Behoudens advies van de c ommissi e Burgemeester en B&W-aanbiedingsformulier Onderwerp Beleidsregels 3 oktoberviering In te vullen door afdeling Ontwerper Parafanten Bestuursondersteuning Afdelingsmanager Portefeuillehouder B&W Nr:11.0221 Afdeling: Team openbare orde en Gemeentesecretaris Burgemeester BB-Nr:11.012 veiligheid Agenda/ Openbaar: ja Naam opsteller: Wim van den Eshof Burgemeester Raadsvoorstel / nee Tst.nr.: 7640 Datum B&W vergadering: 8-3-2011 Datum: 8-3-2011 Burgemeester en wethouders besluiten Behoudens advies van de c ommissi e 1. Kennis te nemen van bijgaande beleidsregels 3 oktoberviering De burgemeester besluit 1. De volgende beleidsregels drie oktoberviering vast te stellen: Artikel 1. Voorrangsrecht 3 October Vereeniging 1. De 3 October Vereeniging heeft gedurende de 3 oktoberviering het voorrangsrecht op het vrije gebruik van de openbare weg uitsluitend ten behoeve van voor algemeen publiek toegankelijke evenementen die deel uitmaken van de standaardviering. 2. De hier bedoelde openbare weg ten behoeve van de standaardviering bestaat uit de straten, wegen, pleinen en grachten die zijn opgenomen in het convenant met 3 October Vereeniging, alsmede voor extra locaties van de openbare weg ten behoeve van de viering niet behorend tot het gebied van de standaardviering. 3. Een aanvullend evenement georganiseerd door de Leidse horeca is alleen mogelijk indien: a) de 3 October Vereeniging geen gebruik maakt van haar voorrangsrecht, b) het aanvullend evenement niet in strijd is met de aard van de 3 oktoberviering;
c) het evenement geen onaanvaardbare hinder veroorzaakt voor door de Vereniging georganiseerde onderdelen van de viering, d) handhaving van de in de vergunning van de 3 October Vereeniging vastgelegde geluidnormen niet onmogelijk wordt gemaakt. Artikel 2. Kalenderprocedure 1. Vanaf 2012 zullen aanvragen voor evenementen tijdens de viering van 3 oktober meelopen met de reguliere evenementenkalenderprocedure als bedoeld in artikel 2:24 APV. 2. Voor 2011 zullen de aanvragen voor evenementenvergunningen voor de viering van 3 oktober worden behandeld volgens een ad-hoc kalenderprocedure die er in voorziet dat het College van Burgmeester en Wethouders uiterlijk 1 juli 2011 de evenementenkalender 3 oktober 2011 hebben vastgesteld. Artikel 3. Calamiteiten- of vluchtroutes 1. Bouwwerken, podia en andere objecten mogen niet worden geplaatst op de bij dit besluit behorende kaart aangegeven calamiteitenroutes voor hulpdiensten en vluchtroutes voor publiek. 2. Bouwsels, podia en andere objecten mogen voorts niet geplaatst worden op de volgende locaties: a. Hoek Turfmarkt/Ceciliastraat; b. Hoek Lange Mare/Ceciliastraat; c. Hoek Rapenburg/Lange Brug; d. Sint Jansbrug ter hoogte van de keerlus Oude Rijn- Donkersteeg; e. Visbrug (in verband met opstelplaats Ladderwagen). f. Kruispunt voor de Waaghoofdbrug aan de kant van de Aalmarkt Artikel 4. Overkappingen/bouwsels 1. Overkappingen/bouwsels zijn alleen mogelijk indien hier een evenementenvergunning voor is verleend. 