VERSLAG van de 150e vergadering van de GMR

GEMEENSCHAPPELIJKE MEDEZEGGENSCHAPSRAAD secretariaat: Marisja Zych en Inge van der Linden e-mail: secretariaat@bmtskpo.nl Website: www.skpo.nl VERSLAG van de 150e vergadering van de GMR Datum: Woensdag 11 november 2015. Plaats: Spilcentrum Burghplan, St. Petrus Canisiuslaan 47 te Eindhoven. Aanwezig: alle GMR-leden met uitzondering van de vertegenwoordigers van: - SBO Petraschool, met afmelding, - Basisschool 't Startblok, met afmelding, - Basisschool Trudo, zonder afmelding, - Basisschool Tweelingen, zonder afmelding. Voorzitter GMR: Martin van Acht. College van Bestuur / staf: Carla van den Heijkant, Anouk Sieben. 1. Opening / vaststelling van de agenda: De voorzitter, Martin van Acht, opent de 150 e vergadering van de GMR SKPO en heet de aanwezigen welkom. 2. Verslag GMR vergadering #149 d.d. 30-09-2015 (bijlage 1) Het verslag wordt als zodanig vastgesteld. Actiepuntenlijst: De punten van de actiepuntenlijst kunnen worden afgevoerd. 3. Informatie uit: Het Dagelijks Bestuur van de GMR: Vacature DB GMR: De voorzitter verwijst naar de vorige GMR-vergadering waarin benoeming heeft plaatsgevonden van mevrouw Daniëlle Passier tot lid DB GMR. Inmiddels heeft Daniëlle Passier een andere functie binnen de organisatie en daarmee vervalt haar rol binnen de GMR en het DB-GMR. De voorzitter doet een dringend beroep op GMR-leden, bij voorkeur personeelsleden, om zich kandidaat te stellen voor participatie in het DB GMR. Geïnteresseerden kunnen zich melden bij een DB-lid van de GMR of bij het secretariaat. 1

College van Bestuur SKPO: Vacature lid CvB: Carla van den Heijkant deelt mede dat de vacature lid CvB inmiddels is ingevuld. Martin van Acht heeft de GMR vertegenwoordigd in de benoemingsadviescommissie. De benoemingsadviescommissie heeft een unaniem advies uitgebracht aan de Raad van Toezicht en de RvT is inmiddels overgegaan tot benoeming van betrokkene, de heer Peter Tijs. Datum indiensttreding 01-02-2016. Het is de bedoeling dat in de komende periode kennismaking zal plaatsvinden met de organisatie. Vacature lid RvT: Mevrouw Désirée Waterschoot is op bindende voordracht van de GMR benoemd tot lid RvT. (Statuten SKPO Artikel 9.2. Eén van de leden van de Raad van Toezicht wordt benoemd op bindende voordracht van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad.) De eerste zittingstermijn van mevrouw Waterschoot loopt af per 01-01-2016 en zij heeft besloten zich niet kandidaat te stellen voor een tweede zittingstermijn. Ter vergadering is beschikbaar de Situatie- en profielschets m.b.t. de werving en selectie lid RvT SKPO. Deze profielschets zal tevens met de notulen van deze vergadering worden verstuurd. Bij elke benoeming in de RvT wordt de GMR betrokken. Aangezien voor deze vacature een bindende voordracht van de GMR geldt, is het de bedoeling dat beide geledingen van de GMR vertegenwoordigd zijn in de procedure. Verzoek aan de GMR-leden om geschikte kandidaten uit de eigen omgeving te attenderen op deze vacature. 4. Rondvraag Rondvraag van De Stokland m.b.t. de werktijdenregeling (of werkzaamheden op niet tijd- en plaatsgebonden). Als GMR hebben we op 19 mei vorig jaar ingestemd om als SKPO gebruik te gaan maken van het basismodel. Voor zover ik op de hoogte ben, is er geen instemming geweest over de werkzaamheden op vaste tijd of plaats geweest. Ik meen dat dit los staat van deze CAO afspraken en de AOb heeft er een kort artikel over geschreven. Onder de collega's leeft momenteel het volgende: In de planning van school staat een aantal vrijdagmiddagen waarop alleen de leerlingen vrij zijn en van de leerkrachten wordt verwacht om de middag aanwezig te zijn. Welk antwoord kunnen wij als MR geven op de vraag die collega's stellen: Waarom moet ik 's middags op school blijven? Carla van den Heijkant verwijst naar de gesprekken die vorig jaar in de GMR hebben plaatsgevonden inzake de nieuwe cao en daarmee de 40-urige werkweek. Gezien de wisseling in de GMR heeft een aantal GMR-leden deze discussies niet bijgewoond. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling alles te vangen in regels. Het uitgangspunt is 'Samen de klus klaren' met bij voorkeur zo min mogelijk regels. In wijsheid en soepelheid kan hiermee worden omgegaan. Met elkaar worden afspraken gemaakt waarbij het belangrijk is dat er inzicht is en dat mensen aangesproken mogen worden op hun verantwoordelijkheid. Als kinderen op woensdagmiddag en in schoolvakanties vrij zijn dan betekent dit niet dat leerkrachten ook vrij zijn. Daarnaast past het in deze tijd dat mensen de vrijheid hebben om thuis te werken. Belangrijk is dat er inzicht is en dat de factor werkdruk wordt meegenomen in de afspraken die je met elkaar maakt. Vorig jaar is met elkaar afgesproken dat de ervaringen met de 40-urige werkweek geëvalueerd zullen worden. In het Plenum 20-11-2015 zal hiervoor aandacht zijn. Oproep aan GMR-leden om binnen de eigen school na te gaan hoe de ervaringen zijn. Reacties vanuit de GMR: - Verwijzing naar de folder Visie en Koers SKPO. Er moet ruimte zijn binnen de school om hier vorm aan te geven. Het is belangrijk mensen vertrouwen te geven en uit te gaan van verantwoordelijkheid. Daarmee kun je ook vrijheid geven. Dit past binnen de visie van de SKPO. - De ervaring leert dat inzicht vaak ontbreekt. Er worden afspraken gemaakt met de bedoeling dat mensen onderling bereikbaar zijn terwijl er eerder nooit een probleem is geweest met 2

