VERSLAG van de 120e vergadering van de GMR

Transcriptie

1 GEMEENSCHAPPELIJKE MEDEZEGGENSCHAPSRAAD secretariaat: Marisja Zych en Inge van de Linden Website: VERSLAG van de 120e vergadering van de Datum: Maandag 27 juni 2011 Plaats: Spilcentrum Burghplan, St. Petrus Canisiuslaan 47 te Eindhoven Aanwezig: alle met uitzondering van de vertegenwoordigers van: - Basisschool Antonius Abt, met afmelding, - Basisschool De Handreiking, met afmelding, - Basisschool De Harlekijn, met afmelding, - Basisschool 't Palet, met afmelding, - Basisschool Rapenland, met afmelding, - SBO De Reis van Brandaan, met afmelding, - Basisschool De Troubadour, met afmelding, - Basisschool De Schakel, zonder afmelding, - Basisschool Theresia, zonder afmelding, - Basisschool De Tweelingen, zonder afmelding, - Basisschool Waterrijk, zonder afmelding. Directie / staf: Carla van den Heijkant, Thomas Landman, Rutger Vermeulen Bestuur: de heer Eric Ideler. Bericht van verhindering: de heer Reinder Haakma (bestuur). 1. Opening / vaststelling van de agenda: De voorzitter, Martin van Acht, opent de 120 e vergadering van de SKPO en heet de aanwezigen welkom. Vaststelling van de agenda. De voorliggende agenda zal aan de orde worden gesteld. Evaluatie -vergaderingen wordt verzocht het -jaar te waarderen met een cijfer. Daarnaast is het mogelijk suggesties aan te geven ter verbetering van de vergaderingen. Aan het einde van deze vergadering volgt een korte plenaire terugkoppeling. 2. Verslag vergadering #119 d.d Het verslag wordt als zodanig vastgesteld. Besluitenlijst De punten 10, 11, 12 en 13 van de besluiten / aandachtspuntenlijst worden afgevoerd. 1

2 3. Informatie uit: Het Dagelijks Bestuur : Overleg DB met toekomstige leden RvT De voorzitter deelt mede dat een gesprek heeft plaatsgevonden van het bestuur / toekomstige leden RvT met het DB. In dit gesprek is met name gesproken over Good Governance. Het bestuur heeft complimenten uitgesproken naar de voor de wijze waarop in de de discussie is gevoerd met betrekking tot het nieuwe bestuursmodel. Tevens is waardering uitgesproken voor de betrokkenheid van de in het afgelopen jaar bij andere onderwerpen. Drie leden van het huidige bestuur zullen overgaan naar de RvT. Namens het bestuur een oproep aan de om in de eigen netwerken na te gaan of er geschikte kandidaten zijn voor de RvT. Gezien de samenstelling van de RvT wordt bij voorkeur gezocht naar kandidaten met juridische deskundigheid. De voorzitter deelt mede dat als DB naar het bestuur waardering is uitgesproken voor het proces rond Good Governance waarbij het mogelijk is gebleken om in een jaar vorm te geven aan het nieuwe bestuursmodel. Directie en Bestuur: Jaarverslag 2010 Carla van den Heijkant geeft een nadere toelichting op het jaarverslag 2010 dat ter vergadering beschikbaar is. Met het jaarverslag wordt verantwoording afgelegd naar de overheid. Dit jaar is aandacht besteed aan een publieksvriendelijke uitgave van het jaarverslag. Het jaarverslag is verzorgd door het stafbureau en daarmee zijn de kosten zo laag mogelijk gehouden. Vanuit het bestuur zijn er geen bijzonderheden te melden. De voorzitter dankt de heer Eric Ideler voor zijn jarenlange aanwezigheid in de -vergaderingen. 