Functiebeschrijving: Stafmedewerker Data analist PCA Functiefamilie organisatie ondersteunende functies Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening
1. Context van de functie 1.1. Waarden van Kind en Gezin Jouw inzet draagt bij tot de realisatie van de missie van Kind en Gezin, namelijk voor elk kind waar en hoe het ook geboren is of opgroeit, zoveel mogelijk kansen creëren samen met de partners van Kind en Gezin. Wat je bijdrage hiertoe concreet kan betekenen, vind je terug in de functiebeschrijving. In de dienstverlening stelt Kind en Gezin een aantal waarden centraal: respect voor de rechten van het kind en respect voor diversiteit. We verwachten dat je bewust rekening houdt met de diversiteit van onze klanten en je collega s omdat Kind en Gezin gelooft in de kwaliteiten van elkeen, ongeacht hun geslacht, leeftijd, afkomst, geaardheid, levensvisie, levensstandaard, gezondheidstoestand, scholingsniveau. In het bijzonder verwachten we dat je kinderen beschouwt als volwaardige personen, hoe klein en onmondig ook. Daarnaast verwachten we dat je op een open, positieve, deskundige en gedreven manier onze klanten verder helpt. Om een functie succesvol te kunnen uitvoeren bij Kind en Gezin vragen wij eveneens van al onze medewerkers een zekere kennis over de werking van Kind en Gezin en een aantal basisvaardigheden inzake informaticatoepassingen. We noemen ze generiek omdat ze gelden voor al onze medewerkers, ongeacht de functie die ze vervullen. 1.2. Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: Diensthoofd HRM / / / 2. Doel van de functie Als stafmedewerker data analist ben je in staat om prognoses en simulaties inzake personeelsbewegingen op te stellen en op te volgen, inclusief de financiële gevolgen. Daarnaast sta je ook in voor het aanleveren van data en via ontwikkeling en uitbouwen van databeheer, -verwerking, en -analyse bijdragen aan een kwalitatieve en correcte HR-rapportering. Je gaat in overleg met de interne klanten om de informatienoden/ behoeften in kaart te brengen en te analyseren. Je neemt het initiatief om bestaande rapporten te verbeteren en nieuwe te ontwikkelen samen met de collega s HR. 2
Context: rekening houdend met het beleid van het functioneel domein (beleid geformuleerd door de Vlaamse overheid en de entiteit) en in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. 3. Resultaatgebieden Eens je op kruissnelheid bent zal je takenpakket uit de onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Uitvoeren van cijferanalyse Resultaat Conceptualiseren, uitvoeren van cijferanalyse en voortgangscontrole uitoefenen om beleidsrelevante informatie en/ of producten aan te reiken en wetenschappelijke output leveren Voorbeelden van activiteiten - Opstellen van of input leveren voor de cijferanalyse en het vastleggen van de concepten - Verzamelen, analyseren, interpreteren en verwerken van kengetallen - Opvolgen van de voortgang van de analyse en indien nodig bijsturen - Leveren van concrete inhoudelijke input bij de analyse - Vertalen van de eigen resultaten naar beleidsrelevante conclusies en/ of advies - Verdedigen en toelichten Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de afdeling, de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de HR-rapportering teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met collega s (ook van andere afdelingen) en het lijnmanagement. - Verkennen van mogelijkheden om data zinvol te ontsluiten - Op zoek gaan naar de meest geschikte data in functie van de kennisnoden van de afdeling en/ of de organisatie - Behoeften en opportuniteiten bespreken met collega s en het lijnmanagement - Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie - Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen met impact op HR-rapportering - Uitvoeren van (probleem)analysen - Analyseren van ad hoc vragen en problemen - Evalueren van de huidige dienstverlening - Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening - De continue werking van de organisatie mee helpen verzekeren - Identificeren, evalueren en actualiseren van kwalitatieve en kwantitatieve gegevens - Ruwe data omzetten in begrijpelijke tabellen en grafieken - Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, - Ontwikkelen en aanleveren van rapporten 3
- Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken - Uitbouwen en/ of verbeteren van methodes om de kwaliteit van de gegevens te waarborgen - Innovatieve ideeën ontwikkelen tot bruikbare concepten, instrumenten, rapporten, rekenmodellen, - Infosessies geven en handleidingen schrijven - Feedback vragen aan klanten Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit de HR-rapportering teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. - Fungeren als aanspreekpunt - Adviseren over toepassing en gebruik van rapporten, rekenmodellen, systemen, toepassingen, - Inspelen op specifieke vragen van het management - Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen - Proactief knelpunten signaleren Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Communicatie en contacten Communiceren over de HR-rapportering teneinde de interne klanten te informeren en hen te stimuleren om van de data gebruik te maken. - Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, - Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten, rapporteren van indicatoren - Input leveren voor management rapportering - Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen, concepten, instrumenten, - Proactief verbeteringen voorstellen op basis van diepteanalyse van gegevens uit databestanden - Knelpunten onderzoeken door middel van uitgebreide analyses - Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie - Voortgang bewaken - Evalueren van klanttevredenheid - De HR-rapportering proactief kenbaar maken aan de klant - Het lijnmanagement en de HR-collega s informeren - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies - Fungeren als aanspreekpunt - Feedback vragen aan klanten m.b.t. de ter beschikking gestelde rapporten, instrumenten, prognoses, 4
Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. Niveau 2 Handelt in het belang van de organisatie Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Communiceren Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen. Niveau 2 - Verzorgt de interactie Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtegang mee Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, - Opbouwen en onderhouden van netwerken - Informatie uitwisselen met collega s en met beleidsdomeinoverschrijdende vakgenoten - Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied - Op de hoogte blijven van nieuwe methodieken, theorieën en technieken - Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen en demo s, - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 2 - Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan Komt tot een gefundeerd oordeel op basis van een brede en afgewogen analyse Betrekt consequenties en mogelijke neveneffecten van standpunten in zijn overwegingen Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie Neemt bij vragen of problemen een duidelijk standpunt in Motiveert en beargumenteert zijn standpunt Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau 1 - Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen Gaat uit zichzelf achter informatie aan Ziet werk liggen en gaat over tot actie 5
Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, ) Grijpt de kansen die zich aandienen Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie. Niveau 2 - legt verbanden en ziet oorzaken Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie Benoemt de oorzaken van problemen Detecteert onderliggende problemen Integreert nieuwgevonden informatie met bestaande informatie Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren. Niveau 1 - Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Innoveren Vernieuwen om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoetkomen aan toekomstige uitdagingen. Niveau 1 - Werkt actief mee aan het vernieuwen van de uitvoering van taken Accepteert verandering en vernieuwing Staat open voor nieuwe ideeën van anderen en neemt deze mee Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in zijn functie ingezet kunnen worden Stelt bestaande methoden op een gezonde kritische manier in vraag en probeert nieuwe werkwijzen uit Zoekt actief naar kansen en mogelijkheden om zijn werk te veranderen en te verbeteren en werkt die uit tot concrete voorstellen 4.2. Vaktechnische competenties Kennis hebben van: De missie, waarden, kernactiviteiten van Kind en Gezin De plaats van Kind en Gezin als entiteit binnen de Vlaamse overheid 6
De organisatiestructuur van de eigen afdeling en de instelling Inzicht hebben in: De samenwerkingsmechanismen van een grote organisatie Overheidsstructuren en administratieve procedures Het kunnen hanteren van: Basisvaardigheden informatica Databeheerssystemen (query s, draaitabellen, statistische verwerking en rapportering gegevens, grafieken maken, ) Personeelsbeheerssysteem SAP-HR of gelijkwaardig Uitwisselen van data tussen databeheerssystemen en andere rapporteringssystemen Simulaties en prognoses Concepten rond begroting en opvolging personeelskredieten, personeelsbezetting, (ontwikkelen en gebruiken) Overlegprocessen en vergadertechnieken Projectmanagement 5. Andere functierelevante informatie Werk- en denkniveau overeenstemmend met een master met enkele jaren ervaring (3 tot 6 jaar) (of gelijkwaardig door persoonlijke ontwikkeling, zelfstudie,...). Glijdende werkuren, mogelijkheid tot alternatief werken 7