SELECTIEREGLEMENT Functioneel analist-procesbeheerder (M/V) Statutaire functie, rang A1 Graad: adjunct van de directeur Departement Financiën en Begroting Afdeling BI, Applicaties & Procesondersteuning, Systemen, Interne Automatisering, LAN/WAN Standplaats Brussel Selectienummer 20997 1. Functiecontext Het Vlaams ministerie Financiën en Begroting is hèt financiële hart van de Vlaamse overheid. Hier wordt onder meer de grondslag gelegd voor de begroting, de boekhouding en het financieel management van de overheid. Ook de inning en invordering van Vlaamse belastingen gebeurt door dit ministerie. Het Departement Financiën en Begroting maakt deel uit van dit ministerie. Als functioneel analistprocesbeheerder kom je terecht binnen de afdeling BI, Applicaties & Procesondersteuning, Systemen, Interne Automatisering, LAN/WAN (BASIL), bij de dienst Applicaties & Procesondersteuning. De afdeling staat in voor de informatica-technische ondersteuning van de processen en de functionele dienstencentra van de entiteiten van het Vlaams ministerie Financiën en Begroting. Meer informatie over de afdeling BASIL en de positionering in het Vlaams ministerie Financiën en Begroting vind je op fin.vlaanderen.be. 2. Takenpakket Doel van de functie Als functioneel analist maak je voor concrete ICT-gerelateerde toepassingen een functionele analyse. Als basis gebruik je hiervoor de richtlijnen en standaarden uit het ICT-beleid van de organisatie, de ICTstrategie van Financiën en Begroting en de bedrijfsmodellering(en). Je brengt de concrete behoeften van de klanten en belanghebbenden in kaart. Tijdens de behoeftedefinitie hou je rekening met de diverse invalshoeken van de bedrijfsvoering: informatiestromen, processen, doelstellingen, organisatiestructuren, Je denkt pro actief mee met de klant en gaat op zoek naar diverse alternatieven om een goed evenwicht te vinden tussen de doelstellingen van het project, de mogelijkheden en beperkingen van de organisatie wat betreft middelen, menskracht, Deze behoefte definitie vertaal je in een functionele analyse die een weergave van de ICT-oplossing beschrijft vanuit business-perspectief. De functionele 1
analyse bevat zowel beschrijvingen, modellen en diagrammen die zowel de statische als dynamische elementen van de toepassing beschrijven en die mits enige begeleiding door de functioneel analist door de business gevalideerd kunnen worden. Als functioneel analist vervul je tevens een brugfunctie tussen de klant enerzijds en het technische team anderzijds. Je waakt erover dat tijdens het technisch ontwerp en bouw de behoeften en wensen van de klant op een correcte manier worden geïmplementeerd. Als procesbeheerder breng je in overleg met de klant (= de functionele entiteit) via interviews de processen in kaart aan de hand van VISIO en via workshops begeleid je de procesoptimalisaties en het definiëren van managementindicatoren. Je werkt hierbij nauw samen met alle interne en externe projectactoren bij de klant. Je houdt nauw contact met de leden van de Community Applicatiebeheerders en zorgt voor de nodige ondersteuning (opleiding nieuwe applicatiebeheerders, consultancy, toelichting Quality Gate geven, ICTstrategie, security testing, ) en regelmatige nieuwsflashes. Resultaatsgebieden Je verzamelt en integreert informatie uit de verschillende bronnen en organisaties. Je analyseert de processen, organisatiestructuren, doelstellingen, informatiestromen, bij de klant, en stelt hierbij concreet vooronderzoeken en behoefteanalyses op. Je organiseert en faciliteert bevragingsrondes bij alle noodzakelijke partijen om de nodige input te verkrijgen. Je analyseert de betreffende wetgeving om een optimaal inzicht te verkrijgen in de materie. Op basis daarvan wordt de stuurgroep opgericht en opgevolgd volgens de Prince II-methodologie. Je maakt functionele analyses met het oog op het voorzien in een adequate informatica-omgeving. Je bent in staat om de functionele vereisten van de technische omgeving helder weer te geven. Je documenteert op een gestructureerde manier de functionele analyse tijdig, volledig en correct en volgens de opgelegde standaarden. Bij de analyse en het ontwerp gebruik je een analysemethodologie met bijbehorende instrumenten en ondersteunende systemen. Je verzamelt informatie over de huidige ICT-oplossingen en geeft advies over de verdere optimalisatie. Je stelt business cases op om mogelijke optimalisaties in processen, organisatie, ICT-infrastructuur, informatiesystemen, te funderen. Hierbij zorg je ervoor dat menskracht, budget, middelen, doelstellingen in lijn blijven met het beleid van de organisatie. Je werkt mee aan principes, procedures, richtlijnen