I n t e r c o m m u n a l e L e i e d a l 1
VRIJWILLIGERS- COMPETENTIE DATABANK OVER HET Afstemmen van vraag en aanbod Woonzorg op mensenmaat Kortrijk 7 mei 2015 Wouter Degadt
INLEIDING Het belang van vrijwilligers De kost van vergrijzing Een hard debat trekt aan Slimme modellen = doordenken 3
Waarom zijn vrijwilligers belangrijk voor woonzorg? 5
OCMW KORTRIJK: 730 vrijwilligers actief in meer dan 50 instellingen, projecten of diensten 6
670 actieve vrijwilligers Gemiddelde leeftijd 60 jaar Jongste : 18 jaar Oudste : 90+ jaar 55% vrouwen, 45% mannen Veel gehuwde koppels 7
5 woonzorgcentra 202 vrijwilligers WZC Biezenheem 26 vrijwilligers WZC De Weister 19 vrijwilligers WZC Sint-Jozef 76 vrijwilligers WZC Lichtendal 39 vrijwilligers WZC Ter Melle 42 vrijwilligers 8
Vrijwilligers WZC s OCMW Kortrijk 60 50 40 30 V 20 10 M 0 <18 18-25 26-50 51-60 61-70 71-80 81-90 >90 9
visie Aanbod- en competentiegerichte logica en NIET vertrekken vanuit de vraag (behoefte) Langetermijnsrelatie met vrijwilliger (jobrotatie) Zowel laag- als hoogopgeleiden aantrekken en boeien 10
VISIE Een vrijwilliger ondersteunt een beroepskracht. Dient NIET ter vervanging. Inzet vrijwilliger verhoogt kwaliteit werk beroepskracht 11
Problemen en UITDAGINGEN bij het ontwikkelen van een competentiedatabank 12
problemen 1. Omslachtige manier invoeren gegevens 2. Gegevens vrijwilliger statisch 3. Suboptimaal gebruik databank 4. Beperkte manier uitvoeren matches (vraag versus aanbod) 5. Ad hoc gegroeid model taxonomie competenties 6. Geen overzicht op potentieel competenties vrijwilligers 13
problemen 7. Geen ondersteuning voor uitnodigingen, attendering, organiseren, 8. Geen administratieve ondersteuning bij wettelijke verplichtingen vrijwilliger 9. Geen instrument voor opvolging vrijwilligersloopbaan en een organisatiebreed inzetten 10. Geen organisatiebreed delen van informatie 14
Objectieven Beter inzicht in competenties en verlangens Betere matching jobs & interesses Ontwikkel software tool Integreer communicatie tool 15
Oplossing en gevolgen 16
Resultaten op het terrein Degelijke methodologie voor matchen interesses en competenties Grote sprong 17
Potentieel van de database Paper files Digital profile Online profile
Potentieel van de software Laat gedecentraliseerde opbouw toe van vrijwilligersdatabases Met verbeterde taxonomie van de database Visualiseert het traject van de vrijwilliger Laat eenvoudige intake en update van profielen toe Toont vrijwilligers en job op een geografische kaart Template software met BOUWBLOKKEN 19
Resultaten op het terrein Geautomatiseerde uitwisseling van informatie mogelijk Identificatie ongebruikt potentieel mogelijk Analyses en rapporten 20
Resultaten op het terrein Traject vrijwilliger in organisatie kan worden opgevolgd Zoeken, filteren en matching sterk verbeterd, ook geografisch Ondersteuning registratie, uitnodigingen, communicatie Administratie wettelijke verplichtingen 21
Resultaten op het terrein Matchen tussen vraag en aanbod is geen automatisch proces systeem ondersteunt kwalitatieve benadering Training staff belangrijk: technisch, richtlijnen over proces en flow (intake, opvolgen, feedback) 22
23
begeleiden en werven Jaarlijks gesprek met vrijwilliger en actualisering competenties Opvolgen burgerparticipatie-initiatieven Competentiedatabank als PR-instrument Opleidingen CIVI-CRM 24
Betere matching Nieuwsbrief naar de vrijwilligers over de interne vacatures (= jobrotatie + zelfontplooing + retentie) Bestand proactief gebruiken voor hulpverleningsvragen 25
Verder uitrollen binnen en buiten de regio? Andere instellingen en organisaties Belang van de lokaliteit Samenwerkingsverbanden en uitwisseling? Oprichten van een lerend netwerk? 26
Even technisch Desk research Keuze voor een open source CRMsysteem (CIVICRM) met eigen (gedeelde) hosting Bepalen sleutelelementen menu's Ontwikkeling database (IT analyse, aanbesteding, ontwikkeling) Implementatie en testen Doorlooptijd: min 3 maand 27
28
29
30
31
32
33
34
Wat geleerd 1. Problematiek woonzorg en vrijwilligerswerk loopt en is dubbel 2. Trends vrijwilligers: ook op zoek naar een meerwaarde woonzorg moet daar op inspelen 3. Taak en zorg voor overheid: begeleiding, meerwaarde, slimme matching, samenwerkingsmodellen 35
Wat geleerd 4. Belang van een slim partnerschap 5. e-government breder dan technologie 6. e-government is anders kijken: niet oplijsten competenties vertrekken vanuit een model; niet ruim aanbod functies vertrekken vanuit use cases technologie neemt administratief werk uit handen kwalitief werk 7. Belang van Europese projecten 36
DANK u Vragen? Kortrijk 7 mei 2015 Wouter.degadt@leiedal.be