Handleiding DocProof ELA t.b.v. voor de klant Versie: 2.1 DigiNotar B.V. Postbus 340 1940 AH Beverwijk www.diginotar.nl
Inhoudsopgave 1. Inleiding...3 2. Inloggen op DocProof ELA...4 2.1 PASS registratie... 4 2.2 Inloggen op DocProof ELA... 5 3. Aangiftes behandelen...7 3.1 Algemeen... 7 3.2 Aangiftes goedkeuren... 7 3.3 Aangiftes afwijzen... 8 3.4 Logboek... 9 4. Instelen Adobe Acrobat Reader...10 5. Support...11 Versie: nummer pagina: 2 van 11
1. Inleiding Voor u ligt de handleiding voor het gebruik van DocProof ELA versie 2,waarmee u elektronisch de aangiftes die door uw intermediair zijn gemaakt,kunt bevestigen. Pas na uw bevestiging zal de aangifte door uw intermediair ingediend worden bij de Belastingdienst. Alle aangiftes worden door u via DocProof voorzien van een elektronische handtekening. Dit gebeurt om in de toekomst eventuele disputen te voorkomen. Mede door de nieuwe wetgeving (art. 3:15a BW )is uw ondertekening volledig rechtsgeldig. In het kort werkt DocProof ELA als volgt: De intermediair registreert u in zijn DocProof omgeving. U als klant ontvangt van DigiNotar een wachtwoord per post,per e-mail of per SMS. Dit is afhankelijk van het authenticatie middel dat de intermediair heeft gekozen. W anneer de intermediair een document [aangifte] voor u op DocProof plaatst,ontvangt u een e-mail waarin staat dat er een document [aangifte]voor u klaar staat. U logt in op DocProof,waarna u het document [aangifte]kunt accorderen of afwijzen. W anneer dit gebeurt,zal de intermediair een e-mail ontvangen, waardoor hij weet dat de aangifte ingediend kan worden bij de Belastingdienst of gewijzigd moet worden. Veel succes met DocProof ELA! Versie: nummer pagina: 3 van 11
2. Inloggen op DocProofELA Inloggen op DocProof ELA gebeurt door middel van PASS. Voordat u kunt inloggen op DocProof dient u zich te registreren voor PASS. PASS is een universele authenticatiedienst waarmee gebruikers beveiligd toegang kunnen verkrijgen tot applicaties via het Internet. Door de universele werking kan de gebruiker met zijn eenmaal verkregen PASS inloggen op alle door PASS beschermde applicaties. Dit beperkt het aantal sleutels aan de digitale sleutelbos. Bij het inloggen vraagt PASS om uw gebruikersnaam en controleert vervolgens: - Uw wachtwoord of andere authenticatiemethode; - Uw toegang tot de applicatie; - Of de authenticatiemethode voldoende is voor de applicatie. Toegang tot de geselecteerde applicatie wordt verkregen bij succesvol doorlopen van de controles. 2.1 PASS registratie U wordt altijd geregistreerd door een dienstverlener voor toegang tot een applicatie die beveiligd is met PASS. Na aanmelding bij DigiNotar, ontvangt u van DigiNotar een registratiebrief of e-mail. Na ontvangst hiervan kunt u de nieuwe applicatie (DocProof ELA) toevoegen. In de brief of e- mail is het adres - URL - van PASS opgenomen waar u de applicatie kunt registreren waarvoor u bent aangemeld. Als u nog geen PASS bezit (Nieuwe gebruiker), wordt uw PASS gegenereerd bij de aanmelding. U kunt reeds beschikken over een PASS (Bestaande Gebruiker) voor een andere dienstverlener en/of applicatie. In dat geval wordt uw profiel uitgebreid met de nieuwe applicatie. Na deze registratie kunt u inloggen op DocProof en tevens op uw eigen PASS UserRoom, waar u onder andere uw wachtwoord kunt veranderen en uw gegevens kunt wijzigen. Voor de volledige uitleg over de registratie in PASS en de werking van de PASS UserRoom verwijzen wij u naar de gebruikershandleiding van de PASS UserRoom (http: /www.diginotar.nl onder Support en vervolgens Handleidingen ). Versie: nummer pagina: 4 van 11
2.2 Inloggen op DocProof ELA Na de PASS registratie logt u in op DocProof ELA met het authenticatie middel dat u van DigiNotar heeft ontvangen. Ga naar de omgeving van uw intermediair (mede vermeld bij het schrijven over uw authenticatiemiddel) of naar uw PASS UserRoom, waar u direct kunt inloggen op de DocProof ELA omgeving van uw intermediair Indien u naar de URL van de DocProof ELA omgeving van uw intermediair gaat, krijgt u het volgende scherm in beeld: Vul in bovenstaand scherm de gebruikersnaam in die voor u is gegenereerd tijdens u PASS registratie. Deze wordt tevens bevestigd per e-mail. Klik vervolgens op Log In. In het volgende scherm kunt u uw authenticatie methode selecteren. Dit is afhankelijk van hetgeen uw intermediair heeft ingesteld: Als u geauthenticeerd wordt middels W achtwoord authenticatie, komt u bij een scherm waar om het wachtwoord gevraagd wordt. Dit wachtwoord heeft u zelf opgegeven tijdens de PASS registratie. U kunt te allen tijde wijzigen in de PASS UserRoom. Als u geauthenticeerd wordt middels SMS authenticatie,krijgt u op uw mobiele telefoon een SMS-bericht met een toegangscode. Als u geauthenticeerd wordt middels SMS en wachtwoord authenticatie,moet u zowel uw wachtwoord als een toegangscode uit een SMS-bericht invoeren. Als u geauthenticeerd wordt middels een OTP token, dient u uw wachtwoord en een eenmalige unieke code in te voeren. Als u geauthenticeerd wordt middels een PKIcertificaat,dient u uw pincode van uw certificaat in te voeren. Versie: nummer pagina: 5 van 11