betrekking tot bereikbaarheid. Er is sprake van ongelijkheid voor leerkrachten die op twee scholen werken. Het raakt de autonomie van mensen. - De nieuwe cao betreft een overgangsjaar. Directeuren hebben veilige keuzes gemaakt met het oog op mogelijke toekomstige veranderingen. - Er is een gebrek aan inzicht en overzicht bij alle partijen, zowel bij leerkrachten als directeuren. - Geschetste problemen zijn niet herkenbaar op alle scholen. - Het is de bedoeling dat tot een kwaliteitsverbetering wordt gekomen. Elke school heeft een visie, gebed in de visie van de SKPO. We willen betrokkenheid van kinderen, ouders, leerkrachten. Belangrijk te praten over kwaliteitsverbetering en niet over uren. Carla van den Heijkant wijst op het belang dat met elkaar de klus wordt geklaard. Dit betekent niet dat alles tot in detail dient te worden vastgelegd; dit betekent wel dat je elkaar mag aanspreken op verantwoordelijkheden. De ervaring leert dat er ook MR'en zijn die de directeur vragen om zaken tot in detail vast te leggen. Het is belangrijk dat binnen de school hier verstandig mee wordt omgegaan. Het uitgangspunt blijft dat je goed onderwijs biedt en dat je met elkaar de klus klaart. 5. Bovenschoolse begroting 2016 (bijlage 2) Verwijzing naar de betreffende bijlage: Bovenschoolse Begroting SKPO Eindhoven e.o. 2016. Carla van den Heijkant verwijst naar de constatering dat er in de GMR enerzijds behoefte is aan uitwisseling en anderzijds aan informatie. Het is de bedoeling dat er in deze GMR-vergadering ruimte is voor zowel informatie als uitwisseling. Anouk Sieben, controller SKPO, zal een toelichting geven op de Bovenschoolse begroting waarna in groepen met elkaar zal worden besproken: - waar lopen we in onze school tegenaan; - wat weten we niet en wat willen we weten. Anouk Sieben geeft een toelichting aan de hand van de PowerPointpresentatie. Verwijzing naar de bijlage: Bovenschoolse begroting SKPO 2016. De bovenschoolse begroting vormt de start van de cyclus. Het is belangrijk als MR op school niet het gesprek te voeren over geld maar over de keuzes achter het geld. Waar staan we voor als school, wat is onze ambitie en kan die ambitie worden waargemaakt met de keuzes die we maken. In deze GMR-vergadering zal een toelichting worden gegeven op de bovenschoolse begroting 2016. In de volgende GMR-vergadering zal de GMR verzocht worden instemming te verlenen met de bovenschoolse begroting. De GMR heeft adviesrecht met betrekking tot de totale begroting SKPO (bovenschoolse begroting en het totaal van alle schoolbegrotingen). De begroting SKPO volgt in december. Begroting 2016: De bovenschoolse begroting is een onderdeel van de totale SKPO-begroting. De bovenschoolse begroting bestaat uit 3 onderdelen: - De bovenschoolse organisatie en administratie. - De verplichte regelingen (wettelijk). - De beleidsregelingen. Kaders: De bovenschoolse begroting heeft een aantal kaders (evenals de schoolbegrotingen): - De uitgaven dienen rechtmatig te zijn (accountant, fiscus, OCW). - De uitgaven moeten wel het doel dienen (ambitie, koers, jaarplan, "Eerst kiezen dan delen"). - Het resultaat is in de begroting 0 tenzij (afgezet in meerjarenbegroting). 3

