INFORMATIEPAKKET MEDEWERKER ONTHAAL EN ADMINISTRATIE WOONZORGCENTRUM DE MEERS FUNCTIECONTEXT Het OCMW Waregem staat in om zorg, hulp, opvang en begeleiding te bieden waar nodig en dit in de eerste plaats aan de inwoners van de eigen gemeente. De dienstverlening richt zich op het totale menszijn van de cliënt, de bewoner, de gebruiker met bijzondere aandacht en respect voor zijn eigenheid en zelfredzaamheid. Samenwerking van beleid, personeel, cliënten, bewoners, gebruikers en hun omgeving ervaren wij als een positieve kracht. Daartoe willen wij de nodige middelen inzetten, rekening houdend met een rechtvaardige verdeling tussen individu en gemeenschap. Wij willen vanuit een open kijk en in samenspraak met onze omgeving blijven zoeken naar een kwaliteitsvol, vooruitstrevend en creatief welzijnsbeleid, met bijzondere aandacht voor kansarmen en ouderen. Het OCMW Waregem telt verschillende diensten en voorzieningen, elk met hun eigen werkterrein. De intramurale dienst bestaat uit het woonzorgcentrum De Meers, dagverzorgingscentra De Meers en De Manège, het centrum voor kortverblijf De Kouter, het centrum voor nachtopvang De Kouter, residentie De Varent en GAW Coorenblomme. Plaats in de organisatie: directeur intramurale dienst maatschappelijk werkers ouderenzorg medewerker onthaal en administratie administratief medewerker logistiek DOEL VAN DE FUNCTIE Als Medewerker Onthaal en Administratie ben je het visitekaartje van het WZC De Meers. Je staat in voor een warm en vriendelijk onthaal van bewoners, familieleden en derden en dit zowel face-to-face als telefonisch. Daarnaast bied je administratieve ondersteuning aan diverse afdelingen binnen het woonzorgcentrum.
TAKENPAKKET Verantwoordelijk voor het onthaal - verzorgen van telefonische dispatching: beantwoorden en gericht doorschakelen van telefonische oproepen - ontvangen en begeleiden van bewoners, familie, bezoekers en derden (o.a. leveranciers) - verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie - uitdelen en verspreiden van informatiepakketten - coördineren van de reservaties van de (vergader)lokalen en in overleg bestellen van drank - instaan voor de verhuur en planning van het dagverzorgingslokaal - ontvangen en inplannen van kapperafspraken Administratief ondersteunende taken - ondersteunen van de animatie door het maken van affiches en weekoverzichten - opmaken huiskrantjes van De Meers en de dagverzorging - aanmaken van deuraffiches voor nieuwe bewoners van het woonzorgcentrum - verdelen van binnenkomende post - verdelen van maaltijdcheques - bijhouden van de bewonerslijsten - uittypen van verslagen van diverse vergaderingen o.a. teamvergadering animatie, bewonersraad, familieraad - verzamelen bestellingen kantoormateriaal en periodiek bezorgen aan de aankoopdienst - bijhouden van facturatie: bestelbon, leveringsbon, factuur en nazien om conformiteit de levering - beheren sleutels, badges en lockers voor studenten - aanmaken van fotoalbums uitstappen intramurale dienst - faxen en kopiëren Communicatie en contacten - belangrijke informatie doorgeven aan collega s - professioneel netwerk: directie, animatoren, ergotherapeuten, technische dienst, hoofdverpleegkundigen, collega s extern: bezoekers, leveranciers COMPETENTIEPROFIEL TECHNISCHE COMPETENTIES vaktechnische kennis: algemene administratieve vaardigheden talen: mondeling en schriftelijk correct Nederlands, goede kennis van het Frans en basiskennis Engels PC-vaardigheid: Word, Excel, Outlook, grafisch programma (pluspunt) vlot gebruik van o.a. telecommunicatie, kopiemachine, printer en fax
PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Onderstaande competenties zijn vooropgestelde criteria die een onderdeel vormen van de volledige selectieprocedure en de mogelijkheid bieden om een inschatting te maken van het competentieniveau van de kandidaat. Ook het potentieel om in bepaalde competenties nog te groeien, wordt meegenomen en zal mede de uiteindelijke geschiktheid bepalen. Klantgerichtheid (niv I) is vriendelijk, correct en adequaat reageren op voor de hand liggende problemen van klanten: - reageert vriendelijk en correct op vragen van klanten - helpt klanten op een vriendelijke en gepaste wijze voort - houdt in acties rekening met behoeften, vragen mogelijkheden en beperkingen van de klanten - toont onmiddellijke luisterbereidheid en is aanspreekbaar - blijft beleefd bij opmerkingen of klachten Kwaliteitsgerichtheid (niv I) is kwaliteitsgericht werken binnen de eigen functie en situatie: - werkt volgens de geldende kwaliteitseisen - controleert of het eigen werk beantwoordt aan de gestelde kwaliteitsnormen - verbetert fouten in het eigen werk zodat een kwalitatief resultaat wordt afgeleverd - doet concrete verbetersuggesties - blijft onder druk oog hebben voor detail en kwaliteit van het werk Samenwerken (niv I) is actief meewerken in het team: - toont respect voor de verscheidenheid in mensen - geeft de ander ruimte om voor zijn/haar mening uit te komen - biedt gevraagd en ongevraagd hulp op een correcte wijze - informeert de ander juist en volledig over eigen activiteiten - aanvaardt groepsbeslissingen Integriteit (niv I) is correct en respectvol handelen ten aanzien van de omgeving: - leeft bestaande regels, procedures en afspraken na - kent de gangbare waarden en normen en handelt hier consequent naar - gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke of delicate informatie - geeft een eerlijke en correcte weergave van de feiten - accepteert en respecteert gezag en kent de grenzen van de eigen verantwoordelijkheid Analytisch denken (niv I) is de kern van het probleem zien: - verzamelt de juiste informatie en beoordeelt deze kritisch - begrijpt situaties door systematische opdeling in kleinere onderdelen - maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken - houdt rekening met alle relevante, gedetailleerde informatie - toetst informatie op betrouwbaarheid en objectiviteit - stelt kritische vragen bij het doorgronden van een materie
Probleemoplossend werken (niv I) is eenvoudige problemen zelfstandig oplossen binnen de eigen functie en situatie: - detecteert en signaleert tijdig problemen - kan de ernst en draagwijdte van het probleem correct inschatten - redeneert logisch en zoekt actief naar oplossingen - weet wanneer het probleem tot de eigen verantwoordelijkheid behoort en verwijst door naar deskundigen indien nodig - vraagt om assistentie als hij/zij het probleem niet zelf kan oplossen Organiseren (niv I) is plannen, organiseren en opvolgen van het eigen werk: - werkt tijdig en correct af - maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (o.a. takenlijsten, agenda) - stelt voor het eigen werk prioriteiten en leeft deze na - houdt bij het inplannen van werk rekening met de nodige uitvoeringstijd - geeft tijdig aan wanneer de planning niet gehaald wordt - behoudt het overzicht over de zaken waar hij verantwoordelijk voor is Initiatief (niv I) is ad hoc initiatief nemen binnen de eigen functie: - werk zien en uit zichzelf overgaan tot actie - start zelf een nieuwe taak op als het werk af is of vraagt een nieuwe opdracht - onderneemt acties die bijdragen tot het realiseren van de eigen doelstellingen - doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen - signaleert problemen indien nodig Nauwgezetheid (niv II) is acties ondernemen om orde, structuur, kwaliteit in complexere opdrachten en situaties te behouden: - levert verzorgd werk af - documenteert informatie op overzichtelijke wijze, levert correcte en volledige informatie - controleert het eigen werk op fouten en onnauwkeurigheden - werkt volgens geldende procedures en regels en let op details - schat het effect van niet nakomen van regels, richtlijnen of procedures op juiste wijze in en spreekt anderen hier op aan Mondelinge communicatie (niv II) is zorgen voor een gestructureerde en heldere communicatie in twee richtingen: - brengt structuur in de boodschap en verduidelijkt de boodschap met concrete voorbeelden - gaat regelmatig na of de boodschap ook ontvangen en begrepen werd - biedt zijn gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen - handhaaft een actieve luisterhouding (oogcontact, bevestigend knikken, ) - geeft door gedrag en houding blijk van interesse en begrip voor wat de gesprekspartner brengt