4. Rondvraag De voorzitter deelt mede dat een vraag is ontvangen m.b.t. Good Governance. Deze vraag zal worden meegenomen bij de bespreking van agendapunt 6. Daarnaast is geïnformeerd naar de ontwikkelingen rond de Functiemix en het vervolg in de m.b.t. het Functieboek en de terugloop van het aantal leerlingen. Stand van zaken Functiemix Ter vergadering is beschikbaar het overzicht stand van zaken Functiemix. Toelichting door Thomas Landman. Middelen worden uitgekeerd indien de besturen op de peildatum aan het te realiseren percentage hebben voldaan. Een aantal scholen staat nog op 0%. Deze scholen zitten in de afrondende fase van gesprekken, dan wel mutaties moeten nog formeel plaatsvinden. Naar verwachting zal per de score van 9% gehaald kunnen worden. Op 1 oktober 2011 dient 20% van de medewerkers op bestuursniveau in de LB-schaal te zitten. Dit heeft de aandacht op alle scholen waarbij door de P&O-ers ondersteuning wordt geboden in het proces. Een aantal scholen heeft het gewenste percentage al bereikt. In het Plenum zal na de zomervakantie inhoudelijk worden ingegaan op de Functiemix. Opmerkingen vanuit de vergadering: - De cijfers bij de tabel van 9% kloppen niet. Reactie: Door Dyade moeten nog mutaties plaatsvinden. - Zijn er middelen voor scholen die ervoor kiezen om méér dan 20% in LB te benoemen. 2

3 Reactie: Scholen dienen dit uit eigen middelen te betalen. - Pleidooi om het te realiseren percentage te halen zodat middelen niet blijven liggen. Het uitgangspunt dient altijd te zijn dat beschikbare middelen binnengehaald worden. Reactie: Centraal wordt de stand van zaken bijgehouden en hierover vindt communicatie plaats met de directeuren. - Onderscheid tussen LB en IB. Suggestie: leg bij directeuren de vraag neer hoeveel fte in LB is benoemd. Reactie: Dit zal worden nagegaan. - Het is belangrijk dat directies gestimuleerd worden dat er een goed proces is binnen het team zodat LB-benoemingen kunnen plaatsvinden. Het uitgangspunt m.b.t. LB is dat het gaat om de goede leerkracht. Afspraak: De P&O-ers zal verzocht worden de cijfers m.b.t. de Functiemix na te gaan. Indien blijkt dat er onduidelijkheid is, dan volgt een naar de directeuren met het verzoek aan te geven hoeveel fte in LB is benoemd. P&O zal erop toezien dat de te realiseren percentages gehaald gaan worden. wordt verzocht in de MR aandacht te besteden aan de stand van zaken Functiemix. Vervolg Functieboek Thomas Landman deelt mede dat het eindresultaat nog niet beschikbaar is. De functies op het stafbureau zijn grotendeels beschreven maar dit is nog niet formeel vastgesteld. Daarnaast is er nog aandacht voor de beschrijving en de functiewaardering van de toekomstige leden CvB. De CAOonderhandelingen zijn gestaakt en daarmee is er nog geen duidelijkheid m.b.t. de waardering CvB. De zal op de hoogte worden gehouden van de ontwikkelingen. Vervolg leerlingenaantal Bij de bespreking van de SKPO-resultaten is aandacht voor het leerlingaantal. 5. Instemming Zorgplan De voorzitter verwijst naar de vorige -vergadering waarin door Carla van den Heijkant informatie is gegeven over het Zorgplan Samenwerkingsverband Weer Samen Naar School De heeft instemmingsrecht m.b.t. het Zorgplan. Stemming: - geen instemming: 0 - onthouding: 1 stem - instemming: alle aanwezigen m.u.v. 1 onthouding. Besluit: De verleent instemming met het Zorgplan SWV WSNS Scheiding bestuur en toezicht SKPO, Good Governance Aan de is toegestuurd: - conceptstatuten versie ; - profiel lid RvT versie ; - reglement RvT versie ; - reglement CvB versie Thomas Landman verwijst naar de vorige -vergadering waarin de conceptstatuten en het profiel lid RvT zijn besproken. De opmerkingen van de zijn besproken in het bestuur en dit heeft geresulteerd in de voorliggende versie van de statuten en het profiel lid RvT. Conceptstatuten versie Reactie van het bestuur op de voorstellen : - Wijziging artikel 10.b. 'artikel 9, elfde lid' wijzigen in 'artikel 9, tiende lid'. 3