2. De doorrijdhoogte onder een overkapping moet minimaal 4.20 meter hoog zijn. De doorrijdbreedte moet ten minste 5 meter breed zijn. De overkapping mag maximaal 10 m lang zijn. 3. Aaneengesloten overkappingen zijn niet toegestaan. Tussen overkappingen moet een afstand van 5 meter vrij, en onoverdekt, blijven. 4. Brandkranen dienen te allen tijde vrij te blijven van obstakels en voor direct gebruik beschikbaar te zijn. Artikel 5. Crowdmanagement Tijdens de 3 oktoberviering 2011 kunnen horecaondernemers in Leiden die in het bezit zijn van een geldige drank- en horecavergunning, vergunning krijgen om een aanvullend evenement te organiseren. Daarbij zijn de volgende voorwaarden van toepassing:
1. In de evenementenvergunning wordt opgenomen dat de organisator van een evenement of een onderdeel daarvan zelf verantwoordelijk is voor crowdmanagement en adequate maatregelen neemt als het te druk wordt (bijvoorbeeld muziek zachter, pauze inlassen of vanaf podium mensen verzoeken weg te gaan). 2. In de evenementenvergunning wordt opgenomen dat organisator een veiligheidsplan dient te overleggen waarin de volgende zaken aan de orde komen: a. De grootte en plaats van het podium; b. Het soort publiek; c. Het te verwachten aantal netto bezoekers op de locatie/bij het evenement; d. Mogelijkheden voor compartimentering van het terrein; e. Het type muziek, het soort optreden, de artiest en de duur van het evenement; f. Afspraken rondom het informeren van het publiek bij een incident (bv muziek stil) g. Naam en bereikbaarheid van de podiumbeheerder, welke ten tijde van het evenement te allen tijde aanwezig is op of rond het podium; h. Andere genomen maatregelen ten behoeve van garanderen veiligheid bezoekers; i. Aantal in te zetten toezichthouders/beveiligers vanuit de organisatie van het evenement om toe te zien op de publieksdichtheid en andere veiligheidsaspecten. 3. Aanwijzingen van de politie dienen door de organisator opgevolgd te worden. Dit kunnen bijvoorbeeld aanwijzingen zijn als het te druk dreigt te worden. Artikel 6. Afstandsnorm muziekpodia/geluidsbronnen Muziekpodia en/of geluidbronnen mogen niet op een zodanige afstand van elkaar geplaatst worden dat metingen van de toegestane geluidsnormen van een podium niet meer betrouwbaar zijn. Daartoe wordt gemeten op korte afstand voor de boxen, waarbij de geluidnorm op de gevel wordt omgerekend naar de meetplaats voor de boxen. Dat betekent dat muziekpodia of geluidsbronnen op minimaal 35 meter van elkaar geplaatst dienen te zijn. De Burgemeester kan nadere voorschriften stellen met betrekking tot de richting van geluidinstallaties, de situering van podia, de locatie van meetpunten en dergelijke zodat een correcte meting van de geluidsnorm is gewaarborgd. Een tweede argument voor deze afstandnorm naast het mogelijk maken van betrouwbare metingen is dat daardoor het gecumuleerde geluidniveau minder hoog wordt.. In de te verlenen vergunning wordt aangegeven waar en hoe de geluidsbelasting zal worden gemeten.