Schriftelijke communicatie (niv I) is schriftelijk kunnen communiceren: - hanteert correct taalgebruik, een correcte spelling en grammatica - handhaaft de huisstijl en de afspraken die hieromtrent gemaakt werden - schrijft duidelijk en leesbaar - beperkt het gebruik van vakjargon - schrijft in een toegankelijke taal brieven en nota s - schrijft teksten met een duidelijke opbouw - gebruikt een gepast medium (fax, mail, brief, ) Flexibiliteit (niv II) is zich doelgericht aanpassen om gestelde doelstelling sneller en efficiënter te kunnen bereiken: - kan de planning structureel aanpassen in functie van nieuwe prioriteiten, onverwachte gebeurtenissen, tijdsdruk, dringende vragen of behoeften - is bereid (tijdelijk) extra verantwoordelijkheden op te nemen - past de werkwijze aan als blijkt dat het efficiënter kan - gaat op een verantwoorde wijze om met regels en procedures AANWERVINGSVOORWAARDEN Diplomavereisten: houder van het diploma of getuigschrift van hoger secundair onderwijs of gelijkgesteld de intensiteit (de breedte en de duur) van de ervaring speelt een rol bij de beoordeling van de kandidaturen indien meer dan 30 kandidaten: o ervaring in een onthaalfunctie o ervaring in een administratieve functie o kennis van het office pakket (Word, Excel, Outlook) o ervaring met een ontwerp / grafisch programma slagen voor de selectieprocedure HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 17 november 2013. Stuur jouw gemotiveerde kandidatuur met CV, recente pasfoto en kopie van diploma per mail naar personeelsdienst@ocmw.waregem.be of per post naar de personeelsdienst, Schakelstraat 41 te 8790 Waregem.
SELECTIEPROCEDURE CV-SCREENING: DATUM: 19 NOVEMBER 2013 SCHRIFTELIJKE SELECTIE: DATUM: 23 NOVEMBER 2013 VAN 9U00 TOT 12U00 MONDELING GEDEELTE: DATA:10 DECEMBER 2013 OF 11 DECEMBER 2013 ONS AANBOD Wij voorzien voor alle nieuwe medewerkers een uitgewerkt begeleiding en inscholingstraject door een meter of peter. Voltijdse tewerkstelling van 38u/week uurrooster: 8u00 12u00 en 13u30 17u06 Contract van onbepaalde duur een boeiende functie in een dynamische OCMW Waregem maandloon (volgens barema C1-C2-C3 zie volgende pagina) gratis hospitalisatieverzekering maaltijdcheques ter waarde van 6 euro per gewerkte dag volledige terugbetaling woon-werkverkeer met openbaar vervoer fietsvergoeding van 0,20 cent per km overname openbare en privé-anciënniteit mogelijk MEER INFORMATIE? Voor meer inhoudelijke informatie over de functie kan u terecht bij mevrouw Ann Herpels: Ann Herpels Directeur intramurale dienst 056/629 980 ann.herpels@ocmw.waregem.be
Berekening maandloon: De bedragen in bijgevoegde tabel zijn jaarwedden en moeten nog geïndexeerd worden. Vb voltijds maandloon voor startende medewerker met 3 jaar nuttige ervaring : 1.863,05 euro bruto per maand (=14.750 X 1,5157 (=index)) 12 Voor een persoonlijke berekening van het netto maandloon kan u telefonisch contact opnemen met de personeelsdienst op het nummer 056 629 855. Minimum Maximum 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 Niveau C C1 C2 C3 13.550 14.250 22.800 24.800 13.550 14.150 14.150 14.750 14.750 15.300 15.300 16.500 16.500 17.100 17.100 17.700 17.700 18.300 18.300 18.900 18.900 19.500 19.500 20.100 20.100 20.650 20.650 21.250 21.250 14.250 14.800 14.800 15.400 15.400 16.000 16.000 16.600 16.600 17.200 17.200 17.800 17.800 19.600 19.600 20.200 20.200 20.750 20.750 21.350 21.350 22.800 16.550 16.550 17.150 17.150 17.750 17.750 19.650 19.650 20.250 20.250 20.850 20.850 21.500 21.500 22.100 22.100 22.750 22.750 23.350 23.350 23.950 23.950 24.800