4 Reactie: Deze wijziging is opgenomen in de laatste versie van de statuten. - Aandacht voor vergoeding / salariëring RvT / CvB. Reactie: Salariëring CvB is behandeld in artikel 4 lid 5. Vergoedingen RvT staan behandeld in artikel 9 lid 11. Details niet verder in de statuten regelen. Verantwoording van de vergoedingen/beloningen van de RvT en het CvB vindt plaats middels de jaarrekening. De beloning van het CvB is ook gehouden aan diverse regelingen vanuit de CAO. - Aandacht voor artikel 9 lid 10: voorstel toevoegen dat leden RvT niet gelijktijdig aftredend zijn. Reactie: Niet opnemen in de statuten. Er zouden redenen kunnen ontstaan voor het gelijktijdig aftreden van meerdere leden RvT. De nadere bepalingen van een rooster van aftreden dienen geregeld te worden in een apart reglement. In het reglement van de RvT staat in artikel 7 lid 1 hoe het aftreden geregeld wordt. - Aandacht voor artikel 11 lid 6: wat als het wel een benoeming betreft. Aanpassing: 'niet een benoeming betreffende' is verwijderd. - Aandacht voor tegenstrijdigheid artikel 11 lid 8 versus artikel 4 lid 6. Reactie: Dit is geen tegenstrijdigheid. Artikel 11 lid 8 regelt het quorum e.d. voor de normale besluiten. Artikel 4 lid 6 is een regeling voor een specifieke situatie (zoals ontslag). Ook artikel 14 lid 4 regelt een specifieke situatie (statutenwijziging). Door de is aandacht gevraagd voor de wijze waarop de vergoeding van de RvT wordt vastgesteld. Reactie van het bestuur: De RvT bepaalt zelf de beloning en legt hierover verantwoording af naar de maatschappij. Er is transparantie m.b.t. de totale beloningen van de RvT en de RvT is daarop te bevragen. Ook de accountant ziet toe op de beloning van de RvT. Door de VTOI (Vereniging Toezichthouders Onderwijs Instellingen) zijn richtlijnen opgesteld m.b.t. de honorering van toezichthouders. De bestuursleden die overgaan naar de RvT hebben aangegeven deze richtlijnen niet te zullen volgen maar vast te willen houden aan de (veel lagere) vrijwilligersbijdrage. Ook in de huidige situatie is sprake van een vrijwilligersvergoeding voor de bestuursleden. De toekomstige leden RvT willen hun verantwoordelijkheid nemen vanuit betrokkenheid met de organisatie. Het bestuur geeft dit vertrouwen aan de RvT; dit vertrouwen past binnen de cultuur waarin we werken. Dit is besproken met het DB. Vanuit de wordt voorgesteld dat m.b.t. de werving van nieuwe leden voor de RvT nadrukkelijk wordt aangegeven wat de verwachtingen zijn van de organisatie m.b.t. honorering van de RvT. Aanvullende vraag via - In de huidige statuten is opgenomen dat een besluit tot statutenwijziging eerst kan worden genomen na ingewonnen advies van de. Dit is niet opgenomen in de nieuwe statuten. Reactie: De rechten van de zijn middels de WMS geregeld. In de statuten is consequent de lijn doorgevoerd dat datgene wat in de WMS is geregeld niet wordt opgenomen in de statuten. Vanuit de wordt verwezen naar de notulen Plenum Naar aanleiding van het nieuwe bestuursmodel heeft in het Plenum een discussie plaatsgevonden over de positie van de directeuren. Carla van den Heijkant geeft aan dat de verhouding tussen de bovenschoolse directie en de schooldirecteuren is geregeld in het directiestatuut. In het najaar zal het directiestatuut aan de orde worden gesteld in het Plenum. Het uitgangspunt is en zal blijven dat collectief afspraken worden gemaakt waarbij evaluatiemomenten worden ingebouwd. De voorzitter geeft aan ervan overtuigd te zijn dat in de organisatie de maatschappelijke verantwoordelijkheid hoog in het vaandel staat. De is zelf betrokken bij toekomstige ontwikkelingen, enerzijds omdat vanuit de de voordracht kan plaatsvinden van een lid van de RvT, anderzijds omdat vanuit de geparticipeerd zal gaan worden in de benoemingsadviescommissie. De heeft adviesrecht m.b.t. de conceptstatuten SKPO. Stemming: - negatief advies: 0 - onthouding: 1 stem - positief advies: alle aanwezigen m.u.v. 1 onthouding. Besluit: De adviseert positief m.b.t. de conceptstatuten SKPO, versie