Selecteer de juiste authenticatie methode en klik vervolgens op Start Authenticatie. Na controle van uw identiteit door DigiNotar verkrijgt u toegang tot de DocProof omgeving van uw intermediair. U kunt hier de klaargezette documenten [aangiftes] bekijken en behandelen. Versie: nummer pagina: 6 van 11
3. Aangiftes behandelen 3.1 Algemeen De aangiftes die door uw intermediair voor u zijn klaargezet, vindt u onder menu-item Documenten. U komt direct in het scherm van Documenten, waar een overzicht wordt getoond van alle voor u bestemde bestanden. U vindt hier tevens de status van het document, eventueel de mogelijkheden om het document te bevestigen of af te keuren, een functie om het document te downloaden en de datum van de laatste wijziging van het document. De volgende statussen worden onderscheiden: Onbekend: De aangifte moet nog door u behandeld worden Bevestigd: U heeft de aangifte goedgekeurd Afgewezen: U heeft de aangifte afgewezen Afhankelijk van de status van het document, kunt u de volgende acties uitvoeren: downloaden / opslaan van het document; goedkeuren van het document. Het document wordt tevens elektronisch door u ondertekend; afwijzen van het document, 3.2 Aangiftes goedkeuren Indien u een document heeft goedgekeurd, verandert de status naar Bevestigd ( ) en verdwijnen de opties om goed te keuren of af te wijzen. Het blijft echter altijd mogelijk het document nogmaals te bekijken (downloaden) en op te slaan. Als u het document goedkeurt, wordt u gevraagd om een bevestiging van deze beslissing. Versie: nummer pagina: 7 van 11
Indien u op OK klikt, wordt het document elektronisch door u ondertekend en ontvangt uw intermediair een notificatie dat u het document heeft bevestigd. U kunt de status daarna niet meer wijzigen. In het logboek wordt deze stap toegevoegd (zie hoofdstuk 3.4). Na uw goedkeuring zal de aangifte en uw elektronische handtekening 7 jaar door DigiNotar bewaard worden, waarvan 3 maanden online. 3.3 Aangiftes afwijzen Indien u een document heeft afgewezen, verandert de status naar Afgewezen ( ) en verdwijnen de opties om goed te keuren of af te wijzen. Het blijft echter altijd mogelijk het document nogmaals te bekijken (downloaden) en op te slaan. Als u het document afwijst, krijgt u de mogelijkheid om de reden van afwijzing in te vullen om zo uw intermediair te informeren. Klik vervolgens op Afwijzen. Uw intermediair ontvangt een notificatie dat u het document heeft afgewezen met de reden. U kunt de status daarna niet meer wijzigen. In het logboek wordt deze stap toegevoegd (zie hoofdstuk 3.4). Versie: nummer pagina: 8 van 11
3.4 Logboek Klik op de naam van het document. Een scherm gelijkend aan het voorbeeld hieronder verschijnt. Hier worden alle handelingen met betrekking tot het document bijgehouden; wie heeft wanneer wat uitgevoerd. Versie: nummer pagina: 9 van 11
4. Instellen Adobe Acrobat Reader Om de handtekeningen die over het document zijn gezet te kunnen controleren, dient u het rootcertificaat van DigiNotar te importeren in Adobe Acrobat Reader. Volledige beschrijvingen over het importeren van het rootcertificaat alsmede het controleren van de handtekeningen en de correcte instelling van Adobe Acrobat Reader zijn te vinden op het servicecentrum gedeelte van de DigiNotar website (http://www.diginotar.nl onder KlantenService, Ondersteuning en vervolgens Handleidingen ) Versie: nummer pagina: 10 van 11
5. Support Helpdesk DigiNotar Telefonisch te bereiken van maandag tot en met vrijdag van 8.30 uur tot 17.30 uur. 0900-DIGINOTAR (0900-3444668) 0,25 p/m Voor vragen en antwoorden kunt u tevens terecht op de Online Helpdesk van DigiNotar (http://www.diginotar.nl/klantenservice/ondersteuning/onlinehelpdesk/tabid/303/default.asp). W ebsite Diginotar www.diginotar.nl docproof@ diginotar.nl Voor inhoudelijke vragen over de aangiftes, kunt u contact opnemen met uw intermediair. Versie: nummer pagina: 11 van 11