van ondernemingsarchitectuur, om de business- ICT-afstemming beter te kunnen borgen. Je adviseert samen met het ICT-team over ICT-oplossingen die kaderen binnen de ondernemingsarchitectuur. Je communiceert en pleegt overleg in het kader van de functionele analyses om interne klanten te informeren. Je stimuleert hen om voldoende tijd te maken om de behoeften te valideren en deel te nemen aan acceptatietesten. Je duidt op het belang van betrokkenheid. Je bouwt een intern en extern netwerk op om dit proces te faciliteren. Je neemt deel aan de acceptatietesten van nieuwe ICT- oplossingen. Je vervult zo nodig de rol van procesbewaker voor het proces bouw van informatiesystemen, of bouw van ICT-infrastructuur. Hierbij bewaak je het proces dat door de teams gevolgd wordt en heb je oog voor het opleveren van een zo hoog mogelijke kwaliteit op een zo efficiënt mogelijke wijze. Je coacht en begeleidt de ontwikkelaars omtrent de functionaliteit van het project tijdens de later ontwikkelingsfasen. Je waakt erover dat de functionele vereisten op een correcte manier door de technische personen werden omgezet. Je neemt deel aan functionele testen. Je werkt natuurlijk nauw samen met het ontwikkelteam en eventueel de infrastructuurdiensten. Waar mogelijk lever je specifieke vakinhoudelijke input in projecten en werk je mee aan de planning, het coördineren en begeleiden van projecten of deelprojecten m.b.t. ICT-beleid. Je draagt (inhoudelijk) bij aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen, en dit volgens de in de organisatie gangbare projectmethodologie. Je werkt samen met de klant aan het uittekenen van de processen of aan procesoptimalisatie samen met opvolgingsindicatoren met behulp van VISIO. 2
Je werkt samen met de interne en externe programmeurs aan de technische analyse, de bouw, de ICT-opbouw (met de andere diensten) tot en met de Quality Gate. Je staat in voor de uitbouw van een community-werking inzake datawarehouse voor het beleidsdomein FB teneinde een efficiënte rapportering te garanderen. Hieronder valt zowel het begeleiden van de rapporteurs in het definiëren van hun behoeften als het opleiden van gebruikers in een correct gebruik van de tools. Je werkt mee aan een geïntegreerde datawarehouse-omgeving teneinde een correcte entiteitoverschrijdende rapportering te verzekeren. Je treedt op als coördinator begrotingszaken voor de begroting van het beleidsdomein Financiën en Begroting. 3. Profiel Formele deelnemingsvoorwaarden Diploma: Je hebt een diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse Overheid (zoals masterdiploma s of diploma s van licentiaat, ), meer bepaald een diploma master/licentiaat Accountancy- Fiscaliteit. Indien je in het bezit bent van een buitenlands diploma, dien je een niveaugelijkwaardigheid te kunnen voorleggen bij inschrijving. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://www.ond.vlaanderen.be/naric. Als je je diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij inschrijving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen bij Selor. Ervaring: Je hebt minstens twee jaar werkervaring als contactpunt met gebruikers inzake functionele aangelegenheden in het gebruik van specifieke budgettaire ICT-toepassingen. Competenties Technische competenties - Kennis m.b.t. het testen van IT-toepassingen - Kennis van de wetgeving Overheidsopdrachten - basiskennis van de begroting van de Vlaamse overheid - Kennis van het Rekendecreet Persoonsgebonden competenties - verantwoordelijkheid nemen niveau 1 - initiatief niveau 1 - communiceren niveau 2 - klantgerichtheid niveau 1 - analyseren niveau 1 - oordeelsvorming niveau 1 - inleving niveau 1 3
- samenwerken niveau 1 4. Toelatingsvoorwaarden Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1 Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking 2 Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten 3 Je voldoet aan de dienstplichtwetten 4 Je bent medisch geschikt voor deze functie 5 Je slaagt in de selectieprocedure 6 Je voldoet aan de formele deelnemingsvoorwaarden 5. Aanbod Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie van de overheid en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij je 35 dagen verlof per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (vijf locaties in Vlaanderen) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering. Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gepresteerde dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur met de bijhorende salarisschaal. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Je eerste 12 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. Er is geen proefperiode voor personeelsleden die al als statutair personeelslid tewerk gesteld zijn in de graad van de vacature. 6. Hoe kan je solliciteren? Indien je geïnteresseerd bent in deze vacature, solliciteer dan uiterlijk op 4 november 2014 via www.jobpunt.be: zoek de vacature onder bekijk onze jobs en dien je kandidatuur in via de knop Solliciteer nu aan de rechterkant van de pagina. Wanneer je voor het eerst solliciteert via ons webplatform dien je eerst een kandidatenprofiel aan te maken. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking gekomen als je op bovenvermelde wijze solliciteert. 4