5 Profiel lid Raad van Toezicht versie Door de is voorgesteld te komen tot een minder algemeen profiel en met name toevoegingen op te nemen m.b.t. samenstelling RvT / gewenste competenties binnen de RvT. Het bestuur is van mening dat het onwenselijk is om nog meer eisen op te nemen t.a.v. persoonlijkheid / kwaliteiten / competenties. De meeste van die toevoegingen zijn: of erg algemeen (open deur), of staan al beter beschreven in het profiel, of onnodig limitatief en richten zich teveel op het 'hoe' (hoe moeten ze er precies uit zien) en niet op het 'wat' (wat moeten ze kunnen bereiken). Het bestuur heeft er eerder bewust voor gekozen om m.b.t. gewenste competenties niet in detail te treden aangezien het benoemen van competenties ook contraproductief kan zijn. Aan het profiel is toegevoegd: - Bij de samenstelling van de RvT is aandacht voor aanwezigheid van financiële kennis, juridische kennis, inhoudelijke kennis en ervaring in het onderwijs, organisatorische kennis en kennis op het gebied van personele zaken. - Daarnaast: Beschikt over een relevant netwerk. Vanuit het profiel zal de wervingsadvertentie worden opgesteld. De heeft adviesrecht m.b.t. het profiel lid RvT. Stemming: - negatief advies: 0 - onthouding: 0 - positief advies: unaniem. Besluit: De adviseert positief m.b.t. het profiel lid RvT, versie Resultaten indicatoren Ter vergadering is beschikbaar het overzicht met uitwerking van de SKPO-resultaten versie Deze notitie zal tevens als bijlage met de notulen worden verstuurd. Wijziging in deze notitie: pagina 6 laatste zin '2012' dient gewijzigd te worden in '2011'. Carla van den Heijkant geeft een nadere toelichting op de output-indicatoren op SKPO-niveau. In het Plenum is het overzicht van alle individuele scholen uitgereikt. Op de vraag of de MR er al dan niet zicht op heeft of de school in het afgelopen schooljaar iets heeft gedaan met de indicatoren zijn wisselende reacties. Voor een aantal is het niet duidelijk of er iets is gedaan met een specifieke indicator. Er zijn MR-en waarin de indicatoren in een themavergadering van de MR aan de orde zijn gesteld. Reacties n.a.v. de informatie: - Met betrekking tot de indicator Relatie schooladvies en plaats voortgezet onderwijs kunnen er verschillende soorten verkeerde adviezen zijn. Als een leerling in het VO uiteindelijk hoger terechtkomt dan door de basisschool is voorzien, dan is dat positief. Reactie: Van een kind dat 'opstroomt' kun je zeggen dat wij er te weinig hebben uitgehaald. - Er zijn externe factoren waar je als leerkracht geen invloed op kunt hebben. Reactie: Het is niet de bedoeling dat je als school wordt 'afgerekend'. Met de directeuren is besproken dat uit deze indicator belangrijke gegevens voortkomen. - Als voor 80% van de kinderen een goed advies wordt afgegeven dan houdt dat in dat voor 1 op de 5 kinderen geen goed advies is gegeven. Daarnaast: de norm zou ook op 90% gelegd kunnen worden. Reactie: De SKPO heeft de lat hoger gelegd dan landelijk het geval is. Het uitgangspunt moet zijn dat de SKPO goed scoort in vergelijking met andere schoolbesturen. Deze indicator geeft belangrijke informatie maar wordt anders gewogen dan de score op leeropbrengsten. Er kan geconstateerd worden dat op SKPO-niveau drie van de vier indicatoren binnen de SKPO norm scoren. De leerresultaten en het welbevinden van de leerlingen scoren zeer goed. De VO indicator scoort op de SKPO norm. Het leerlingaantal scoort onvoldoende. Dit zal blijvend aandacht vragen en na de teldatum komt dit punt opnieuw aan de orde in de. 5