- De begroting moet te verantwoorden en inzichtelijk zijn (RvT, GMR, directeuren, partners, etc.). Verwijzing naar de overzichten (begroting 2016, begroting 2015, realisatie 2015-6, prognose 2015, afwijking begroting 2016 en prognose 2015): - begroting bovenschoolse organisatie en administratie; - verplichte regelingen (Bapo, ouderschapsverlof, jubileumvoorziening); - beleidsregelingen; - dekking bovenschoolse begroting; Inhouding op de reguliere rijksbijdrage inclusief impulsgelden 2015: 8,9% - 2016: 8,9% - overige inhoudingen (voorziening onderhoud en SKPO intern vervangingsfonds). Nadere toelichting op: - Loonkosten staf: Stijging van de loonkosten staf heeft met name te maken met de indiensttreding van een personeelsadministrateur in verband met het faillissement van het administratiekantoor. - Inhuur bovenschools: Stijging van de kosten in verband met inhuur consultants (faillissement administratiekantoor). - Verplichte regelingen: De SKPO heeft keuzes gemaakt om een aantal zaken collectief te regelen. - Beleidsregelingen: Keuzes die we als SKPO met de directeuren maken; zaken die we solidair willen regelen. - 1% regeling betreft een noodfonds voor scholen die in financiële nood zitten. - Ambitie: er is aandacht voor een andere indeling. - Dekking bovenschoolse begroting: Percentage inhouding op de reguliere rijksbijdrage inclusief impulsgelden is in 2016 gelijk aan 2015 (8,9%). Dit percentage is gebaseerd op de vraag van scholen. De inhoud moet leidend zijn (eerst kiezen dan delen). - Overige inhoudingen: Voorziening onderhoud en SKPO intern vervangingsfonds. Opmerking: De indeling van de verschillende posten is aan vernieuwing toe. Volgend jaar zal dit opnieuw worden bezien. 6. Schoolbegrotingen (bijlage 3) Vandaag zijn de begrotingsgesprekken met de schooldirecteuren gestart. Een belangrijke vraag in het begrotingsgesprek is: waar zit de ambitie van de school? Rol van de MR in de schoolbegroting: De keuzes achter de cijfers zijn belangrijker dan de uitkomst: 'Eerst kiezen dan delen'. In augustus 2016 is er duidelijkheid over het leerlingenaantal. Het leerlingenaantal is bepalend voor de rijksbijdrage. Voor de scholen wordt een reserve van 750 tot 1.000 per leerling als redelijk beschouwd. Format Formatie en Financiën: Verwijzing naar de bijlage: Format Meerjarenbegroting en Formatie en Financiën SKPO school. Toelichting op het format. Aandachtspunt: Met betrekking tot de middelen Passend Onderwijs dienen directeuren bij te houden waar middelen aan besteed worden. De SKPO moet verantwoording afleggen met betrekking tot de besteding van deze gelden. Inmiddels is de MR-cursus gestart. In deze cursus wordt een toelichting gegeven op financiën. Desgewenst zal er in het voorjaar een informatieavond worden gepland waarin nader wordt ingegaan op financiën. Werkvorm: In groepen van 6 tot 8 personen vindt het gesprek plaats: 4

