Factsheet RACS Invoice Management System Pagina 1 / 7
Inleiding Met behulp van Racs Invoice Management worden de gegevens van inkomende facturen op een elektronische en geautomatiseerde wijze ingelezen. Dit inlezen gebeurt niet op basis van templates, maar door het inleggen van logica. Deze logica beschrijft hoe de gegevens op een factuur worden gevonden en verwerkt. Werken met deze logica maakt, in tegenstelling tot het gebruik van templates, het inlezen van factuurgegevens flexibel, snel wijzigbaar en robuuster tegen wijzigingen van een factuur lay-out. Nadat alle nodige gegevens bekend zijn, wordt de factuur naar electronic-invoicing engine verzonden en verloopt de verwerking verder volautomatisch door in Racs Finance. Pagina 2 / 7
Stappenplan scanning Hier wordt een kort overzicht gegeven van de opeenvolgende stappen in het scanproces. Aanlevering facturen De facturen worden ofwel via mail (met behulp van een mail-applicatie) aangeleverd, ofwel worden ze gescand. De mailfacturen worden rechtstreeks naar de Racs OCR engine gestuurd. De gescande facturen (in batch) worden bewaard als één pdf-bestand en vervolgens (via het programma PDF Secure Copy) naar de Racs OCR engine gekopieerd. PDF Secure Copy Het programma PDF Secure Copy zoekt naar aangeleverde pdf-bestanden. Deze bestanden worden op een veilige, versleutelde wijze naar de Racs OCR Server verzonden. Daar wordt de sleutel terug berekend zodat u er zeker van bent dat de verwerkte facturen exact dezelfde zijn als de aangeleverde facturen. Racs OCR Server Het programma Racs OCR Server gaat OCR uitvoeren op aangeboden pdf-bestanden. De OCR-resultaten worden in de Racs-database opgeslagen, zowel het pdf-beeld als de herkende tekst. Van de herkende tekst wordt de bladspiegel gerespecteerd. Hier wordt gebruik gemaakt van de ABBY OCR-engine met een runtime licence voor 4 cores. Herkenningen facturen/bijlagen De facturen worden in batch aangeleverd en dienen vervolgens opgesplitst te worden in afzonderlijke facturen. Deze opsplitsing is grotendeels geautomatiseerd door het inleggen van herkenningswoorden die specifiek zijn voor facturen en bijlagen. Voorbeeld: indien op een factuurpagina het woord factuur wordt gevonden, wordt deze pagina gezien als het begin van een nieuwe factuur. Idem voor woorden specifiek voor bijlagen (voorbeeld accommodatieticket ). De herkenningswoorden worden beheerd in een beheerscherm. Pagina 3 / 7
Factuursplit In de factuursplit krijgt de gebruiker een overzichtscherm met een lijst van batchen, waarvoor de opsplitsing in facturen nog niet is bevestigd. De gebruiker kan in dit scherm direct de opsplitsing bevestigen of kan een onderliggend scherm openen om voor een batch de opsplitsing te wijzigen. Koppelen entiteit Na de opsplitsing van de batch in facturen, dient voor elke factuur eerst de entiteit (bedrijf en divisie voor wie de factuur bedoeld is) bepaald te worden. Bovendien kunnen voor deze entiteit unieke herkenningen (naamgeving, BTW nummer,... op de factuur) worden ingelegd, zodat toekomstige facturen voor deze entiteit automatisch zullen gekoppeld worden. Er zijn drie mogelijkheden voor het koppelen van een entiteit aan een factuur: Automatisch aan de ingelogde entiteit. Deze koppeling gebeurt per batch bij bewaren van de factuursplitsing Automatisch via ingelegde unieke herkenningen. Hierbij wordt op de factuur gezocht naar herkenningsteksten die uniek zijn voor een bedrijf. Dit kan een naamgeving (vb. TUI Nederland,...), BTW nummer, Tax-nummer, telefoonnummer,... zijn of een combinatie hiervan. Deze herkenningen kunnen beheerd worden. Indien de entiteit niet automatisch werd gekoppeld, kan dit manueel te gebeuren. Koppelen leverancier Na koppelen van de entiteit, dient nagegaan van wie (welke leverancier) de factuur afkomstig is. Er zijn vier mogelijke wijzen voor het vinden van de leverancier: Automatisch via ingelegde unieke herkenningen. Automatisch door zoeken naar bankrekeningen, BTW nummers of Tax-nummers op de factuur. Gevonden waarden worden vergeleken met de ingelegde waarden voor leveranciers in Racs. Indien zo een unieke leverancier wordt gevonden, zal deze aan de factuur worden gekoppeld. Zoeken naar purchase-orders op de factuur. Gevonden waarden worden vergeleken met purchase-orders in historiek transacties in Racs. Indien zo een unieke leverancier wordt gevonden, zal deze aan de factuur worden gekoppeld. De gebruiker dient deze leverancier wel te bevestigen, daar mogelijk een omboeking heeft plaatsgevonden en zo het purchase-order een andere leverancier kreeg. Indien de leverancier niet automatisch werd gekoppeld, kan dit manueel te gebeuren. Voor het bepalen van de leverancier wordt bovenstaande opsomming steeds chronologisch afgehandeld. Pagina 4 / 7