6 Alle SKPO scholen hebben momenteel het basisarrangement van de onderwijsinspectie. De scholen die op één of meerdere indicatoren onder de norm scoren maken een analyse en een verbeterplan. Deze verbeterplannen worden besproken en gevolgd door de algemene directie. De scholen kunnen hierbij ondersteuning krijgen vanuit het stafbureau maar blijven verantwoordelijk voor de verbeterplannen. 8. Evaluatie De vergadering is verzocht een schriftelijke waardering in de vorm van een cijfer te geven met daarnaast een suggestie tot verbetering. Waardering: 7,3 (gemiddelde). De verbeterpunten richten zich met name op: - Uitwisseling. Het werken in groepen wordt als plezierig ervaren. Voorkeur voor meer uitwisseling (onderwerpen die ook voor ouders interessant zijn) en minder statische vergaderingen. Vaker werkvormen inzetten, aandacht voor opvolging van onderwerpen, informatie over voortgang en afronding van onderwerpen. - Eventueel werkgroepen vormen voor de belangrijkste onderwerpen die in een jaar spelen. Voor belangrijke onderwerpen meer tijd reserveren. Eventueel een extern deskundige inhuren voor een bepaald onderwerp. - Aandacht voor verschillend kennisniveau bij (inleiding, uitleg over afkortingen). - Vergaderlocatie: Andere opstelling in de ruimte, eventueel andere ruimte, aandacht voor geluid. - Positief: het open karakter en de informatieverstrekking. De voorzitter concludeert dat de tevreden mag zijn over het functioneren. In toenemende mate is de interactief bezig. Er is kennelijk behoefte aan meer variaties in de werkvormen. Dit is nadrukkelijk de bedoeling, echter gezien de tijdsdruk lukt dit niet altijd. Afgelopen schooljaar is prioriteit gegeven aan de communicatie rond het nieuwe bestuursmodel. Er kan geconstateerd worden dat de veel input heeft gegeven. Namens het DB dankt de voorzitter de voor de betrokkenheid en inbreng in het afgelopen jaar. Hij laat deze dank vergezeld gaan van een attentie. Vanuit het DB wordt hierbij een relatie gelegd naar de discussie in de m.b.t. de reiskostenvergoeding voor. 9. Sluiting Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering Eindhoven, Carla de Wijn-Pennings, notulen. Vergaderdata : DB # # # # # # #

7 BESLUITEN / AANDACHTSPUNTENLIJST D.D Datum Nummer Besluit Afhandeling kunnen opmerkingen/vragen over het continurooster DB en leden naar het DB sturen. Deze worden door het DB en besproken Zodra er duidelijkheid is over de wetgeving Passend Onderwijs Carla v.d.heijkant volgt informatie Een ad hoc werkgroep, bestaande uit de vertegenwoordiging van de Weth.van Eupenschool, KlimWijs, Troubadour, Boschuil, en Rutger Vermeulen zal nagaan of gekomen kan worden tot een template voor het gesprek van de directeur en MR inzake de begroting. ad hoc werkgroep Rutger Vermeulen najaar Voorstel van de commissie zal geagendeerd worden voor een -vergadering in het najaar Het Functieboek wordt verzonden naar alle en zal worden geagendeerd voor de -vergadering De heeft instemmingsrecht. P&O zullen het onderwerp dalend leerlingenaantal inbrengen in de MR-en. Aanvullende suggesties zullen per e- mail worden doorgegeven. In de volgende -vergadering zal dit onderwerp opnieuw aan de orde worden gesteld waarbij informatie zal worden gegeven na teldatum over de totale opbrengsten van de discussie in, MR-en, Plenum De P&O-ers zal verzocht worden de cijfers m.b.t. de Functiemix na te gaan. Indien blijkt dat er onduidelijkheid is, dan volgt een naar de directeuren met het verzoek aan te geven hoeveel fte in LB is benoemd. P&O zal erop toezien dat de te realiseren percentages gehaald gaan worden. wordt verzocht in de MR aandacht te besteden aan P&O de stand van zaken Functiemix. 15 De verleent instemming met het Zorgplan SWV WSNS De adviseert positief m.b.t. de conceptstatuten SKPO, versie De adviseert positief m.b.t. het profiel lid RvT, versie BESLUITEN / AANDACHTSPUNTENLIJST 2011 TOTAAL Datum Nummer Besluit Afhandeling Zodra er duidelijkheid is over de wetgeving Passend Onderwijs Carla v.d.heijkant volgt informatie Carla van den Heijkant pleegt afstemming met Niek Reesink Carla v.d.heijkant inzake vakantieroosters naar de toekomst. 3 In de volgende -vergaderingen is aandacht voor het vervolg inzake Good Governance en de bevoegdheden daarin van de. 4 Aandachtspunt vanuit de m.b.t. de wijziging in verzekering ziekteverzuim: eventueel contract met een andere verzekeraar in relatie tot financiële prikkel om te sturen op ziekteverzuim. zullen eventuele aanvullende vragen of verzoek om nadere informatie vóór de -vergadering neerleggen bij het secretariaat. Rutger Vermeulen