7. Selectieprocedure 7.1. CV-screening en voorselectie Aan de hand van de input die je geeft op www.jobpunt.be gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Daarnaast beoordelen we je jouw kandidatuur (eveneens op basis van je input op www.jobpunt.be) ook nog op volgende elementen: - motivatie - inzicht in de functie De CV-screening en voorselectie is eliminerend. Enkel de 5 beste kandidaten kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. In geval een kandidaat afhaakt wordt deze vervangen door de volgende gunstig beoordeelde kandidaat en dit voor zo ver mogelijk binnen de timing van de procedure. Dit selectieonderdeel wordt afgerond in de week van 10 november 2014 (datum onder voorbehoud). 7.2. Volgende stappen in de selectieprocedure De Vlaamse overheid vindt het bijzonder belangrijk dat al haar personeelsleden van de functiefamilie Organisatieondersteunende functies niveau 1, los van het opleidingsniveau of de concrete vacature, een aantal basis-gedragscompetenties heeft. De basis-gedragscompetenties voor deze functie zijn: - verantwoordelijkheid nemen niveau 1 - initiatief niveau 1 - communiceren niveau 2 - klantgerichtheid niveau 1 - analyseren niveau 1 De kandidaten die geschikt bevonden worden, genieten voor de duur van 7 jaar bij een volgende aanwervingsprocedure voor een functie van de functiefamilie Organisatieondersteunende functies niveau 1 een vrijstelling voor de basis-gedragscompetenties. 7.2.1. Jurygesprek met case Het gesprek wordt gevoerd met één of meerdere vertegenwoordigers van de entiteit waar de vacature zich situeert en de selectieverantwoordelijke(n). Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: visie op en inzicht in de functie motivatie en verwachtingen technische competenties inzetbaarheid in de functie en de organisatie persoonsgebonden competenties: communiceren, klantgerichtheid, oordeelsvorming Het jurygesprek wordt voorafgegaan door een case. Kandidaten krijgen hiervoor voorbereidingstijd. Dit gedeelte is eliminerend. Je krijgt een beoordeling gunstig of ongunstig ten aanzien van deze criteria. Enkel wie gunstig behaalt, wordt toegelaten tot het volgende selectieonderdeel. 5
Het jurygesprek zal plaatsvinden in week van 17 of 24 november 2014 (onder voorbehoud). 7.2.2. Psychotechnisch gedeelte Het psychotechnisch gedeelte bestaat uit een interview, een persoonlijkheidsvragenlijst en computergestuurde testen. Daarin worden de persoonsgebonden competenties (uitgezonderd communiceren, klantgerichtheid en oordeelsvorming) in kaart gebracht. Deze fase is adviserend. Dit selectieonderdeel zal plaatsvinden vanaf 1 december 2014 (data onder voorbehoud). 7.2.3. Eindbeslissing De selectieprocedure resulteert in een werfreserve zonder rangschikking. Op basis van de resultaten uit elke fase in de selectieprocedure wordt er door een jury een pool van geschikten aangelegd. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Deze beslissing wordt gemotiveerd. Als je meer informatie wenst over de selectieprocedure kan je contact opnemen met Jolien Elegheer, accountmanager (jolien.elegheer@jobpunt.be). 8. Aanpassingen aan de selectieprocedure voor mensen met een handicap De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit in het standaard cv aangeven. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken. 9. Feedback Je kan binnen de 3 maanden die volgen op de kennisgeving van je resultaat feedback vragen. 10. Reserve en geldigheid Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten. 6
Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar vanaf de datum van de kennisgeving van je resultaat. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen. Geïnteresseerde kandidaten kunnen uitgenodigd worden voor een bijkomend gesprek met de wervende entiteit. Indien je twee keer een vacature weigert, schrappen we je uit de lijst en kom je dus niet langer in aanmerking voor vacatures waarvoor deze selectieprocedure geldig is. Ook indien je in eerste instantie een aanbod accepteert maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. 7