Inlezen factuurgegevens Nu de entiteit en de leverancier van de factuur bepaald zijn, kunnen de factuurgegevens (documentdatum, bedrag, referentie,...) ingelezen worden. Dit verloopt uiteraard automatisch, nadat voor de leverancier een bepaalde logica, voor vinden van de factuurgegevens, is ingelegd of automatisch werd bepaald. Om de gebruiker te helpen bij het inleggen van deze logica, wordt voor een nieuwe leverancier automatisch logica aangemaakt aan de hand van logica van bestaande leveranciers. De gebruiker kan de logica voor deze nieuwe leverancier aanvullen, wijzigen en bevestigen. Aanvullen niet gevonden factuurgegevens Factuurgegevens die niet automatisch, via de ingelegde logica, op de factuur gevonden zijn, kunnen manueel aangevuld worden. Verdere verwerking in Racs Als alle nodige gegevens voor de factuur gevonden zijn, wordt de factuur naar electronic-invoicing verzonden. De verdere verwerking verloopt in Racs. Databaseprocedure De verwerking van de facturen verloopt automatisch achter de schermen, via een procedure op de database. Deze procedure wordt om de x aantal minuten opgestart, zodat een continue verwerking van facturen verkregen wordt. Werkwijze aanmaken herkenningslogica Voor het vinden van factuurgegevens wordt in RACS Invoice Management herkenningslogica ingelegd. Deze herkenningslogica bepaald hoe een bepaald gegeven, bijvoorbeeld de factuurdatum, op een factuur wordt gevonden. Herkenningslogica is een combinatie van volgende componenten: Anker(s) Plaatsbepaling Nabewerking (optioneel) Datumformaat (enkel voor datumgegevens) Pagina 5 / 7
Werken met wildcard Facturen van éénzelfde leverancier hebben steeds eenzelfde layout. Het is echter mogelijk dat de tekst van de facturen van deze leverancier op verschillende wijzen door de OCR Server wordt ingelezen. Op de ene factuur wordt één spatie tussen twee bepaalde woorden gelezen, op een volgende factuur zijn dit twee spaties of zelfs geen. Of wat op de ene factuur een komma is, is op een andere factuur een punt, enz. Om dit fenomeen op te vangen is het gebruik van zogenaamde wildcards mogelijk. Bij het zoeken naar tekst op een factuur kunnen deze wildcards gebruikt worden voor het vervangen van slecht ingelezen karakters. Twee mogelijke wildcards: %: vervangt geen of meerdere karakters _: vervangt exact één karakter Algemene herkenningslogica leveranciers In deze functionaliteit wordt algemene, niet voor één leverancier specifiek, herkenningslogica beheerd voor het vinden van factuurgegevens (documentdatum, bedrag, referentie, bankrekening,...). Bij behandeling van een factuur van een bepaalde leverancier, waarvoor nog geen herkenningslogica bestaat, wordt de algemene logica op deze factuur getest. Op deze wijze wordt voor deze leverancier automatisch herkenningslogica aangemaakt. De gebruiker bevestigt deze nieuwe logica in de functionaliteit Eénmalig bevestigen logica voor nieuwe leverancier. Eénmalig bevestigen logica voor nieuwe leverancier Voor een nieuwe leverancier bestaat nog geen logica voor vinden van de factuurgegevens, deze dienen nog ingelegd te worden. Om de gebruiker te helpen bij het inleggen van deze logica, wordt voor een nieuwe leverancier automatisch logica aangemaakt aan de hand van logica van bestaande leveranciers. De gebruiker kan de logica voor deze nieuwe leverancier in deze functionaliteit wijzigen en bevestigen. Leveranciers waarvoor al logica bestaat zullen niet in deze functionaliteit zichtbaar zijn. Aanvullen niet gevonden gegevens In deze functionaliteit komen de facturen terecht waarvoor niet alle nodige factuurvelden zijn gevonden. Voor de velden kan de waarde hier manueel worden aangevuld. Pagina 6 / 7
Statistieken herkenningslogica Deze functionaliteit bevat een overzicht met statistische gegevens voor alle leveranciers waarvoor facturen verwerkt zijn. Werken met items voor automatische boeking zonder PO Niet elke inkomende factuur van een leverancier is gebaseerd op purchase orders. Daarom werd ook voorzien om te kunnen werken met factuur-items die een bepaalde herkenning, en dus ook een bepaald boekhoudkundig gevolg kunnen aansturen, en dit dus op regelniveau van een factuur. Een voorbeeld: Uw elektriciteitsleverancier stuurt een factuur met vermelding: Afrekening elektriciteit voor de maand juni 2015 15.000,00 EUR Door een item vast te leggen ELEKTRICITEIT kan u aangeven dat voor deze leverancier het woord elektriciteit dient gevonden te worden en dat op een bepaalde plaatst op de factuur het bedrag terug te vinden is (tal van mogelijkheden om dit te bepalen zijn beschikbaar). Vervolgens geeft u aan dat dit ITEM dient geboekt te worden op een bepaalde kostensoort met een bepaalde BTW code afhandeling. De volledige logica en bepaling van de uit te voeren boekingsregel kan u zo vastleggen, met als gevolg dat deze factuur automatisch zal doorstromen naar RACS Finance. Pagina 7 / 7