met de bijbehorende salarisschaal C211 Je eerste 6 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. pagina 6 van 10
De cv-screening vindt plaats in de week van 19/03/2018 (periode onder voorbehoud) 6.2. COMPETENTIESCREENING/ASSESSMENT Tijdens deze selectiefase worden volgende persoonsgebonden competenties beoordeeld: Verantwoordelijkheid nemen (niveau 1) Samenwerken (niveau 1) Klantgerichtheid (niveau 1) Zorgvuldigheid (niveau 2) Initiatief (niveau 1) Plannen en organiseren (niveau 1) Deze selectiefase kan volgende onderdelen omvatten: een competentiegericht interview, een persoonlijkheidsvragenlijst, vaardigheidsproeven,. Deze selectiefase wordt uitgevoerd door een extern selectiebureau. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel de kandidaten met een positieve beoordeling gaan door naar de volgende selectiefase. De selectiefase vindt plaats in de lokalen van het extern selectiekantoor, in principe in de weken van 26/03/2018, 2/04/2018, 9/04/2018 en 16/04/2018 (periode onder voorbehoud). 6.3. EINDSELECTIE: FUNCTIEGERICHT EINDGESPREK Het eindgesprek wordt gevoerd met een jury die samengesteld is uit afgevaardigden van de afdeling en een selectieverantwoordelijke (+ evt. een vakinhoudelijke specialist). Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties De gedragscompetenties: communiceren en flexibiliteit Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel in de periode van 23/04/2018 tot 18/05/2018 (periode onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Wie geschikt wordt bevonden, wordt gerangschikt in volgorde van geschiktheid en opgenomen in een wervingsreserve. pagina 7 van 10
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 18/03/2018. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar solliciteren.wvg@wvg.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: afdeling HR en Organisatie, t.a.v. Liesbeth De Beyter, Selectieverantwoordelijke, Koning Albert II-laan 35 bus 30 1030 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 18/03/2018 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Liesbeth De Beyter, 02/ 553 35 66. pagina 8 van 10
8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Xavier Meurisse Afdelingshoofd xavier.meurisse@zorg-en-gezondheid.be 02/553 36 33 Driessens Petra Teamverantwoordelijke beleidsuitvoering VSB petra.driessens@zorg-en-gezondheid.be 02/553 09 66 Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Liesbeth De Beyter Selectieverantwoordelijke liesbeth.debeyter@wvg.vlaanderen.be 02/553 35 66 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind mei 2018. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar liesbeth.debeyter@wvg.vlaanderen.be, 02/ 533 35 66 met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve met rangschikking aangelegd voor de functie van Secretariaatsmedewerker bij de afdeling Vlaamse Sociale Bescherming bij Zorg en Gezondheid. pagina 9 van 10
Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als Secretariaatsmedewerker bij de afdeling Vlaamse Sociale Bescherming Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 10 van 10