Artikel 7. Procedure bij meerdere aanvragen voor zelfde aanvullende evenement/podiumlocatie Indien voor een locatie meerdere aanvragen zijn ingediend en voor die locatie op grond van artikel 6 maar één vergunning kan worden verleend, vindt de vergunningverlening plaats, na inachtingneming van artikel 1, na een loting onder de aanvragers voor die locatie. Artikel 8. Ecoglazen en eindtijden Voor de drie oktoberviering gelden separaat vastgestelde regels over ecoglazen. Ook voor de eindtijden van de drie oktoberviering gelden separaat vastgestelde regels. Korte overwegingen/bestuurlijke samenvatting (aanleiding, probleemstelling, scenario s) Waarom deze beleidsregels? Er zijn geluidsnormen in de Algemene plaatselijke verordening opgenomen om onaanvaardbare hinder en (geluids)overlast tegen te gaan. Daarbij zijn overigens normen gehanteerd die tot de hoogste van ons land behoren. Langdurige blootstelling aan deze geluidsniveaus is in het kader van de arbowetgeving niet toegestaan. Het Leidse beleid gericht op de handhaving van de openbare orde en veiligheid rond de 3 oktoberviering moet worden aangepast aan de gewijzigde omstandigheden. Recente uit de hand gelopen grootschalige evenementen als de strandfeesten in Hoek van Holland en de Love Parade in Duisburg (Duitsland) hebben de risico s van grote groepen mensen op publiektrekkende evenementen uitvergroot en extra het belang benadrukt van het nut van goede regels, heldere verdeling van verantwoordelijkheden, crowdmanagement e.d. Op grond van deze reden van toegenomen risicobewustzijn op het gebied van openbare orde en veiligheid zal vanaf 2011 ook voor de 3 oktoberviering een evenementenvergunning een vereiste zijn conform artikel 2:25 van de APV (zie bijlage 4). Meeliftende horecaondernemers die een aanvullend evenement volgens de definitie van de APV organiseren zullen voortaan ook een vergunning dienen aan te vragen. De tweede reden voor deze beleidsregels betreft de handhaving van de geluidsnormen. Het aantal plekken/podia waarop (versterkte) muziek ten gehore wordt gebracht bij de 3 oktoberviering is gegroeid in die mate dat op veel plekken in de stad de Milieudienst West Holland (MDWH), die verantwoordelijk is voor de handhaving van geluid, niet meer in staat is om bij overschrijding van de geluidsnormen de overtreder aan te wijzen omdat de muziekpodia/geluidsbronnen te dicht bij elkaar staan. Via het vergunningbeleid en beleidsregels willen we dit voorkomen. Om de veiligheid, openbare orde en leefbaarheid rond de 3 oktoberviering te waarborgen worden op basis van de APV in het vervolg voorschriften aan de evenementenvergunning verbonden. Dit publiekrechtelijke aspect van de viering is uit het convenant met de 3 October Vereeniging gelicht. M.b.t. de privaatrechtelijke aspecten is een herzien convenant opgesteld. Twee voorschriften centraal Twee voorschriften staan centraal in deze beleidsregels. Het eerste is dat calamiteiten- of vluchtroutes tot een breedte van 5 meter vrij moeten blijven van obstakels. Deze calamiteiten of vluchtroutes zijn weergegeven op de kaart in bijlage 2. Het tweede centrale voorschrift is dat tussen muziekpodia of geluidsbronnen van (aanvullende) evenementen minimaal 35 meter
afstand moet bestaan om geluidsmeting mogelijk te maken en dat daardoor het gecumuleerde geluidniveau minder hoog wordt. Voorrangsrecht 3 October Vereeniging Uitgangspunt is dat de 3 October Vereeniging gedurende de 3 oktoberviering voorrangsrecht heeft op het vrije gebruik van de openbare weg uitsluitend ten behoeve van voor algemeen publiek toegankelijke evenementen die deel uitmaken van de standaardviering. Daarnaast hebben Leidse horecaondernemers de mogelijkheid om via een evenementenvergunningaanvraag een aanvullend evenement te organiseren indien het niet in strijd is met de activiteiten welke worden georganiseerd door de 3 October Vereeniging en niet in strijd is met de beleidsregels m.b.t. crowdmanagement en geluidshandhaving. Dat laatste geldt vanzelfsprekend ook voor de activiteiten van de 3 October Vereeniging. Kalenderprocedure Vanaf 2012 zal de vergunningaanvraag van de 3 October Vereeniging meelopen met