- hoe wordt omgegaan met de begrotingsgesprekken op school; - welke ervaringen van andere GMR-leden kun je meenemen naar je eigen school (leren van elkaar); - aandachtspunten voor de financiële cursus; - geeft het format voldoende inzicht, welke bijstellingen zijn wenselijk; - welke terugkoppeling aan directeuren. Plenaire terugkoppeling: Reacties vanuit de werkgroepen: - Aanvulling op format: - Naast personele kosten ook materiele kosten opnemen. Opmerking hierbij: ongeveer 80% van de kosten betreffen personele kosten en 20% materiele kosten waarvan 17% vaste lasten. - Ambitie noemen in het format. Hoeveel geld is beschikbaar voor ambitie: Eerst kiezen dan delen. Uitgangspunt in het gesprek met de directeur: Worden de ambities van de school gerealiseerd en waar zit dat in de begroting. - Wat is de rol van de MR? Verwijzing naar de wet op de medezeggenschap. De GMR heeft instemmingsrecht m.b.t. de bovenschoolse begroting. Belangrijk is te toetsen op beleid en niet op getallen. Op MR-niveau heb je instemmingsrecht met betrekking tot het schoolplan. De begroting dient dus een uitvoering te zijn van het schoolplan: doen we de dingen die we willen doen en kan met de inzet van de middelen onze ambitie gerealiseerd worden. - Als ouder is het lastig te beoordelen of middelen op de juiste manier worden ingezet. Reactie: Belangrijk in het gesprek op school is of de ambitie van de school gerealiseerd kan worden. Bereiken we met elkaar wat we willen bereiken en hebben we daar vertrouwen in. Aan het einde van het schooljaar zal uit de resultaten blijken of de school op koers zit en of bijstellingen wenselijk zijn. - Is het mogelijk het begrotingsmodel uit te breiden met operationele afwijkingen en beleidsafwijkingen. Eventueel verslaglegging indien er sprake is van een duidelijke wijziging. Reactie: Met de directeur vinden kwartaalgesprekken plaats. Het is mogelijk dat er afwijkingen op de begroting zijn. Het uitgangspunt blijft: we sturen op ambitie en in de gesprekken moet dit duidelijk zijn. Opmerking hierbij: Een aantal zaken kan ook gerealiseerd worden door een andere inzet van mensen / middelen. Het hoeft niet altijd méér te zijn. Overweging om met een kleine groep te bezien op welke wijze een doorontwikkeling kan plaatsvinden. Hoe nu verder: In deze GMR-vergadering is een toelichting gegeven op de bovenschoolse begroting 2016. De instemming op de bovenschoolse begroting is aan de orde in de GMR-vergadering 14-12-2015. In de GMR-vergadering 14-12-2015 vindt presentatie plaats van de begroting SKPO 2016. De GMR heeft adviesrecht m.b.t. de begroting SKPO. Aanvullende vragen in het kader van de bovenschoolse begroting kunnen worden ingediend bij het secretariaat. De vragen en antwoorden worden aan iedereen teruggekoppeld. De voorzitter dankt Anouk Sieben voor haar toelichting. 5

7. Afsluiting Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter onder dankzegging aan de aanwezigen de vergadering. -------------------------- Eindhoven, 12-11-2015. Carla de Wijn-Pennings, notulen Vergaderdata GMR 2015-2016: # 151 14-12-2015 # 152 26-01-2016 # 153 10-03-2016 # 154 23-05-2016 # 155 05-07-2016. 6

BESLUITENLIJST GMR D.D. 11-11-2015 Datum Nummer Besluit Uitvoering 26-01-2015 1 De GMR adviseert positief ten aanzien van de SKPO begroting SKPO 2015. 19-05-2015 2 In het kader van de nieuwe cao, thema werkdruk, besluit de SKPO GMR instemming te verlenen met het voorstel om binnen de SKPO in het schooljaar 2015-2016 te gaan werken met het basismodel. Het werken met dit model zal worden geëvalueerd. 30-09-2015 3 Bij acclamatie wordt mevrouw Daniëlle Passier benoemd tot lid DB GMR. SKPO ACTIEPUNTENLIJST GMR D.D. 11-11-2015 Datum Nummer Actiepunt Afhandeling 8 7