8 Het voorstel n.a.v. de wijziging in de verzekering ziekteverzuim zal in stemming worden gebracht in de -vergadering Een ad hoc werkgroep, bestaande uit de vertegenwoordiging van de Weth.van Eupenschool, KlimWijs, Troubadour, Boschuil, en Rutger Vermeulen zal nagaan of gekomen kan worden tot een template voor het gesprek van de directeur en MR inzake de begroting. Rutger Vermeulen zal een afspraak plannen. Voorstel van de commissie zal geagendeerd worden voor een -vergadering in het najaar De verleent instemming met het voornemen om geen gebruik te maken van de mogelijkheid om uit het Vervangingsfonds te treden, maar vooralsnog aansluiting te blijven houden bij het Vervangingsfonds. Rutger Vermeulen zal de brief die door de PO-Raad naar het Vervangingsfonds zal worden gezonden ter kennisname toesturen aan de. 7 Voorzien van een toelichting zullen zowel de conceptstatuten SKPO (onder voorbehoud van een artikel inzake benoeming CvB) als het profiel voor de leden Raad van Toezicht aan de worden gezonden. De heeft adviesrecht m.b.t. deze documenten. wordt verzocht eventuele vragen en opmerkingen n.a.v. deze documenten zo snel mogelijk per in te sturen. De documenten zullen geagendeerd worden voor de vergadering Het Functieboek wordt verzonden naar alle en zal worden geagendeerd voor de -vergadering De heeft instemmingsrecht. 9 zullen het onderwerp dalend leerlingenaantal inbrengen in de MR-en. Aanvullende suggesties zullen per e- mail worden doorgegeven. In de volgende -vergadering zal dit onderwerp opnieuw aan de orde worden gesteld waarbij informatie zal worden gegeven over de totale opbrengsten van de discussie in, MR-en, Plenum Reiskosten in het kader van -vergaderingen kunnen door worden gedeclareerd via de directeur van de school. De vergoeding kan plaatsvinden uit het 'MR-potje' van de school. Carla van den Heijkant zal deze afspraak meenemen naar het Plenum. 11 Het Zorgplan WSNS zal ter instemming worden voorgelegd in de -vergadering Voorstel van de n.a.v. de bespreking conceptstatuten SKPO versie : - wijziging artikel 10.b. 'artikel 9, elfde lid' wijzigen in 'artikel 9, tiende lid'; - aandacht voor vergoeding / salariëring RvT / CvB; - aandacht voor artikel 9 lid 10: voorstel toevoegen dat leden RvT niet gelijktijdig aftredend zijn; - aandacht voor artikel 11 lid 6: wat als het wel een benoeming betreft; - aandacht voor tegenstrijdigheid artikel 11 lid 8 versus artikel 4 lid 6. ad hoc werkgroep Rutger Vermeulen najaar Rutger Vermeulen Thomas Landman P&O Carla v.d.heijkant algemene directie De conceptstatuten zullen ter advisering worden voorgelegd in de -vergadering Aangehouden agendapunt: dalend leerlingenaantal De P&O-ers zal verzocht worden de cijfers m.b.t. de Functiemix P&O 8

9 na te gaan. Indien blijkt dat er onduidelijkheid is, dan volgt een naar de directeuren met het verzoek aan te geven hoeveel fte in LB is benoemd. P&O zal erop toezien dat de te realiseren percentages gehaald gaan worden. wordt verzocht in de MR aandacht te besteden aan de stand van zaken Functiemix. 15 De verleent instemming met het Zorgplan SWV WSNS De adviseert positief m.b.t. de conceptstatuten SKPO, versie De adviseert positief m.b.t. het profiel lid RvT, versie