de reguliere kalenderprocedure voor evenementen. Dat zal dan ook gelden voor de overige aanvragen voor evenementen tijdens de viering van 3 oktober. Voor de viering van 3 oktober 2011 zullen de ingediende aanvragen worden behandeld in een ad-hoc kalenderprocedure. Deze procedure is zo ingericht dat het College voor 1 juli 2011 de ad-hoc kalender 3 oktober 2011 zal hebben vastgesteld. Aanvragen die voor de sluitingtermijn voor de ad-hoc kalenderprocedure worden ingediend, hebben voorrang boven aanvragen die na de sluitingstermijn worden ingediend. Net als bij de reguliere kalenderprocedure wordt bij de ad-hoc procedure ook gewerkt met het systeem dat men een reservering aanvraagt voor een evenement op een bepaalde datum, tijdstip en locatie. Het is dus niet nodig dat op korte termijn een volledige aanvraag moet worden ingediend. De completering van de aanvraag vindt plaats tijdens de voorbereiding van het besluit tot vaststelling van de ad-hockalender. Beperken van administratieve last Door de geleidelijke en gefaseerde invoering voor de vergunningplicht voor de viering van 3 oktober is met ingang van 1 januari 2011 ook voor dit evenement een vergunning verplicht. We beseffen dat dit in eerste instantie extra werkzaamheden voor de vrijwillige (bestuurs)leden van de 3 October Vereeniging en de horecaondernemers met zich meebrengt vooral in het eerste jaar dat volgens de nieuwe regels wordt gewerkt. Het spreekt vanzelf dat het streven is om de overgang zo vlot mogelijk te laten verlopen en dat de administratieve last zo laag mogelijk wordt gehouden. Evenementenbeleid- andere meerdaagse evenementen Momenteel is de rapportage evenementennota 2008, met als doel bestaande knelpunten op te lossen, in de inspraak. Voorliggende beleidsregels zijn er in eerste instantie op gericht om de viering van 3 oktober veiliger en meer verantwoord te laten verlopen. Op grond van een evaluatie eind 2011 zal worden gekeken in hoeverre deze aanpak ook voor de andere meerdaagse evenementen kan worden toegepast. Bijeenkomsten met de 3 October Vereniging en Horeca ondernemers Over het voornemen tot deze beleidsregels zijn bijeenkomsten georganiseerd in december 2010 en januari 2011 waar vertegenwoordigers van de 3 October Vereeniging en de Leidse horeca zijn
gehoord. Zowel de 3 October Vereeniging als de horecaondernemers beseffen nut en noodzaak van het vrijhouden van de calamiteiten- of vluchtroutes. De horecaondernemers hebben veel moeite met het afstandscriterium tussen muziekpodia/geluidsbronnen. Ze zien daar de noodzaak niet van in en vinden het in strijd met het karakter van de 3 oktoberviering. Ze hebben daarentegen geen problemen met geluidsmeting voor de boxen. Een aantal horecaondernemers gevestigd rond het Stadhuisplein heeft de gevraagd of het tijdens de 3 oktoberviering mogelijk is om het Stadhuisplein en omgeving af te hekken. Er zal worden onderzocht of dit haalbaar is. Voor zover nodig zal dit bij de verwerking van inspraakreacties op de rapportage evenementennota 2008 worden verwerkt. Voor de eindtijden van de viering is het besluit eindtijden 3 oktober, vastgesteld op 01-07-2005, van kracht (zie bijlage 3). Beoogde effecten van de beleidsregels De openbare orde en veiligheid rond de 3 oktoberviering beter beheersbaar maken. De leefbaarheid in Leiden tijdens de 3 oktoberviering te verbeteren. Realiseren van een eenvoudige, eenduidige en samenhangende regelgeving rond de 3 oktoberviering. Knelpunten bij de handhaving door politie en gemeente wegnemen. Versterken van veiligheids- en leefbaarheidsbewust gedrag van organisatoren van (deel)evenementen tijdens 3 oktober. Creëren van duidelijkheid voor alle betrokkenen. Samenwerking optimaliseren tussen alle betrokken partijen Praktische consequenties De belangrijkste praktische consequenties van invoering van deze beleidsregels zijn: Geen muziekpodia/geluidsbronnen op de nieuwe Beestenmarkt vanwege de kermis aldaar met eigen geluidsbronnen waarvan ten minste 35 m afstand gehouden moet worden volgens de MDWH om goed geluid te kunnen meten. Minder podia/geluidsbronnen rond het stadhuis vanwege het vrij houden van de calamiteit/vluchtroutes en het afstandcriterium van 35 m voor muziekpodia/geluidbronnen. Maximaal één muziekpodium bij het begin van de Steenstraat (bij Stadscafé van de Werf en Studio de Veste) vanwege het vrij houden van de calamiteit/vluchtroutes en het afstandcriterium voor muziekpodia/geluidsbronnen. Minder ruimte voor uitstallingen van horeca ondernemers in de Steenstraat op het gedeelte tegenover de Beestenmarkt waar de kermis een groot stuk van de Steenstraat inneemt (betreft Pizzeria Napolitana, Rose and Crown, Asian Palace, El Gauch) en twee marktkooplieden. Dit vanwege het vrij houden van de calamiteiten of vluchtroutes met een breedte van 5 meter. Veel minder overkappingen in de stad vanwege de eisen van de brandweer daarvoor opgenomen in artikel 4. Geen inspraak Een algemeen argument om deze beleidsregels in de inspraak te brengen is dat in de inspraakverordening wordt voorgeschreven dat inspraak wordt verleend indien redelijkerwijs te verwachten is dat velen zich er bij betrokken voelen. Er zijn sterkere argumenten geen inspraak te verlenen op dit besluit. Gelet op het karakter van beleidsregels, namelijk een besluit waarin een bestuursorgaan aangeeft op welke wijze hij van zijn bevoegdheid gebruik maakt en niet een
besluit dat rechten en plichten schept, is inspraak niet nodig. In de ad-hoc kalenderprocedure wordt aangegeven welke evenementen wel of niet worden toegestaan en daarover wordt terecht inspraak verleend. Inspraak wordt niet verleend over individuele vergunningen of de voorschriften die daaraan worden verbonden. Daar staan bezwaar- en beroepsmogelijkheden tegen open. Over de beleidsregels heeft wel overleg plaatsgevonden met de meest betrokken horeca-ondernemers en de 3 October Vereeniging. In deze periode is overigens de evenementennota in de inspraak, waarbij verwezen wordt naar deze beleidsregels. Mocht deze inspraak leiden tot gewijzigde inzichten, kunnen deze beleidsregels indien noodzakelijk worden bijgesteld met een nieuw besluit. Voorgeschiedenis en bestaand kader In Leiden moet men net als in de meeste gemeenten in Nederland een vergunning aanvragen indien men een evenement wil organiseren. Dit is in 2008 geregeld in artikel 2:24 en 2:25 van de Algemeen Plaatselijke Verordening (APV)(publiekrecht). Met betrekking tot de 3 oktoberviering is de vergunningplicht gefaseerd ingevoerd. Uitgangspunt blijven de afspraken met de 3 October Vereeniging geregeld via een convenant (privaatrecht). De laatste jaren is ook het aandeel van de Leidse horecaondernemers tijdens de viering enorm toegenomen. Door de toegenomen aantallen bezoekers ontstaan ook steeds meer veiligheidsrisico s. Zijn er consequenties voor (het werk van) andere afdelingen/met welke afdeling is er samengewerkt? De beleidsregels zijn opgesteld in samenwerking met de MDWH (Milieudienst West Holland), de politie Hollands Midden, de brandweer, met de afdeling Handhaving, met de afdeling Dienstverlening - Unit Vergunningen, Horeca, Evenementen & Bedrijven Service & Informatie (Evenementenbureau)- Unit Kwaliteit, Toetsing en Verhaal en de Unit Kwaliteit, Documenten en Gegevens, de Concerndirectie- team Openbare Orde en Veiligheid, en de unit Juridische Dienstverlening van het Shared Service Centre. Ook zijn de 3 October Vereeniging en de Leidse horeca bij het opstellen van beleidregels betrokken. De uitvoering en handhaving van deze beleidsregels hebben gevolgen voor het werk van de MDWH, de brandweer, de politie, de afdeling handhaving en het evenementenbureau. Wie is bevoegd om het besluit te nemen: college of raad? Burgemeester Juridische consequenties Met dit besluit worden het afwegingskader bij de beoordeling van vergunningaanvragen voor evenementen tijdens de viering van 3 oktober, alsmede de daarbij te hanteren voorrangsregeling ingeval van meerdere aanvragen voor dezelfde locatie, datum of tijdstip vastgesteld. Financiële, personele en organisatieconsequenties Vooral de eerste jaren zal er extra inzet van zowel politie, brandweer, MDWH, en de gemeente (m.n. afdeling Handhaving en het evenementenbureau) vragen. Daarna zal door standaardisering en ervaring de inzet naar inschatting minder kunnen worden.
Ook de 3 October Vereeniging en de horecaondernemers, die aanvullende evenementen willen organiseren, zullen extra inspanningen moeten leveren m.b.t. de aanvraag van een evenementenvergunning en het voldoen aan de voorwaarden van crowdmanagement en geluidsbeheersing. Het is vanzelfsprekend dat de administratieve last voor de 3 October Vereeniging en de Leidse horeca zo beperkt mogelijk wordt gehouden en de vergunningverlening zo efficiënt mogelijk wordt georganiseerd. Naast financiële consequenties voor de organisatoren van (deel) evenementen zijn er ook financiële consequenties voor de gemeente zelf met betrekking tot crowdmanagement in de vorm van de aanschaf en het onderhoud van bewakingscamera s en verwijzingsborden en de inzet van extra personeel. Hier volgt nadere besluitvorming over. Medezeggenschap n.v.t. Communicatie Openbaarheid: Ja Samenvatting (verschijnt in persbriefing) Nieuwe beleidsregels vastgesteld rondom de viering van 2 en 3 oktober. In Leiden moet men net als in de meeste gemeenten in Nederland een vergunning aanvragen indien men een evenement wil organiseren. Dit jaar zal deze vergunningplicht ook gelden voor de 3 oktoberviering. Om de veiligheid, openbare orde en leefbaarheid rond de 3 oktoberviering te waarborgen worden voorschriften aan de evenementenvergunning verbonden. Twee voorschriften staan hierin centraal. Het eerste is dat calamiteiten- of vluchtroutes tot een breedte van 5 meter vrij moeten blijven van obstakels. Het tweede centrale voorschrift is dat tussen muziekpodia of geluidsbronnen van (aanvullende) evenementen minimaal 35 meter afstand moet bestaan om individuele geluidsmetingen mogelijk te maken. De laatste jaren trekt de viering van 2 en 3 oktober steeds meer mensen naar de stad. Door de toegenomen aantallen bezoekers ontstaan ook steeds meer veiligheidsrisico s. Goede regels, heldere verdeling van verantwoordelijkheden en crowdmanagement zijn erg belangrijk bij de organisatie van grote evenementen. Op verzoek van een aantal horecaondernemers en in het kader van dit crowdmanagement zal onderzocht worden of het mogelijk is om het stadhuisplein af te hekken tijdens de 3 oktoberviering. Aanpak verder communicatie Na goedkeuring van het voorstel, ontvangen de 3 October Vereeniging en de Leidse Horeca het besluit met een begeleidende brief. Daarnaast worden inwoners van Leiden via de Stadskrant geïnformeerd en is er een speciale pagina op de site van de gemeente over de 3 oktoberviering. Bijlagen bij dit aanbiedingsformulier
1) Overzicht evenementen openbare weg ten behoeve van de standaardviering 3 oktober georganiseerd door de 3 October Vereeniging 2) Kaart met Calamiteiten- of vluchtroutes 3) Besluit eindtijden 3 oktoberviering (vastgesteld op 01-07-2005) 4) Evenementenartikelen uit APV (artikel 2.24 en 2.25)